Il contesto aziendale è la fotografia dell’organizzazione. La valutazione dei punti forni e punti deboli, i requisiti applicabili e le aspettative delle parti interessate. Grazie all’analisi del contesto aziendale sarà più efficace definire le risorse necessarie per il raggiungimento degli obbiettivi. Il processo della sua definizione fa parte della fase di pianificazione del sistema di gestione assieme alla politica, valutazione dei rischi ed opportunità ed obbiettivi.
La valutazione del contesto aziendale è uno dei requisiti richiesti dalle norme per la certificazione dei sistemi di gestione aziendale più diffusi.
Soprattutto perché l’analisi del contesto dell’organizzazione aiuta a ben definire quelli che sono i limiti, requisiti applicabili, aspettative, mercati, ecc, della stessa.
La valutazione aiuterà le organizzazioni a collocare la propria realtà in una sorta di micro-sistema aziendale. Frutto della valutazione dei punti forti e deboli, dei requisiti applicabili ed in considerazione delle parti interessate, obbiettivi ed aspettative.
Per una definizione coerente delle risorse necessarie al funzionamento efficiente del sistema organizzativo aziendale.
Contesto dell’organizzazione: perché dovresti effettuarla?
Come abbiamo detto il contesto dell’organizzazione è quel mondo limitato in cui opera la stessa. I fattori che possono influenzare il contesto dell’organizzazione possono essere identificati in due macro aree:
- fattori esterni che possono influenzare il contesto dell’organizzazione come quello legale, finanziario, sociale, normativo, catena di fornitura, di mercato e culturale;
- fattori interni che possono influenzare il contesto aziendale, come strutture, governane, mansioni, capacità, competenza e consapevolezza delle risorse.
L’analisi del contesto aziendale può essere molto differente anche tra aziende simili, che operano nel medesimo settore e che hanno il medesimo campo di applicazione del proprio sistema di gestione.
Questo infatti subisce l’influenza delle esigenze delle parti interessate e permette di inquadrare meglio l’organizzazione e definire così chiare direzioni strategiche sulla base di dati oggettivi e fissare obiettivi coerenti e raggiungibili.
Sia i fattori interni che quello esterni possono influenzare, positivamente e negativamente, i piani strategici di un’organizzazione. Per questo motivo, ogni azienda che desideri eccellere deve avere una forte capacità di analisi del proprio contesto aziendale, monitoraggio e reazione al cambiamento dettato dalle esigenze delle parti interessate.
Oggi giorno è molto facile perdere una sudata reputazione aziendale sui mercati , quindi una analisi del contesto dell’organizzazione aziendale che tenga conto di tutte le necessità delle parti interessate, ci aiuterà a definire i budget necessari e gli obiettivi sulle stesse.
Valutazione del contesto aziendale: quali fattori devi considerare?
Per effettuare una valutazione del contesto aziendale occorre evidenziare le necessità dei fattori che possono influenzare la realtà aziendale ed i suoi punti forti e di debolezza e le parti interessate. Identificando quelli che sono le aspettative dei queste ultime.
- I fattori interni riguardano l’ambiente in cui opera l’organizzazione. Ciò determinerà l’approccio di tutta la governance dell’azienda e le sue relazioni con i vari stakeholder. Questi devono essere compresi in funzione dei seguenti parametri:
- Prodotti o servizi erogati dall’azienda;
- Strutture organizzative, ruoli, responsabilità e governance;
- Requisiti normativi applicabili obbligatori;
- Obiettivi, politiche e strategie economiche, piani di miglioramento e di sviluppo;
- Competenza e consapevolezza delle risorse;
- Standard e norme per i sistemi di gestione o modelli adottati dall’organizzazione.
- I fattori esterni includono l’ambiente sociale, tecnologico, etico, legale, politico ed economico, i mercati in cui opera l’organizzazione. Questi vanno valutati considerando i seguenti elementi:
- Questioni sociali e culturali dove è inserita l’organizzazione;
- Scenario tecnologico o economico dell’azienda;
- Mercato di riferimento aziendale, sia esso internazionale, nazionale, regionale o locale;
- Fattori chiave e tendenze del mercato in cui si opera;
- Rapporti con parti esterne.
Analisi del contesto aziendale: chi sono le parti interessate?
Una volta che abbiamo identificato quelli che possono essere i fattori che possono influenzare l’organizzazione si dovrà procedere con la definizione delle parti interessate e delle loro aspettative. Le parti interessate sono tutti quegli attori che direttamente ed indirettamente sono coinvolti dal contesto dell’organizzazione.
Si deve sempre tenere conto che l’azienda è un’entità viva che deve portare profitto alla proprietà ed a tutta una serie di figure, o come meglio definite, parti interessate. Nell’analisi del contesto aziendale e dell’identificazione delle parti interessate, devono anche essere definite le aspettative di tutti gli steakholder. Facciamo alcuni esempi:
- Parti interessate interne:
- Proprietà, Titolare, Soci – che avranno aspettative di aumento del fatturato, diminuzione delle criticità, ecc;
- Dipendenti (Anche suddivise nelle varie mansioni a seconda della complessità aziendale) – miglioramento economico, mantenimento posto di lavoro, crescita di carriera, ecc;
- Parti interessate interne:
- Fornitori;
- Clienti;
- Consumatori
- Banche ed istituti di credito;
- Assicurazioni;
- Organi di controllo;
- Organismi di certificazione;
- Società;
- Sindacati e associazioni di categoria;
- …
Ovviamente questi sono solamente degli esempi e possono variare da azienda ad azienda durante l’analisi del contesto aziendale. E per ogni parte interessata devono essere definite le aspettative e le azioni di attuazione per il raggiungimento degli obbiettivi correlati.
Valutazione del contesto aziendale: è importante il brainstorming?
Il brainstorming sull’analisi del contesto aziendale deve essere effettuato con la più ambia partecipazione delle risorse aziendali. Per determinare il contesto dell’organizzazione più coerente possibile.
I fattori e le criticità sono da tenere in considerazione per pianificare per ciascuno elemento le giuste attività gestionali. Tutto ciò determina la direzione strategica dell’organizzazione e la definizione dei suoi obiettivi.
Una volta definiti quelli che sono i punti focus dell’organizzazione ed effettuata l’individuazione delle parti interessate sia interne sia esterne, e delle loro aspettative. Le azioni per il raggiungimento delle stesse devono essere implementate nel sistema di gestione.
Le parti interessate e le aspettative delle stesse devono essere gestite perché hanno, o potrebbero avere, un impatto sulla capacità dell’organizzazione di fornire prodotti e servizi.
Una necessità di una parte interessata esterna, scaturita dall’analisi del contesto aziendale, il cliente, per esempio, potrebbe essere quella di produrre merce di qualità, consegnata in un tempo definito, fornire un buon rapporto qualità-prezzo, il miglioramento di talune performance ambientali o sulla sicurezza sul lavoro e sicurezza alimentare.
La direzione potrebbe valutare l’idea di aprirsi a nuovi mercati e fatturati valutando per esempio i propri competitor o necessità dovute a delle richieste specifiche pervenute dall’analisi dei mercati.
Contesto dell’organizzazione: la revisione ed il monitoraggio
Una volta determinato il contesto dell’organizzazione sarà necessario, in quanto l’azienda è un qualcosa di vivo dove rischi ed esigenze possono mutare, definire monitoraggi ad intervalli regolari per la verifica sulla coerenza della valutazione del contesto aziendale.
Questo processo può essere fatto attraverso la definizione di indicatori sugli obiettivi, fuoriusciti dalla valutazione dei rischi ed opportunità, da monitorare e rilevare a frequenze regolari e da analizzare durante dei riesami della direzione.
L’analisi del contesto aziendale le esigenze ed aspettative delle parti interessate possono mutare nel tempo, a seguito di modifica degli asset aziendali, requisiti applicabili, processi e prodotti aziendali. Per questo motivo è importante tenerle aggiornate in base alle tendenze del mercato e ai cambiamenti interni dell’organizzazione.
L’ambito del sistema di gestione della qualità dovrebbe essere definito sulla base dei seguenti elementi:
- Le criticità impattanti, sia esterne che interne;
- I requisiti e le aspettative delle parti interessate;
- I prodotti e servizi dell’organizzazione;
- Le normative applicabili.
La valutazione del contesto aziendale, oltre che essere un documento di importanza strategica insostituibile, è anche ciò che definisce e presenta l’organizzazione ed il sistema di gestione implementato a gli occhi di figure esterne.
Per esempio è molto utile agli auditor, che visionando un documento di analisi del contesto aziendale ben strutturato e completo riescono a mettere a focus nel migliore dei modi i requisiti da valutare durante gli audit.
Sistemi & Consulenze ti assisterà nella valutazione del contento aziendale anche formando le tue risorse interne per una gestione indipendente dello stesso e dell’intero sistema di gestione.
