Sistema di Gestione Integrato: che cosa è?

Sistema di Gestione Integrato: che cosa è?

L’implementazione e la certificazione di un sistema di gestione integrato è lo strumento per organizzare sistematicamente la conformità ed il miglioramento aziendale su più requisiti da rispettare, il più frequente è quello che trova le norme di certificazione ISO 9001, ISO 14001 ed ISO 45001 integrate.

Sistema di Gestione Integrato Implementazione Certificazione ed Audit

Molte volte l’adozione di un sistema di gestione integrato è la risposta alle richieste provenienti dalle catene di fornitura.

Oppure, il bisogno di raggiungere taluni obiettivi, punteggi per la partecipazioni a bandi di affidamento, o per lavorare con le PA.

Le inefficienze che spesso riscontriamo, nelle attività di consulenza e di audit, sono dovute ad implementazioni dei sistemi di gestione non integrati.

Avvenute in tempi differenti, utilizzando risorse interne, o esterne, non integrando i requisiti tra di loro. Creando spesso molta confusione ed un sistema ridondante.

Sistema di gestione integrato: quali possono essere le criticità?

L’applicazione di principi non omogenei dei requisiti, così da ritrovarsi una cattiva gestione del sistema di gestione integrato. Attuazione di sistemi indipendenti l’uno dall’altro, chiusi, a scapito di una efficace gestione sistemica di tutti i requisiti applicabili ed una grande perdita di tempo e denaro.

Un’organizzazione che abbia implementato un sistema di gestione integrato, sceglie di operare un taglio a tali inefficienze. Oltre ai sistemi di gestione integrati classici, ci sono altre tipologie di implementazioni e certificazioni:

  • Certificazioni multi site – l’implementazione e la certificazione di un sistema di gestione integrato e non in un’organizzazione che ha molteplici sedi dislocate sul territori.
  • Certificazioni di gruppo – l’implementazione e la certificazione di sistemi di gestione integrati e non di aziende facenti parte dello stesso gruppo con l’effettuazione da parte degli organi di certificazione di audit integrati non solo tra le norme ma tra le aziende. Oltre che migliorare gli aspetti comunicativi del gruppo ed allineare le metodiche di lavoro tra realtà facenti parte dello stesso gruppo, ci sarà un notevole risparmio dei costi per le verifiche.

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Sistemi di gestione integrati: quali sono i vantaggi?

Fino a poco tempo fa la differente struttura delle norme di certificazione non facilitava l’attuazione del sistema di gestione integrato. Durante le attività i differenti principi applicati cozzavano tra essi e si finiva con l’implementazione di procedure ridondanti nel sistema.

Con l’avvento della struttura HLS e del Risk Based Thinking, introdotto dalle revisioni delle norme per i sistemi di gestione,  queste criticità si sono livellate a favore di una gestione più omogenea delle norme. L’implementazione e la certificazione di un sistema integrato apporterà all’organizzazione i seguenti vantaggi:

  • Un’unica definizione del contesto aziendale, della politica e degli obbiettivi integrati;
  • Un’unica valutazione dei rischi applicabili e delle opportunità possibili per tutti i requisiti delle norme integrate;
  • Miglioramento della cultura aziendale delle risorse umane a tutti i livelli, competenti e consapevoli delle responsabilità e delle mansioni rispetto ai requisiti applicabili;
  • Miglioramento dell’efficacia alla risposta pro attiva alle situazioni impattanti;
  • Maggiore percezione e sensibilizzazione per il rispetto della cogenza anche nell’applicazione del modello gestionale organizzativo;
  • Unico sistema di monitoraggio e piano di audit riportante tutti i requisiti applicabili;
  • Una valutazione maggiore per la partecipazione a bandi e per le catene di fornitura;
  • Un abbattimento dei costi e dei tempi di certificazione da parte degli organismi di certificazione;
  • Dare un’immagine, a tutti gli steakholder, di organizzazione dinamica attenta al cliente, al lavoratore ed a tutti i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.

Come possiamo notare integrando ogni requisito dentro valutazioni del rischio ed informazioni documentate ci sarà un notevole risparmio, organizzativo e di tempo, per focalizzare le risorse là dove sia realmente necessario per il raggiungimento degli obbietti fissati dall’organizzazione.

La gestione e certificazione da parte dell’organismo di certificazione di un sistema di gestione integrato permetterà l’abbattimento dei costi dovuti alle verifiche ed all’utilizzo di risorse, auditor, con competenze e qualifiche in tutti gli schemi e settori da valutare.

Il sistema integrato sarà ancora più efficiente nei confronti dei requisiti applicabili realmente impattanti per l’organizzazione. E per quelli obbligatori.

Sistema integrato: quali sono gli step di implementazione?

Il lavoro che deve essere fatto per implementare un sistema di gestione integrato nell’organizzazione, deve essere effettuato da un team, da qualificare, che disponga delle competetene richieste dagli standard applicati.

Ovvero ci devono essere chiare competenze ed esperienza, non quella dei 30 anni di esperienza,  ma specifica sul sistema integrato e sui requisiti applicabili ad essi. Di seguito le norme che più spesso ritroviamo dentro in sistema di gestione integrato:

Questa precisazione teniamo a farla, in quanto spesso, molto spesso, si riscontrano sistemi progettati da una figura con una competenza tecnica, anche molto buona, in un senso per i requisiti applicabili, sommati ad un’sistemista’, per il quale è tutto uguale, il risultato di ciò?

Nove volte su dieci, perché è tutto tranne che avere un sistema efficiente, figuriamoci un sistema integrato.

Sistema di gestione integrato: attenzione alle competenze

Chi opera in questo modo lavora per poter far passare la verifica all’organizzazione, utile ovviamente, ma non va nella direzione della nostra consulenza, che punta al miglioramento e non ad un intrigo di procedure ed istruzioni assurde.

Creato il team di lavoro esterno ed interno, perché si lavora da due parti, si procederà con l’analisi dei punti forniti e deboli dell’organizzazione, la definizione del contesto e della politica. La valutazione dei rischi ed opportunità, sarà il fulcro su cui girerà tutto il sistema di gestione integrato, implementando informazioni documentate, monitoraggi, ed istruzioni la dove necessiti la gestione di un possibile aspetto impattante.

Redazione dei requisiti minimi per le risorse umane, nomina delle responsabilità e dei sostituti di mansione, assieme a tutti gli aspetti per il supporto della produzione e o dell’erogazione del servizio. Una vola implementati i requisiti delle norme del sistema integrato, ampliando le procedure per la conformità con le stesse, verrà definito un piano di audit  ed effettuata la selezione dell’organismo di certificazione accreditato.

Effettuato audit interno, riesame della direzione e verifica organismo di certificazione ed il gioco è fatto.

Il riesame della direzione, in questo aiutano i nuovi principi delle norme del sistema di gestione integrato, deve essere un hummus di dati da analizzare per decidere le azioni da intraprendere a livello organizzativo e strategico, non solo il riassunto spiccio di ciò che sia successo e due obbiettivi, i soliti, per l’anno prossimo.

Sistema integrato: come possiamo esserti d’aiuto?

Possiamo fornire consulenza mirate su ogni sistema di gestione integrato da implementare e o rivedere lavorando assieme all’azienda nell’effettuare i seguenti servizi:

  • Analisi del GAP iniziale per l’implementazione del sistema di gestione integrato o per la sua revisione rispetto ai requisiti richiesti dalle norme;
  • Definizione di un programma di lavoro per il sistema integrato;
  • Implementazione e o revisione del contesto dell’organizzazione, a seguito dell’analisi swot e della politica,
  • Effettuazione della valutazione dei rischi e delle opportunità per i requisiti e per le norme applicabili;
  • Formazione sistemica delle risorse umane e definizione delle mansioni e delle responsabilità;
  • Eventuali interventi strutturali richiesti dai requisiti, acquisti macchinari, manutenzioni, tarature, analisi e test di laboratorio;
  • Effettuazione di audit interno sui sistemi di gestione integrati implementati ed assistenza per la risoluzione di eventuali deviazioni;
  • Selezione e qualifica dell’organismo di certificazione accreditato;
  • Assistenza per riesame della direzione;
  • Assistenza durante la verifica, di pre audit se richiesto, o di rilascio certificazione dell’organismo selezionato;
  • Assistenza per la chiusura di eventuali non conformità, analisi della cause, scaturite dalla verifica dell’organismo di certificazione;
  • Assistenza annua on site ed a distanza per il mantenimento delle certificazione sui sistemi integrati.

Sistemi & Consulenze può, oltre che effettuare formazione interna alle risorse umane, formare figure qualificate per l’effettuazione degli audit interni, e degli audit di III parte.

Certificazione sistema integrato: quali sono i più comuni?

La scelta dell’implementazione e certificazione di un sistema di gestione integrato, da parte delle organizzazioni è sempre più presente, il sistema integrato che troviamo con più frequenza è quello sui requisiti della Qualità, Sicurezza, Ambiente, ai quali si appoggiano lo standard per la Responsabilità Sociale ed il Modello Organizzativo Gestionale.

Al sistema integrato, per le aziende appartenenti al comparto alimentare , ritroviamo anche gli standard di certificazione alimentare, per le organizzazioni energivore la norma per l’Energia, mentre per le realtà che si occupano di dati lo standard per la sicurezza delle informazioni.

Se vuoi Approfondire la tematica, o devi effettuare l’implementazione di un sistema di gestione integrato o vuoi migliorarne efficienza rispetto ai requisiti applicabili . Inviaci il modulo compilato per la redazione di un preventivo.

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