Questionario dei Fornitori: che cosa deve contenere?

Questionario dei Fornitori: che cosa deve contenere?

La valutazione e qualifica dei fornitori è un prerequisito fondamentale comune  tutti i requisiti obbligatori e volontari, per le norme sulla qualità, sicurezza alimentare, sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy, il primo step di questa procedura si basa sull’invio di un questionario dei fornitori per la raccolta della informazioni necessarie al processo di qualifica.

Il questionario dei Fornitori Raccolta Informazioni Valutazione e Qualifica

La ricezione del questionario di qualifica attiverà il processo di valutazione qualifica dei fornitori. Verranno, così, prese in considerazione tutte le evidenze richieste al fornitore. E valutate secondo i requisiti applicati.

Effettuata la verifica, il responsabile di questa procedura proseguirà con l’inserimento o meno nel registro dei fornitori qualificati, per l’acquisto di beni e servizi necessari allo svolgimento delle produzioni e o funzioni a secondo del contesto aziendale.

Il processo di invio del questionario dei fornitori può essere effettuato dal reparto acquisti coadiuvato dalle mansioni per la qualità.

Questionario dei fornitori: che cosa dovrebbe contenere?

Ma quali informazioni deve contenere il questionario dei fornitori? Questo necessario documento deve essere in grado di fornirci tutti le evidenze ed informazioni necessarie per una prima valutazione, secondo procedura, del fornitore e dei prodotti, servizi acquistati e dovrebbe contenere almeno:

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Questionario dei fornitori: quali dati sono importanti?

Non basta però ricevere ed archiviare il questionario dei fornitori ricevuto, la risorsa che si occupa della qualifica, in genere la funzione acquisti, deve effettuare le seguenti operazioni:

  • Verifica dei dati aziendali tramite visura aziendale;
  • Verifica delle schede tecniche, emergenza, verbali di analisi, del loro aggiornamento, almeno triennale, o per aggiornamenti normativi, qui può essere utile anche la figura del consulente esterno, e che tutte le informazioni siano coerenti con quanto acquistato o da acquistare;
  • La verifica di presa visione e le modalità di archiviazione;
  • La figura di riferimento dell’azienda fornitrice ed i contatti per le emergenze;
  • Se necessario la competenza dell’azienda per i prodotti, servizi richiesti, CV, formazione, esperienza, certificazioni, assicurazioni e verifica di aggiornamento;
  • Le azioni da intraprendere in caso di non rispetto di quanto richiesto.

Può essere utile, inserendola nella procedura approvvigionamento ed effettuando formazione alla risorsa, la redazione di un’apposita istruzione operativa. Ovviamente a  seconda della norma implementata e  dei requisiti richiesti può essere necessario la definizione dei rischi delle materie prime, e o l’effettuazione di un audit per la valutazione del fornitore.

Questionario dei fornitori: quali criticità ci sono?

Il questionario dei fornitori però talvolta porta alla luce molte criticità. Capita che questa documentazione venga compilata da figure dell’organizzazione fornitrice non correttamente formate. O che non vi siano, a sostegno delle informazioni chiare evidenze in merito. Oppure assenza della firma.

L’organizzazione richiedente dovrebbe essere precisa. In quanto, utilizzare un questionario dei fornitori, è il primo passo per costruire un rapporto di fiducia con il fornitore. Risultati non sufficienti, potrebbero far richiedere audit di seconda parte, test di tracciabilità o analitici. Fino al non inserimento del fornitore nel registro dei fornitori.

Spesso i clienti ci domandano se la troppa precisione nel seguire le corrette indicazioni sia esagerata. Noi crediamo invece che sia non solo un ottimo modo per creare dei rapporti di fiducia nella filiera. Ma per tutelare l’organizzazione e la sua continuità lavorativa comprendendo anche la reputazione aziendale.

CONTATTI!! Se vuoi approfondire le tematiche o se devi definire un processo di qualifica progettando il questionario dei fornitori.

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