La politica per la qualità aziendale è quel documento dove l’organizzazione definisce il proprio stato di intenti, nei confronti di una molteplicità di fattori e requisiti.
Taluni di questi requisiti possono essere richiesti dalle norme e dagli standard di certificazione implementati, oppure essere obiettivi definiti dalla direzione, proprietà aziendale.
La definizione della politica della qualità aziendale rientra nella fase PLAN del PDCA. In questo articolo prenderemo come spunto ciò che definisce la norma sui sistemi di gestione per la qualità, ISO 9001:2015, al punto 5.2.
Ovviamente questa informazione documentata, a seconda del contesto dell’organizzazione, e delle norme di certificazione implementate dovrà considerare anche i requisiti e gli obiettivi di vari ambienti come possiamo vedere in questi esempi:
- Salute e sicurezza sul lavoro;
- Sicurezza ed igiene degli alimenti;
- Food Fraud e Food Defense;
- Catena di custodia;
- Ambiente;
- Cybersicurezza;
- Sostenibilità socio economica.
Perché è importante definire bene la politica della qualità aziendale?
Ma dai…. ancora con questa politica aziendale? Può sembrare una informazione documentale superflua. E molte volte lo è!
Non perché sia inutile, ma perché frequentemente si ritrovano delle informazioni documentate per la politica della qualità aziendale standard, quindi totalmente inutili, o poco a focus sull’organizzazione.
Ma se il requisito non fosse così importante non sarebbe stato inserito nel capitolo 5 della leadership., comune a tutte le norme di certificazione basate sui sistemi di gestione.
Se è quindi fondamentale la definizione del contesto dell’organizzazione, punto 4 delle norme HLS, per fotografare l’azienda, gli stakeholder e le aspettative correlate, è altrettanto necessario dichiarare, secondo i requisiti applicabili e quelli definiti, lo stato di intenti nei confronti di essi.
Non a caso si proseguirà con la valutazione dei rischi ed opportunità, definizione degli obiettivi, supporto per le attività e così via.
Consigliamo, come sempre, di non considerare questo requisito con superficialità, perché è un fulcro fondamentale per dare evidenza dell’impegno dell’organizzazione sui requisiti.
Ovviamente, tanto più sarà complessa l’organizzazione, tanto più la politica per la qualità sarà articolata.
Che cosa deve contenere la politica per la qualità aziendale?
Come abbiamo visto stabilire la politica aziendale è una fase fondamentale da effettuare nella fase di pianificazione del sistema di gestione. Questo documento deve essere appropriato al contesto aziendale ed alla sua visione strategica.
La politica per la qualità dovrà essere il riferimento per la definizione coerente degli obiettivi, dovrà tenere conto dei requisiti applicabili e del cliente, e dovrà comprendere l’impegno dell’organizzazione nella definizione delle risorse necessarie al funzionamento del sistema, e per il miglioramento continuo.
Se l’ente normatore definirà dei punti, ci sarà un perché no? Sarebbe quindi arrivato il momento di smetterla di creare sistemi a caso. Puntando alla concatenazione di contesto, politica, analisi dei rischi, obiettivi, dati e riesame.
Un consiglio che ci sentiamo di dare è quello di inserire nella politica una moltitudine di aspetti, a seconda dei requisiti definiti dalla norma o standard implementati. Che potranno comprendere per esempio:
- Impegno sulle risorse economiche ed organizzative;
- Impegno sulle risorse strutturali, strumentali, informatiche;
- Impegno sulla formazione, crescita e parità delle risorse;
- Impegno sulla soddisfazione e sulla proprietà del cliente;
- Impegno sulle risorse a supporto;
- Impegni specifici definiti dalle norme e standard di certificazione implementati, requisiti di sicurezza sul lavoro, ambientali, sicurezza alimentare, cybersicurezza, catena di custodia, ed altri..;
- Impegno per la revisione periodica della politica aziendale;
- Impegno sulla comunicazione e condivisione;
- Impegno sul miglioramento continuo.
Cercate di andare dritti al punto. Potrete trovare spunti ed indicazioni in ogni norma e standard di certificazione, non vi perdete in chiacchiere, soprattutto quando non vi se ne trovano riscontri.
L’importanza della condivisione della politica della qualità aziendale
Un altro requisito definito dalle norme sui sistemi di gestione è la comunicazione e condivisione della politica per la qualità aziendale.
Essendo un fondamentale stato di intenti, come sempre, non può essere un qualcosa di segreto racchiuso nel faldone della qualità, in ufficio.
Oltre che essere un requisito, è fondamentale che tutte le parti interessate siano a conoscenza dello stato di intenti dell’organizzazione. Vediamo alcuni esempi di comunicazione e condivisione della politica aziendale:
- Interna. Non fermarsi all’affissione nelle bacheche azienda, in molti casi sarebbe già oro, ma programmare, almeno annualmente un incontro con tutte le risorse per la condivisione di questa informazione documentata, assieme agli obiettivi, risultante degli audit, andamenti, contesto aziendale, valutazione rischi ed opportunità, non conformità. L’azienda non è composta solamente dal management. In alternativa la consegna a mano o l’invio con metodi elettronici, dei quali si deve avere evidenza;
- Esterna. No No, sul sito aziendale non mettiamo la politica per la qualità. Poi ce la copiano!! BHA!!! Nella polita aziendale non c’è scritta la formula segreta della Coca Cola. Ma è il vostro biglietto da visita che vi distinguerà. Se un competitor non è arrivato alla produzione di un documento come il vostro, non importa se ve la copia, dimostra già di non avere una cultura per la qualità aziendale.
Quindi politica sul sito! Potrebbe essere necessario l’invio di tale documento a talune parti interessate esterne, per esempio per le tematiche sulla sicurezza alimentare, sul lavoro, sui dati, ecc.., per metterli a conoscenza dei requisiti definiti dall’organizzazione.