La Valutazione dei Fornitori

La Qualifica e Valutazione dei Fornitori

Ogni attività per produrre i prodotti e o erogare i servizi del proprio contesto aziendale deve essere conforme alle normative cogenti, siano esse sulla sicurezza alimentare, sul lavoro, ambientali e sulla sicurezza dati, il raggiungimento della conformità si divide tra azioni che devono essere effettuate dopo un’approfondita  valutazione dei rischi e, la gestione di programmi prerequisiti, come la qualifica e valutazione dei fornitori, per far si che possibili criticità, dovute ad essi,  non impattino sui processi che dovremo effettuare in azienda.

Non a caso la qualifica e valutazione dei fornitori è un requisito fondamentale su cui si basano molte norme di certificazione internazionale.

I primi passi per la valutazione dei fornitori

La Valutazione e qualifica dei Fornitori

Vediamo come muoversi per strutturare un’efficace qualifica e valutazione dei fornitori. Il primo passo da effettuare per la valutazione dei fornitori sarà quello  di suddividere i fornitori di materie prime,attrezzature, e o dei servizi che possono avere un impatto sul raggiungimento dei nostri obbiettivi, di conseguenza suddividerli per rischio definendo i requisiti da richiede ai fornitori di materie prime/servizi.

Le certificazioni alimentari, per esempio richiedono un’analisi sugli aspetti di sicurezza alimentare, sulla difesa dei prodotti e sulla prevenzione alle frodi, le certificazioni ambientali possono richiedere l’utilizzo di prodotti ai quali è stata calcolata la vita di un prodotto, e cosi via…

La raccolta delle informazioni per la valutazione e qualifica dei fornitori tramite l’invio di questionari dove vengono richieste le evidenze sulla base della tipologia dei prodotti/servizi acquistati, tali evidenze dovrebbero almeno contenere:

  • Dati aziendali, dei responsabili, contatti per le eventuali emergenze;
  • Schede tecniche, di emergenza e conformità sui prodotti acquistati;
  • Abilitazioni e  registrazioni specifiche in caso di acquisto di servizi che ne necessitano, per esempio accreditamento laboratori prova, accreditamento enti di formazione, effettuazione di audit, albi professionali, competenze ed abilitazioni specifiche, ecc;
  • Assicurazione contro eventuali danni.

La Qualifica dei Fornitori

Una volta ricevute le evidenze da parte delle aziende, e definiti i criteri che devono avere taluni fornitori si stilerà un Registro dei Fornitori Qualificati per iniziare il processo di Qualifica dei fornitori. Si potranno in questo caso definire anche, oltre la ricezione della documentazione richiesta, delle forniture di prova per verificare l’effettiva affidabilità del fornitore.

Il processo di qualifica avverrà in primis secondo la valutazione effettuata sulla tipologia dei prodotti, servizi forniti, per esempio la definizione di classi di rischio, dove i criteri saranno così richiesti:

  • Rischio Basso: Il fornitore non è impattante per il raggiungimento degli obbiettivi, o contrario a requisiti obbligatori e  del cliente, in questo caso può essere ritenuta sufficiente la documentazione raccolta;
  • Alto Rischio: Il fornitore è direttamente impattante per il raggiungimento degli obbiettivi, per esempio le materie acquistate sono deperibili, rischio frode, forte impatto ambientale, o lavorazione molto pericolosa, in questo caso può essere ritenuta necessaria la richiesta di evidenza di certificazione su aspetti che possono variare tra Qualità, Ambiente, Sicurezza, Food, o l’effettuazione, in caso di assenza, dell’effettuazione di un audit per la verifica dei requisiti necessari richiesti.

E’ buona regola in un registro dei fornitori inserire, la tipologia della merce, la classe di rischio, la scadenza delle evidenze fornite dall’azienda, da data di effettuazione dell’audit e, come richiesto per standard specifici, l’effettuazione di taluni test con il fornitore, definendo anche la frequenza di valutazione e qualifica del fornitore.

Il mantenimento della qualifica

Devono essere definiti dei parametri per il mantenimento della qualifica, oltre quelli definiti inizialmente dovuti delle materie prime, affidando un punteggio per esempio alle non conformità, monitorate con gli obbiettivi, descrivendo anche le azioni qualora si supero tali indicatori fissati, che possono comprendere:

  • L’esclusione diretta dal registro dei fornitori;
  • L’effettuazione di un audit presso il fornitore.

In genere annualmente, in sede di riesame della direzione, ma la frequenza può essere più corrente, dovrà essere effettuato il processo di riqualifica e valutazione del fornitore, verificando anche che non vi siano stati cambi di normative, richiedendo aggiornamento documentale e o come per taluni standard riconosciuti GFSI o allegati qualità, l’effettuazione di test sui contatti di emergenza per verificarne l’aggiornamento.

Contattaci!! Se sei interessato ad approfondire la tematica, devi redigere una procedura di qualifica e valutazione dei fornitori o vuoi effettuare un audit su essi.

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