L’efficienza e l’efficacia aziendale sono due fondamenti per il successo di una organizzazione, misurano la capacità di saper e poter ottenere risultati nell’immediato e nel tempo, ottimizzando risorse.
Affinché i tuoi processi e la tua azienda raggiunga questo ‘stato di grazia’ è fondamentale che tu comprenda le differenze sostanziali tra questi due fattori. Si può essere efficienti senza efficacia?
Un processo può essere efficace ma non efficiente? E soprattutto quali sono le differenze tra questi due fattori?
Un punto comune di entrambe è però pacifico. Entrambe sono necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati nel tempo. Nel proseguo dell’articolo vedremo quali sono le differenze sostanziali, e come puoi ‘usare’ entrambe per raggiungere gli obiettivi della tua azienda.
Cos’è l’efficienza aziendale?
Il termine efficienza viene definito nella norma internazionale ISO 9000, che contiene i principi base su qui si devono basare i sistemi di gestione per la qualità secondo la norma, in questo caso certificabile ISO 9001. La definizione descrive l’efficienza come rapporto tra risultati conseguiti e risorse impiegate.
Pertanto, l’efficienza aziendale, in questo caso in ambito qualità, ad esempio, è la quantificazione del rapporto costo efficacia.
Quindi non si tratta solo di raggiungere il risultato pianificato, ma di farlo nel modo più snello possibile, ad esempio risparmiando risorse, massimizzando le performance.
Medesimo discorso vale per fattori commerciali, ambientali, alimentari, safety, ecc. Le attività dovranno essere ben progettate, infatti cercando di raggiungere l’obiettivo di un determinato fattore o processo, si può rischiare di impattare su un altro.
Importante sottolineare, che dovrai saper programmare e raggiungere una efficienza complessiva della tua azienda.
Facciamo un esempio. Nella tua azienda decidi di sostituire una materia prima per realizzare un bene, sostituendola con un materiale che ha un costo simile, ma è più facile da lavorare. Ciò consentirà alla tua azienda di risparmiare tempo e denaro.
Tuttavia, se questa materia prima comporta un aumento significativo dei costi di smaltimento degli scarti, questo fattore dovrebbe essere incluso nel calcolo dell’efficienza.
Cos’è l’efficacia aziendale?
Il termine efficacia è definito nella norma internazionale ISO 9000, che, come abbiamo accennato nel paragrafo precedente, contiene i principi dei sistemi di gestione per la qualità.
La definizione descrive l’efficacia come l’insieme di misure per l’esecuzione delle attività pianificate e il conseguimento dei risultati pianificati.
Questa definizione offre spazio per valutare le attività pianificate ed i risultati secondo dei livelli di accettabilità, che possono poi comportare attività correttive.
Mentre un processo o un’attività viene considerata efficace solamente quando i risultati pianificati sono pienamente realizzati con la qualità definita.
Il fattore determinante sono quindi i risultati dichiarati nella pianificazione: ad esempio, se l’obiettivo è la prevenzione dei difetti, ed il target è del 5%, e nell’anni sono stati riscontrati solamente il 2% di difetti rispetto ai beni prodotti, allora le misure per raggiungere tale obiettivo sono efficaci.
Operazioni efficienti in genere richiedono meno risorse per ottenere risultati simili o migliori, riducendo i costi e massimizzando il ritorno sull’investimento dell’organizzazione.
Considera tutto ciò che è coinvolto nella produzione del prodotto o del servizio offerto dalla tua azienda, quindi considera dove questi elementi possono essere semplificati per generare profitto.
Efficienza aziendale contro efficacia
Si può essere efficienti e non efficienti, e viceversa. Un paio di esempi:
- Se una risorsa in produzione produce il 20% di prodotto più alla medesima linea rispetto ad un’altra, ma riscontra in doppio dei difetti, la sua attività non sta producendo risultati efficaci;
- Il sistema di lavaggio CIP di un pastorizzatore è progettato e programmato in modo di sanificare l’attrezzatura. Si è visto che aumentando la temperatura si riesce a velocizzare il processo del lavaggio con la soda. Ma l’utilizzo della soda ad alte temperature corroderà l’acciaio. Quindi il risultato è efficace per la fase di sanificazione, ma non risulta essere efficiente per il mantenimento dell’attrezzatura.
L’obiettivo finale è raggiungere entrambe le metriche contemporaneamente: la tua organizzazione dovrebbe mirare a raggiungere gli obiettivi giusti per generare più prodotto ottimizzando le risorse per trasformare le entrate in profitto.
Efficacia ed efficienza aziendale: come devi operare
Come sempre sono molte le attività che come imprenditore devi mettere in atto per guidare la tua organizzazione al successo. Si potrebbe dire che se si lavora bene è tutto lì. Strumenti come Swot, Ishicawa, FMEA, RCA, approccio per processi, sono il pane con cui devi nutrirti e nutrire le tue risorse.
Adottare la norma ISO 9001 servirebbe a questo, e non ad aver quadretti in ufficio. Vediamo quelli che sono i punti focus importanti per raggiungere questa fluidità aziendale:
- Migliora le competenze delle tue risorse umane;
- Inserisci nella progettazione di beni e servizi la valutazione dei fattori e dei costi della qualità;
- Adotta attività per accrescere la cultura per la qualità aziendale;
- Sprona la partecipazione attiva delle risorse nei processi decisionali;
- Condividi con le risorse umane obiettivi, performance e criticità;
- Guarda più in là. Impara ad andare alla radice delle cose, passate, presenti e future;
- Esegui la valutazione delle cause profonde delle non conformità;
- Valuta periodicamente lo stato di efficacia ed efficienza della tua realtà;
- Adotta attività di miglioramento.
Si, sono sempre le solite cose, ma si continua ancora oggi a riscontrare nelle organizzazioni, e nei loro consulenti, la difficolta ad applicare principi che dovrebbero essere innati per ogni realtà che voglia creare profitto.