Approccio per Processi

L’approccio per processi è una modalità di pensiero che viene applicata per comprendere e pianificare sequenze ed interazioni tra i processi aziendali. Identificando e monitorando per ogni fase di processo necessità del loro funzionamento.

Prevenendo possibili criticità, e migliorando ogni fase, e la produzione di beni e servizi.

Quindi questa modalità di valutazione aziendale deve essere adottata solamente se si è implementata la norma ISO 9001? Assolutamente no. E’ importante per ogni tipologia di organizzazione, indipendentemente da quale norma o standard di certificazione sia stata implementata. In qualsiasi grandezza o settore, per la corretta valutazione delle necessità.

La norma è scaricabile a questo indirizzo.

Approccio per processi aziendali: perché è importante?

Il principio dell’approccio per processi aziendali è il cardine per la gestione sistematica delle necessità, in relazione ai rischi, di ogni fase di processo aziendale. Lo studio permetterà la coerente definizione delle relazioni e correlazioni tra i gli stessi.

Per evidenziale così l’impegno per l’efficienza e l’efficacia profusa dall’organizzazione nel progettare e monitorare ogni fase per il raggiungimento degli obiettivi. L’efficienza dell’intera organizzazione è determinata dall’efficacia di ciascuna fase aziendale, e dall’interattività tra i processi del sistema stesso.

Stabilendo le necessità di ogni fase per il raggiungimento degli obiettivi coerenti al proprio contesto aziendale. E verificando l’ efficacia con cui i processi soddisfino tali obiettivi. Un’organizzazione può determinare se i processi aziendali apportino valore aggiunto, o se devono essere migliorati, attraverso i dati raccolti.

Questo ‘strumento’ viene riportato nella norma per la qualità nella parte introduttiva, e viene richiamato al punto 4.4. In piene attività di PLAN del sistema. Il punto 4.4.1 definisce che un’organizzazione deve stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente attività per il corretto funzionamento del sistema di gestione per la qualità, comprendendo i processi necessari e le loro interazioni, in conformità con i requisiti applicabili.

L’organizzazione deve determinare i processi necessari per corretto funzionamento del sistema adottando attività per:

• Determinare gli input richiesti e gli output attesi d ogni fase, che possono provenire dalle fasi commerciali, richieste interne o regolamentate;
• Determinare la sequenza e l’interazione dei processi lungo tutto il flusso aziendale;
• Determinare metodi e criteri da adottare, comprendendo tutte le metodiche necessarie per misurarne le performance, a garanzia del corretto funzionamento rispetto ai requisiti definiti ed obiettivi attesti;
• Definire le risorse tecniche, economiche ed umane per il funzionamento dei processi;
• Definire la gerarchia della responsabilità e la competenza necessaria per le risorse;
• Monitorare le attività e raccogliere i dati;
• Adottare attività di miglioramento ed intervento nei confronti dei discostamenti.

Input ed output del processo aziendale: che cosa sono?

Ogni organizzazione è composta da una serie di processi aziendali interagenti tra di loro. Un processo aziendale è l’insieme di attività che utilizzano delle risorse, economiche, umane, tecniche, ecc, e che ha un fine, scopo ed obiettivo.

Lo studio tramite approccio per processi aziendali aiuterà a definire gli input in un output nel raggiungimento degli obiettivi che possono essere applicati alla soddisfazione dei clienti, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, performance ambientali ed altri.

• Gli input: sono le necessità necessarie allo svolgimento delle fasi aziendali;
• Gli output: sono i dati, le misurazioni, scaturite dall’effettuazione dello stesso fondamentali per il miglioramento.
• Correlazioni: l’insieme di input ed output che collegano le varie fasi di processo.

Per la definizione dei processi aziendali si può utilizzare, come viene effettuato in ambito alimentare, un diagramma di flusso dove identificheremo i processi chiave, definendone gli standard, requisiti e necessità.

Questi dati saranno fondamentali per il miglioramento del processo o della fase.  Come sarà fondamentale la garanzia dell’efficacia, quando il processo ha per la prima volta una valutazione positiva, e dell’efficienza degli stessi, quando il processo continua migliorandosi e diminuendo le risorse necessarie per il suo sviluppo.

Facciamo un esempio

L’approccio per processi aziendali viene applicato giornalmente, in quanto le risorse impiegate nella varie funzioni aziendali sono immerse nella struttura che è stata analizzata e che viene misurata continuamente, vediamo alcuni esempi:

• Valutazione dei fornitori e ricezioni delle materie prime;
• Monitoraggi durante le fasi del processo produttivo e per la mitigazione dei rischi;
• Processi aziendali a supporto, manutenzione, formazione, sanificazione, ecc;
• Partenza delle merci e verifica;

Per ogni fase potremmo definire: fonti di input derivanti da un processo precedente, o da un requisito, definizione dei processi a supporto per la pianificazione del processo, material, method, man, machine. Effettuazione dell’attività operativa monitorata, rilascio del prodotto, attività di post vendita altro processo.

O meglio. COMMERCIALE – PROGETTAZIONE – ACQUISTO – PRODUZIONE – VALUTAZIONE – CONSEGNA – POST VENDITA. Di ogni fase dovrà essere definito correlazione comunicazione, input ed output.

L’utilizzo dell’approccio per processi aziendali consente, quindi, alle organizzazioni di pianificare adeguatamente le azioni per raggiungere i risultati attesi nel modo più efficace ed efficiente, migliorando così la produttività e l’efficacia dell’organizzazione nel raggiungere gli obiettivi di tutte le parti interessate.

Come si migliora un processo?

L’approccio per processi, come abbiamo più volte sottolineato, sarà fondamentale per un’organizzazione. Il promo step da effettuare è suddividere quelli che siano i processi che siano primari, rispetto a quelli da supporto, per dare efficienza e gerarchia al proprio flusso produttivo, definendo anche le relazione tra di loro, tutto a vantaggio della riduzioni di inefficienze.

Durante tutto lo svolgimento delle attività, secondo contesto aziendale, sarà importante effettuare uno studio sui processi. Per esempio utilizzando uno strumento come quello a lisca di pesce. Questo strumento ci permetterà di definire tutte le necessità di un singolo processo. A seguire sarà importante definire, anche semplicemente che cosa viene prima, e dopo, rispetto al processo valutato.

Grazie ai principi del PDCA: Plan Pianifica, Do Fai, Check Misura, Act Migliora. L’azienda grazie all’applicazione dell’approccio per funzioni e per fasi aziendali e con i principi del PDCA otterrà notevoli vantaggi quali:

• La capacità di indirizzare le proprie risorse verso i processi fondamentali prendendo in considerazione le opportunità di miglioramento;
• Una corretta gestione statistica di previsione dei risultati, grazie all’ottimizzazione delle prestazioni e risorse aziendali;
• Una corretta comunicazione fondamentale per la gestione della criticità e per l’efficienza ed il miglioramento di tutti i processi con conseguente diminuzione delle inefficienze e costi derivanti da esse.