Procedura Qualifica Valutazione dei fornitori

Qualifica e Valutazione dei Fornitori

La valutazione e qualifica dei fornitori di materie prime è, l’analisi dei rischi fondamentale per ogni organizzazione che opera nella filiera alimentare, tanto più se, nella realtà vi sia implementato un sistema di gestione per la sicurezza alimentare certificato. La gestione di questo requisito, applicato alla produzione di alimenti, o erogazione servizi connessi al Food, consoni al proprio contesto aziendale, è necessaria per immettere sul mercato prodotti sicuri.

Il raggiungimento della conformità di un determinato prodotto o servizio erogato sul mercato,  si divide tra azioni che devono essere effettuate dopo un’approfondita valutazione dei rischi e preventivi come la gestione di programmi prerequisiti. Uno tra questi programmi è la qualifica e valutazione dei fornitori, per far sì che possibili criticità dovute ad essi, ed alle merci/servizi acquistati, siano conformi alla procedura di approvvigionamento dell’azienda cliente ed ai requisti richiesti, di conseguenza, che ci diano evidenze per confermare i requisiti legali sulla sicurezza dei prodotti e servizi immessi sul mercato, e sulla soddisfazione del cliente e del consumatore.

I requisiti di qualifica e valutazione dei fornitori, non sono applicabili solamente al mondo alimentare, ma devono essere applicati anche alla salute e sicurezza sul lavoro, gestione ambientale e sulla sicurezza dati.

Non a caso la valutazione e qualifica dei fornitori di materie prime e o servizi è un requisito fondamentale su cui si basano molte norme di certificazione internazionale.

Valutazione e Qualifica dei Fornitori

La Valutazione e qualifica dei Fornitori analisi dei rischi materie prime

Il primo passo per effettuate una valutazione, e conseguente qualifica, dei fornitori sarà quello di suddividerli per tipologia:

  • materie prime food e no food;
  • attrezzature;
  • servizi che possono avere un impatto sul raggiungimento dei nostri obbiettivi. Dopodiché dovrà essere effettuata un’analisi dei rischi per identificarne la classe, le azioni di mitigazione e le evidenze da richiedere al fornitore di materie prime e o di servizi.

Le certificazioni alimentari, per esempio, richiedono per la qualifica fornitori un’analisi dei rischi effettuata per le materie prime food e no food, sugli aspetti della sicurezza alimentare, sulla difesa dei prodotti e sulla prevenzione alle frodi. Le certificazioni ambientali possono, invece richiedere come analisi dei rischi sulle materie prime, l’utilizzo di prodotti ai quali sia stata calcolata la propria  vita e cosi via.

La raccolta delle informazioni per la qualifica dei fornitori viene effettuata tramite l’invio di questionari dove vengono richieste le evidenze necessarie ai requisiti applicabili sulla base della tipologia dei prodotti o servizi acquistati. Tali evidenze necessarie per la successiva qualifica dei fornitori di materie prime e servizi da acquistare, dovrebbero contenere almeno i seguenti elementi:

  • Dati aziendali e dei responsabili assieme ai contatti per le eventuali emergenze;
  • Schede tecniche, di emergenza e conformità sui prodotti acquistati;
  • Abilitazioni e registrazioni specifiche in caso di acquisto di servizi che ne necessitino. Per esempio, nel caso di accreditamento laboratori prova, accreditamento enti di formazione, effettuazione di audit, albi professionali, competenze ed abilitazioni specifiche e quant’altro;
  • Assicurazione contro eventuali danni.

La Qualifica dei Fornitori

Una volta ricevute le informazioni da parte delle aziende fornitrici e definiti i criteri che devono avere taluni fornitori si stilerà un Registro dei Fornitori Qualificati. In questo modo si potrà iniziare la procedura di qualifica fornitori. Sarà possibile definire anche, oltre alla ricezione della documentazione richiesta, delle forniture di ulteriori prove e test per verificare l’effettiva affidabilità del fornitore.

Il processo di qualifica fornitori avverrà prima di tutto secondo l’analisi dei rischi effettuata sulla tipologia dei prodotti e dei servizi forniti. Ad esempio, è possibile, e talvolta richiesto come requisiti, definire le classi di rischio, dove i criteri potranno essere i seguenti:

  • Rischio Basso: il fornitore ed i suoi prodotti e servizi, non è impattante per il raggiungimento degli obbiettivi o contrario ai requisiti obbligatori applicabili e del cliente. In questo caso può essere ritenuta sufficiente la documentazione raccolta per la qualifica;
  • Alto Rischio: il fornitore è direttamente impattante per il raggiungimento degli obbiettivi. Per esempio, le materie prime acquistate sono deperibili, o appartengono ad una classe ad alto rischio frode, forte impatto ambientale o una lavorazione molto pericolosa. In questo caso, può essere ritenuta necessaria la richiesta di presenza di certificazione su requisiti che possono variare tra qualitàambientesicurezzafood. In caso di assenza di ulteriori evidenze, sarà necessario al fine della qualifica l’effettuazione di un’audit per la verifica dei requisiti necessari richiesti.

È buona regola inserire in un registro dei fornitori la tipologia della classe merceologica, di eventuali servizi, la classe di rischio valutato, la scadenza delle eventuali evidenze dall’azienda fornitrice come per esempio la data di effettuazione dell’audit, o di test di tracciabilità.

Il Mantenimento della Qualifica

Devono essere definiti, dall’organizzazione, dei parametri per il mantenimento della qualifica dei fornitori, oltre a quelli identificati inizialmente in relazione alle materie prime food, no food, o dei servizi acquistati. Sarà necessario affidare un punteggio, per esempio, alle non conformità, monitorate di pari passo con gli obbiettivi fissati. Verranno anche specificate le conseguenze per il superamento di tali indicatori fissati, che possono comprendere:

  • L’esclusione diretta dal registro dei fornitori;
  • L’effettuazione di un audit presso il fornitore.

L’organizzazione, annualmente, come minimo, in sede di riesame della direzione effettuerà l’audit per la verifica del mantenimento della qualifica dei fornitori.

La frequenza può essere anche più corrente, in caso di modifiche sui processi di produzione delle materie prime acquistate, cambi fornitore, aggiornamenti dei requisiti normativi applicabili, a seguito di non conformità. L’organizzazione dovrà anche richiedere l’aggiornamento della documentazione tempestiva e la comunicazione di qualsiasi modifica delle evidenze, modifica di materie prime e servizi erogati, cambi dei responsabili, numeri di emergenza. E’ buona norma, per i fornitori impattanti sulla sicurezza, qualità e legalità del prodotto, o sul rispetto dei requisiti contrattuali, come richiesto dagli standard riconosciuti GFSI o allegati qualità, di programmare con l’effettuazione di test sui contatti di emergenza per verificarne l’aggiornamento.

Contattaci! I nostri esperti saranno a tua disposizione se sei interessato ad approfondire questa tematica, devi redigere una procedura di qualifica e valutazione dei fornitori o vuoi effettuare un audit su di essi.

Pubblicato da

Federico Pucci

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