Mancato rispetto delle procedure implementate

Se la tua azienda ha difficoltà a convincere gli addetti a seguire le procedure implementate, tranquillo non sei il solo. Che queste si riferiscano ha requisiti di sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente o qualità è indifferente.

È uno dei fattori più difficili da far comprendere soprattutto quando c’è una scarsa cultura aziendale, che non significa che non sei in grado di far funzionare la tua azienda.

La gran parte delle volte dipende dal fatto che non è stato fatto comprendere il “perché” si debbano effettuare determinate attività.

Quando si prende la patente si supera l’esame di teoria e dopo si devono eseguire addestramenti per superare l’esame di pratica e ricevere la patente.

Il fattore competenza è troppo spesso correlato solamente al primo concetto, l’attestato. Tanti attestati = Tanta competenza. Non c’è cosa più sbagliata.

Andiamo sul pratico:

• Per un operatore sarà più importante conoscere i patogeni che sviluppano a una certa temperatura e condizione, oppure essere addestrato sul corretto utilizzo pratico di prodotti e processi per la sanificazione?
• Per un operatore sarà più importante conoscere le sanzioni per il corretto utilizzo di un DPI di III categoria oppure essere addestrato sul loro corretto utilizzo?

La risposta è molto semplice ed evidente. Ovvio che una cultura generale sia fondamentale e alla base, ma deve essere affiancata dalla parte più importante, l’addestramento reale e la verifica dell’efficacia.

Procedure implementate: cosa sono e a cosa servono

Che cosa è una procedura? Una procedura può riferirsi a tutti i settori e contesti aziendali, definisce un processo, comprensivo di riferimenti, responsabilità, competenza e attività necessarie per ottenere il risultato desiderato.

Nelle aziende odierne ne vengono implementate svariate a seconda della tipologia e complessità della medesima. Sono frutto di valutazioni dei rischi e permettono di mitigare o prevenire i pericoli identificato, od obiettivi da raggiungere.

Pertanto non rispettare quanto definito, in poche parole, non fornisce la certezza del raggiungimento degli obiettivi.

Obiettivi che possono essere commerciali, qualitativi ma anche di compliance. Risultato? Richiamare alimenti pericolosi sul mercato, non proteggere la sicurezza degli operatori, danneggiare l’ambiente, danni all’organizzazione, etc…

Perché avviene tutto ciò? La gran parte delle volte avviene perché il sistema documentale implementato per assicurare la compliance ai requisiti è relegato negli uffici qualità.

Una prova di stile utile per gli organismi di certificazione, organi competenti che gratifica chi lo ha redatto ma non sempre coerente con quanto realmente fa l’azienda.

Fattori impattanti sulle procedure implementate

Partendo dai fattori esterni impattanti sul mancato rispetto delle procedure implementate possiamo citarne i tre che riteniamo più importanti:

• Formatori. Selezionati talvolta su prezzo, o sulla bravura di fare formazione generica e contratta a basso costo. La ricerca dell’attestato che richiede la legge che non assolve ne gli obblighi, ne fornisce efficienza specifica sui rischi e sui processi aziendali.
• Normative. Ufficio complicazione cose semplici. Per la legge italiana è più importante fare formazione a un operaio su un articolo di legge invece che fornirlo di competenze operative, visto ad esempio che difficilmente si porterà via una mano in tribunale. Un altro fattore sono le belle regole regionali e talvolta locali creano una gran confusione e ne rimettono i requisiti.
• Datori di lavoro. Basta fare quello che dice la legge. Servizi a basso costo. La burocrazia, senza rendersi conto che fare quanto di necessario è un obbligo davanti al magistrato e al mercato.

I fattori interni che scaturiscono nel mancato rispetto delle procedure implementate più importanti possono essere riassunti:

• Pregiudizio ottimistico. Il pregiudizio ottimistico si verifica quando il personale crede che “non accadrà ”. In questa situazione, il personale sottovaluta la probabilità di eventi negativi.
• Illusione di controllo. L’illusione del controllo è la convinzione che “nulla è andato storto in passato quando le regole non sono state seguite”.
• Dissonanza cognitiva. La dissonanza cognitiva si verifica quando un membro del personale sa che sta facendo qualcosa di sbagliato, ad esempio non seguendo le procedure del settore alimentare, ma cercherà quindi di giustificare le proprie azioni con una cosiddetta ragione “buona”.
• Ambivalenza attitudinale. L’ambivalenza attitudinale è la convinzione che “ci siano questioni più importanti”.
• Disattenzione. Musica, cuffiette, telefono. Tutti comportamenti che non vengono considerati ma che distolgono le persone da seguire correttamente le attività.

Che cosa dovrei fare per assicurare il rispetto delle procedure implementate?

Iniziamo con il dire che il rispetto delle procedure implementate parte dalla direzione. Se la direzione non si rende conto che tutto è fondamentale proprio a protezione della propria azienda, oltre che per il rispetto dei requisiti, difficilmente si potrà raggiungere questo obiettivo.

La strategia che deve essere perseguita deve essere atta a cambiare la cultura aziendale, ecco alcuni suggerimenti:

• Istruzione e formazione. Forma, e addestra i dipendenti in modo da comprendere perché le procedure sono importanti e sottolinea l’impatto della non conformità. Potrebbe essere necessario includere importanti procedure aziendali per la conformità ai requisiti applicabili come parte di qualsiasi formazione di aggiornamento. La formazione deve rimarcare l’impatto sui consumatori, ambiente o sui lavoratori anche utilizzando esempi reali.
• Fornisci sicurezza psicologica. La sicurezza psicologica è la convinzione che non sarai punito o umiliato per aver espresso idee, domande, preoccupazioni o errori. Prevedendo comportamenti errati.
• Rendi le tue procedure accessibili a tutto il personale interessato. Avere procedure scritte aiuta anche a garantire la coerenza.
• Premiare la conformità e guida i ritardatari. Premi e riconoscimenti per la conformità sono un grande fattore motivante per il personale.
• Implementare un hub di innovazione. Incoraggiare il personale a suggerire modi per migliorare la procedura. Ciò non solo può fornire responsabilità, ma può aiutare il personale a essere più coinvolto nel proprio lavoro.
• Comunicazione. Una buona comunicazione è fondamentale in ogni relazione, e questo non è diverso dalle relazioni tra i tuoi colleghi. Non importa se sei l’amministratore delegato o l’addetto alle pulizie, la comunicazione deve essere chiara e inequivocabile.
• Assumi formatori veri. Non ti fermare a chiedere all’amico dell’amico ma assumi persone che abbiano esperienza reale sul tuo settore. I famosissimi 30 anni di esperienza sono inutili. Informati sulle metodiche di formazione e contempla la tua formazione.
• Istituisci un monitoraggio. Non fermarti a definire e formare. Valuta il livello della tua azienda e definisci obiettivi di miglioramenti. Responsabilità e nomina risorse per il monitoraggio attivo del rispetto delle procedure implementate.
• Riesamina periodicamente. Riesamina almeno annualmente il rispetto dei requisiti e adotta attività di miglioramento. Se non vi fossero: catalizzale!!
• Condivisione. Condividi successi, insuccessi, strategie e rischi, questo permetterà di migliorare la partecipazione dei lavoratori e la consapevolezza di ogni mansione.
• Mantieniti aggiornato. L’azienda sei tu. I consulenti esterni sono molto utili ma non puoi demandare la tua quotidianità a chi sarà presente in azienda a cadenza mensile.

Una cultura del lavoro proattiva è alla base del successo del sistema di gestione aziendale, avendo un impatto diretto sul morale del personale, sul rispetto delle procedure implementate, dei requisiti e sulla nostra capacità di far fronte al cambiamento.

Costruire una cultura positiva sul posto di lavoro può sembrare un compito arduo, ma con un po’ di conoscenza puoi iniziare. Cominciamo dalle basi.