Un sistema di gestione integrato (Integrated Management System, o IMS) è una struttura organizzativa, documentale e operativa che consente all’impresa di gestire, in modo unitario e coerente, i requisiti di più norme di certificazione.
In altre parole, non si tratta della semplice coesistenza di diversi schemi, ma dell’applicazione coordinata e armonizzata dei principi ad esempio di qualità, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare ad esempio, attraverso un’unica impostazione metodologica.
Adottare questa impostazione permette di integrare tutti i requisiti nella fase di implementazione, sviluppando una sola struttura gestionale che tenga conto, in modo sinergico, delle varie esigenze richieste, e delle azioni da intraprendere.
Questo approccio consente di evitare ridondanze, aumentare l’efficienza e l’efficacia del sistema, ridurre i costi di gestione, aumentare la cultura aziendale, il controllo interno e rendere più agevole la verifica da parte degli organismi di certificazione, dei clienti e degli organi di vigilanza.
Con l’avvento della struttura HLS e del Risk Based Thinking l’integrabilità è aumentata considerando che la gran parte delle norme ISO condividono la medesima struttura su 10 punti.
Ci sono altre tipologie di certificazione che permettono anche in questo caso di razionalizzare le risorse economiche e tecniche nelle realtà più articolate:
- Certificazioni multi site in un’organizzazione che ha molteplici sedi dislocate sul territorio.
- Certificazioni di gruppo di aziende facenti parte dello stesso gruppo.
- Certicitazioni integrate che comprendono anche responsabilità sociale, SA 8000, FSSC 24000, anti-corruzione, sicurezza stragale, energia, etc.
Obiettivi e vantaggi di un sistema di gestione integrato
L’implementazione di un sistema di gestione integrato non è una scelta formale, né un obbligo derivante da esigenze normative. È una decisione strategica con obiettivi ben precisi, che toccano la struttura organizzativa, la competitività, l’efficienza e la capacità dell’azienda di soddisfare i propri stakeholder in modo coerente, trasparente e verificabile.
L’integrazione consente di consolidare il governo dei processi e di allineare le diverse funzioni aziendali secondo criteri condivisi, evitando l’effetto silo che caratterizza le strutture in cui ogni norma viene gestita separatamente.
Tra gli obiettivi più rilevanti vi è la riduzione delle sovrapposizioni operative.
Quando qualità, ambiente, sicurezza alimentare e sicurezza sul lavoro vengono affrontate con approcci indipendenti, è inevitabile che si generino duplicazioni: documenti ripetuti, audit separati, controlli paralleli, procedure simili ma non identiche.
Questo non solo appesantisce l’organizzazione, ma crea incoerenze che rendono il sistema fragile e difficile da gestire nel tempo.
L’integrazione permette di razionalizzare ogni aspetto: dalla formazione interna alla gestione delle non conformità, dalla taratura degli strumenti ai piani di campionamento, dalla documentazione delle verifiche fino ai report destinati alla direzione.
Un altro obiettivo centrale è l’efficientamento delle risorse. In un sistema integrato, il personale lavora secondo un’unica struttura organizzativa, con una sola politica, una sola pianificazione e obiettivi trasversali alle diverse aree.
Questo aumenta il coinvolgimento, la partecipazione, competenza e consapevolezza trasversale, migliora la comunicazione interna e favorisce la cultura della prevenzione, perché ogni funzione comprende il valore del proprio contributo non solo rispetto alla singola norma, ma in relazione all’intero sistema aziendale.
La gestione delle risorse tecniche, delle infrastrutture, dei fornitori e dei servizi esternalizzati risponde a criteri unificati, che aumentano il livello di controllo e migliorano la tracciabilità.
Non meno importante è il rafforzamento della reputazione aziendale. Le imprese che operano con un sistema integrato danno un segnale chiaro al mercato: quello di essere organizzazioni strutturate, affidabili, trasparenti e capaci di affrontare in modo proattivo le sfide del proprio settore.
Questo elemento è particolarmente rilevante nel comparto agroalimentare, dove la presenza di più normative, l’interazione con clienti esigenti e la frequente esposizione a controlli ufficiali impongono una governance solida, in grado di sostenere audit complessi e verifiche a sorpresa senza destabilizzare l’operatività.
Dal punto di vista commerciale, i vantaggi sono evidenti. L’integrazione facilita la partecipazione a bandi pubblici, migliora i punteggi nei sistemi di qualifica dei fornitori, soddisfa i capitolati tecnici dei grandi gruppi e risponde con maggiore precisione alle richieste dei clienti strategici. Un’impresa in possesso di una certificazione integrata, è percepita come partner solido.
Questo può fare la differenza nell’accesso a mercati regolamentati, nella negoziazione di condizioni favorevoli e nella costruzione di rapporti duraturi con clienti ad alto valore.
Struttura dei sistemi di gestione integrati
Il sistema di gestione integrato si fonda su un’architettura metodologica unica e coerente, nella quale tutti gli elementi, dalla pianificazione ai processi, dalla documentazione alle responsabilità, vengono integrati in un’unica cornice gestionale.
Un’implementazione efficace di un sistema di gestione integrato richiede coerenza tra requisiti normativi diversi e una visione chiara dei ruoli, delle interazioni e delle responsabilità aziendali. I punti salienti:
Analisi del contesto organizzativo con l’uso delle matrici SWOT
L’adozione di un sistema di gestione integrato richiede una valutazione strutturata del contesto interno ed esterno in cui opera l’organizzazione. Attraverso l’impiego della matrice SWOT è possibile identificare con precisione i punti di forza e debolezza, nonché le opportunità e le minacce che possono influenzare la strategia aziendale.
Questa analisi rappresenta un presupposto essenziale per pianificare in modo coerente obiettivi, risorse e processi. La comprensione del contesto permette infatti di definire un perimetro operativo realistico, capace di adattarsi alle dinamiche del mercato, agli stakeholder, ai vincoli normativi e agli scenari di rischio. Il sistema di gestione integrato assume così il ruolo di strumento strategico e operativo nella valorizzazione del posizionamento aziendale.
Individuazione delle parti interessate e delle loro esigenze e aspettative
Il sistema di gestione integrato impone una valutazione metodica delle parti interessate, ossia di tutti i soggetti che influenzano o sono influenzati dalle attività dell’organizzazione. Clienti, fornitori, dipendenti, autorità di controllo, comunità locali e partner strategici devono essere analizzati per comprendere i requisiti espliciti e impliciti che pongono all’impresa.
Questo processo non si limita alla mappatura degli attori, ma comporta anche la definizione delle loro esigenze e aspettative, che diventano input fondamentali per l’impostazione delle politiche aziendali e degli obiettivi. L’integrazione delle istanze delle parti interessate consente al sistema di gestione di anticipare i bisogni del mercato e di garantire conformità e consenso.
Leadership, politica e struttura organizzativa
La leadership rappresenta un elemento fondante per il successo di un sistema di gestione integrato. L’impegno della direzione deve tradursi in una politica di intenti che definisce una visione chiara, in obiettivi misurabili e in una politica coerente con i valori aziendali e i requisiti normativi. Il coinvolgimento attivo dei vertici aziendali è condizione necessaria per orientare l’organizzazione verso un miglioramento continuo e sostenibile.
Attraverso una struttura organizzativa ben definita, ruoli e responsabilità vengono assegnati con chiarezza, evitando sovrapposizioni o ambiguità operative.
Le risorse umane, adeguatamente formate e responsabilizzate, costituiscono un pilastro nella gestione del sistema. La leadership è quindi il catalizzatore che alimenta il sistema, ne assicura la vitalità e lo rende capace di rispondere alle sfide evolutive del settore agroalimentare.
Gestione delle attività operative
Nel sistema di gestione integrato, le attività operative devono essere organizzate secondo l’approccio per processi, garantendo coerenza tra pianificazione, produzione, rilascio dei prodotti e gestione del post-vendita. Ogni processo produttivo deve essere definito, monitorato e tracciabile, con responsabilità chiare e obiettivi misurabili.
La pianificazione delle attività include il controllo delle condizioni operative, la verifica delle materie prime, la sorveglianza degli impianti e la gestione dei DPI, delle varie fasi critiche.
Nella produzione alimentare, ciò si traduce anche nell’applicazione di requisiti di igiene, sicurezza alimentare e prevenzione delle contaminazioni. La prevenzione degli infortuni, degli impatti ambientali e delle deviazioni qualitative richiede una gestione integrata e sistematica, basata su procedure validate e su un controllo costante delle prestazioni operative.
Gestione delle emergenze
Un sistema di gestione integrato maturo prevede piani strutturati per affrontare le emergenze in ambito ambientale, sanitario, alimentare e di sicurezza sul lavoro. Le imprese della filiera alimentare devono predisporre misure preventive, identificare scenari di rischio e attivare procedure capaci di minimizzare i danni in caso di incidenti.
È fondamentale che siano definiti ruoli, responsabilità e modalità di comunicazione, anche verso l’esterno, per garantire una risposta rapida ed efficace. Le simulazioni periodiche permettono di testare l’efficacia dei piani e di verificarne la comprensione da parte del personale. La gestione delle emergenze, se ben integrata nel sistema, diventa una garanzia di continuità aziendale, affidabilità verso i clienti e rispetto per l’ambiente e la salute pubblica.
Misurazione delle performance
Il monitoraggio delle performance è uno strumento indispensabile per valutare l’efficacia del sistema di gestione integrato e individuare aree di miglioramento. Le aziende del settore alimentare devono pianificare e attuare attività di sorveglianza basate su dati oggettivi, misurazioni tecniche e valutazioni analitiche.
Le verifiche ispettive interne, le ispezioni in campo, le analisi di laboratorio, le tarature degli strumenti e la revisione dei dati operativi sono strumenti che permettono di raccogliere evidenze affidabili.
La gestione strutturata di questi indicatori consente di prevenire deviazioni, anticipare criticità e mantenere il sistema coerente rispetto agli obiettivi aziendali. Solo attraverso una misurazione sistematica e integrata delle performance è possibile sostenere il miglioramento continuo in modo efficace e documentabile.
Soddisfazione dei clienti
Nel sistema di gestione integrato, la soddisfazione dei clienti rappresenta un indicatore essenziale di efficacia e un elemento guida nella definizione delle strategie. Le imprese alimentari devono misurare con continuità il grado di conformità alle esigenze espresse e implicite dei propri clienti, siano essi distributori, trasformatori o consumatori finali.
La raccolta strutturata dei feedback, l’analisi delle segnalazioni, dei reclami e dei resi, insieme alla verifica dei requisiti contrattuali, permette di identificare rapidamente punti deboli e opportunità di miglioramento.
Integrare questi dati con gli altri indicatori di sistema consente di allineare i processi produttivi e gestionali alle aspettative del mercato, rafforzando la reputazione aziendale e la competitività nel lungo periodo.
Miglioramento continuo e riesame della direzione
Il miglioramento continuo è il principio fondante di un sistema di gestione integrato efficace. Le organizzazioni devono definire meccanismi strutturati per analizzare le non conformità, attuare azioni correttive, riesaminare i risultati e rilanciare obiettivi strategici in modo dinamico.
Il riesame della direzione rappresenta il momento in cui i vertici aziendali valutano in modo oggettivo le prestazioni del sistema nel suo complesso, considerando indicatori chiave, analisi dei rischi, conformità normativa, risultati degli audit e feedback delle parti interessate.
Questo processo alimenta il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), assicurando la coerenza del sistema con le evoluzioni normative, tecnologiche e di mercato. Solo un miglioramento strutturato, continuo e documentato consente all’impresa di restare competitiva, resiliente e orientata al valore.
Integrazione con gli standard GFSI
Nel settore alimentare, l’integrazione del sistema di gestione con gli standard riconosciuti dal Global Food Safety Initiative (GFSI) rappresenta un’opportunità per accedere a nuovi mercati, soddisfare richieste della grande distribuzione e rafforzare la fiducia dei clienti.
Gli standard GFSI, come quello per la certificazione BRCGS, certificazione IFS, certificazione FSSC 22000 e certificazione GlobalG.A.P., vanno oltre i requisiti della ISO 22000, fornendo schemi applicabili per tipologia di prodotto, livello di rischio e posizione nella filiera.
Sostituire o integrare la ISO 22000 con uno di questi standard consente una maggiore specificità nelle attività di controllo, audit, tracciabilità e food defense. BRCGS è largamente richiesto nei paesi anglosassoni e da molti retailer globali, IFS è prevalente nel mercato tedesco e francofono, FSSC 22000 è più diffuso nelle multinazionali e nei mercati emergenti, mentre GlobalG.A.P. si concentra sulla produzione primaria.
Inserire uno di questi standard nel sistema integrato facilita la coerenza normativa, riduce i costi di audit multipli e aumenta il valore competitivo dell’impresa.
Caratteristiche distintive degli standard GFSI
Gli standard GFSI non sono norme ISO, ma si fondano sui requisiti del Codex Alimentarius e si articolano in capitolati tecnico-organizzativi con elevato grado di dettaglio, specifici per il settore agroalimentare. Si differenziano per struttura, modalità di audit, criteri di valutazione, obbligatorietà di alcuni requisiti, livello di conformità richiesto e tipologia di prodotti coperti.
- BRCGS Food (Brand Reputation Compliance Global Standard) è uno standard britannico adottato a livello globale, richiesto da moltissimi distributori e catene GDO, focalizzato sul controllo del prodotto e del processo, con un sistema di rating post-audit (AA, A, B…).
- IFS Food (International Featured Standards) è uno standard tedesco-francese fortemente radicato in Europa continentale, particolarmente utilizzato in Italia, che enfatizza il sistema documentale, la gestione dei pericoli e il rispetto dei requisiti legali e contrattuali.
- FSSC 22000 (Food Safety System Certification) è uno schema basato su ISO 22000, ISO/TS 22002-x e requisiti aggiuntivi definiti dalla Foundation for Food Safety Certification, riconosciuto GFSI e indicato soprattutto per aziende che già operano in logica ISO.
- GlobalG.A.P. è uno schema tecnico per la produzione agricola primaria, orientato alla sostenibilità, alla tracciabilità e al rispetto delle buone pratiche agricole, spesso richiesto per prodotti freschi e ortofrutticoli destinati alla GDO internazionale.
Ultima Modifica by Federico Pucci
