Qualifica dei Processi e Servizi in Outsourcing: che cosa sono?

Con la definizione di outsourcing si indica l’esternalizzazione di processi e servizi nei confronti di un fornitore qualificato. E’ sempre più frequente trovare delle organizzazioni che affidino taluni servizi e processi all’esterno, in outsourcing, ad un fornitore specializzato, e qualificato, che operi sotto gestione del committente.

Possono essere esternalizzati interi processi, particolari fasi, e mansioni. Questa tipologia di servizio può essere suddivide in due grandi aree:

• Outsourcing interno – quando i servizi vengono effettuati dentro il sito dell’organizzazione e o le risorse umane e tecniche impiegate sono proprie dell’azienda committente e non dei fornitore di servizi, per esempio le aziende che effettuano amministrazione, sanificazioni, macellazione o imbottigliamento presso il cliente;
• Outsourcing esterno – quando intere fasi vengono effettuate in aree differenti dall’organizzazione, per esempio i processi di produzione dei prodotti a marchio, di confezionamento, saldatura, sabbiatura, ecc…

Servizi in Outsourcing: quali sono le motivazioni più frequenti?

Le motivazione più frequenti del perché le organizzazioni si indirizzino nell’affidare i propri processi o servizi in outsourcing, sono di natura organizzativa ed economica, entrambe correlate tra loro:

• Organizzativa: la possibilità di affidarsi a realtà qualificate e strutturate per effettuare tali servizi o processi, non dovendo intervenire direttamente ma acquistando ciò che necessità da organizzazioni strutturate e qualificate per quello scopo;
• Economica: i mercati internazionali odierni richiedo alle aziende produttrici una gran quantità di tipologie, referenze, modelli dei propri prodotti, utilizzando questi servizi si abbattono i costi di realizzazione delle linee di produzione, formazione delle risorse, e tutto ciò connesso.

Processi in outsourcing: come devono essere gestiti?

Non basta affidare un processo o un servizio ad un’azienda esterna, in outsourcing, va definito un vero e proprio protocollo di qualifica per il fornitore di outsourcing che deve contenere:

• Valutazione dell’impatto che tale processo o servizio affidato in outsourcing possa avere sul raggiungimento dell’obbiettivo finale;
• Valutare e qualificare il fornitore dei servizi più in linea con i criteri richiesti, possono e devono essere richiesti a secondo di quanto richiesto, certificazioni alimentari, standard GFSI, saldature, qualità, ambiente, ssl, ecc;
• Definire, nell’ambito del processo servizio affidato, tramite protocolli di affidamento, i requisiti da rispettare;
• Definire i ruoli, le responsabilità e le frequenze dei monitoraggi da effettuare sul processo servizio esternalizzato;
• Inserire nel programma di audit i monitoraggi presso il fornitore dei servizi processi, che possono essere verifiche, test analitici, test di tracciablità, ecc;
• Effettuare ove necessario le validazioni dei processi esternalizzati;
• In caso di effettuazione di prodotti a marchio mettere a conoscenza dell’aspetto il cliente;
• Monitorare gli indicatori per rivedere, in caso di non conformità, le cause profonde e le azioni correttive da applicare al servizio.

Processi e Servizi in Outsourcing: quali sono i requisiti?

Nelle organizzazioni che abbiano implementato e certificato un sistema di gestione, o uno standard di certificazione, la definizione delle responsabilità e dei monitoraggi da effettuare sull’operato del fornitore di servizi e processi in outsourcing deve essere molto precisa.

Sulla base della valutazione dei rischi, per l’impatto che tale processo e o servizio in outsourcing abbia sul raggiungimento degli obbiettivi, la conformità dei requisiti applicabili, sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy,  e per la soddisfazione dei clienti.

Deve essere definito un processo di qualifica coerente. Che può comprendere degli audit di seconda parte, la richiesta di evidenze, oppure il raggiungimento della medesima certificazione di cui è in possesso l’organizzazione mandataria dei processi in outsourcing.

Tutto ciò a tutela dei clienti e dei consumatori. In ambito alimentare, per esempio, i fornitori di servizi in outsourcing, di organizzazioni certificate BRC, IFS ed FSSC 22000, devono essere in possesso di certificazioni equiparate, e sul campo di applicazione deve essere contemplato il processo e o servizio affidatogli.

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