Procedura per il Riesame della Direzione: che cosa è?

Procedura per il Riesame della Direzione: che cosa è?

Il riesame della direzione è quel processo dove si valutano le performance sugli obiettivi e si verifica la coerenza e l’efficacia del sistema di gestione implementato, e, grazie ai dati raccolti durante un determinato periodo, si pianifica l’attuazione di azioni per il miglioramento continuo.

Riesame della Direzione Procedura Valutazione del Sistema di Gestione

Tutte le organizzazioni che abbiano implementato un sistema di gestione dovrebbero redigere la procedura riesame della direzione. Ed effettuando con una periodicità almeno annuale un riesame della direzione. Il processo di riesame però può essere effettuato anche con più frequenza, in base a:

  • Modifiche dei processi, direzione strategica, contesto aziendale e mutate condizione dei rischi e requisiti applicabili;
  • Modifica degli asset aziendali;
  • Raccolta di dati provenienti dal monitoraggio degli obbiettivi e dei loro indicatori non in linea con le attese;
  • Non conformità continue riscontrate;

Procedura riesame della direzione: quali sono le fasi?

Il processo completo da inserire nella procedura riesame della direzione aziendale deve tenere conto dei seguenti momenti temporali:

  • Pre riesame della direzione aziendale – l’identificazione, sulla base di politica e contesto dell’organizzazione, di obbiettivi di processo, prodotto e strategici, definendone le modalità di misurazione e monitoraggio, e le azioni d’intervento in caso di applicazioni di azioni correttive;
  • Durante il periodo di raccolta dati – raccolta dei dati sugli indicatori definiti, effettuazione di incontri per definire eventuali azioni da effettuare sull’analisi di andamento effettuata;
  • Post riesame della direzione – comparazione di tutti i dati raccolti sulla base degli obbiettivi fissati, le risultanze degli audit, gli input per definire le azioni da effettuare.

Il processo dovrebbe essere effettuato dalla direzione ed il management, comprendendo le risorse responsabili dei processi, produzione, acquisiti, customer care, logistica, servizio prevenzione e protezione, e tutti i ruoli di responsabilità delle parti interessate interne.

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Riesame della direzione aziendale: che cosa sono gli Input ed Output?

Ogni misurazione ed analisi necessita di dati per poter effettuare una valutazione coerente ed utile al miglioramento aziendale ed al rispetto dei requisiti applicabili. Ci sono due tipologie di macro categorie di dati che saranno necessari e dovranno essere contemplati nella procedura riesame della direzione aziendale:

Input – sono i dati raccolti nel periodo in analisi che possono comprendere:

  • Ultimo riesame effettuato;
  • Dati provenienti dagli obbiettivi e dai loro indicatori;
  • Dati provenienti dai monitoraggi e sulle performance dei fornitori;
  • Dati provenienti dai monitoraggi delle produzioni, andamenti del controllo dei processi, misurazioni, efficacia della formazione e competenza degli operatori;
  • Dati provenienti dagli audit interni, audit degli enti, organismi ed organi di verifica ufficiale;
  • Registro e trattamento non conformità, azioni correttive applicate e reclami;
  • Dati provenienti dagli aspetti commerciali;
  • Documentazione di sistema, politica, contesto, analisi dei rischi;

Output – i dati ed azioni frutto dell’analisi dei dati di input comprendono:

  • Aggiornamento se necessario della politica, analisi del contesto, e valutazione dei rischi opportunità;
  • Definizione dei nuovi obbiettivi con indicatori annessi e definizione delle risorse;
  • Programma degli audit interni;
  • Piano di formazione delle risorse;
  • Conferma ed eventuale aggiornamento delle informazioni documentate;

Procedura riesame della direzione: come devi redigerla?

I passi per la redazione della procedura per il riesame della direzione aziendale devono essere seguiti con attenzione, in quanto questo processo è portante per l’analisi aziendale, la definizione delle risorse, direzione strategica, definizione degli obbiettivi e piano di miglioramento. L’organizzazione dovrà:

  • Definire le responsabilità di chi ha l’onere di comunicare alle parti interessata l’effettuazione ordinaria e straordinaria del riesame;
  • Definire le figure che devono partecipare al riesame;
  • Definire, a seconda del contesto aziendale, la frequenza per l’effettuazione ordinaria del riesame della direzione;
  • Definire i criteri per i quali necessiti un riesame della direzione straordinari;
  • Definire le modalità di analisi dei dati per l’effettuazione del riesame e la definizione delle azioni seguenti;
  • Definire le modalità dei monitoraggi sugli obbiettivi ed aspetto oggetto del riesame.

Il riesame della direzione aziendale sarà tanto più articolato tanto più sarà complessa l’organizzazione. Nel riesame dovremmo ritrovare i criteri che possono comprendere fattori commerciali economici, e criteri sulla salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, aspetti ambientali, requisiti del cliente e delle norme applicate.

Se sei interessato alla tematica o devi redigere una procedura o devi effettuare il riesame della direzione.

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