Il questionario dei fornitori

La valutazione e qualifica dei fornitori è un prerequisito fondamentale comune  tutti i requisiti richiesti per la qualità, sicurezza alimentare, sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy, il primo step di questa procedura si basa sull’invio di un questionario al fornitore per la raccolta della informazioni necessarie al processo di qualifica.

Il processo di qualifica, una volta ricevuto questionario, comprensivo di tutte le evidenze richieste, dal fornitore proseguirà, con la verifica dei dati, e con la valutazione dello stesso, secondo i requisiti richiesti.

Effettuata la verifica il responsabile di questa procedura proseguirà con l’inserimento o meno nel registro dei fornitori qualificati per l’acquisto di beni e servizi necessari allo svolgimento delle produzioni e o funzioni a secondo del contesto aziendale.

La redazione del questionario dei fornitori

Ma quali informazioni deve contenere il questionario dei fornitori? Questo necessario documento deve essere in grado di fornirci tutti le evidenze ed informazioni necessarie per una prima valutazione, secondo procedura, del fornitore e dei prodotti, servizi acquistati e dovrebbe contenere almeno:

Il questionario dei Fornitori la valutazione e qualifica

La verifica dei dati presenti nel questionario

Non basta però ricevere ed archiviare il questionario dei fornitori ricevuto, la risorsa che si occupa della qualifica, in genere la funzione acquisti, deve effettuare le seguenti operazioni:

  • Verifica dei dati aziendali tramite visura aziendale;
  • Verifica delle schede tecniche, emergenza, verbali di analisi, del loro aggiornamento, almeno triennale, o per aggiornamenti normativi, qui può essere utile anche la figura del consulente esterno, e che tutte le informazioni siano coerenti con quanto acquistato o da acquistare;
  • La verifica di presa visione e le modalità di archiviazione;
  • La figura di riferimento dell’azienda fornitrice ed i contatti per le emergenze;
  • Se necessario la competenza dell’azienda per i prodotti, servizi richiesti, CV, formazione, esperienza, certificazioni, assicurazioni e verifica di aggiornamento;
  • Le azioni da intraprendere in caso di non rispetto di quanto richiesto.

Può essere utile, inserendola nella procedura approvvigionamento ed effettuando formazione alla risorsa, la redazione di un’apposita istruzione operativa. Ovviamente a  seconda della norma implementata e  dei requisiti richiesti può essere necessario la definizione dei rischi delle materie prime, e o l’effettuazione di un audit per la valutazione del fornitore.

Spesso i clienti ci domandano se la troppa precisione nel seguire le corrette indicazioni sia esagerata. Noi crediamo invece che sia non solo un ottimo modo per creare dei rapporti di fiducia nella filiera.

Ma per tutelare l’organizzazione e la sua continuità lavorativa comprendendo anche la reputazione aziendale.

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