Il visual management è un’attività incentrata sulla rappresentazione grafica di rischi, obiettivi, istruzioni operative, in modo che i processi indicati dalla stessa possono essere eseguiti efficacemente.
La gestione visiva è un metodo efficace che permettere di semplificare il più possibile la comunicazione di svariate attività.
Aspettative, prestazioni, standard, attività, o avvertenze in un modo che siano facilmente comprensibili, e che non lascino spazio ad interpretazioni, nel raggiungimento di un obiettivo.
Il Lean Visual Management, fa parte della filosofia delle metodiche agili, che sono fondamentali per la gestione snella dell’azienda.
Un esempio lo possiamo ritrovare in tutte quelle istruzioni operative, necessarie, ed a supporto degli operatori durante lo svolgimento delle loro mansioni.
Perché è importante la gestione visiva in azienda?
Perché è importante utilizzare il visual management? Molto semplice, perché se ben applicato, permette agli operatori di avere sempre a disposizione istruzioni immediatamente ed istintivamente applicabili.
Il nostro cervello riesce a rispondere più efficacemente a colori, forme, motivi, grafiche ed immagini, le persone tendono ad apprendere ed elaborare le informazioni più velocemente.
Non a caso quando si segue un corso, un valore aggiunto è quello di saper fissare i concetti espressi con delle grafiche.
Utilizzare grafiche sul posto di lavoro può avere un impatto positivo sulla sicurezza del prodotto, dell’operatore, nonché sulla qualità e produttività.
Un esempio di applicazione di questa metodologia, nella vita di tutti i giorni, è quello utilizzato per i segnali stradali ed i semafori. Il messaggio è chiaro e non fuorviante, vedendolo sai esattamente quello che dovrai fare.
Sono tre i punti cardine di questa metodologia:
- Devi vederlo ed avere ben chiaro quello che devi fare per migliorare;
- Semplicità ed intuizione;
- Facilità di comprensione;
- Rendere visibile i problemi.
Obiettivi ed esempi di Lean Visual Management
L’obiettivo dell’adozione del visual management nella tua azienda, sarà quello di permettere a tutte le risorse di essere in grado di valutare costantemente la propria attività. Questo permetterà di poter riconoscere velocemente le criticità, o di prevenirne l’accadimento.
L’utilizzo di questa metodologia, deve svolgere un ruolo importante nella formazione delle risorse.
Proprio seguendo il concetto di buona qualità. L’attività sarà utile per il miglioramento della consapevolezza delle risorse, per definire dei check in specifici punti di processo, ed anche nel caso che non tutte le risorse parlino propriamente la lingua italiana.
Vediamo degli esempi dove può essere utile l’utilizzo della gestione tramite rappresentazioni visive:
- Organizzative: Informazioni operative di varia tipologia, come per esempio: Organigrammi, team specifici, contatti, mansionari, obiettivi strategici, raggiunti, aspettative dei clienti;
- Rischi: Utili per identificare specifici rischi aziendali e comportamenti da tenere che possono essere preventivi, regolamenti aziendali, oppure operativi in caso di accadimento;
- Operative: Rappresentazione di determinate modalità definite per lo svolgimento delle attività, per esempio, le sanificazioni, le manutenzioni, pest control, ecc;
- Processo: Orientate al prodotto ed al processo, possono definire specifiche di qualità, oppure di sicurezza alimentare, sicurezza sul lavoro, ecc.
Che cosa sono le Istruzioni operative
Una volta c’erano le istruzioni operative. Poi, arrivò il lupo cattivo e mutò tutto in informazioni documentate. Sicuramente è stato un bene, in quanto la documentazione del sistema di gestione implementato, era diventata un intreccio di procedure, manuali, ed istruzioni che non facevano altro che rimandare l’uno all’altro.
Come si dice…più si scrive e meglio è! Ed è stata l’ultima picconata fatta ai sistemi per la qualità aziendale, che si sono rintanati definitivamente rintanati negli uffici.
Le istruzioni operative invece sono molto importanti. All’atto pratico possono avere un impatto positivo sul bene e servizio, molto di più, di procedure e manuali redatti da astrofisici. Questo perché se ben redatte, sono il pane delle risorse operative.
Considerato che come la qualità, anche la produzione non si fa rinchiusi in ufficio, è lampante quanto siano fondamentali.
Andando oltre al mondo delle ‘ISO’, è brutto, ma continuano a chiamarle così, gli standard alimentari, hanno richieste più specifiche in merito di istruzioni operative.
Infatti il mondo dei prerequisiti, secondo la norma ISO 22002, adottato dagli standard di certificazione BRCGS, IFS, ed FSSC 22000, riconosciuti da GFSI, Global Food Safety Initiative, considera molto importante la definizione, e rappresentazione, di attività operative necessarie al rispetto della sicurezza, qualità e legalità alimentare.
Alcuni esempi possono essere le attività di ingresso in azienda, norme igieniche, gestione dei CCP ed OPRP, specifiche di prodotto definite.
Istruzioni, correlate di immagini, foto, e quanto sia ‘lampante e non ‘fuorviante per l’operatore al raggiungimento prefissato dall’attività.
Che cosa dovrebbe contenere un’istruzione operativa
Adottando il lean visual management una istruzione operativa dovrebbe:
- Rappresentare gli step da seguire rappresentati con immagini, grafiche, disegni e testi;
- Far comprendere rischi o obiettivo, chiaro, senza nessuna interpretazione;
- Rappresentare solamente un obiettivo;
- Colori definiti come senso di gravità;
- Essere collocata lì dove serve operativamente;
- Essere stata inserita nella documentazione di sistema;
- Essere stata spiegata e presentata alle risorse umane durante la formazione specifica per l’attività correlata;
- Essere monitorata per verificarle la coerenza e corretta attuazione.