Procedura Qualifica Valutazione dei fornitori

Qualifica e Valutazione dei Fornitori

Ogni attività deve essere conforme alle normative cogenti per produrre i prodotti o erogare i servizi del proprio contesto aziendale. Si può spaziare dalla sicurezza alimentare, alla certificazione sul lavoroambientali e sulla sicurezza dati. Il raggiungimento della conformità si divide tra azioni che devono essere effettuate dopo un’approfondita valutazione dei rischi e la gestione di programmi prerequisiti. Uno tra questi programmi è la qualifica e valutazione dei fornitori, per far sì che possibili criticità dovute ad essi non impattino sulla procedura di approvvigionamento dell’azienda.

Non a caso la valutazione dei fornitori è un requisito fondamentale su cui si basano molte norme di certificazione internazionale.

I Primi Passi per la Valutazione dei Fornitori

La Valutazione e qualifica dei Fornitori

Vediamo come muoverci per strutturare una qualifica e valutazione dei fornitori. Il primo passo per la valutazione dei fornitori sarà quello di suddividere i fornitori di materie prime, attrezzature o dei servizi che possono avere un impatto sul raggiungimento dei nostri obbiettivi. Dopodiché li suddivideremo in base al livello di rischio, definendo i requisiti da richiedere ai fornitori di materie prime e servizi.

Le certificazioni alimentari, per esempio, richiedono un’analisi sugli aspetti della sicurezza alimentare, sulla difesa dei prodotti e sulla prevenzione alle frodi. Le certificazioni ambientali possono richiedere l’utilizzo di prodotti ai quali è stata calcolata la vita di un prodotto e cosi via.

La raccolta delle informazioni per la qualifica dei fornitori viene effettuata tramite l’invio di questionari dove vengono richieste le prove sulla base della tipologia dei prodotti o servizi acquistati. Tali prove dovrebbero contenere almeno i seguenti elementi:

  • Dati aziendali e dei responsabili assieme ai contatti per le eventuali emergenze;
  • Schede tecniche, di emergenza e conformità sui prodotti acquistati;
  • Abilitazioni e registrazioni specifiche in caso di acquisto di servizi che ne necessitino. Per esempio, nel caso di accreditamento laboratori prova, accreditamento enti di formazione, effettuazione di audit, albi professionali, competenze ed abilitazioni specifiche e quant’altro;
  • Assicurazione contro eventuali danni.

La Qualifica dei Fornitori

Una volta ricevute le prove da parte delle aziende e definiti i criteri che devono avere taluni fornitori si stilerà un Registro dei Fornitori Qualificati. In questo modo si potrà iniziare la procedura fornitori. Sarà possibile definire anche, oltre alla ricezione della documentazione richiesta, delle forniture di ulteriori prove per verificare l’effettiva affidabilità del fornitore.

Il processo di qualifica avverrà prima di tutto secondo la valutazione effettuata sulla tipologia dei prodotti e dei servizi forniti. Ad esempio, è possibile definire le classi di rischio, dove i criteri saranno richiesti come segue:

  • Rischio Basso: il fornitore non è impattante per il raggiungimento degli obbiettivi o contrario ai requisiti obbligatori e del cliente. In questo caso può essere ritenuta sufficiente la documentazione raccolta;
  • Alto Rischio: il fornitore è direttamente impattante per il raggiungimento degli obbiettivi. Per esempio, le materie acquistate sono deperibili. In alternativa, vi è un rischio frode, forte impatto ambientale o una lavorazione molto pericolosa. In questo caso, può essere ritenuta necessaria la richiesta di prove di certificazione su aspetti che possono variare tra qualitàambientesicurezzafood. In caso di assenza di ulteriori prove, sarà possibile effettuare un audit per la verifica dei requisiti necessari richiesti.

È buona regola inserire in un registro dei fornitori la tipologia della merce, la classe di rischio, la scadenza delle prove fornite dall’azienda, la data di effettuazione dell’audit. L’organizzazione dovrà anche includere, come richiesto da standard specifici, l’effettuazione di taluni test con il fornitore, definendo anche la frequenza di valutazione e la sua qualifica.

Il Mantenimento della Qualifica

Devono essere definiti dei parametri per il mantenimento della qualifica, oltre a quelli definiti inizialmente in relazione alle materie prime. Sarà necessario affidare un punteggio, per esempio, alle non conformità, monitorate di pari passo con gli obbiettivi. Verranno anche specificate le conseguenze per il superamento di tali indicatori fissati, che possono comprendere:

  • L’esclusione diretta dal registro dei fornitori;
  • L’effettuazione di un audit presso il fornitore.

In genere l’audit viene effettuato annualmente in sede di riesame della direzione. La frequenza può essere più corrente. Dovrà essere effettuato spesso il processo di riqualifica e valutazione del fornitore, verificando anche che non vi siano stati cambi di normative. L’organizzazione dovrà richiedere l’aggiornamento della documentazione. Per taluni standard riconosciuti GFSI o allegati qualità, si procederà con l’effettuazione di test sui contatti di emergenza per verificarne l’aggiornamento.

Contattaci! I nostri esperti saranno a tua disposizione se sei interessato ad approfondire questa tematica, devi redigere una procedura di qualifica e valutazione dei fornitori o vuoi effettuare un audit su di essi.

Pubblicato da

Sistemie-Admin

Servizi di consulenza direzionale organizzativa, implementazione sistemi di gestione per certificazioni qualità, ambiente, sicurezza, alimentare, servizi di audit, consulenza formazione aziendale sicurezza sul lavoro, alimentare, ambiente, privacy.