Riesame della direzione aziendale

Il riesame della direzione è quel processo dove si valutano le performance sugli obiettivi e si verifica la coerenza e l’efficacia del sistema di gestione implementato, e, grazie ai dati raccolti durante un determinato periodo, si pianifica l’attuazione di azioni per il miglioramento continuo.

• Modifiche dei processi, beni e servizi, direzione strategica, contesto aziendale e mutate condizione dei rischi e requisiti applicabili;
• Modifica degli asset aziendali;
• Raccolta di dati provenienti dal monitoraggio degli obbiettivi e dei loro indicatori non in linea con le attese;
• Non conformità continue riscontrate;
• Modifiche dei requisiti definiti dalle norme e standard volontari.

I requisiti definiti dalle norme di certificazione classiche, che si basano su una struttura HLS inseriscono questo requisito nel punto 9, per la valutazione delle prestazioni. Ma a seconda delle norme o standard implementati può trovare diversa collocazione, e richiesta di frequenza. Per esempio lo standard di certificazione BRC, definisce una frequenza mensile.

Procedura riesame della direzione: quali sono le fasi?

Questo processo, è la chiusura del filone logico, che parte dalla definizione del contesto, delle parti interessate, valutazione dei rischi ed opportunità, obiettivi, raccolta dati, ed appunto il riesame. Sembra un concetto logico. Ma non lo è. Spesso, la redazione di un sistema di gestione, viene eseguida molto documentalmente e meccanicamente.

Ma perché si possano adottare pienamente i principi del miglioramento continuo, questo filone deve avere una continuità correlata. Non documenti buttati li a caso. Il processo completo da inserire nella procedura per il riesame della direzione aziendale, deve tenere conto dei seguenti momenti temporali:

• Pre-riesame della direzione aziendale – l’identificazione, sulla base di politica e contesto dell’organizzazione, di obiettivi di processo, prodotto e strategici, definendone le modalità di misurazione e monitoraggio, e le azioni d’intervento in caso di applicazioni di azioni correttive;
• Durante il periodo di raccolta dati – raccolta dei dati sugli indicatori definiti, effettuazione di incontri per definire eventuali azioni da effettuare sull’analisi di andamento effettuata;
• Riesame della direzione – comparazione di tutti i dati, e le evidenze raccolte, sulla base degli obiettivi fissati, le risultanze degli audit, gli input per definire le azioni da effettuare.

Il processo dovrebbe essere effettuato dalla direzione ed il management, comprendendo le risorse responsabili dei processi, produzione, acquisiti, customer care, logistica, servizio prevenzione e protezione, e tutti i ruoli di responsabilità delle parti interessate interne.

Altro principio importante definito dalle norme di certificazione aziendale. La condivisione dei risultati con tutte le parti interessate interne.

Riesame della direzione aziendale: che cosa sono gli Input ed Output?

Ogni misurazione ed analisi necessita di dati, e di evidenze, per poter effettuare una valutazione coerente ed utile al miglioramento aziendale, ed al rispetto dei requisiti applicabili. Ci sono due macro categorie di dati che saranno necessari per effettuare una valutazione efficace:

Input – sono i dati raccolti nel periodo in analisi che possono comprendere:

• Ultimo riesame effettuato;
• Dati provenienti dagli obiettivi e dai loro indicatori;
• Dati provenienti dai monitoraggi e sulle performance dei fornitori;
• Dati provenienti dai monitoraggi delle produzioni, andamenti del controllo dei processi, misurazioni, efficacia della formazione e competenza degli operatori;
• Dati provenienti dagli audit interni, da parte di enti, organismi ed organi di verifica ufficiale;
• Registro e trattamento non conformità, azioni correttive applicate e reclami;
• Infortuni e malattie professionali;
• Dati per la gestione ambientale, consumi, rifiuti, ecc;
• Dati inerenti alla salute e sicurezza sul lavoro. Ispezioni, macchinari, ed altro;
• Dati inerenti alla sicurezza ed igiene alimentare. Verbali si analisi sui campionamenti, andamenti sul pest control, accadimenti sistema di allerta o per la food fraud;
• Dati provenienti dagli aspetti commerciali;
• Fonti per i requisiti obbligatori;
• Documentazione di sistema, politica, contesto, analisi dei rischi;
• Dati specifici rispetto ai requisiti delle norme o standard implementati.

Output – i dati ed azioni frutto dell’analisi dei dati di input dovranno comprendere:

• Aggiornamento se necessario della politica, analisi del contesto, e valutazione dei rischi opportunità;
• Aggiornamento delle fonti;
• Definizione dei nuovi obiettivi con indicatori annessi e definizione delle risorse;
• Programma degli audit interni;
• Piano di formazione delle risorse;
• Piano di manutenzione;
• Piano di analisi, pest control, ed altro;
• Ricerca o progettazione di nuovi beni e servizi;
• Definizione di piani industriali;
• Investimenti necessari come risorse umane, risorse tecniche, e tecnologico commerciali;
• Conferma ed eventuale aggiornamento delle informazioni documentate;

Ovviamente più il sistema implementato, ed i processi aziendali sono complessi, e più il riesame deve essere articolato. Per esempio un riesame della direzione negli standard di certificazione FSSC 22000, BRC ed IFS, deve riportare tutti i requisiti richiesti da GFSI.

Procedura riesame della direzione: come devi redigerla?

I passi per la redazione della procedura per il riesame della direzione aziendale devono essere seguiti con attenzione. In quanto questo processo è portante per l’analisi aziendale, la definizione delle risorse, direzione strategica, definizione degli obiettivi e piano di miglioramento. Una volta questo processo veniva definito: responsabilità della direzione. L’organizzazione dovrà:

• Definire come dovrà essere effettuata la raccolta dei dati e delle evidenze;
• Definire le responsabilità di chi ha l’onere di comunicare alle parti interessata l’effettuazione ordinaria e straordinaria del riesame;
• Definire le figure che devono partecipare al riesame;
• Definire, a seconda del contesto aziendale, la frequenza per l’effettuazione ordinaria del riesame della direzione;
• Definire i criteri per i quali necessiti un riesame della direzione straordinari;
• Definire le modalità di analisi dei dati per l’effettuazione del riesame e la definizione delle azioni seguenti;
• Definire le modalità dei monitoraggi sugli obiettivi ed aspetto oggetto del riesame;
• Definire le modalità di effettuazione del brainstorming e la comunicazione delle decisioni per il cambiamento.

Il riesame della direzione aziendale sarà tanto più articolato tanto più sarà complessa l’organizzazione. Nel riesame dovremmo ritrovare i criteri che possono comprendere fattori commerciali economici, criteri sulla salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, aspetti ambientali, requisiti del cliente e delle norme applicate.

Cosa che spesso manca, è ritrovare molte delle decisioni aziendali strategiche nel verbale di riesame della direzione. Oppure la condivisione dello stesso alle risorse.

Può sembrare strano, ma è uno dei primi documenti che viene richiesto durante un audit di verifica. Si comprende molto leggendo, quanto un’organizzazione dia importanza al sistema organizzativo, ed alla gestione dei requisiti.

Consigliamo quindi di riportare più dati statistici possibili, magari rispetto agli ultimi anni, per far comprendere quanto sia ‘viva’ l’organizzazione. Non fermandosi solamente, ad effettuare l’incontro perché viene richiesto da un requisito.