Accesso in azienda: come si effettua?

La Procedura per l’ingresso in azienda del personale

L’ingresso in azienda del personale, è quella fase importante da definire, facente parte dei prerequisiti di base per la sicurezza alimentare, per limitare le possibilità di contaminazione dei prodotti, ed il rischio interferenze.

Quando un’organizzazione definisce una procedura per l’accesso in azienda, soprattutto riportante chiare istruzioni di accesso all’area produzione, evidenzia l’impegno per la prevenzione di contaminazione, e o per atti intenzionali, che possono compromettere la salubrità dell’alimento.

Accesso in Azienda Ingresso del Personale

Frequentemente, dalle organizzazioni, viene dato per scontato l’accesso del personale in azienda e l’ingresso aree produzione.

Una mancata valutazione e gestione di questo prerequisito, può avere un grande impatto sugli alimenti e o sui processi effettuati.

Per esempio pensiamo ai manutentori di vario genere o ai fornitori, che non adeguatamente istruiti possono portare contaminanti nelle aree.

O alle risorse interne non efficacemente formate, che durante il passaggio tra le varie aree possono essere portatrici di contaminazioni.

L’interferenza che può essere attribuita soprattutto nell’ingresso area produzione, deve essere gestita da una efficace procedura per l’ingresso in azienda e per queste aree.

La gestione di questo prerequisito, è un requisito obbligatorio negli standard di certificazione alimentare FSSC 22000, BRC ed IFS. E nella certificazione ISO 45001, sul sistema di salute e sicurezza sul lavoro.

Accesso in azienda: perché è importante?

Prima di parlare della procedura per l’accesso in azienda, definiamo quelle che possono essere le aree di rischio aziendale. Tutte le organizzazioni possono avere varie tipologie di rischi attribuibili ai processi effettuati, nelle varie aree, ed ai prodotti. Facciamo un esempio:

  • Aree di stoccaggio prodotti e materiali confezionanti. Aree dove non sussistono pericoli in quanto i prodotti sono confezionati;
  • Aree di lavorazione pre trattamento. Dove sussiste la possibilità di pericolo ma dove, successivamente, ci sarà un trattamento abbattente. Per esempio le aree di preparazione alla cottura;
  • Aree di post trattamento. Dove esiste la possibilità di contaminazione quindi è necessario un monitoraggio ambientale preciso.

E’ chiaro, che tra queste tipologie di aree aziendali, ci siano dei differenti applicabili. A queste inseriamo anche la gestione dell’acceddo del personale interno ed esterno. Le organizzazioni della filiera agroalimentare, che operano nell’ambito del Reg 852, Reg 853 Bollo CE, ed FSMA, conoscono molto bene l’importanza, e l’adozione della procedura per la gestione dell’accesso in azienda, per l’ingresso del personale interno ed esterno. 

Le risorse umane interne, addetti alla produzione, e le figure esterne, organi di controllo, certificazione, fornitori, clienti, manutentori devono essere informati e formati sulle correte procedure per l’accesso all’area produzione.

Definire efficacemente questo processo, soprattutto per l’ingresso in area produzione, aiuterà a prevenire le contaminazioni degli alimenti e la difesa il prodotto da azioni illecite.

Ingresso in area produzione: le fasi preliminari

Un’organizzazione deve saper gestire l’ingresso del personale interno ed esterno con una procedura per l’accesso all’area produzione, che dovrà essere differenziata per:

  • Risorse Interne: personale, risorse umane, che lavorano presso l’organizzazione;
  • Figure Esterne: figure che possono appartenere a fornitori, clienti, organi di controllo, consulenti, che non fanno parte dell’organico aziendale.

Dopo questa classificazione, dovranno essere definite le aree che necessitano di regolamentazione per la gestione dell’accesso, in quanto aree sotto controllo:

A seguito l’organizzazione, dovrà definire dei regolamenti specifici e segnalarli all’ingresso delle aree di riferimento, come per esempio all’ingresso in area produzione. Richiedendo firma dei registri, o altri sistemi, per evidenza di recepimento dei regolamenti.

Le figure esterne, che avranno accesso all’area produzione. dovranno essere ben riconoscibili dal responsabile produzione o responsabile qualità dell’organizzazione.

Un esempio, che dovrebbe essere stato definito nella procedura per l’ingresso in azienda: in un azienda alimentare, dovranno essere rispettati specifici regolamenti per la food defense.

Richiamando, nella procedura per l’ingresso in azienda, le norme igienico comportamentali, fornendo per esempio chiare di istruzioni igieniche, sequenza per la vestizione, per chiunque abbia ingresso area produzione.

Comunicare anche, all’ingresso area produzione. il divieto di fumo, anche di sigarette elettroniche, divieto di utilizzare qualsiasi composto chimico, materiale non approvato, o l’utilizzo di specifici kit di vestiario consegnati.

Procedura per l’ingresso in azienda: che cosa deve contenere

Vediamo quali azioni deve intraprendere un’organizzazione per la gestione della procedura per l’accesso in azienda:

  • Analisi dei rischi: Valutare quali aspetti siano più a  rischio di intrusione e o vulnerabilità per i prodotti;
  • Definire i comportamenti: che devono avere le risorse esterne ed interne, abbigliamento, riconoscimento, comportamenti in funzione della compartimentazione delle aree;
  • Installazione di recinzioni perimetrali con cancelli d’ingresso. Questa è la prima linea di difesa, delimitare l’azienda con un’adeguata recinzione alta non meno di 2 metri possibilmente coerente per bloccare gli accessi, se viene utilizzata una rete, che non a maglie troppo larghe, l’utilizzo sulla parte superiore di filo spinato o altri metodi per dissuadere lo scavalcamento, L’istallazione di cancelli di ingresso, che devono rimanere chiusi ed apribili solamente dall’interno, previo riconoscimento dal personale autorizzato interno;
  • Blocco di tutte le porte apribili dall’esterno. Installare, in sede di costruzione delle strutture di porte con accesso unidirezionale (dall’interno all’esterno). Assicurati che il personale lasci le porte chiuse, tenendo ovviamente conto anche dei requisiti della salute e sicurezza sul lavoro e delle normative di prevenzione incendi;
  • Implementazione dei criteri di accesso per il personale interno e per i visitatori. Gestire delle politiche di ingresso per il personale interno, con formazione, procedure ed istruzioni operative riguardanti i comportamenti da tenere per l’igiene, vestizione, tenuta armadietti e materiali, differenziare gli ingressi per il personale esterno, manutentori, appaltatori, clienti, enti ed organi di controllo, con presa visione di regolamento ed obbligo di riconoscimento;
  • Protezione di tutte le altre vie di accesso. La protezione strutturale va implementata per tutte le possibile vie di accesso quali finestre, tetti, grondaie;
  • Protezione delle utenze e approvvigionamenti. Implementare procedure che implementino la protezione con lucchetti o interdizioni di serbatoi d’acqua, compressori per l’aria, e tutte quelle utenze che possono in un qualche modo essere utilizzate per poter contaminare un prodotto o arrecare danno allo stesso, lo stesso vale per i sistemi di approvvigionamento esterno buche di scarico, silos, ecc;
  • Istallazione di sistemi di sicurezza. Implementazione e gestione di sorveglianza, dopo autorizzazione legale, tramite videocamere, allarmi, vigilanza private, definire monitoraggi, responsabilità, azioni da intraprendere per le infrazioni, e definire i metodi e la frequenza dei controlli sull’efficacia;
  • Formazione delle risorse: Tutto il personale deve essere formato per i comportamenti da tenere durante i normali processi aziendali, per il riconoscimento di possibili accessi indesiderati, ed il controllo sul personale esterno presente in visita in azienda;
  • Testare il processo: Effettuare dei test con del personale sconosciuto per vedere se le risorse interne siano adeguatamente formate e consapevoli del proprio ruolo;
  • Definire le responsabilità: Definire una squadra per il monitoraggio per l’ingresso del personale;
  • Monitoraggio: Inserire gli aspetti comportamentali, strutturali e  tecnologici nei requisiti degli audit interni;
  • Rivedere: A seguito di deviazioni e non conformità rivedere la procedura per l’ingresso del personale in azienda applicando delle azioni coerenti all’eliminazione della deviazione avvenuta dopo l’analisi delle cause che han portato alla stessa.

Un’organizzazione, che abbia implementato e certificato un sistema di gestione per la certificazione di uno standard alimentare GFSI, e o per la sicurezza sul lavoro, sicuramente avrà adottato un valido strumento per la gestione dell’accesso in azienda ed ingresso del personale.

Se vuoi approfondire le tematiche, o devi redigere, revisionare e o valutare la procedura per l’ingresso in azienda ed ingresso area produzione.

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