Che cosa è un sistema di gestione integrato?

Si definisce un sistema di gestione integrato, il sistema organizzativo gestionale che integra i requisiti di più norme e o standard di certificazione.

Uno strumento per organizzare sistematicamente la conformità ed il miglioramento degli obiettivi aziendali su più requisiti. Il più frequente, implementato dalle organizzazioni, è quello che trova le norme di certificazione ISO 9001, ISO 14001 ed ISO 45001 integrate.

Sistema di Gestione Integrato Implementazione Certificazione ed Audit

Spesso e volentieri, l’adozione di un sistema di gestione integrato è la risposta alle richieste provenienti dalle catene di fornitura, ricerca di maggiori punteggi utili per la partecipazione a bandi di affidamento, o per lavorare con le PA.

Effettuando una implementazione di questa tipologia, un’organizzazione, potrà muoversi su più ambiti, ottimizzando risorse e proteggendo la propria realtà.

Le inefficienze che spesso riscontriamo, nelle attività di consulenza e di audit, sono dovute ad implementazioni dei sistemi di gestione che in realtà non sono integrati.

Avvenute in tempi differenti, senza considerare, in questo caso le medesime filosofie dello norme. Tutto ciò, invece che creare efficienza, risulterà pesante, ridondante e gravolo nella quotidianità aziendale.

Perché hai bisogno di un sistema di gestione integrato?

Come già accennato l’implementazione di un sistema di gestione integrato, può apportare molti benefici. Ovviamente stiamo parlando di ambiti volontari, dove è l’impegno della direzione che fa la differenza.

Un sistema di gestione integrato potrà rispondere alle aspettative di tutti gli stakeholder, interni ed esterni, comprensivo di una ‘protezione’ aziendale in regime di L 231.

Di seguito le norme che più spesso ritroviamo dentro in sistema di gestione integrato:

Integrare i requisiti richiesti, metterà la tua organizzazione, in una situazione di vantaggio rispetto ai competitor, aumentando la tua reputazione, ed assicurazione della qualità, della sicurezza alimentare, ambiente e salute sicurezza sul lavoro.

Qualificandoti con la pubblica amministrazione, e facendoti godere di vantaggi fiscali ed assicurativi. Utilizzando le medesime informazioni documentate per più requisiti. Per esempio, in ambito di gestione delle risorse tecniche, una medesima informazione documentata per la manutenzione potrà gestire i requisiti di:

Quali sono gli obiettivi ed i vantaggi dei sistemi di gestione integrati?

L’obiettivo principale di un sistema di gestione integrato, è quello di portare la massima efficienza aziendale, gestendo molti requisiti in un unico sistema documentale e procedurale. Avendo la capacità di valutare secondo più sfaccettature un processo, la tua organizzazione potrà godere di molteplici vantaggi.

L’implementazione e la certificazione di un sistema integrato potrà apportare alla tua organizzazione i seguenti vantaggi:

  • Un’unica definizione del contesto aziendale, della politica e degli obbiettivi integrati;
  • Un’unica valutazione dei rischi applicabili e delle opportunità possibili per tutti i requisiti delle norme integrate;
  • Miglioramento della cultura aziendale delle risorse umane a tutti i livelli, competenti e consapevoli delle responsabilità e delle mansioni rispetto ai requisiti applicabili;
  • Miglioramento dell’efficacia alla risposta pro attiva alle situazioni impattanti;
  • Maggiore percezione e sensibilizzazione per il rispetto della cogenza anche nell’applicazione del modello gestionale organizzativo;
  • Unico sistema di monitoraggio e piano di audit riportante tutti i requisiti applicabili;
  • Una valutazione maggiore per la partecipazione a bandi e per le catene di fornitura;
  • Abbattimento dei costi di gestione interni dovuti a sprechi ed inefficienze;
  • Creazione di un ambiente di lavoro sano che conseguentemente migliorerà la qualità e quantità produttiva;
  • Proteggere la tua azienda ed il tuo investimento;
  • Creare dei rapporti di fiducia con i clienti, potendogli assicurare la loro massima soddisfazione, con il rispetto di altri requisito importantissimi;
  • Un abbattimento dei costi e dei tempi di certificazione da parte degli organismi di certificazione;
  • Dare un’immagine, a tutti gli steakholder, di organizzazione dinamica attenta al cliente, al lavoratore ed a tutti i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.

Come possiamo notare integrando ogni requisito dentro valutazione del rischio ed informazioni documentate ci sarà un notevole risparmio, organizzativo e di tempo, per focalizzare le risorse là dove sia realmente necessario per il raggiungimento degli obbietti fissati dall’organizzazione.

La gestione e certificazione da parte dell’organismo di certificazione di un sistema di gestione integrato permetterà l’abbattimento dei costi dovuti alle verifiche ed all’utilizzo di risorse, auditor, con competenze e qualifiche in tutti gli schemi e settori da valutare.

Il sistema integrato sarà ancora più efficiente nei confronti dei requisiti applicabili realmente impattanti per l’organizzazione. E per quelli obbligatori.

Quali possono essere le criticità di un sistema di gestione integrato?

Fino a poco tempo fa la differente struttura delle norme di certificazione non facilitava l’attuazione del sistema di gestione integrato. Durante le attività. i differenti principi applicati cozzavano tra essi e si finiva con l’implementazione di procedure ridondanti nel sistema.

L’applicazione di principi non omogenei dei requisiti, così da ritrovarsi una cattiva gestione del sistema di gestione integrato. Attuazione di sistemi indipendenti l’uno dall’altro, chiusi, a scapito di una efficace gestione sistemica di tutti i requisiti applicabili ed una grande perdita di tempo e denaro.

Con l’avvento della struttura HLSe del Risk Based Thinking, introdotto dalle revisioni delle norme per i sistemi di gestione,  queste criticità si sono livellate a favore di una gestione più omogenea delle norme.

Un’organizzazione che abbia implementato un sistema di gestione integrato, sceglie di operare un taglio a tali inefficienze. Oltre ai sistemi di gestione integrati classici, ci sono altre tipologie di implementazioni e certificazioni aziendali:

  • Certificazioni multi site – l’implementazione e la certificazione di un sistema di gestione integrato e non in un’organizzazione che ha molteplici sedi dislocate sul territorio.
  • Certificazioni di gruppo – l’implementazione e la certificazione di sistemi di gestione integrati e non di aziende facenti parte dello stesso gruppo con l’effettuazione da parte degli organi di certificazione di audit integrati non solo tra le norme ma tra le aziende. Oltre che migliorare gli aspetti comunicativi del gruppo ed allineare le metodiche di lavoro tra realtà facenti parte dello stesso gruppo, ci sarà un notevole risparmio dei costi per le verifiche.

Quali sono gli step di implementazione di un sistema di gestione integrato?

Il lavoro che deve essere fatto per implementare un sistema di gestione integrato nell’organizzazione, deve essere effettuato da un team che disponga delle competetene richieste dai requisiti da applicare.

Ovvero, ci devono essere chiare competenze ed esperienza, non quella dei 30 anni di esperienza,  di programmini e fotocopie trovate in rete, ma specifica sul sistema integrato, e sui requisiti applicabili al contesto aziendale.

Questa precisazione teniamo a farla, in quanto spesso, molto spesso, si riscontrano sistemi progettati da una figura con una competenza tecnica, anche molto buona, in un senso per i requisiti applicabili, sommati ad un’sistemista’, per il quale è tutto uguale, il risultato di ciò?

Nove volte su dieci, perché è tutto tranne che avere un sistema efficiente, figuriamoci un sistema integrato, l’azienda è schiava di documentazione IMBARAZZANTE che non la aiuta nella gestione, e magari è solo importante per taluni organismi di certificazione che puntano solo a riepmpire chech

Sistema di gestione integrato: attenzione alle competenze

Chi opera in questo modo lavora per poter far passare la verifica all’organizzazione, utile ovviamente, ma non va nella direzione della nostra consulenza, che punta al miglioramento e non ad un intrigo di procedure ed istruzioni assurde.

Vediamo come dovresti muoverti:

Creato il team di lavoro esterno e o interno, perché si lavora da due parti, si procederà con l’analisi dei punti forniti e deboli dell’organizzazione, la definizione del contesto e della politica.

La valutazione dei rischi ed opportunità, sarà il fulcro su cui girerà tutto il sistema di gestione integrato, implementando informazioni documentate, monitoraggi, ed istruzioni là dove necessiti la gestione di un possibile aspetto impattante.

We…..la valutazione dei rischi ed opportunità NON e’ il DVR o il manuale HACCP o una valutazione ambientale iniziale!!!!!! E queste cose puoi anche copicchiarle in rete, ma difficilmente metteranno in conformità l’azienda!!

Redazione dei requisiti minimi per le risorse umane, nomina delle responsabilità e dei sostituti di mansione, assieme a tutti gli aspetti per il supporto della produzione e o dell’erogazione del servizio. Una volta implementati i requisiti delle norme del sistema integrato, ampliando le procedure per la conformità con le stesse, verrà definito un piano di audit ed effettuata la selezione dell’organismo di certificazione accreditato.

Effettuato audit interno, riesame della direzione e verifica organismo di certificazione ed il gioco è fatto.

Il riesame della direzione, in questo aiutano i nuovi principi delle norme del sistema di gestione integrato, deve essere un hummus di dati da analizzare per decidere le azioni da intraprendere a livello organizzativo e strategico, non solo il riassunto spiccio di ciò che sia successo e due obbiettivi, i soliti, per l’anno prossimo.

Quale è la più comune certificazione del sistema di gestione integrato?

La scelta dell’implementazione e certificazione di un sistema di gestione integrato, da parte delle organizzazioni è sempre più presente, il sistema integrato che troviamo con più frequenza è quello sui requisiti della Qualità, Sicurezza, Ambiente, ai quali si appoggiano lo standard per la Responsabilità Sociale ed il Modello Organizzativo Gestionale.

Al sistema integrato, per le aziende appartenenti al comparto alimentare , ritroviamo anche gli standarddi certificazione alimentare, per le organizzazionienergivore la norma per l’Energia, mentre per le realtà che si occupano di dati lo standard per la sicurezza delleinformazioni.

Sistema integrato: come possiamo esserti d’aiuto?

Con in nostro team, possiamo fornire consulenza mirate su ogni sistema di gestione integrato da implementare e o rivedere lavorando assieme all’azienda nell’effettuare i seguenti servizi:

  • Analisi del GAP iniziale per l’implementazione del sistema di gestione integrato o per la sua revisione rispetto ai requisiti richiesti dalle norme;
  • Definizione di un programma di lavoro per il sistema integrato;
  • Implementazione e o revisione del contesto dell’organizzazione, a seguito dell’analisi swot e della politica,
  • Effettuazione della valutazione dei rischi e delle opportunità per i requisiti e per le norme applicabili;
  • Formazione sistemica delle risorse umane e definizione delle mansioni e delle responsabilità;
  • Eventuali interventi strutturali richiesti dai requisiti, acquisti macchinari, manutenzionitaratureanalisi e test di laboratorio;
  • Effettuazione di audit interno sui sistemi di gestione integrati implementati ed assistenza per la risoluzione di eventuali deviazioni;
  • Selezione e qualifica dell’organismo di certificazione accreditato;
  • Assistenza per riesame della direzione;
  • Assistenza durante la verifica, dipre auditse richiesto, o di rilascio certificazione dell’organismo selezionato;
  • Assistenza per la chiusura di eventuali non conformità, analisi delle cause, scaturite dalla verifica dell’organismo di certificazione;
  • Assistenza annua on site ed a distanza per il mantenimento della certificazione sui sistemi integrati.

Sistemi & Consulenze può, oltre che effettuare formazione interna alle risorse umane, formare figure qualificate per l’effettuazione degli audit interni, e di seconda parte, secondo la norma ISO 19011, e per gli auditordi III parte.

Possiamo anche, durante il periodo contrattuale, ricoprire l’incarico di responsabile di sistema.

Contattandoci potremmo fornirti tutte le informazioni inerenti alle tempistiche di ottenimento, ed ai costi dell’implementazione del sistema di gestione integrato.

federico pucci sistemi e consulenze

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