Guida alla qualifica di un consulente

Il consulente è una figura esterna all’organizzazione, che, grazie alla propria competenza ed esperienza, si occupa di implementare e mantenere la conformità rispetto ai requisiti definiti da norme e standard di certificazione.

Scegliere ed effettuare la qualifica del consulente Iso non è semplice. Cercheremo di delineare una semplice guida da seguire per un’organizzazione che debba effettuare la qualifica di questa figura. Che può occuparsi di norme di certificazione Iso, oppure di altri standard di certificazione.

Le organizzazioni odierne vivono quotidianamente una battaglia per primeggiare sui competitor, produrre prodotti di qualità, o erogare servizi che incontrino la soddisfazione del cliente e rispettino i requisiti obbligatori applicabili al proprio contesto aziendale.

Scegliere di implementare un sistema di gestione per una certificazione, aiuterà l’organizzazione per il raggiungimento di questo obiettivo.

La scelta, selezione e qualifica del consulente, è un processo al quale l’organizzazione deve prestare molta attenzione, non pensando solamente all’aspetto economico del servizio da acquistare.

Di cosa si occupa un consulente?

Il consulente ricopre un ruolo fondamentale per l’organizzazione. In genere è un professionista che dimostra di avere competenze ed attitudini vaste, importanti, per l’implementazione in azienda dei requisiti definiti da norme e standard di certificazione.

Che spesso risultano essere di ostica comprensione, per le aziende. Grazie alla sua esperienza, oltre che implementare i requisiti di norme e standard, potrà studiare i processi, fornendo consigli e soluzioni.

Trovare soluzione ad eventuali delle criticità, o a prevenirle efficacemente. Formare ed addestrare le risorse interne, effettuare attività di valutazione. Gestire i rapporti con taluni fornitori, organismi di certificazione, ed organi di controllo. Essere incaricato della mansione come responsabile di sistema.

Un fattore così importante, quindi deve essere considerato, nella valutazione dei rischi e delle opportunità, e di conseguenza, definiti i requisiti per questa figura per la qualifica come consulente.

Quali sono i fattori da valutare?

Vediamo quelli che secondo noi di Sistemi & Consulenze, devono essere i parametri minimi necessari, che deve possedere questa risorsa, e che devono essere contenute nel processo di qualifica del consulente Iso:

• Competenza ed esperienza – Scegliete un consulente non per la simpatia o per l’amicizia e neppure per una referenza spesso non basata su dati di fatto. Il consulente per il raggiungimento di una certificazione qualità deve dimostrare un background coerente con le attività da effettuare. Questo background di esperienze deve essere comprensivo dei seguenti fattori:
  • Background scolastico;
  • Formazione specifica e riconosciuta sulle norme dei sistemi di gestione per la certificazione qualità che dovrà raggiungere;
  • Esperienze in azienda, consulenza, formazione ed attività di audit, sulle norme per la certificazione su scritte. In questo caso può essere utile richiedere l’elenco delle giornate uomo effettuate nelle aziende, oppure l’elenco degli obbiettivi raggiunti;
  • La visibilità che il professionista ha ricercando su testate, siti web del settore e profili social;
  • La presentazione delle assicurazioni necessarie in caso di controversie e responsabilità imputabili al consulente.
• Orientamento al cliente – Valutare le capacità del consulente inerenti a gli strumenti che ci mette a disposizione. Un aspetto importante da valutare sarà la completezza delle informazioni ed evidenze che fornisce. Lo sviluppo del servizio che dovrà effettuare presso l’organizzazione, se sarà coinvolgente in team con le risorse oppure no. Come ci presenterà il nostro progetto, la definizione degli step e degli obiettivi fissati. Le modalità per la comunicazione e la reportistica e la capacità di potersi occupare di servizi complementari al servizio, come i rapporti con gli organismi di certificazione, clienti, fornitori di materie prime o servizi esterni come manutentori, laboratori di test ed analisi o professionisti del pest control;
• Personalizzazione del servizio – Valutare la capacità della risorsa esterna che dovrà essere qualificato come fornitore per la consulenza sul raggiungimento dell’implementazione e della certificazione del sistema di gestione nella nostra organizzazione di effettuare un servizio secondo le nostre esigenze. Capacità di effettuare formazione in loco, o a distanza. Capacità e volontà di formare risorse interne per la gestione autonoma del sistema. Capacità di movimento sul territorio ove è sita l’organizzazione. Conoscenza delle lingue ove è sita l’organizzazione e per i mercati di riferimento.
• Orientato al risultato – Valutare la capacità del professionista nel pianificare i propri risultati. Questo aspetto si può valutare anche alla  ricezione del preventivo richiesto per l’implementazione delle norme di certificazione. Tanto più sarà dettagliato, tanto più si potrà considerare il professionista una figura che ha la capacità di programmare i propri obbiettivi inerenti al risultato. Il tecnico che non avrà capacità di progettare un servizio da erogare, difficilmente avrà le capacità necessarie per valutare adeguatamente i nostri processi o analizzare le cause di accadimento di una non conformità;
• Costi – Non ci si deve basare sul prezzo per la qualifica di un consulente ISO per una certificazione. La scelta e qualifica di un consulente Iso deve essere fatta con coscienza in quanto un’errata valutazione non solo potrà far fallire il raggiungimento dell’obbiettivo della certificazione, ma può avere un impatto negativo sulla produzione dei prodotti e dei servizi erogati, rischiando anche di impattare sulla soddisfazione del cliente e sulla continuità lavorativa.
• Capacità di rispettare le scadenze – Nessuno dovrebbe affidare la sua organizzazione ad una risorsa esterna che già dai primi contatti non sarà in grado di rispettare le scadenze da lui fissate. Le organizzazioni vivono di scadenze con i propri clienti spesso definite con penali di non rispetto. Non ci potrà essere nessuna collaborazione con chi partendo dalla fase di redazione ed invio di preventivo prenderà tempo e non ottempera alle scadenze e o promesse definite. Un’organizzazione che contatti un consulente Iso avrà necessità di migliorare e di velocizzare il raggiungimento dell’obbiettivo e non avere da questa figura delle criticità.

Qualifica del consulente: come procedere

Come per la qualifica della fornitura di tutte le classi merceologiche, e dei vari servizi acquistati, prerequisito fondamentale che deve considerare un’azienda, consigliamo di definire un questionario di qualifica anche per questo fornitore di outsourcing. Inserendo i fattori che abbiamo accennato sopra, per la raccolta delle informazioni necessarie alla qualifica del consulente:

• Quali sono le competenze specifiche per poter effettuare consulenza in merito alla certificazione qualità richiesta?
• Quale storia ha la tua organizzazione o le esperienze effettuate come consulente?
• Può fornirci recensioni e referenze dei clienti nel settore dove opera la nostra organizzazione?
• Ha un sito web o gestisce dei profili social professionali?
• Quanti risultati ha raggiunto?
• La sua organizzazione ha un sistema di gestione qualità certificato per i servizi che eroga?
• Come professionista ha una certificazione individuale?
• Ha la capacità di fornire servizi personalizzati in azienda o effettua gran parte del lavoro in back office?
• Quali sono i suoi punti di forza?
• Quale capacità sono presenti per il lavoro in team?
• Ha proprietà di linguaggio nelle lingue straniere?

Quando si considera la necessità di effettuare una qualifica del consulente, per qualsiasi servizio sia esso per i requisiti obbligatori, o per norme e standard di certificazione, sarà importante valutare ed avere un quadro generale dello stesso.

Purtroppo il mondo della consulenza è fatto spesso di farfalloni, Guru e millantatori, che si nascondono, scaricando le responsabilità ed esasperando le organizzazioni alle quali spillano risorse economiche inutilmente.

I danno più impattante, non sarà quello direttamente economico che è quantificabile, ma quella della perdita di tempo, dei problemi recati all’ambiente sociale di lavoro, causata da queste risorse, che spesso neppure se ne rendono conto.

Onde evitare di avvalersi di figure che non rispettano gli accordi professionali, consigliamo sempre di effettuare precise valutazioni per queste risorse.

Qualifica del consulente: è necessaria?

E’ indispensabile un consulente? Assolutamente NO! Un’organizzazione, infatti, potrà anche scegliere di non affidarsi ad un consulente esterno per il raggiungimento di una certificazione.

In questo caso, all’azienda consigliamo la creazione di un team interdisciplinare, e di definire adeguatamente le mansioni aziendali e le responsabilità.

L’organizzazione dovrebbe, per esempio, anche inserire nel piano di formazione aziendale, dei corsi specifici sulle norme di certificazione da implementare, per avere la competenza necessaria, atta alla progettazione di un sistema che rispetti tutti i requisiti applicabili.

Dal punto di vista aziendale noi operaismo nel seguente modo. Quando apriamo un progetto con un nuovo cliente, non operiamo per ‘renderlo schiavo’ anno dopo anno.

Lavoriamo per renderlo indipendente. Sono molte le realtà dove quando iniziamo una nuova implementazione, è lo stesso imprenditore a non credere, che non siamo i soliti consulenti.

Ma comprende il nostro valore, quando si rende conto, che in un lasso di tempo breve, le risorse che erano abituate a pendere dalle labbra dei consulenti, sono capaci di gestirsi la quotidianità di un sistema, comprensivo della gestione di verifiche non annunciate e delle criticità. Questo, oltre che essere la nostra missione, diventare un punto di riferimento, di valore aggiunto per il miglioramento, e non gestori di documenti, è anche la missione di tutte le norme e standard di certificazione aziendale. Che vogliono un’azienda viva, reattiva e non lenta schiava di figure esterne non sempre disponibili.

Quindi concludendo, una buona qualifica del consulente, potrebbe anche portare a non aver più bisogno dello stesso. 

Nell’articolo abbiamo parlato in via generale di come dovrebbe essere qualificato un consulente per una certificazione volontaria, che puà essere adottato per gli ambiti della certificazione qualità, ambiente ed alimentare.