Il questionario dei fornitori è un documento utilizzato per la raccolta della informazioni, ed evidenze necessarie al processo di qualifica degli stessi da parte di una organizzazione. La valutazione e qualifica dei fornitori, è un prerequisito di base per la sicurezza alimentare, importante anche in ambito qualità, sicurezza sul lavoro, ambiente, dati.
Infatti grazie ad esso, si possono abbattere i possibili pericoli provenienti dalla catena di fornitura.
La ricezione del questionario di qualifica, da parte di un fornitore, attiverà il processo di valutazione dello stesso. Verranno, così, prese in considerazione tutte le evidenze richieste rispetto alla classe di appartenenza.
E valutate secondo i requisiti applicati.
Effettuata la verifica, il responsabile di questa procedura proseguirà con l’inserimento o meno nel registro dei fornitori qualificati, per l’acquisto di beni e servizi necessari allo svolgimento dei processi aziendali, o delle funzioni a secondo del contesto aziendale.
In genere, l’invio del questionario informativo per la qualificazione dei fornitori, viene effettuato dal reparto acquisti coadiuvato dalle mansioni per la qualità. E sarà tanto più articolato, tanto più risulteranno necessarie evidenze sul fornitore.
Contenuti del questionario per la valutazione dei fornitori
Ma quali informazioni deve contenere il questionario per la valutazione dei fornitori? Le risposte a questo necessario documento, devono essere in grado di fornirci tutti le evidenze ed informazioni necessarie per la valutazione iniziale del fornitore e dei prodotti, servizi acquistati e dovrebbe contenere almeno:
- Dati aziendali, indirizzi, numero di telefono, dati fiscali e persona di riferimento dell’azienda;
- Dati sui prodotti e servizi, che comprendono schede tecniche, di emergenza, qualifiche professionali, certificazioni in possesso. Milto importanti per gli standard GFSI;
- Dati specifici sui processi, trattamenti, pest control, piani di test ed analisi, gestione allergeni, food defense, food fraud, gestione corpi estranei, migrazione , verniciatura, saldatura, ecc;
- Dati specifici sulla tracciabilità e la pianificazione, effettuazione di un test con il fornitore nel processo di qualifica;
- Assicurazione aziendale contro danni sui prodotti e servizi erogati all’azienda;
- Informazioni specifiche rispetto alla proprietà del cliente, trattamento dei dati, ed aggiornamento degli stessi in caso di modifiche.
Ovviamente, il formulario dei fornitori, dovrebbe essere suddiviso per classe del fornitore. In genere vengono definiti per i fornitori Food, No Food, Servizi, Outsourcing, e materiali di Gestione.
Formulario dei fornitori: quali dati sono importanti?
Non basta però ricevere ed archiviare il questionario dei fornitori ricevuto, la risorsa che si occupa della qualifica, in genere la funzione acquisti, deve effettuare le seguenti operazioni:
- Verifica dei dati aziendali tramite visura aziendale;
- Verifica delle schede tecniche, emergenza, verbali di analisi, del loro aggiornamento, almeno triennale, o per aggiornamenti normativi, qui può essere utile anche la figura del consulente esterno, e che tutte le informazioni siano coerenti con quanto acquistato o da acquistare;
- La verifica di presa visione e le modalità di archiviazione;
- La figura di riferimento dell’azienda fornitrice ed i contatti per le emergenze;
- Se necessario la competenza dell’azienda per i prodotti, servizi richiesti, CV, formazione, esperienza, certificazioni, assicurazioni e verifica di aggiornamento;
- Le azioni da intraprendere in caso di non rispetto di quanto richiesto.
Può essere utile, inserendola nella procedura approvvigionamento, ed effettuando formazione alla risorsa, la redazione di un’apposita istruzione operativa. Ovviamente a seconda della norma implementata, e dei requisiti richiesti, queste informazioni possono essere necessarie per la definizione della classe di rischio delle materie prime utilizzate, e o l’effettuazione di un audit per la valutazione del fornitore.
Questionario dei fornitori: Criticità della raccolta documentale
Il questionario dei fornitori, però talvolta porta alla luce molte criticità. Capita che questa documentazione, venga compilata da parte del fornitore, da figure dell’organizzazione non correttamente formate. O che non vi siano, a sostegno delle informazioni chiare evidenze in merito. Oppure assenza della firma.
L’organizzazione richiedente dovrebbe essere precisa. In quanto, utilizzare un questionario dei fornitori, è il primo passo per costruire un rapporto di fiducia con il fornitore. Risultati non sufficienti, potrebbero far richiedere audit di seconda parte, test di tracciabilità o analitici. Fino al non inserimento del fornitore nel registro dei fornitori.
Spesso i clienti ci domandano se la troppa precisione nel seguire le corrette indicazioni sia esagerata. Noi crediamo invece che sia non solo un ottimo modo per creare dei rapporti di fiducia nella filiera. Ma per tutelare l’organizzazione e la sua continuità lavorativa comprendendo anche la reputazione aziendale.
Questo processo, ultimamente, è stato ottimizzato molto. Con la creazione di portali dedicati, nei quali le organizzazioni, possono scambiarsi evidenze grazie ad un sistema automatizzato.
Un altro fattore importante, ma che spesso non viene contemplato, è considerare la frequenza di aggiornamento dei questionario. Ricordiamo che la visione di questa documentazione, dovrebbe essere anche riportata a corredo dei test di tracciabilità, e che verrà visionata in sede di ispezione durante gli audit da parte degli enti di certificazione.