Il Contesto Aziendale dell’Organizzazione
L’analisi e valutazione del contesto aziendale dell’organizzazione è uno dei nuovi requisiti introdotto dalle norme per la certificazione per i sistemi di gestione aziendali più diffusi per la valutazione aziendale.
Questo requisito aiuta le organizzazioni a collocare la propria realtà in una sorta di micro-sistema aziendale frutto della valutazione dei punti forti e deboli dell’organizzazione, dei requisiti obbligatori applicabili ed in considerazione delle parti interessate secondo i fattori che possono influenzare la realtà aziendale:
- fattori esterni che possono influenzare l’organizzazione come quello legale, finanziario, sociale, normativo, di mercato e culturale;
- fattori interni che possono influenzare l’organizzazione, come strutture, governance, mansioni, capacità, competenza e consapevolezza delle risorse.
Il contesto dell’organizzazione aziendale può essere molto differente anche tra aziende simili che operano nel medesimo settore e che hanno il medesimo campo di applicazione del proprio sistema di gestione.
Questo infatti subisce l’influenza delle esigenze delle parti interessate e permette di inquadrare meglio l’organizzazione e definire così chiare direzioni strategiche sulla base di dati oggettivi e fissare obbiettivi coerenti e raggiungibili.
Sia i fattori interni che quello esterni possono influenzare, positivamente e negativamente, i piani strategici di un’organizzazione. Per questo motivo, ogni azienda che desideri eccellere deve avere una forte capacità di analisi del proprio contesto, monitoraggio e reazione al cambiamento dettato dalle esigenze delle parti interessate.
Oggi giorno è molto facile perdere una sudata reputazione aziendale sui mercati, quindi una analisi del contesto dell’organizzazione aziendale che tenga conto di tutte le necessità delle parti interessate, ci aiuterà a definire i budget necessari e gli obbiettivi sulle stesse.
La valutazione del contesto aziendale dell’organizzazione
Per effettuare una valutazione del contesto aziendale dell’organizzazione occorre evidenziare le necessità dei fattori che possono influenzare la realtà aziendale ed i suoi punti forti e di debolezza.
I fattori interni riguardano l’ambiente in cui opera l’organizzazione. Ciò determinerà l’approccio di tutta la governance dell’azienda e le sue relazioni con i vari stakeholder. Questi devono essere compresi in funzione dei seguenti parametri:
- Prodotti o servizi erogati dall’azienda;
- Strutture organizzative, ruoli, responsabilità e governance;
- Requisiti normativi applicabili obbligatori;
- Obiettivi, politiche e strategie economiche, piani di miglioramento e di sviluppo;
- Competenza e consapevolezza delle risorse;
- Standard e norme per i sistemi di gestione o modelli adottati dall’organizzazione.
I fattori esterni includono l’ambiente sociale, tecnologico, etico, legale, politico ed economico, i mercati in cui opera l’organizzazione. Questi vanno valutati considerando i seguenti elementi:
- Questioni sociali e culturali dove è inserita l’organizzazione;
- Scenario tecnologico o economico dell’azienda;
- Mercato di riferimento aziendale, sia esso internazionale, nazionale, regionale o locale;
- Fattori chiave e tendenze del mercato in cui si opera;
- Rapporti con parti esterne.
Nell’analisi del contesto aziendale e della valutazione ed identificazione delle parti interessate, deve essere definito l’ambito, la mission, le caratteristiche dell’organizzazione, compresi gli obbiettivi di tutti gli steakholder.
Devono essere utilizzati vari metodi come l’analisi SWOT per la definizione dei punti di forza, e dei punti di debolezza su cui intervenire, opportunità e minacce) o l’analisi PEST(politica, economica, sociale e tecnologica).
Il brainstorming deve essere creato con il più ampio spetto ti risorse aziendali per determinare il contesto dell’organizzazione aziendale più coerente possibile. I fattori e le criticità sono da tenere in considerazione per pianificare per ciascuno elemento le giuste attività gestionali. Tutto ciò determina la direzione strategica dell’organizzazione e la definizione dei suoi obbiettivi.
Una volta definiti quelli che sono i punti focus dell’organizzazione deve essere effettuata l’individuazione delle parti interessate sia interne sia esterne, e delle loro aspettative.
Le parti interessate e le aspettative delle stesse devono essere gestite perché hanno, o potrebbero avere, un impatto sulla capacità dell’organizzazione di fornire prodotti e servizi.
Ad esempio, sarà opportuno tenere conto dei requisiti obbligatori dell’azienda e di quelli contrattuali dei clienti con, per esempio, degli indicatori sugli obbiettivi.
Una volta identificati tutti gli stakeholder sarà necessario comprendere i loro requisiti e affrontarli adeguatamente. Una necessità del cliente potrebbe essere quella di produrre merce di qualità, consegnata in un tempo definito, fornire un buon rapporto qualità-prezzo, il miglioramento di talune performance ambientali o sulla sicurezza sul lavoro e sicurezza alimentare per esempio.
La direzione potrebbe valutare l’idea di aprirsi a nuovi mercati e fatturati valutando per esempio i propri competitor o necessità dovute a delle richieste specifiche pervenute dall’analisi dei mercati.
Il Monitoraggio e Revisione del Contesto
Una volta determinati il contesto dell’organizzazione, le criticità e le parti interessate, è necessario creare meccanismi per monitorare e riesaminare tali requisiti a intervalli regolari.
Questo può essere fatto attraverso la definizione di indicatori sugli obbiettivi, da monitorare e rilevare a frequenze regolari e da analizzare durante dei riesami della direzione.
L’analisi del contesto aziendale le esigenze ed aspettative delle parti interessate possono mutare nel tempo, a seguito di modifica degli asset aziendali, requisiti applicabili, processi e prodotti aziendali. Per questo motivo è importante tenerle aggiornate in base alle tendenze del mercato e ai cambiamenti interni dell’organizzazione.
L’ambito del sistema di gestione della qualità dovrebbe essere definito sulla base dei seguenti elementi:
- Le criticità impattanti, sia esterne che interne;
- I requisiti e le aspettative delle parti interessate;
- I prodotti e servizi dell’organizzazione;
- Le normative applicabili.
Il contesto aziendale, oltre che essere un documento di importanza strategica insostituibile, è anche ciò che definisce e presenta l’organizzazione ed il sistema di gestione implementato a gli occhi di figure esterne.
Per esempio degli auditor, che visionando un documento di analisi ben strutturato e completo riescono a mettere a focus nel migliore dei modi i requisiti applicabili durante gli audit di valutazione.
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