Parti Interessate: Quali sono le Aspettative e gli Obiettivi?

Parti Interessate: Quali sono le Aspettative e gli Obiettivi?

Le parti interessate dell’organizzazione, comunemente definite stakeholder, possono essere interne ed esterne. Sono tutte quei fattori umani e non che sono interessati, o possono influenzare l’organizzazione.

Parti interessate dell'organizzazione

Una delle principali novità introdotte dalle norme ISO di certificazione per i sistemi di gestione, è la richiesta della comprensione e definizione degli obiettivi ed aspettative delle parti interessate dell’organizzazione o stakeholder.

La corretta gestione degli aspetti correlati alle parti interessate interne ed esterne, sono un elemento essenziale per il raggiungimento degli obiettivi prefissati di un sistema. Le versioni precedenti delle norme non riportavano il medesimo focus su questi fattori, ci si limitava a definire degli obiettivi in linea generale.

Con l’ingresso dei requisiti per l’analisi e la definizione del contesto dell’organizzazione, è stato fisiologico rendersi conto dei fattori, interni ed esterni, che possono influenzare direttamente o indirettamente l’organizzazione nel suo operato e viceversa.

Nonché  la necessità di definire quelle che fossero le aspettative di tutte le parti interessate dell’organizzazione.

Le strutture organizzative implementate di nuova generazione si basato sui concetti della pro attività, perché le organizzazioni hanno la necessità di saper analizzate tutti i possibili fattori impattanti della propria realtà e dei mercati, quelli da consolidare e da aprire.

Il sistema implementato in azienda deve essere adatto ad un’azienda viva, che si muove, ed attenta ai propri rischi ed a cogliere opportunità di mercato. Tutte le organizzazioni hanno parti interessate e la loro rilevanza sarà uno degli output dell’analisi del contesto.

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Parti interessate dell’organizzazione: perché devi comprenderle?

Intanto partiamo con il definire chi sono le parti interessate interne ed esterne all’organizzazione. Uno stakeholder è una persona o gruppo di persone, entità, che abbia interessi e o possa essere influenzato dall’operare e dalle performance dell’organizzazione. Le parti interessate si suddividono in due categorie:

  • Interne: sono quelle persone e o gruppo che possa avere un impatto e delle aspettative dall’operato dell’organizzazione. Dipendenti suddivisi per le varie mansioni, la proprietà, eventuali soci, ecc;
  • Esterne: sono persone, gruppi ed entità che possono avere un impatto e delle aspettative nei confronti dell’operato dell’organizzazione. Clienti, Fornitori, Competitor, Sindacati, Organismi di controllo e certificazione, società, ecc;

Durante la fase di analisi e valutazione del contesto, dovranno essere state individuate tutte quelle figure, gruppi, realtà,  che posano influire gli obbiettivi dell’organizzazione e che possano avere delle aspettative da essa.

Gli stakeholder che avranno un’importanza maggiore saranno quelli che possono avere un impatto sulla continuità lavorativa, sui requisiti obbligatori e sulle norme di certificazione implementate.

Come devi definire le aspettative?

Una volta che dall’analisi del contesto sia scaturita l’individuazione delle parti interessate dell’organizzazione, le stesse dovranno essere classificate. Deve essere definito chiaramente come le parti interessate interne ed esterne si relazionano con l’organizzazione, se possono avere o hanno delle responsabilità, se possono influenzarne i processi, se sono dei sottoposti ad essa.

Definire una soglia di importanza ed impatto. Le aspettative e le azioni per raggiungerle. Dopo aver effettuato questa classificazione dovranno essere riportate e collocate nell’analisi dei rischi ed opportunità. Definendo:

  • Definizione degli obbiettivi e dei loro indicatori più a focus nei processi dell’organizzazione;
  • Individuazione delle relazioni dei processi. Importante perché non tutti hanno lo stesso impatto sull’organizzazione, quindi per non definire delle sovradimensionate risorse su parti interessate secondarie che in realtà non hanno impatti sugli obbiettivi dell’organizzazione.

Il successivo step sarà quello di definire gli obiettivi e le aspettative, comprendendo le azioni per il raggiungimento di questi obiettivi. L’organizzazione dovrà procedere a:

  • Individuare le risorse, economiche, tecniche, umane, comunicative, strutturali, per far si che gli obbiettivi e le aspettative degli stakeholder siano assolte;
  • Definire le modalità e frequenza di misurazione di questi target, i limiti e gli indicatori;
  • Definire le responsabilità sui monitoraggi e sulle azioni da intraprendere in caso di superamento dei limiti o dei target specifici;
  • Definire le vie di comunicazione con le parti interne ed esterne;
  • Inserire il criterio negli audit interni;
  • Valutare almeno annualmente, e o con una frequenza minore in caso di modificate realtà, durante il riesame della direzione per verificare la coerenza o la necessità di una nuova valutazione.

La definizione delle parti interessate interne ed esterne e delle loro aspettative è uno dei principi che aiutano l’organizzazione alla definizione di obbiettivi più coerenti ed ad avere  una gestione più responsabile.

I criteri applicabili agli obbiettivi ed aspettative delle parti interessate ovviamente cambieranno anche in funzione delle norme di certificazione implementate.

Ci potrà essere un focus maggiore sui clienti, sui dipendenti per la salute e sicurezza sul lavoro,  sui consumatori per la sicurezza alimentare, sulle tematiche e sostenibilità ambientale e su tutti i requisiti ai quali un’organizzazione lo applichi, a seconda del contesto e delle norme o standard di certificazione adottati.

Se sei interessato alla tematica della comprensione sulle parti interessate dell’organizzazione e o se devi effettuare l’analisi e valutazione del contesto della tua realtà.

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