Gestione delle emergenze

La procedura per la gestione delle emergenze e degli incidenti è una serie di attività fondamentali per la gestione di un evento straordinario aziendale.

L’organizzazione deve essere allenata alla gestione di queste straordinarietà. Perché l’interruzione operativa, anche se per brevi periodi, può avere un impatto catastrofico sulla reputazione sulla vita dell’azienda.

Le emergenze possono essere causate da fattori interni ed esterni. Per esempio gravi accadimenti come per esempio, incendi, gravi infortuni, rotture di impianti necessari al mantenimento aziendale.

O causate da situazioni esterne, come calamità, alluvioni, terremoti, crisi sociali, o mutate condizioni di pericoli emergenti che possono avere un grave impatto nell’organizzazione.

Emergenze ed incidenti: perché è importante saperli gestire?

Una non corretta gestione di un’emergenza aziendale, può causare il disattendere delle richieste del cliente. Possono esserci costi per l’eventuale smaltimento dovuto alla perita di conformità dei prodotti, mancati fatturati e sanzioni.

Un accadimento che può avere impatti e conseguenze per tutte le parti interessate e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, compresa la continuità operativa dell’organizzazione.

Per queste motivazioni il requisito per la continuità lavorativa, o business continuity,  deve essere inserito nella valutazione dei  rischi ed opportunità, così come richiesto anche dalle norme di certificazione per i sistemi di gestione qualità e per gli standard internazionali per la sicurezza alimentare ed ambientali.

La pianificazione e l’allenamento per la gestione alle emergenze e per gli incidenti, è il processo che allena un’organizzazione a rispondere efficacemente ad un evento non pianificato e straordinario, che possa minare la continuità lavorativa o mettere a rischio la conformità dei prodotti.

Ed è chiaro perché sia importante. Perché anche nell’azienda più efficiente, ci può essere una straordinarietà. Non essere preparati a gestirla, è una lacuna, che un’organizzazione moderna non potrà permettersi.

Sono tre i componenti chiave: preparazione, risposta a un evento e recupero post-evento alla gestione o ripresa della normale operatività.

Un’azienda che abbia implementato un’efficiente procedura di gestione delle emergenze e degli incidenti, sarà in grado di prevenire, e o limitare, anche possibili perdite economiche, e di reputazione aziendale, in caso di interruzioni della produzione.

Gestione delle emergenze e degli incidenti: cosa dovresti fare?

Come abbiamo visto, la procedura per la gestione delle emergenze dovrebbe essere considerato una serie da attività da considerare come un prerequisito da implementare in una organizzazione. Improntanti a corredo delle attività di prevenzione, in caso avvenga un accadimento straordinario.

Per limitare l’impatto dello stesso sull’organizzazione. Più un’azienda si impegnerà seriamente in queste attività, e maggior successo avrà in caso dovesse avviare questo processo straordinario. Ricordando sempre a tutti, che si può aver pianificato l’impossibile perfettamente, ma il rischio zero non esiste.

Di seguito i passi che consigliamo di seguire ad un’organizzazione per la redazione di una efficace procedura di gestione delle emergenze:

• Nominare il team di crisi ed il/i responsabili della procedura per la gestione delle emergenze – È essenziale che il team di crisi sia stato nominato ed identificato in organigramma affisso. Il team può essere composto da un numero qualsiasi di rappresentanti aziendali, tra cui gestione amministrativa, vendita e produzione. Non ci sono regole sul numero di persone che devono far parte del team, ma è ovvio che deve essere coerente con l’azienda, chiunque sia nominato, deve avere la capacità tecnica e le conoscenze per adempiere alle proprie responsabilità all’interno del team. Tutti i membri del team devono ricevere una formazione adeguata e approfondita nella gestione delle crisi e nella pianificazione di emergenza;
• Identificare e valutare i rischi aziendali relativi ai possibili incidenti – Valutare i rischi che potrebbero influenzare la nostra attività, eventi naturali, catastrofi, problematiche impianti esterni, …..Esempi di eventi naturali possono includere terremoto, tornado, cicloni, siccità, inondazioni, incendi boschivi. Gli eventi causati dall’uomo invece comprendono le interruzioni dei servizi (acqua, gas, elettricità), carenza di materiale, sabotaggio del prodotto, malfunzionamento dei sistemi informatici, rottura dei macchinari, minacce di bombe, incidenti, scioperi. Quando sono stati identificati tutti i potenziali eventi e crisi, deve essere definita la probabilità e le conseguenze in caso di evento o crisi, utilizzando lo strumento classico di analisi del rischio PXG;
• Sviluppo di piani e documentazione necessaria alla procedura per la gestione delle emergenze – Dopo effettuazione dell’analisi dei rischi l’azienda deve mettere in atto azioni atte alla prevenzione o a mitigare e rispondere a ciascuno dei rischi e delle esposizioni identificate qualora si verifichino. In questa fase devono essere anche anche identificate le attrezzature necessarie in caso di emergenza, che possono essere inseriti gruppi di continuità, sistemi di antincendio, anti sversamento, attrezzature che possono aiutare il mantenimento dei requisiti di sicurezza alimentare, sicurezza sul lavoro, ambiente, gestione dati;
• Testare la procedura per la gestione delle emergenze con frequenza adeguata al rischio –  Tutte le azioni ed attrezzature riportate nella procedura delle emergenze devono essere testati regolarmente per garantire l’idoneità e l’efficacia. Essere preparati per uno degli eventi identificati significa essere pronti ed abbassare notevolmente la possibilità di avere un danno economico, o il non rispetto dei requisiti contrattuali, dovuti a fermi impianti, mancate consegne o ritardi delle stesse. Devono essere definite i limiti di accettabilità dei test e le azioni correttive da intraprendere in caso di non soddisfazione dei limiti fissati.
• Rivalutare con una frequenza definita la procedura per la gestione delle emergenze durante gli audit di verifica aziendali ed il riesame della direzione.

Operativamente, ci saranno anche altre attività da effettuare, che potranno comprendere vari ambiti. Per esempio è la valutazione alimentare per il rilascio del prodotto sul mercato, oppure la valutazione ambientale in caso di emergenza avvenuta.