Procedura delle Non Conformità

L’implementazione di una efficace procedura delle non conformità, per l’analisi e gestione comprensiva di azioni correttive, preventive e verifica di efficacia è necessaria per poter analizzare nel migliore dei modi tali fattori.

Anche le organizzazioni più efficienti nel loro operato giornaliero possono imbatterti in accadimenti, incidenti, deviazioni, dipesi da loro o da cause esterne, che si possono tramutare in non conformità.

La procedura delle non conformità comprensiva dello studio delle cause profonde è necessaria per individuare le cause. Definire l’attuazione di azioni correttive, preventive e verifica della loro efficacia è lo strumento che favorisce la prevenzione di un possibile nuovo accadimento della stessa deviazione.

Non è sufficiente per un’azienda, quindi, avere una corretta gestione e prevenzione dei possibili rischi sui propri processi, prodotti e o servizi erogati. Ogni organizzazione deve essere ‘allenata’ a gestire delle criticità ed a risponderne al meglio.

A questo scopo, come richiesto, dai requisiti obbligatori e dalle norme e standard per la certificazione aziendale, secondo ovviamente il proprio contesto, deve essere stata implementata nel proprio sistema di gestione un’efficace procedura per l’analisi e gestione delle non conformità.

Inserendo nella stessa la valutazione delle delle cause,  ed azioni correttive efficaci, per riportate nel minor tempo possibile lo stato in conformità nel processo, prodotto, servizio, e definire le modalità di verifica dell’efficacia dell’azione applicata più coerenti con l’azione applicata.

Un’organizzazione evoluta definisce anche, all’interno del proprio sistema di gestione,  l’applicazione di azioni preventive a non conformità non avvenuta, per esempio quando si verifica il superamento di un indicatore su dei limiti e o sugli obbiettivi, o i trend di monitoraggio ci evidenziano una continua crescita di una criticità.

Le norme per la certificazione di nuova concezione, qualità, ambiente, sicurezza, dati, sicurezza alimentare, hanno eliminato questo aspetto che per noi invece è molto importante per una corretta gestione dei rischi pro attiva.

Non conformità Azione Correttiva ed Azione Preventiva

Per poter implementare una procedura delle non conformità efficace per l’analisi e le gestione delle deviazioni  si devono definire i possibili abiti di accadimento della stessa e la giusta terminologia:

Procedura delle Non Conformità gestione Azioni correttive verifica di efficacia
  • Ambito Interno –  la non conformità può essere rilevata durante le verifiche ed le ispezioni interne. Può scaturire per la non soddisfazione dei requisiti applicabili aziendali, comportamenti errati da parte delle risorse umane, scarsa gestione dei monitoraggi e delle misurazioni, delle risorse tecniche, dello stato non soddisfacente di pulizia ed igiene, ecc.  Un intervento repentino potrà anche prevenire l’impatto negativo sul prodotto o servizio, soprattutto nei confronti delle parti interessate esterne. In questo caso potrebbe essere necessario solamente effettuare degli incontri di formazione per risorse umane, manutenzioni e o sanificazioni straordinarie, o con la revisione delle procedure del criterio oggetto della deviazione. Dopo l’applicazione dell’azione preventiva e o correttiva si dovranno definire le modalità e la tempistica della verifica dell’efficacia dell’azione intrapresa a correzione.
  • Ambito Esterno –  tramite delle segnalazioni, lamentele, o non conformità da parte dei clienti, od in seguito a verbalizzazioni di organi competenti ed organismi di certificazione. Anche in questo caso l’organizzazione dovrà analizzare la non conformità e definire delle azioni correttive tempestive. In questo caso potrebbe anche essere valutata la necessità di avviare una procedura di ritiro richiamo del prodotto.

Il valore di una non conformità

Non tutte le non conformità hanno lo stesso valore. Vediamo adesso di definire la scala di valore di una non conformità e la successiva redazione della procedura di analisi e gestione:

  • Non ConformitàIl mancato soddisfacimento dei requisiti specificati per una o più caratteristiche relative ad un requisito legale, normativo o contrattuale, siano esser riferite ad un prodotto, processo o servizio;
  • Azione correttiva – Azione pianificata messa in atto per far riportare tempestivamente l’ambiente, il processo o il prodotto, vedere non conformità, in linea con i requisiti di riferimento;
  • Analisi delle cause Analisi dei fattori che han portato alla deviazione secondo la mancata soddisfazione dei requisiti, un’analisi profonda dalla quale come output dovranno scaturire le azioni da intraprendere perché la stessa non si possa ripetere;
  • Azione preventiva L’azione che viene pianificata ed intrapresa, alla non ancora avvenuta deviazione, può provenire a seguito degli output del monitoraggio di indicatori ed obbiettivi durante le ispezioni aziendali, o per esempio dai trend delle verifiche per il servizio di pest control, o risultati dei test delle analisi di laboratorio;
  • Verifica dell’efficacia La definizione delle modalità per l’effettuazione della verifica che le azioni intraprese siano efficaci per la risoluzione e la prevenzione della deviazione avvenuta.

Redazione di una procedura delle non conformità ed azioni correttive

I passi che un’organizzazione deve seguire per redigere ed implementare nel proprio sistema una procedura delle non conformità:

Questi sono solamente alcuni aspetti da tenere conto che ovviamente variano da organizzazione ed organizzazione, e per la gestione delle non conformità tramite le analisi profonde possono essere utilizzati molteplici strumenti, ma il processo temporale da seguire sarà invece comune:

  1. Ricezione di un reclamo, o di una deviazione interna;
  2. Analisi profonda della deviazione e del reclamo ricevuto;
  3. Correzione immediata della deviazione;
  4. Verificare se si debba eventualmente bloccare un prodotto o considerando non commercializzabile;
  5. Comunicazione eventuale agli organi competenti;
  6. Azione correttiva da applicare per eliminare la causa che ha portato alla deviazione;
  7. Verifica di efficacia da effettuare su campo per sincerarsi che l’azione intrapresa sia coerente con la deviazione;
  8. Chiusura della non conformità, resoconto costi, danni.

Nel mondo delle non conformità c’è da fare anche un’ulteriore considerazione, ovvero, la non conformità può anche essere identificata come:

  • Di sistema: quando vi è una deviazione nel rispetto dei requisiti definiti dalla o dalle norme di certificazione per i sistemi di gestione o standard implementati, seppur questa sia una non conformità che deve essere trattata può non essere impattante sul prodotto e o erogazione sevizio;
  • Sui requisiti obbligatori: quando vi è una deviazione sui requisiti obbligatori, per il rispetto dei criteri sulla salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza ed igiene degli alimenti, perdita dei dati, ambiente. Qui l’azienda deve intervenire ancora con più precisione in quanto si innescheranno anche tutta una serie di azioni che possono essere portate avanti anche dagli organi di controllo e possono portare a conseguenze come richiami dei prodotti, sanzioni fino al fermo impianto.

La valutazione di una non conformità derivante da un’audit di verifica

Durante un’audit di verifica sia che sia interno, che di certificazione da parte di un organismo terzo, verranno raccolte delle evidenze che possono essere valutate come delle non conformità definite come segue:

  • Raccomandazione, possibilità di miglioramento, quando il requisito è soddisfatto ma si evidenziano dei possibili miglioramenti atti a prevenire possibile deviazioni future;
  • Non Conformità Minore, quando il requisito non è soddisfatto nella totalità e non riguarda aspetti impattanti sui requisiti legali applicabili;
  • Non Conformità Maggiore, quando un requisito impattante sui requisiti applicabili non è stato soddisfatto.

In questo caso ai rilievi delle non conformità verrà assegnata una richiesta di evidenza di risoluzione a seconda della norma o norme implementate nell’azienda. A seconda della norma o standard implementato, ci possono essere anche valutazioni differenti:

  • Punteggio a percentuale di conformità per i requisiti;
  • Punteggio con indicazione con delle lettere per definire la percentuale di conformità ai requisiti;
  • Definizione di KO per quei requisiti che non possono essere soddisfatti, di solito fanno riferimento a requisiti legali per la prevenzione della salute umana ed ambientale.

I criteri della procedura delle non conformità per la loro analisi e gestione dovranno, per le azioni correttive e preventive, assieme a tutti gli altri requisiti sul sistema di gestione aziendale implementato, essere inseriti nei criteri da valutare durante gli audit interni.

I dati provenienti dalle non conformità, azioni preventive e correttive saranno uno degli input per il riesame della direzione e definizione dei nuovi obbiettivi e o piano di miglioramento che può comprendere anche la revisione della procedura stessa.

Un’organizzazione che si renderà conto di avere non conformità continue e spesso ripetute dovrà necessariamente prendere in considerazione il riesame della procedura implementata e dei processi di produzione.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire la tematica o se devi redigere la procedura delle non conformità, per l’analisi, gestione ed attuazione delle azioni correttive ed azioni preventive.