procedura ingresso in azienda accesso al personale non autorizzato

Accesso in Azienda Ingresso del Personale

Le organizzazioni della filiera agroalimentare, che opera nell’ambito del  Reg 852, Reg 853 Bollo CE, che FSMA, conoscono molto bene l’importanza della procedura per la gestione dell’accesso in azienda, per l’ingresso del personale interno ed esterno, inteso come risorse interne e figure esterne, organi di controllo, certificazione, fornitori, clienti, manutentori, per la protezione dei prodotti da possibili contaminazioni per la sicurezza alimentare, biologiche, chimiche, fisiche e per la difesa il prodotto da azioni illecite.

In fase di valutazione dei rischi deve essere considerata la possibilità di contaminazione proveniente da personale non autorizzato e devono essere messe in atto azioni per la prevenzione di tale rischio. Questi principi devono essere applicati non solo alla sicurezza alimentare, ma anche come prevenzione e gestione delle interferenze in ambito salute e sicurezza sul lavoro, predisponendo una efficace procedura di gestione dell’accesso in azienda per l’ingresso del personale, interno e delle figure esterne, che possono avere un’impatto sui processi dell’azienda effettua.

La procedura per gli ingressi del personale

Un’organizzazione deve saper gestire l’ingresso del personale interno ed esterno dell’azienda con una procedura di gestione degli accessi dovrà essere differenziata per:

  • Risorse Interne: personale, risorse umane, che lavorano presso l’organizzazione;
  • Figure Esterne: figure che possono appartenere a fornitori, clienti, organi di controllo, consulenti, che non fanno parte dell’organico aziendale.

Dopo questa classificazione devono essere definite le aree che necessitano di regolamentazione per la gestione degli accessi in quanto aree sotto controllo:

  • Microbiologico: aree dove ci sono specifiche procedure di ingresso per certezza di contaminazione degli alimenti esposti;
  • Safety: aree dove si effettuano lavorazioni pericolose per il personale non addetto e formato allo scopo;
  • Security: aree dove ci sono dei rischi di proprietà intellettuale ed economica.

A seguito l’organizzazione deve definire dei regolamenti specifici e segnalarli all’ingresso delle aree di riferimento. Per le figure che dovranno entrare in queste aree sarà necessario firmare dei registri, per evidenza di recepimento dei regolamenti, e dovranno essere ben riconoscibili dal responsabile produzione o responsabile qualità dell’organizzazione.

Per esempio in un azienda alimentare dove è stato implementato e certificato un sistema di gestione secondo uno standard alimentare internazionale, dovrà far rispettare specifici regolamenti per la food defense ed igienici, fornendo per esempi di istruzioni per il rispetto dell’igiene , vestizione, a chiunque entri nelle aree produzione, divieto di fumo, anche di sigarette elettroniche, divieto di utilizzare qualsiasi composto chimico, materiale non approvato, o l’utilizzo di specifici kit di vestiario consegnati.
Accesso in Azienda Ingresso del Personale

Azioni per la gestione dell’ingresso del personale interno ed esterno all’azienda

Vediamo quali azioni deve intraprendere un’organizzazione per la gestione dell’accesso in azienda:

  • Analisi dei rischi: Valutare quali aspetti siano più a  rischio di intrusione e o vulnerabilità per i prodotti.
  • Definire i comportamenti: che devono avere le risorse esterne ed interne, abbigliamento, riconoscimento, comportamenti in funzione della compartimentazione delle aree.
  • Installazione di recinzioni perimetrali con cancelli d’ingresso. Questa è la prima linea di difesa, delimitare l’azienda con un’adeguata recinzione alta non meno di 2 metri possibilmente coerente per bloccare gli accessi, se viene utilizzata una rete, che non a maglie troppo larghe, l’utilizzo sulla parte superiore di filo spinato o altri metodi per dissuadere lo scavalcamento, L’istallazione di cancelli di ingresso, che devono rimanere chiusi ed apribili solamente dall’interno, previo riconoscimento dal personale autorizzato interno.
  • Blocco di tutte le porte apribili dall’esterno. Installare, in sede di costruzione delle strutture di porte con accesso unidirezionale (dall’interno all’esterno). Assicurati che il personale lasci le porte chiuse, tenendo ovviamente conto anche dei requisiti della salute e sicurezza sul lavoro e delle normative di prevenzione incendi.
  • Implementazione dei criteri di accesso per il personale interno e per i visitatori. Gestire delle politiche di ingresso per il personale interno, con formazione, procedure ed istruzioni operative riguardanti i comportamenti da tenere per l’igiene, vestizione, tenuta armadietti e materiali, differenziare gli ingressi per il personale esterno, manutentori, appaltatori, clienti, enti ed organi di controllo, con presa visione di regolamento ed obbligo di riconoscimento.
  • Protezione di tutte le altre vie di accesso. La protezione strutturale va implementata per tutte le possibile vie di accesso quali finestre, tetti, grondaie.
  • Protezione delle utenze e approvvigionamenti. Implementare procedure che implementino la protezione con lucchetti o interdizioni di serbatoi d’acqua, compressori per l’aria, e tutte quelle utenze che possono in un qualche modo essere utilizzate per poter contaminare un prodotto o arrecare danno allo stesso, lo stesso vale per i sistemi di approvvigionamento esterno buche di scarico, silos, ecc.
  • Istallazione di sistemi di sicurezza. Implementazione e gestione di sorveglianza, dopo autorizzazione legale, tramite videocamere, allarmi, vigilanza private, definire monitoraggi, responsabilità, azioni da intraprendere per le infrazioni, e definire i metodi e la frequenza dei controlli sull’efficacia.
  • Formazione delle risorse: Tutto il personale deve essere formato per i comportamenti da tenere durante i normali processi aziendali, per il riconoscimento di possibili accessi indesiderati, ed il controllo sul personale esterno presente in visita in azienda.
  • Testare il processo: Effettuare dei test con del personale sconosciuto per vedere se le risorse interne siano adeguatamente formate e consapevoli del proprio ruolo.
  • Definire le responsabilità: Definire una squadra per il monitoraggio degli aspetti di cui sopra.
  • Monitoraggio: Inserire gli aspetti comportamentali, strutturali e  tecnologici nei requisiti degli audit interni.
  • Rivedere: A seguito di deviazioni e non conformità rivedere la procedura per l’ingresso del personale in azienda applicando delle azioni coerenti all’eliminazione della deviazione avvenuta dopo l’analisi delle cause che han portato alla stessa.

Un’organizzazione che abbia implementato e certificato un sistema di gestione per la certificazione di uno standard alimentare GFSI e o per la sicurezza sul lavoro, sicuramente ha un valido strumento per la gestione dell’accesso in azienda ed ingresso del personale implementato a tutti gli altri requisiti richiesti.

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Pubblicato da

Federico Pucci

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