Cos’è il manuale della qualità?

Il manuale della qualità aziendale, è un’informazione documentata che definisce le intenzioni intraprese dalla stessa per eseguire e gestire i processi all’interno del sistema di gestione implementato. Lo scopo del manuale per la qualità aziendale è quello di essere un documento portante di guida per tutti i processi aziendali.

In quanto nelle verifiche ispettive, audit, veniva spesso evidenziata la ridondanza di informazioni  tra le varie informazioni documentate, procedure, moduli autoportanti, istruzioni operative ed appunto il manuale.

Una inefficienza vera e propria dovuta dal fatto che il manuale era un documento di sistema per l’ufficio direzionale, e non in mano ai reparti operativi, quindi per lo più inutile e o di bellezza.

Infatti un’organizzazione che strutturi bene le informazioni documentate a focus sui processi, può scegliere di eliminarlo e o di farlo diventare solamente una sorta di riassunto.

Manuale della qualità: o grimorio della magia?

Quante volte siete entrati in un’azienda come valutatori e o consulenti e vi presentano un manuale della qualità di 1000 pagine. Manuale nascosto in qualche faldone, ed il titolare, e o responsabile della qualità ve lo presentano ed illustrano con fierezza.

Tocca pure dimostrarsi interessati, nel leggere documentazione ripetitiva e rimandante ad altri documenti che spesso non esistono, o coincidono, ma che puntano sul fatto che la persona che li legge si stanchi. All’italiana… più roba c’è, più bella figura facciamo!!

Un manuale qualità di 1000 pagine dove si racconta tutto quello che l’organizzazione si impegna a fare, ma che le risorse dell’organizzazione ignorano anche la sua esistenza. Ed a che cosa serve? A NULLA! Spesso le organizzazioni esagerano e redigono un enorme ed ingestibile manuale per la qualità aziendale, che sembra più essere un grimorio di magia di quelli che si vedono nei film.

Finalmente però, l’occasione della revisione delle norme, ultima la Iso 45001 ed Iso 22000, di conseguenza lo standard FSSC 22000, che fornisce la possibilità, grazie anche ai fondamenti basati sul rischio ed alla struttura HLS di mettere mano a questa, molto spesso, inutile informazione documentata.

Manuale Qualità: che cosa dovrebbe contenere?

Partiamo dal fatto che se un’organizzazione avesse redatto delle procedure ad HOC, e che la semplicità del proprio contesto possa essere gestita anche con una tabella per la mappatura dei processi coerente, il manuale della qualità può essere inutile.

Vediamo che cosa dovrebbe contenere un manuale qualità snello qualora decidessi di tenerlo nella tua azienda.

1. Definizione del campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità e politica. Fondamentale per definire i limiti del sistema di gestione della qualità. Questa è la parte del manuale qualità dove si definisce che cosa fa l’organizzazione e la sua politica;
2. Definizione del contesto aziendale. La sezione dove viene completata la fotografia dell’organizzazione, definendone il contesto, le parti interessate interne ed esterne e le loro aspettative;
3. La definizione delle informazioni documentate. Anche in questo caso troviamo spesso una marea di pagine senza comprendere nulla. Pare che ad un tratto nell’evoluzione umana ci sia un Big Bang ed appaia dal nulla un manuale della qualità. Qua è essenziale definire le fonti, chi redige ed approva, le modalità di identificazione, revisione, distruzione, distribuzione, archiviazione ed aggiornamento;
4. Processi sempre processi. Per le organizzazioni, invece che perdere tempo su descrivere quanti ingegneri e biologi partecipino ai processi aziendali, identificare e descrivere chiaramente la mappatura dei processi. Gli input e gli output di ognuno. I principali, secondari ed a supporto e di conseguenza tutte risorse necessarie, umane, tecniche, ecc….
5. Valutazione dei rischi e delle opportunità. Sulla base del contesto dell’organizzazione definito e dei processi aziendali, la valutazione di quelli che siano i rischi tecnico strategici per il raggiungimento degli obbiettivi. Qua, anche qui spesso si trova il vuoto, deve esserci coerenza tra contesto, valutazione dei rischi, obiettivi, indicatori e riesame della direzione!!
6. Descrizione dei processi. Una breve descrizione approfondendo il punto 4 e rimandando alle varie informazioni documentate.
7. Dare un senso di direzionalità delle informazioni documentate. Ciò che una volta veniva definita: responsabilità della direzione.

Manuale della qualità: quindi che cosa dovrei fare?

Avere un manuale della qualità snello, che sia portante al sistema, ma non ridondante, sarà utile dal punto di vista organizzativo. Ma demanderà tutte le specifiche ad altre informazioni documentate che è giusto stiano là dove necessitano operativamente.

Per esempio. L’informazione documentata per la procedura della manutenzione a chi servirebbe? In ufficio nel faldone per gli amministrativi o nell’officina del manutentore? E così via per tutte le varie funzioni.

Avere un manuale per la qualità aziendale, snello è anche utile quando, l’invio dello stesso venga richiesto come documentazione a corredo di affidamenti e o altro. Non comprendiamo perché a volte venga richiesto. Ma inviando un documento snello ed organizzativo, non si invieranno informazioni e procedure sui processi che sono il Kow How dell’organizzazione.

Altri aspetti per il quale riteniamo utile questa informazione documentata possono essere riassunti:

• Avere una sorta di sommario organizzativo, e di comparazione, in caso l’organizzazione abbia implementato più norme o standard. Per esempio le norme classiche ISO 9001, qualità, ISO 14001, ambiente, ISO 45001, sicurezza, con gli standard di certificazione BRC, IFS ed FSSC 22000;
• Avere un anello di congiunzione tra i rischi derivanti dalle valutazioni obbligatorie, safety, food safety, ambiente e privacy, rispetto a quelli strategico organizzativi;
• Avere un documento utile e fruibile in maniera trasversale tra i vari reparti;
• Dimostrare una leadership importata su dichiarazioni d’intenti;
• Dare una linea continua al sistema. Sempre di più ci troviamo di fronte a sistemi ricchi di requisiti. Ma che quest’ultimi non siano coerentemente tenuti insieme da nulla. Per esempio: Ma chi è che fa la valutazione del contesto, i rischi ed opportunità, oppure la definizione del campo di applicazione e della politica? Sicuramente ci saranno. Ma difficilmente, oramai, si trova un filo logico delle cose;
• Avere un documento dove inserire la propria storia, Kow How e conoscenza.