Informazioni documentate

Le informazioni documentate sono la totalità della struttura documentale, procedure, istruzioni operative, moduli di registrazione, necessaria allo svolgimento ed alla valutazione dei processi aziendali. Le fonti sono le informazioni necessarie per la definizione della documentazione i cui sopra.

Le informazioni documentate sono essenzialmente, l’insieme delle regole necessarie per la progettazione, gestione e la misurazione dei processi aziendali, comprensive di tutte le evidenze necessarie rispetto al proprio contesto aziendale.

La gestione ed aggiornamento delle fonti, invece, è quel processo, che fa parte della fase di pianificazione o revisione del sistema, o di una valutazione dei rischi, necessario per la raccolta delle informazioni, che saranno utili alla definizione dei requisiti da applicare.

Informazioni documentate: perché sono importanti?

Definire una efficace ed ordinata procedura di gestione delle informazioni documentate, è alla base di qualsiasi sistema di gestione, e sarà tanto complessa, quanto sarà complessità un’organizzazione. Quanto sia importante questo processo, lo si comprende grazie all’inserimento della clausola al punto 7, in tutte le norme di certificazione, che adottano un sistema HSL.

Supporto appunto. Una struttura documentale a supporto di ogni processo aziendale. Oltre l’uomo, o la mansione. Una chiara guida di come si debbano svolgere i vari processi, leggibile, e comprensibile, da ogni parte interessata interna.

La semplice regola di base da seguire è: “Si scrive quello che si esegue e si esegue quello che si è scritto”.

Concetto molto semplice, ma spesso, ci ritroviamo a nuotate un mare di carta di documenti di sistema. Che ben si discosta da quella che è l’idea ed il genio della proprietà. Infatti, a causa di inefficaci applicazioni, o scarse integrazioni, dei requisiti di regolamenti obbligatori o norme di certificazione, ci ritroviamo un intreccio di documenti ridondanti e dispersivi.

Che non solo creano inefficienza nel sistema, ma che non sono di nessun ausilio ai monitoraggi nei confronti di processi e requisiti. Si può scegliere di avere un manuale per la qualità guida, o tutta una serie procedure ed istruzioni. E’ l’azienda che definirà quello che sarà importante, e come chiamarlo.

Finalmente, con le nuove norme, insomma, si va alla ciccia!! I documenti devono essere fruibili con semplicità, tracciabili, e devono essere essenziali a tutte le evidenze, regolamentazione e monitoraggi, che necessita l’azienda.

SOPRATTUTTO!!! La documentazione è un know how aziendale, non è ne di proprietà, ne un trattato di orgasmica filosofia di consulenti o risorse esterne.

Gestione delle informazioni documentate: quale è la gerarchia?

Perché ci sia un senso nella gestione delle informazioni documentate deve essere definita una gerarchia, sebbene le ultime revisione delle norme sui sistemi di gestione, tendono ad appianare questo aspetto, noi riteniamo che sia importante, ma comprendiamo che fosse arrivato il momento di effettuare una pulizia documentale.

Pulizia documentale in quanto, in attività di consulenza o di audit da parte degli organismi di certificazione, non si comprendeva più né la gerarchia della struttura documentale, ne il valore dei contenuti degli stessi documenti. Consigliamo di definire una gerarchia come segue:

• Manuale qualità – la fotografia dell’azienda dalla mappatura ed interazione dei processi, la struttura aziendale e la descrizione di tutte le fasi di processo facendo riferimento alle procedure specifiche;
• Procedure – la definizione dello scopo di ogni fase di processo, con annessi requisiti applicabili, responsabilità, modalità di esecuzione della fase e tutte le definizioni annesse, può fare riferimento ad istruzioni operative qualora necessiti per gli addetti una guida per la sua esecuzione, ed a moduli di registrazione qualora vi siano controlli di processo importanti per i requisiti applicabili, qualità, ambiente, sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, dati, ecc;
• Istruzioni Operative – guide pratiche scaturite dalle procedure applicate a determinate fasi di processo considerate impattanti per il raggiungimento degli obbiettivi, esempio lo sono, manutenzioni, sanificazioni, misurazioni in genere, ecc;
• Moduli di Registrazione – i documenti dove si registrano le evidenze dei monitoraggi effettuati così come descritti dalle procedure, che devono riportare le firme di chi effettua il monitoraggio e del responsabile della procedura/qualità;
• Allegati – che possono comprendere capitolati, fonti e documenti esterni, valutazione dei rischi, ecc.

Documenti di sistema: come devi procedere?

L’organizzazione, e deve essere considerato un vero e proprio prerequisito, in fase di progettazione o di revisione dei proprio sistema, dovrà implementare una efficace procedura di gestione delle informazioni documentate, seguendo quelle che per noi sono le fasi fondamentali:

• Progettazione – la parte preventiva di progettazione del sistema, la procedura di gestione delle fonti necessarie per definire i criteri applicabili. La definizione dei documenti di sistema necessari per il suo corretto funzionamento della quotidianità aziendale, devono essere definiti tutti i criteri, in questo viene in aiuto l’analisi del contesto e dei rischi opportunità;
• Formazione ed approvazione – ogni informazione documentata deve essere approvata dalle figure di responsabilità, definite dall’organigramma e mansionario aziendale, nonché dalla direzione generale. Deve essere effettuata una formazione specifica sulle procedure, istruzioni, moduli alle risorse utilizzate in tali procedure;
• Distribuzione – fondamentale, per avere una tracciabilità documentale, definire una distribuzione controllata della documentazione;
• Identificazione – l’azienda deve implementare una procedura specifica per la gestione dei documenti e delle informazioni documentate, definendone le responsabilità, deve essere definita la modalità di identificazione del documento, la revisione, e la distribuzione a tutte le parti interessate. Sarà necessaria la redazione di un elenco documenti approvati portante scopo del documento, revisione, data di approvazione e responsabilità;
• Aggiornamento – devono essere definite le modalità e la frequenza di reperimento ed aggiornamento delle fonti per i requisiti applicabili. Contestualmente le modalità di aggiornamento delle informazioni documentate della loro distribuzione e o sostituzione e l’identificazione dei documenti considerati obsoleti;
• Archiviazione – l’organizzazione deve definire le modalità, la tempistica e le responsabilità dell’archiviazione di tutti i documenti di sistema, seguendo anche i principi di leggibilità, immodificabilità e reperibilità;
• Eliminazione – Devono essere definite chiare, soprattutto per quei documenti che possono riportare dati, come definito dal regolamento GDPR, le metodologie di eliminazione dei documenti di sistema obsoleti.

Gestione ed aggiornamento delle fonti: che cos’è?

La gestione ed aggiornamento delle fonti spesso viene dimenticata. Pare, leggendo i documenti, che ad un tratto l’organizzazione abbia implementato un sistema di gestione. Dandosi delle regole, definendo azioni per raggiungere gli obiettivi. Ma avrà preso spunto da qualcosa? No?

Ciò da cui ha preso spunto, il management per la creazione del sistema sono le fonti. Leggi, regole, regolamenti, linee guida, albi e siti internet governativi. Tutti quei ‘luoghi’. dove ha potuto recepire informazioni, criteri, su cui progettare il sistema di gestione. Le fonti non solo solo importanti per la nascita di un sistema.

Infatti sono anche alla base di una valutazione dei rischi. Nella raccolta delle informazioni inerenti ad un pericolo, agli accadimenti storici, fonti biografiche ed altro.

Le fai di gestione ed aggiornamento delle fonti possono essere riassunte:

• Raccolta iniziale. Come abbiamo visto nella fase di progettazione di un sistema, o in qualsiasi attività di valutazione o di progettazione di un bene e servizio. Devono essere definite delle fonti ufficiali e rappresentative rispetto ai requisiti da rispettare, che possono comprendere: norme volontarie, sicurezza alimentare, food fraud, food defense, sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy, ecc;
• Definizione delle frequenze di monitoraggio. Nel processo deve essere definito ogni quanto verrà effettuato il monitoraggio per la verifica della conformità dei requisiti applicabili. Possono anche essere acquistati servizi esterni di news, per restare aggiornati. Per esempio le organizzazioni che sono certificate con gli standard di certificazione BRC, ed IFS, godono di periodici aggiornamenti normativi;
• Definizione delle responsabilità di monitoraggio. Figura responsabile della verifica e dell’aggiornamento del sistema secondo gli aggiornamento normativi, che può anche essere una figura esterna;
• Aggiornamento ed implementazione nel sistema.

Nelle organizzazioni più semplici, l’aggiornamento delle fonti e gli aggiornamenti normativi, così come la coerenza documentale, viene effettuata in sede di riesame della direzione.

Esempi di siti che possono essere utilizzanti per le fonti e per gli aggiornamenti normativi possono essere:

• EFSA. Autorità europea per la sicurezza alimentare;
• GFSI. Global Food Safety Initiative;
• BRCGS. Sito del proprietario dello standard di certificazione BRC:
• IFS. Sito proprietario dello standard di certificazione IFS;
• Salute Gov. Ministero della Salute Italiano;
• Safety Gov. Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali;
• ISPRA. Istituto per la protezione e la ricerca ambientale;
• VVF. Corpo dei Vigili del Fuoco;
• Privacy. Sito Garante della Privacy;
• ANAC. Autorità Nazionale Anticorruzione;
• RASFF. Portale comunitario allerte rapide alimentari;
• Food fraud Network. Portale comunitario frodi alimentari;
• UNI. Ente normatore;
• Accredia. Ente di accreditamento;
• Ordini ed albi nazionali:
• Associazioni di categoria.

Questi sono solamente alcuni dei siti che possono essere utilizzati per reperire fonti, e verificare gli aggiornamenti per la compliance ai requisiti. Requisiti che possono cambiare da azienda ad azienda a seconda del contesto di appartenenza.

Come per la gestione dei documenti, anche quella delle fonti è uno dei requisiti obbligatori per la compliance rispetto ai requisiti obbligatori applicabili, ed alle norme di certificazione volontaria adottati in azienda.