Qualifica dei Processi e Servizi in Outsourcing: che cosa è?

E’ sempre più frequente trovare delle organizzazioni che affidino taluni servizi e processi all’esterno, in outsourcing, ad un fornitore specializzato, e qualificato, che operi sotto gestione del committente.

Con la definizione di outsourcing si indica l’esternalizzazione di processi e servizi nei confronti di un fornitore qualificato, possono essere esternalizzati interi processi, particolari fasi, e mansioni. Questa tipologia di servizio può essere suddivide in due grandi aree:

• Outsourcing interno – quando i servizi vengono effettuati dentro il sito dell’organizzazione e o le risorse umane e tecniche impiegate sono proprie dell’azienda committente e non dei fornitore di servizi, per esempio le aziende che effettuano amministrazione, sanificazioni, macellazione o imbottigliamento presso il cliente;
• Outsourcing esterno – quando intere fasi vengono effettuate in aree differenti dall’organizzazione, per esempio i processi di produzione dei prodotti a marchio, di confezionamento, saldatura, sabbiatura, ecc…

Le motivazione più frequenti del perché le organizzazioni si indirizzino nel affidare propri processi e o servizi in outsourcing, sono di natura organizzativa ed economica, entrambe correlate tra loro:

• Organizzativa: la possibilità di affidarsi a realtà qualificate e strutturate per effettuare tali servizi o processi, non dovendo intervenire direttamente ma acquistando ciò che necessità da organizzazioni strutturate e qualificate per quello scopo;
• Economica: i mercati internazionali odierni richiedo alle aziende produttrici una gran quantità di tipologie, referenze, modelli dei propri prodotti, utilizzando questi servizi si abbattono i costi di realizzazione delle linee di produzione, formazione delle risorse, e tutto ciò connesso.

Gestione dei fornitori per i servizi e processi in outsourcing

Non basta affidare un processo o un servizio ad un’azienda esterna, però, va definito un vero e proprio protocollo di qualifica per il fornitore di outsourcing che deve contenere:

• Valutazione dell’impatto che tale processo o servizio affidato in outsourcing possa avere sul raggiungimento dell’obbiettivo finale;
• Valutare e qualificare il fornitore dei servizi più in linea con i criteri richiesti, possono e devono essere richiesti a secondo di quanto richiesto, certificazioni alimentari, standard GFSI, saldature, qualità, ambiente, ssl, ecc;
• Definire, nell’ambito del processo servizio affidato, tramite protocolli di affidamento, i requisiti da rispettare;
• Definire i ruoli, le responsabilità e le frequenze dei monitoraggi da effettuare sul processo servizio esternalizzato;
• Inserire nel programma di audit i monitoraggi presso il fornitore dei servizi processi, che possono essere verifiche, test analitici, test di tracciablità, ecc;
• Effettuare ove necessario le validazioni dei processi esternalizzati;
• In caso di effettuazione di prodotti a marchio mettere a conoscenza dell’aspetto il cliente;
• Monitorare gli indicatori per rivedere, in caso di non conformità, le cause profonde e le azioni correttive da applicare al servizio.

Nelle organizzazioni che abbiano implementato e certificato un sistema di gestione qualità, ambiente, sicurezza e sicurezza alimentare, la definizione delle responsabilità e dei monitoraggi da effettuare sull’operato del fornitore di outsourcing deve essere molto precisa.

Sulla base della valutazione dei rischi per l’impatto che tale processo e o servizio abbia sul raggiungimento degli obbiettivi, la conformità dei requisiti applicabili, sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy,  e per la soddisfazione dei clienti.

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