Cosa sono gli obiettivi per la qualità?

Definire gli indicatori degli obiettivi per la qualità

Gli obiettivi per la qualità sono dei metodi di misurazione della conformità a dei requisiti definiti dall’organizzazione, obbligatori o di performance. Rientrano in quello che è il ‘mondo’ della direzione aziendale. Questi, per essere rappresentativi, devono essere correlati di indicatori degli obiettivi, essere misurabili, raggiungibili, coerenti al contesto, ed essere comunicati alle parti interessate.

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Questi indicatori chiave di prestazione, KPI, dall’inglese key performance indicator, sono necessari per valutare il grado di soddisfazione degli intenti di miglioramento del sistema.

Vediamone alcuni esempi:

  • Le quantità, intese come materie prime, risorse, rifiuto, scarto, difetto, consumo, infortunio, ecc;
  • Il numero di reclami, lamentele, non conformità, infortunio, o valori sfavorevole dei test;
  • Percentuali di rispetto e o soddisfazione di taluni requisiti;
  • Percentuali e o quantità di rispetto verso previsioni di miglioramento e crescita economica, ambientale ed altro;
  • Raggiungimenti di taluni tragrardi;
  • Modifiche del sistema fuoriuscite dal riesame della direzione.

A ogni indicatore dovrà essere definito un targhet di raggiungimento, di discostamento, e di frequenza e responsabilità di monitoraggio.

La definizione degli obiettivi, e non poteva essere diversamente, è inserita nella fase PLAN, di pianificazione di un sistema. Nelle norme intergazionali che riportano una struttura HLS, la ritroviamo al punto 6, naturale conseguenza della valutazione dei rischi e delle opportunità, e del contesto aziendale.

Anche in ambito di norme con strutture differenti, o di standard, la definizione degli obiettivi, riporta gli stessi principi.

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Indicatori degli Obiettivi per la Qualità: perché sono necessari?

Ogni organizzazione ha un proprio contesto e direzione strategica. La definizione degli obiettivi per la qualità, in primo luogo, e la conseguente individuazione per gli indicatori degli obiettivi è necessaria per fotografare, e misurare, il valore aziendale e le performance inerenti agli stati intenti definiti nella politica.

Molti consulenti, spesso si perdono dietro l’amore per le norme, dimenticandosi che l’azienda deve principalmente creare profitto!!

L’operazione di definizione dei KPI, Key Performace Indicators, deve avvenire nella fase di progettazione del sistema di gestione, come abbiamo visto, e l’aspetto è correlato direttamente all’analisi del contesto ed all’analisi dei rischi e delle opportunità applicabili.

Più sarà multidisciplinare la squadra che parteciperà a questo processo, più avremo una definizione coerente ed utile possibile. L’azienda deve essere in grado di definire le KPI da raggiungere che possono comprendere i seguenti aspetti:

  • Requisiti obbligatori richiesti dalla cogenza – per i criteri della salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente, privacy;
  • Requisiti obbligatori richiesti dalla norma di certificazione implementata – possono essere inerenti alle norme internazionali di accreditamento, oppure sugli standard di qualità, ambiente, sicurezza, food, dati, ecc;
  • Requisiti di performance economico commerciali – definizioni sulle performance del fatturato, clientela, riscontro sui mercati;
  • Traguardi da raggiungere – che possono essere di processo, commerciali, risorse umane, o strutturali, correlati ai requisiti applicati;
  • Altri requisiti – definizioni specifiche contrattualizzate con i clienti o con le parti interessate.

Definizione degli obiettivi per la qualità: come devi effettuarla?

A che cosa servono gli indicatori degli obiettivi per la qualità? Come abbiamo già accennato, sono necessari all’organizzazione per porsi dei traguardi e misurarli. La definizione di un vero e proprio piano di miglioramento sulla base degli intenti. Le organizzazioni spesso nella loro definizione commettono degli errori. Rendendo questo processo totalmente inutile. Vediamo gli errori più comuni:

  • La definizione degli obiettivi per la qualità che sono troppo generici sul contesto aziendale o sui requisiti applicabili, rischiando di non avere mai la lo stato di raggiungimento di un traguardo realmente, portando ad una scarsa attribuzioni di risorse e di azioni da effettuare;
  • La definizione degli obiettivi troppo ristretti, l’errore opposto al precedente, che rischiano di essere di intralcio al raggiungimento dei traguardi, scaturendo in non conformità che in realtà non si manifestano;
  • La definizione degli obiettivi non misurabili, quelle classiche definizioni dei tipo aumento del fatturato, o diminuzione delle non conformità;

Una volta che il team avrà, dopo la definizione del contesto e dei rischi ed opportunità, definito i traguardi aziendali, dovrà necessariamente individuare anche i seguenti aspetti:

  • Le azioni da effettuare per il raggiungimento del traguardo, risorse economiche, umane, strutturali;
  • Le figure di responsabilità per ogni singolo obbiettivo da raggiungere;
  • La definizione di indicatori per il monitoraggio;
  • La frequenza dei monitoraggi per i KPI;
  • Le azioni da intraprendere in caso di superamento dei target sugli indicatori.

Qualche cosniglio? Importante è far comprendere a tutti i livelli dell’organizzazione, che questo requisito, come altri, non serve a riempire una casella della checklist. Ma, nel tempo, rappresenta lo storico e l’impegno dell’organizzazione.

Puntate a seguire il filone logico fornito dalle norme, e non a diventarne schiavi. Ovvero: aver definito correttamente contesto e parti interessata, definito uno stato di intenti con la politica, struttura aziendale e requisiti applicabili, effettuato la valutazione dei rischi ed opportunità, sarà naturale definire degli obiettivi, con i loro indicatori, da monitorare e rivedere nel riesame della direzione.

Come devi monitorare i KPI?

L’organizzazione dopo aver effettuato la definizione degli obiettivi per la qualità, dovrà effettuare una definizione ancora più importante. Ovvero dovrà definire le metodiche di misurazione degli stessi, e fissare degli indicatori sulle performance.

Gli indicatori saranno utili, assieme alla definizione della frequenza del monitoraggio, per valutare lo stato sui traguardi e sui miglioramenti delle performance. Oltre che e per poter effettuare delle azioni preventive, di miglioramento e o correttive su quanto era stato pianificato.

Per esempio, con gli indicatori possono essere fissate dei limiti di attenzione entro i quali si debbano effettuare della azioni di mitigazione su uno specifico rischio.

E perchè è importante? Semplice. Perchè la qualità, si basa su principi della statistica. Ci vogliono quindi una gran quantità di dati raccolti, per poter effettuare valutazioni rappresentative, e mettere nella migliore condizione, la direzione per prendere decisioni efficaci.

Ed è per questo che è importante definire queste skill coerentemente. Facciamo alcuni esempi:

  1. Un’azienda che intende ingrandire la sua struttura, non ha definito come obiettivo, la costruzione di una struttura adiacente utile per aumentare e migliorare la produzione, oltre che la sicurezza dei dipendenti e l’efficienza energetica. In questa piccola dimenticanza troviamo obiettivi per la qualità, per l’ambiente, per la sicurezza alimentare e del lavoro. Ma nessuno ha inserito questo ‘traguardo’;
  2. Un’organizzazione che opera nel settore alimentare, ha deciso di acquistare un metal detector in linea con bilancia ed etichettatrice, per efficentare tutto il processo. Anche in questo caso, l’interesse è andato nei confronti della partecipazione ad un bando sull’industria 4.0, ma non di definire un traguardo, sul miglioramento della produttività e sulla sicurezza alimentare;
  3. Realtà che ha scelto di modificare l’illuminazione a favore di sistemi a led. Certo c’erano dei fondi. Ma nessuno a pensato al risvolto ambientale per l’energia.

Devi riesaminare i KPI?

Vien da se che il monitoraggio per gli indicatori degli obiettivi  per la qualità, produrrà come output una gran quantità di dati. I dati provenienti dal monitoraggio degli obiettivi per la qualità e dei loro indicatori saranno uno degli input per il riesame della direzione.

Anche qua i ‘punti norma’ aiutano. Punto 9 delle niorme HLS. Durante i riesame della direzione, oltre i dati raccolti nel periodo in oggetto del riesame, verrà verificata la coerenza con gli obiettivi fissati ed i loro indicatori di monitoraggio, oppure verranno modificati, eliminati o aggiunti di nuovi. E si potrà anche valutare quelli che sono i miglioramenti delle performance sui KPI aziendali.

Come abbiamo già consigliato prima, non fermatevi a raggiungere un certificato da appendere in ufficio. Ma utilizzate gli strumenti delle norme per prendere decisioni basate su dati ed evidenze, per migliorare le performance, qualunque esse siano definite dal vostro contesto, e soprattutto, proteggendo la vostra azienda ed i vostri investimenti.

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