Approccio per Processi: che cosa è?

Le organizzazioni bel strutturate, per collocare e definire le risorse necessarie allo svolgimento delle proprie attività ed al raggiungimento degli obbiettivi, utilizzano  lo strumento denominato approccio per processi aziendali, uno dei principi su cui di fonda il sistema di gestione qualità secondo la norma ISO 9001.

Effettuare un’analisi aziendale utilizzando i principi dell’approccio per processi, significa focalizzare lo studio su ogni fase, analizzando gli input ed output che necessitano per il funzionamento di un determinato processo.

Lo strumento cardine per la gestione sistematica delle necessità, in relazione ai rischi, di ogni fase di processo, e la definizione delle relazioni e correlazioni tra i gli stessi per evidenziale così l’impegno per l’efficienza e l’efficacia profusa dall’organizzazione nel progettare e monitorare ogni fase per il raggiungimento degli obbiettivi.

L’efficienza dell’intera organizzazione è determinata dall’efficacia di ciascun processo e dall’interattività tra i processi del sistema stesso. Stabilendo obiettivi coerenti al proprio contesto, e verificando l’ efficacia con cui i processi soddisfano tali obiettivi.  Un’organizzazione può determinare se i processi aggiungono valore aggiunto o se devono essere migliorati, attraverso i dati raccolti.

Cosa sono gli input e gli output dei processi?

Ogni organizzazione è composta da una serie di processi interagenti tra di loro. Un processo è l’insieme di attività che utilizzano delle risorse, economiche, umane, tecniche, ecc, e che ha un fine, scopo ed obbiettivo.

Grazie a questo si tramuterà un input in un output nel raggiungimento degli obbiettivi che possono essere applicati alla soddisfazione dei clienti, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, performance ambientali ed altri.

Per la definizione dei processi si può utilizzare, come viene effettuato in ambito alimentare, un diagramma di flusso dove identificheremo i processi chiave, definendone gli standard, requisiti e necessità. Verranno considerate adesso le modalità di misura e di valutazione documentata.

Questi dati saranno fondamentali per il miglioramento del processo o della fase.  Come sarà fondamentale la garanzia dell’efficacia, quando il processo ha per la prima volta una valutazione positiva, e dell’efficienza degli stessi, quando il processo continua migliorandosi e diminuendo le risorse necessarie per il suo sviluppo.

L’approccio per processi viene applicato giornalmente, in quanto le risorse impiegate nella varie funzioni aziendali sono immerse nella struttura che è stata analizzata e che viene misurata continuamente, vediamo alcuni esempi:

• Valutazione dei fornitori e ricezioni delle materie prime;
• Monitoraggi durante le fasi del processo produttivo e per la mitigazione dei rischi;
• Processi aziendali a supporto, manutenzione, formazione, sanificazione, ecc;
• Partenza delle merci e verifica;

L’utilizzo dell’approccio per processo aziendale consente, quindi, alle organizzazioni di pianificare adeguatamente le azioni per raggiungere i risultati attesi nel modo più efficace ed efficiente, migliorando così la produttività e l’efficacia dell’organizzazione nel raggiungere gli obbiettivi di tutte le parti interessate.

La struttura misurazione e miglioramento dell’approccio per processi

Fondamentale per un’organizzazione è la definizione del flusso dei processi, la sua analisi, intende definire ed indicare quelli che siano primari e quelli da supporto per dare efficienza e gerarchia al proprio flusso produttivo, definendo anche le relazione tra di loro, tutto a vantaggio della riduzioni di inefficienze.

Durante tutto lo svolgimento delle attività, secondo contesto aziendale, siano quelle preventive siano quelle di produzione e post vendita, verranno definiti una serie di indicatori correlati al processo ed i target degli obbiettivi da raggiungere.

Grazie ai principi del PDCA:

• Plan Pianifica;
• Do Fai;
• Check Misura;
• Migliora.

L’azienda grazie all’applicazione dell’approccio per processi e con i principi del PDCA otterrà notevoli vantaggi quali:

• La capacità di indirizzare le proprie risorse verso i processi fondamentali prendendo in considerazione le opportunità di miglioramento;
• Una corretta gestione statistica di previsione dei risultati, grazie all’ottimizzazione delle prestazioni e risorse aziendali;
• Una corretta comunicazione fondamentale per la gestione della criticità e per l’efficienza ed il miglioramento di tutti i processi con conseguente diminuzione delle inefficienze e costi derivanti da esse.

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