Il panorama economico attuale, caratterizzato da instabilità geopolitiche, accelerazione tecnologica e crisi ambientali globali, vede le organizzazioni chiamate ad assumere un approccio sempre più sistemico e consapevole nella gestione delle proprie attività.
Una delle pratiche fondamentali per garantire sostenibilità, resilienza e conformità normativa è la valutazione accurata del contesto aziendale.
Valutazione che è il punto di partenza per la progettazione di un sistema di gestione. Tale analisi rappresenta il presupposto per la definizione di strategie efficaci, obiettivi coerenti e sistemi di gestione capaci di affrontare le sfide del futuro.
La definizione del contesto dell’organizzazione è un requisito esplicito delle norme ISO ad alta struttura di livello (High Level Structure – HLS).
Tali norme, armonizzate secondo la struttura di alto livello, condividono alcuni principi di base comune e pongono l’analisi del contesto come fondamento per l’efficace implementazione del sistema di gestione.
Sottovalutare l’importanza di questa attività può compromettere l’intero impianto strategico e operativo dell’impresa. Al contrario, un’analisi approfondita e periodicamente aggiornata consente di prevenire rischi, cogliere opportunità di sviluppo e rafforzare la capacità di adattamento.
Che cosa è il contesto aziendale?
L’analisi del contesto aziendale è un requisito normativo introdotto nel punto 4.1 delle norme ISO di ultima generazione, che si basano sui principi di rischio.
Fase fondamentale del plan del PDCA. Uno dei punti cardine necessario per fotografare la propria organizzazione e che possiamo ritrovare nei requisiti di tutte le norme più comuni. Ad esempio la ISO 9001, per la qualità, ISO 14001, ambiente, ISO 45001, salute e sicurezza sul lavoro ISO 22000, sicurezza alimentare.
Nelle norme si richiede all’organizzazione di determinare e monitorare i fattori interni ed esterni rilevanti per i propri scopi e indirizzi strategici. L’obiettivo è garantire che il sistema di gestione sia progettato sulla base di una comprensione chiara delle dinamiche che possono influenzare le prestazioni dell’organizzazione.
I fattori esterni comprendono gli aspetti normativi, economici, sociali, tecnologici, ambientali e competitivi. I fattori interni invece si riferiscono a risorse, competenze, cultura, processi, struttura organizzativa, sistemi informativi, modelli gestionali.
Con l’introduzione dell’Addendum 1:2024, è stato specificato che, nell’ambito del contesto, l’organizzazione deve valutare la rilevanza del cambiamento climatico. Questo aggiornamento impone alle aziende certificate di integrare nei propri sistemi le implicazioni legate al climate change, includendole nella valutazione dei rischi e delle opportunità.
L’analisi del contesto, se condotta con metodo, consente di:
- identificare potenziali minacce e opportunità;
- orientare le decisioni strategiche;
- assicurare coerenza tra scopo, obiettivi e processi;
- definire priorità di intervento;
- garantire l’allineamento con le esigenze delle parti interessate.
Quali sono gli strumenti di valutazione per il contesto dell’organizzazione?
L’approccio alla valutazione del contesto aziendale può variare in funzione della complessità dell’organizzazione, ma vi sono alcune fasi fondamentali comuni:
- Costituzione di un gruppo di lavoro interdisciplinare: coinvolgere le funzioni chiave consente di raccogliere prospettive diverse e aumentare il livello di consapevolezza interna.
- Raccolta dei dati: è possibile utilizzare fonti quali report di settore, analisi di benchmark, valutazioni di rischio preesistenti, bilanci, indicatori KPI, sondaggi interni, dati di audit.
- Valutazione strutturata: uno degli strumenti più diffusi è l’analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), che permette di mappare forze e debolezze interne in relazione a opportunità e minacce esterne. Per un approfondimento si rimanda all’articolo dedicato: Analisi SWOT.
- Condivisione e validazione: i risultati devono essere discussi in sede di riesame e integrati nel sistema di gestione.
- Aggiornamento periodico: l’analisi va riesaminata almeno annualmente o a fronte di cambiamenti rilevanti.
Stakeholder parte fondamentale del contesto
Il punto 4.2 delle norme ISO di ultima generazione richiede di identificare le parti interessate pertinenti, i loro requisiti rilevanti e di monitorarne l’evoluzione. Le parti interessate includono clienti, dipendenti, proprietari, fornitori, comunità locali, autorità, enti regolatori.
Tale attività non è meramente formale, bensì strategica: comprendere aspettative, vincoli e bisogni degli stakeholder consente di orientare le priorità aziendali e prevenire conflitti.
Anche in questo ambito l’Addendum 1:2024 sottolinea l’importanza di verificare se le parti interessate abbiano requisiti legati al cambiamento climatico, aspetto che richiede un dialogo costante e strutturato.
Per una descrizione approfondita della gestione degli stakeholder si rimanda all’articolo: Parti Interessate.
Competenza fattore fondamentale per il successo del brainstorming di valutazione del contesto
Un efficace processo di valutazione richiede competenza multidisciplinare, conoscenza del settore e indipendenza. Gli esiti della valutazione devono basarsi su evidenze oggettive e non su percezioni soggettive.
I membri del gruppo di lavoro devono disporre di:
- accesso a fonti attendibili e dati verificati;
- capacità analitiche;
- conoscenza delle metodologie di analisi;
- attitudine all’etica professionale.
Laddove possibile, il coinvolgimento di consulenti esterni o auditor terzi può rafforzare l’imparzialità e la profondità dell’analisi.
Condivisione e partecipazione al processo di valutazione del contesto
La valutazione del sistema organizzativo non deve essere calata dall’alto, bensì condivisa e partecipata. Il coinvolgimento delle funzioni operative e di supporto permette di:
- garantire che i dati riflettano la realtà operativa;
- diffondere consapevolezza e responsabilità;
- facilitare l’implementazione delle azioni conseguenti.
È auspicabile che i risultati della valutazione siano comunicati internamente attraverso riunioni, newsletter, dashboard interattive, in modo da rafforzare l’allineamento tra strategia e operatività quotidiana.
Riesame del contesto dell’organizzazione
Il contesto è dinamico. Pertanto, le informazioni raccolte devono essere riesaminate con regolarità, in occasione del riesame della direzione o in presenza di eventi significativi (modifiche normative, fusioni, variazioni di mercato, eventi ambientali).
Il riesame deve:
- aggiornare la mappatura dei fattori interni ed esterni;
- riesaminare la rilevanza dei requisiti delle parti interessate;
- verificare l’attualità delle minacce e delle opportunità;
- garantire il raccordo con gli obiettivi e i processi del sistema.
Esempi pratici di valutazione del contesto
- ISO 9001 – Settore manifatturiero: In una PMI meccanica, il contesto include carenza di manodopera qualificata (fattore interno) e aumento dei costi energetici (fattore esterno). L’analisi ha portato a investire in automazione e avviare collaborazioni con istituti tecnici locali.
- ISO 45001 – Settore edilizio: In un’impresa di costruzioni, tra i rischi emergenti si è rilevato l’impatto di eventi climatici estremi sulla sicurezza dei cantieri. È stato introdotto un piano di emergenza e formazione specifica sul rischio climatico.
- ISO 22000 – Settore alimentare: Un produttore di conserve ha identificato nuove esigenze del consumatore in merito alla sostenibilità. L’analisi ha determinato l’adozione di packaging riciclato e la valorizzazione in etichetta delle pratiche a ridotto impatto ambientale.
L’analisi del contesto è molto più di un adempimento documentale. Rappresenta uno strumento di management strategico, utile per guidare le scelte organizzative, prevenire i rischi e rispondere in modo proattivo ai cambiamenti del mercato e dell’ambiente esterno.
Contattaci per confrontarti con un nostro consulenza.
