Che cosa sono le fonti e le informazioni documentate?

Le informazioni documentate sono la totalità dei documenti, procedure, informazioni documentate, moduli di registrazione necessari allo svolgimento ed alla valutazione dei processi nel sistema aziendale. Le fonti sono le informazioni che ci hanno aiutato a definire i regolamenti aziendali.

Informazioni Documentate Procedura e Gestione delle Fonti e Documenti

Qualsiasi organizzazione per poter essere efficiente deve saper gestire i propri processi, definire e monitorare la propria direzione sia dal punto di vista operativo sia documentale.

Una efficiente procedura di gestione delle informazioni documentate, e delle fonti, sarà fondamentale per la creazione di una struttura documentale da seguire durante le fasi operative e di valutazione dei processi aziendali.

Le fonti e le informazioni documentate sono essenzialmente l’insieme delle regole necessarie per la progettazione, gestione e la misurazione dei processi aziendali, comprensive di tutte le evidenze necessarie rispetto al proprio contesto.

Gestione informazioni documentate: cosa dovrei creare?

L’aspetto della gestione delle informazioni documentate e delle fonti è alla base di qualsiasi sistema di gestione e sarà complesso in base alla complessità dell’organizzazione. La semplice regola di base da seguire è:

“Si scrive quello che si esegue e si esegue quello che si è scritto”

Concetto molto semplice, ma spesso, ci ritroviamo a nuotate un mare di carta di documenti di sistema. Che ben si discosta da quella che è l’idea ed il genio della proprietà. Infatti, a causa di inefficaci applicazioni, o scarse integrazioni, dei requisiti di regolamenti obbligatori o norme di certificazione, ci ritroviamo un intreccio di informazioni documentate ridondanti e dispersive. Che non solo crea inefficienza nel sistema, ma non monitora adeguatamente gli aspetti ritenuti impattanti in base al proprio contesto. E le fonti? Bhe le fonti le sa il consulente!!

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Gestione delle informazioni documentate: quale è la gerarchia?

Perché ci sia un senso nella gestione delle informazioni documentate deve essere definita una gerarchia, sebbene le ultime revisione delle norme sui sistemi di gestione, tendono ad appianare questo aspetto, noi riteniamo che sia importante, ma comprendiamo che fosse arrivato il momento di effettuare una pulizia documentale.

Pulizia documentale in quanto, in attività di consulenza o di audit da parte degli organismi di certificazione, non si comprendeva più né la gerarchia dei documenti di sistema, ne il valore dei contenuti degli stessi documenti. Consigliamo di definire una gerarchia come segue:

  • Manuale qualità – la fotografia dell’azienda dalla mappatura ed interazione dei processi, la struttura aziendale e la descrizione di tutte le fasi di processo facendo riferimento alle procedure specifiche;
  • Procedure – la definizione dello scopo di ogni fase di processo, con annessi requisiti applicabili, responsabilità, modalità di esecuzione della fase e tutte le definizioni annesse, può fare riferimento ad istruzioni operative qualora necessiti per gli addetti una guida per la sua esecuzione, ed a moduli di registrazione qualora vi siano controlli di processo importanti per i requisiti applicabili, qualità, ambiente, sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, dati, ecc;
  • Istruzioni Operative – guide pratiche scaturite dalle procedure applicate a determinate fasi di processo considerate impattanti per il raggiungimento degli obbiettivi, esempio lo sono, manutenzioni, sanificazioni, misurazioni in genere, ecc;
  • Moduli di Registrazione – i documenti dove si registrano le evidenze dei monitoraggi effettuati così come descritti dalle procedure, che devono riportare le firme di chi effettua il monitoraggio e del responsabile della procedura/qualità;
  • Allegati – che possono comprendere capitolati, fonti e documenti esterni, valutazione dei rischi, ecc.

Documenti di sistema: che cosa devi fare?

L’organizzazione, e deve essere considerato un vero e proprio pre requisito, in fase inizia e o di revisione dei proprio sistema, dovrà implementare una efficace procedura di gestione delle informazioni documentate e delle fonti seguendo le fasi:

  • Progettazione – la parte preventiva di progettazione del sistema, la procedura di gestione delle fonti necessarie per definire i criteri applicabili. La definizione dei documenti di sistema necessari per il suo corretto funzionamento della quotidianità aziendale, devono essere definiti tutti i criteri, in questo viene in aiuto l’analisi del contesto e dei rischi opportunità;
  • Formazione ed approvazione – ogni informazione documentata deve essere approvata dalle figure di responsabilità, definite dall’organigramma e mansionario aziendale, nonché dalla direzione generale. Deve essere effettuata una formazione specifica sulle procedure, istruzioni, moduli alle risorse utilizzate in tali procedure;
  • Identificazione – l’azienda deve implementare una procedura specifica per la gestione dei documenti e delle informazioni documentate, definendone le responsabilità, deve essere definita la modalità di identificazione del documento, la revisione, e la distribuzione a tutte le parti interessate. Sarà necessaria la redazione di un elenco documenti approvati portante scopo del documento, revisione, data di approvazione e responsabilità;
  • Aggiornamento – devono essere definite le modalità e la frequenza di reperimento ed aggiornamento delle fonti per i requisiti applicabili. Contestualmente le modalità di aggiornamento delle informazioni documentate della loro distribuzione e o sostituzione e l’identificazione dei documenti considerati obsoleti;
  • Archiviazione – l’organizzazione deve definire le modalità, la tempistica e le responsabilità dell’archiviazione di tutti i documenti di sistema, seguendo anche i principi di leggibilità, immodificabilità e reperibilità;
  • Eliminazione – Devono essere definite chiare, soprattutto per quei documenti che possono riportare dati, come definito dal regolamento GDPR, le metodologie di eliminazione dei documenti di sistema obsoleti.

Fonti: perché spesso le dimentichiamo nei documenti di sistema?

La gestione delle fonti spesso viene dimenticata. Pare, leggendo le informazioni documentate, che ad un tratto l’organizzazione abbia implementato un sistema di gestione, Dandosi delle regole, definendo azioni per raggiungere gli obbiettivi. Ma avrà preso spunto da qualcosa? No?

Ciò da cui ha preso spunto sono le fonti. Leggi, regole, regolamenti, linee guida, albi e siti internet governativi. Tutti quei ‘luoghi’ dove ha potuto recepire informazioni, e criteri, su cui progettare il sistema di gestione. Le fonti non solo solo importanti per la nascita di un sistema.

Ma deve essere messo in atto una serie di azioni, frequenze e responsabilità, atte alla verifica degli aggiornamenti. Attività fondamentale per mantenere il nostro sistema in compliance con i requisiti.

Avere una buona gestione delle informazioni documentate e dei documenti di sistema è sicuramente il primo passo verso il miglioramento continuo, perché è l’analisi degli output di questi documenti su cui verranno effettuati i piani di miglioramento in sede di riesame della direzione.

Se vuoi approfondire la tematica è se devi redigere una procedura per la gestione delle informazioni documentate e per le fonti nella tua organizzazione.

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