Procedura per la qualifica dei fornitori
La qualifica dei fornitori delle materie prime e dei servizi, è uno dei prerequisiti più importanti che un’azienda deve definire. Un poco come nella vita di tutti, siamo legati da rapporti di fiducia ai nostri fornitori, negozi, servizi ed altro.
I fornitori di beni e servizi, sono necessarie, per poter produrre, o erogare servizi, scopo dell’organizzazione. Possono essere fornitori direttamente interessati in un prodotto servizio, o pure a supporto del loro sviluppo.
Con le organizzazioni questo non cambia. Ansi. La necessità di standardizzare un prodotto e servizio, passa dall’adozione di una procedura per la qualifica e valutazione dei fornitori efficace. Il frutto di essa esaurirà le richieste scaturite dalla progettazione del prodotto.
Ed è per questa necessità che deve essere ben definita una politica, per evitare rischi nella qualifica dei fornitori.
Per avere fiducia nella catena di fornitura, capace di assolvere le richieste commerciali e tecniche.Tutto ciò aiuterà notevolmente il processo per la soddisfazione dei clienti, e per il rispetto dei requisiti applicabili.
Senza queste attività, sarà ben difficile standardizzare le proprie attività. E proteggere la propria organizzazioni da pericoli che possono provenire dall’esterno. Non a caso la norma ISO 22002, definisce questa attività, come prerequisito di base per la sicurezza alimentare.
Ma sarebbe di buona norma adottare un’efficace procedura anche in contesti extra alimentari.
Qualifica dei fornitori: le 5 fasi di valutazione di beni e servizi
Tutte le organizzazioni di qualsiasi contesto devono avere una efficace procedura per la qualifica dei fornitori. Il processo di valutazione dei fornitori delle materie prime e dei servizi si compone di 5 fasi. Contraddistinte in valutazione e qualifica:
- Valutazione dei rischi sulle materie prime e sui servizi, definendo quali possono avere un impatto sui processi;
- Valutazione sul fornitore rispetto anche ai requisiti scaturiti dal primo punto oltre che parametri commerciali;
- Inserimento del fornitore nel registro di quelli qualificati;
- Monitoraggio nel tempo delle performance sui fornitori delle materie prime e dei servizi rispetto ad obiettivi ed indicatori prefissati nel sistema;
- Riesame e riqualifica nel tempo. In genere durante il riesame.
Valutazione dei fornitori: perché è importante?
La procedura per la qualifica dei fornitori è una di quelle informazioni documentali necessarie. La qualificazione dei fornitori di materie prime e dei servizi è, l’analisi dei rischi fondamentale per ogni organizzazione che opera nella filiera alimentare, e non.
La gestione di questo prerequisito, applicato alla produzione, o erogazione servizi consoni al proprio contesto aziendale, è necessaria per immettere sul mercato beni e servizi rispondenti ai requisiti applicabili, ed evitare i rischi provenienti dalla catena di approvvigionamento.
Il raggiungimento ed il mantenimento della conformità di un determinato prodotto o servizio erogato sul mercato, è la somma di varie azioni. Come per esempio la definizione dei prerequisiti.
Uno tra questi programmi di prerequisiti è la qualificazione dei fornitori, per far sì che possibili criticità dovute agli stessi, ed alle merci/servizi acquistati, siano conformi alla ai requisiti applicabili e richiesti, e non possano provocare impatti sugli obiettivi.
Implementare nel proprio sistema di gestione una efficace procedura per la qualifica e valutazione della catena di approvvigionamento permetterà il rispetto dei requisiti obbligatori applicabili, commerciali, del cliente, lungo tutta la filiera prevenendo delle criticità che possono venire dai prodotti o servizi acquistati.
I requisiti di qualifica e valutazione dei fornitori, non sono applicabili solamente al mondo alimentare, ma possono e devono essere applicati anche ai principi della qualità, salute e sicurezza sul lavoro, gestione ambientale e sulla sicurezza dati.
Non a caso la qualifica e valutazione dei fornitori di materie prime e o servizi è un requisito fondamentale obbligatorio su cui si basano molte norme di certificazione internazionale volontarie e requisiti obbligatori.
Fornitori delle materie prime: come suddividere le classi?
Quando si redige una procedura per la qualifica dei fornitori, il primo passo da effettuare sarà quello di suddividerli per tipologia o classe merceologica:
- materie prime food e no food;
- attrezzature e macchinari, strumenti;
- servizi che possono avere un impatto sul raggiungimento dei nostri obbiettivi. Dopodiché dovrà essere effettuata un’analisi dei rischi per identificarne la classe, le azioni di mitigazione e le evidenze da richiedere al fornitore di materie prime e o di servizi.
Una volta suddivisi in classi, sarà più semplice identificare quelli che sono i requisiti applicabili per ogni tipologia di classe. A questo punto l’organizzazione procederà con la raccolta delle informazioni per la qualifica e valutazione dei fornitori.
Questa fase della procedura per la qualifica dei fornitori di beni e servizi, verrà effettuata tramite l’invio di questionari dove verranno richieste le evidenze necessarie per soddisfare i requisiti applicabili sulla base della tipologia dei prodotti o servizi acquistati, come da definizione di classe merceologica.
I questionari con la raccolta delle evidenze necessarie per la successiva qualifica dei fornitori di materie prime e servizi da acquistare, dovrebbero contenere almeno i seguenti elementi:
- Dati aziendali e dei responsabili assieme ai contatti per le eventuali emergenze;
- Schede tecniche, di emergenza e conformità sui prodotti acquistati;
- Abilitazioni e registrazioni specifiche in caso di acquisto di servizi che ne necessitino. Per esempio, nel caso di accreditamento laboratori prova, accreditamento enti di formazione, effettuazione di audit, albi professionali, competenze ed abilitazioni specifiche e quant’altro;
- Assicurazione contro eventuali danni.
Procedura per la qualifica dei fornitori: come si procede?
Una volta ricevute le informazioni da parte dei fornitori, dovranno essere definiti dei criteri di qualifica. Questo punto riguarda molto il sistema di gestione che abbiamo implementato ed il contesto aziendale.
Per esempio ci sono norme e standard per la certificazione alimentari, che richiedono la definizione di parametri come la provenienza dell’alimento, o la presenza di determinati rischi, il processo di produzione o altro.
Quindi nella redazione della procedura per la qualifica dei fornitori delle materie prime e dei servizi, dovranno essere inseriti tutti i requisiti relativi ai regolamenti obbligatori ed alle norme o standard implementati. Definire l’accettabilità, e le classi di rischio che si riferiranno ad azioni da effettuare.
Il lavoro di qualifica fornitori, avverrà prima di tutto secondo l’analisi dei rischi effettuata sulla tipologia dei prodotti e dei servizi forniti. Ad esempio, è possibile, come abbiamo visto, e talvolta richiesto come requisito, definire le classi di rischio, dove i criteri potranno essere i seguenti:
- Rischio Basso: il fornitore delle materie prime e dei servizi, non è impattante per il raggiungimento degli obbiettivi o contrario ai requisiti obbligatori applicabili e del cliente. In questo caso può essere ritenuta sufficiente la documentazione raccolta per la qualifica;
- Alto Rischio: il fornitore è direttamente impattante per il raggiungimento degli obbiettivi. Per esempio, le materie prime acquistate sono deperibili, o appartengono ad una classe ad alto rischio frode, forte impatto ambientale o una lavorazione molto pericolosa. In questo caso, può essere ritenuta necessaria la richiesta di presenza di certificazione su requisiti che possono variare tra qualità, ambiente, sicurezza, food. In caso di assenza di ulteriori evidenze, sarà necessario al fine della qualifica l’effettuazione di un’audit per la verifica dei requisiti necessari richiesti.
A questo punto andremo a redigere il registro dei fornitori, inserendo i punteggi rispetto ai vari requisiti, il raggiungimento di qualifica, e tutte le informazioni necessarie per una snella gestione degli acquisti e delle emergenze.
È buona regola inserire in un registro dei fornitori delle materie prime e servizi, la tipologia della classe merceologica, e la classe di rischio valutato, la scadenza delle eventuali evidenze dall’azienda fornitrice, come per esempio la data di effettuazione dell’audit, o di test di tracciabilità.
Valutazione dei fornitori: il monitoraggio dei fornitori
Ovviamente il lavoro di qualificazione dei fornitori è un qualcosa di vivo. La procedura per la qualifica dei fornitori delle materie prime e servizi, dovrà definire la frequenza di riesame degli stessi, generalmente durante il riesame della direzione. Le azioni da effettuare in caso di ingresso di un nuovo fornitore, e o l’escussione di uno comprovate motivazioni.
L’organizzazione dovrà definire degli obiettivi ed indicatori per il mantenimento della qualifica dei fornitori, oltre a quelli identificati inizialmente in relazione alle materie prime food, no food, o dei servizi acquistati.
Sarà necessario affidare un punteggio, per esempio, alle non conformità, monitorate di pari passo con gli obbiettivi fissati. Verranno anche specificate le conseguenze per il superamento di tali indicatori fissati, che possono comprendere:
- L’esclusione diretta dal registro dei fornitori;
- L’effettuazione di un audit presso il fornitore.
L’organizzazione, annualmente, come minimo, in sede di riesame della direzione, effettuerà l’audit per la verifica del mantenimento della qualifica dei fornitori delle materie prime e dei servizi acquistati. Nonché della coerenza della procedura per la qualifica.
La frequenza può essere anche più corrente, in caso di modifiche sui processi di produzione delle materie prime acquistate, cambi fornitore, aggiornamenti dei requisiti normativi applicabili, a seguito di non conformità.
L’organizzazione dovrà anche richiedere l’aggiornamento della documentazione tempestiva e la comunicazione di qualsiasi modifica delle evidenze, modifica di materie prime e servizi erogati, cambi dei responsabili, numeri di emergenza.
E’ buona norma, per i fornitori impattanti sulla sicurezza, qualità e legalità del prodotto, o sul rispetto dei requisiti contrattuali, come richiesto dagli standard di certificazione Brc ed Ifs riconosciuti GFSI o allegati qualità, di programmare con l’effettuazione di test sui contatti di emergenza per verificarne l’aggiornamento.
I nostri esperti saranno a tua disposizione se sei interessato ad approfondire questa tematica, o devi redigere una procedura per la qualifica dei fornitori delle materie prime e dei servizi.