Gli aggiornamenti normativi e la gestione delle fonti tecnico scientifiche sono attività fondamentali per progettare, applicare e mantenere efficace un sistema di gestione per la sicurezza alimentare.
La conformità legislativa non può essere considerata una condizione acquisita definitivamente: nuovi regolamenti, modifiche dei limiti di legge, revisioni degli standard di certificazione ed evoluzioni delle conoscenze scientifiche possono incidere sui requisiti applicabili a prodotti, processi e attività aziendali.
Una materia prima considerata sicura sulla base delle informazioni disponibili potrebbe essere interessata da nuove evidenze tossicologiche.
Un contaminante può essere sottoposto a limiti più restrittivi, una sostanza può perdere la propria autorizzazione oppure un aggiornamento delle disposizioni sull’etichettatura può richiedere modifiche alle informazioni commerciali.
Senza un sistema di monitoraggio, tali cambiamenti rischiano di essere individuati soltanto durante un controllo ufficiale, un audit di certificazione o una contestazione del cliente.
La gestione delle informazioni e della normativa alimentare comprende anche allerte sanitarie, ritiri e richiami alimentari, segnalazioni di frode, pericoli emergenti e comunicazioni delle autorità competenti.
Tali informazioni costituiscono elementi di ingresso per le attività di valutazione HACCP, VACCP e TACCP, la qualifica dei fornitori, la definizione dei piani analitici e l’adeguamento delle misure preventive e di mitigazione.
Il sistema deve essere capace di intercettare segnali rilevanti prima che si trasformino in problemi operativi.
Un sistema efficace non si misura dal numero di newsletter ricevute o dalla quantità di documenti archiviati. Si misura dalla capacità di identificare un’informazione pertinente, comprenderne gli effetti e adottare le decisioni necessarie entro i termini applicabili.
Che cosa sono le fonti?
Le fonti sono informazioni, documenti, studi, banche dati e canali informativi attraverso i quali l’azienda acquisisce conoscenze scientifiche, tecniche, legislative e settoriali necessarie alla gestione della sicurezza, qualità, autenticità e legalità alimentare.
Occorre distinguere le fonti legislative, che consentono di identificare gli obblighi giuridici, dalle fonti scientifiche, utilizzate per approfondire pericoli e rischi, e dalle fonti tecnico-normative, che comprendono standard, linee guida, interpretazioni e documenti applicativi.
Le principali fonti comprendono:
- EUR-Lex e Gazzetta Ufficiale: legislazione europea e nazionale, modifiche, abrogazioni, disposizioni transitorie e date di applicazione.
- EFSA: pareri scientifici e valutazioni relative a contaminanti, additivi, allergeni, pericoli microbiologici e rischi emergenti.
- Ministero della Salute, ISS e autorità sanitarie: linee guida, comunicazioni, richiami, provvedimenti e informazioni di interesse sanitario.
- RASFF: notifiche sui rischi per la salute connessi ad alimenti, mangimi e materiali a contatto con gli alimenti.
- CeIRSA: documentazione tecnico-scientifica sulla sicurezza alimentare e sulla valutazione dei rischi.
- FDA: normativa e comunicazioni ufficiali applicabili ai prodotti destinati al mercato statunitense.
- IFS, BRCGS, FSSC e ISO: standard, documenti integrativi, revisioni e interpretazioni ufficiali.
- Ordini e albi professionali, università, centri di ricerca e associazioni tecniche: studi, pubblicazioni e approfondimenti specialistici.
- Sentenze della cassazione: costituiscono fonti interpretative utili per comprendere l’applicazione della legislazione alimentare, le responsabilità degli operatori e gli obblighi di autocontrollo, prevenzione e gestione dei rischi. Le pronunce possono orientare il riesame delle procedure aziendali.
La selezione delle fonti deve essere proporzionata al contesto dell’organizzazione e suoi prodotti e processi. Un’impresa che produce alimenti refrigerati pronti al consumo dovrà monitorare informazioni differenti rispetto a un produttore di ingredienti secchi, a un operatore del packaging o a un broker alimentare.
Fonti scientifiche e valutazioni HACCP, VACCP e TACCP
Le informazioni raccolte alimentano le attività di valutazione dei rischi, che sono studi tecnico scientifici a sostegno delle attività di prevenzione e mitigazione sulla base dei rischi e non documenti da ammassare o archiviare. Ad esempio:
- Nelle valutazioni HACCP, nuove evidenze scientifiche possono modificare la valutazione della probabilità e della gravità di un pericolo. Una segnalazione ricorrente di contaminazione da Salmonella in una categoria di materie prime può richiedere il riesame delle specifiche, delle misure di controllo, della qualifica dei fornitori e dei piani analitici.Stesso discorso vale per i sistemi HAPRC dedicati ai mercati USA.
- Nelle valutazioni VACCP, le segnalazioni di adulterazione, sostituzione di ingredienti, falsificazione dell’origine o contraffazione documentale contribuiscono alla valutazione delle vulnerabilità alle frodi alimentari. Un incremento degli episodi segnalati in una determinata filiera può giustificare una nuova classificazione del rischio e l’introduzione di verifiche sull’autenticità.
- Nelle valutazioni TACCP, informazioni sulle minacce intenzionali e sulle vulnerabilità delle infrastrutture possono determinare il riesame delle misure di food defence, dei controlli sugli accessi e della protezione delle aree sensibili.
- Nelle attività per l’etichettatura alimentare, le fonti legislative, le linee guida ministeriali e le interpretazioni ufficiali permettono di verificare la conformità delle informazioni obbligatorie, delle dichiarazioni nutrizionali, degli allergeni e dei claim, prevenendo indicazioni ingannevoli o non autorizzate.
- Negli studi di shelf life, le fonti scientifiche, i pareri EFSA, le linee guida tecniche e gli studi microbiologici supportano la definizione e la giustificazione della vita commerciale dei prodotti, considerando caratteristiche dell’alimento, condizioni di conservazione, crescita microbica e possibili alterazioni.
- Nella validazione dei processi, le pubblicazioni scientifiche, le norme tecniche e le linee guida delle autorità competenti forniscono riferimenti per definire e giustificare parametri di processo, limiti operativi e criteri di accettazione, dimostrando l’efficacia delle misure di controllo attraverso evidenze scientifiche e sperimentali.
Le informazioni devono essere valutate criticamente. Una notifica RASFF relativa a un ingrediente non determina automaticamente un incremento del rischio per ogni azienda che utilizza quella materia prima. Occorre verificare origine, fornitore, natura del pericolo, frequenza delle segnalazioni, condizioni di utilizzo ed efficacia delle misure esistenti.
Una fonte è realmente utile quando permette di migliorare la qualità delle decisioni e di giustificare tecnicamente le misure adottate.
Aggiornamenti normativi
Gli aggiornamenti normativi comprendono nuove disposizioni legislative, modifiche e abrogazioni di norme esistenti, provvedimenti applicativi e variazioni dei requisiti obbligatori che interessano l’attività aziendale.
Nel settore alimentare possono riguardare igiene, criteri microbiologici, contaminanti, additivi, allergeni, etichettatura, materiali a contatto con gli alimenti, rintracciabilità, importazione ed esportazione.
Tra i riferimenti da monitorare rientrano ad esempio: il Regolamento (UE) 178/2002, il Regolamento (UE) 852/2004, il Regolamento (UE) 853/2004, il Regolamento (UE) 1169/2011, il Regolamento (UE) 2023/915, il Regolamento (UE) 2005/2073, il Regolamento (UE) 1935/2004, il Regolamento (UE) 10/2011 e le rispettive modifiche, secondo l’effettiva applicabilità ai prodotti e alle attività.
Un aggiornamento può introdurre nuovi obblighi immediati oppure prevedere un periodo transitorio. È quindi necessario distinguere la data di pubblicazione, quella di entrata in vigore e quella dalla quale le singole disposizioni devono essere applicate.
La gestione comprende anche gli aggiornamenti degli standard volontari. Le Doctrine IFS, le Position Statements BRCGS, le revisioni delle norme ISO e le comunicazioni ufficiali FSSC 22000 possono modificare o chiarire le modalità di applicazione dei requisiti di certificazione.
Non tutti questi documenti hanno la stessa natura: una modifica legislativa vincola gli operatori nel proprio ambito di applicazione, mentre un documento emesso dal proprietario di uno schema può introdurre requisiti o interpretazioni vincolanti nell’ambito della certificazione.
Come strutturare il processo di aggiornamento
Un processo organizzato deve prevedere almeno cinque elementi: identificazione delle fonti, responsabilità del monitoraggio, frequenza di consultazione, valutazione di applicabilità e registrazione delle decisioni.
La frequenza deve essere stabilita in funzione della natura delle informazioni. Le allerte alimentari possono richiedere un controllo molto più frequente rispetto alle revisioni programmate degli standard.
Un registro degli aggiornamenti dovrebbe contenere il riferimento del documento, la fonte, la data di pubblicazione, le eventuali scadenze, i processi interessati, l’esito della valutazione, il responsabile e le azioni intraprese.
L’esito può essere non applicabile, applicabile senza modifiche oppure applicabile con necessità di intervento. Anche una decisione di non intervenire dovrebbe essere motivata quando l’informazione presenta una potenziale rilevanza per l’organizzazione.
Il registro non deve trasformarsi in un archivio burocratico. Deve consentire di ricostruire rapidamente perché un aggiornamento è stato considerato pertinente, quali modifiche sono state decise e se sono state effettivamente completate.
Cosa dicono i requisiti degli standard GFSI (BRCGS / IFS / FSSC 22000)
Gli schemi di certificazione riconosciuti da GFSI prevedono il mantenimento di un sistema capace di identificare e recepire informazioni pertinenti alla sicurezza, qualità, autenticità e legalità dei prodotti.
Le disposizioni variano tra gli standard, ma attribuiscono alla direzione aziendale responsabilità precise nella disponibilità delle informazioni e nell’aggiornamento del sistema.
La rintracciabilità delle fonti diventa pertanto parte della rintracciabilità delle decisioni. Collegare una valutazione dei rischi ai documenti che ne sostengono le conclusioni permette di individuare rapidamente quali attività riesaminare quando cambiano le informazioni disponibili.
Una corretta gestione delle fonti deve pertanto coprire due esigenze distinte: conoscere le informazioni legislative e scientifiche che possono incidere sui prodotti e mantenere aggiornato il sistema rispetto alle disposizioni dello schema di certificazione. Vediamo cosa dicono gli standard:
- IFS Food versione 8: requisiti. Il requisito 1.2.5 attribuisce alla direzione la responsabilità di mantenere un sistema che assicuri all’azienda informazioni aggiornate su legislazione pertinente, sviluppi scientifici e tecnici, codici di buona pratica, problematiche di sicurezza e qualità dei prodotti e fattori capaci di influenzare i rischi di food defence e food fraud. Non è sufficiente conoscere la legislazione alimentare. Il sistema deve intercettare anche informazioni che possono modificare le valutazioni dei rischi e le misure preventive, pur in assenza di nuovi obblighi legislativi. La linea guida ufficiale per gli audit indica, tra gli aspetti verificabili, le fonti utilizzate, la conoscenza delle modifiche legislative e le evidenze della loro tempestiva attuazione. Ammette anche il ricorso a servizi esterni per acquisire le informazioni necessarie. Durante un audit possono quindi essere esaminate le registrazioni degli aggiornamenti, le valutazioni di applicabilità, le modifiche delle procedure, le comunicazioni interne e le evidenze dell’adeguamento ai nuovi requisiti. Il requisito 1.3.1 collega il riesame della direzione anche alle problematiche di conformità, alle notifiche delle autorità e agli esiti delle valutazioni food fraud e food defence. Le informazioni acquisite devono quindi contribuire al riesame del sistema, quando pertinenti. Il requisito2.2.1.3 stabilisce che il piano HACCP debba fondarsi su letteratura scientifica o pareri di esperti provenienti da fonti appropriate, comprese autorità competenti, associazioni di settore ed esperti indipendenti. Le informazioni devono essere mantenute in linea con l’evoluzione tecnologica.
- BRCGS Food Safety Issue 9: requisiti. Il requisito 1.1.8 prevede che la direzione mantenga un sistema attraverso il quale lo stabilimento sia informato e riesamini gli sviluppi scientifici e tecnici, i codici di buona pratica del settore, i nuovi rischi relativi all’autenticità delle materie prime e la legislazione pertinente nei paesi di commercializzazione dei prodotti, quando conosciuti. Il requisito 1.1.9 richiede la disponibilità di una copia originale e aggiornata dello standard e la conoscenza delle modifiche allo standard o al protocollo. Le aziende devono quindi controllare anche le comunicazioni ufficiali pubblicate da BRCGS. Il requisito 2.3.2 approfondisce il rapporto tra fonti e sicurezza alimentare. Le informazioni utilizzate per sviluppare l’analisi dei pericoli devono essere raccolte, conservate, documentate e aggiornate. Il piano HACCP deve basarsi su riferimenti esaustivi, identificabili e disponibili su richiesta. Tra le informazioni da considerare rientrano la letteratura scientifica recente, i pericoli storicamente associati agli alimenti, le linee guida riconosciute, le disposizioni legislative e i requisiti dei clienti.
- FSSC 22000: requisiti. FSSC 22000 si basa sulla norma ISO 22000, sui programmi prerequisito settoriali e sui requisiti aggiuntivi dello schema. La norma ISO 22000:2018, al punto 7.4.2, disciplina la comunicazione esterna, comprendendo le informazioni pertinenti provenienti da fornitori, clienti, autorità e altre organizzazioni che incidono sull’efficacia del sistema di gestione per la sicurezza alimentare. Il punto 8.6 riguarda l’aggiornamento delle informazioni che specificano i programmi prerequisito e il piano di controllo dei pericoli. Gli aggiornamenti delle conoscenze scientifiche, delle caratteristiche delle materie prime o dei processi possono quindi rendere necessario il riesame delle informazioni utilizzate nell’analisi dei pericoli. La pubblicazione di FSSC 22000 versione 7, nel maggio 2026, costituisce un esempio concreto di cambiamento da gestire. La nuova versione recepisce la serie ISO 22002-x:2025 e modifica diversi requisiti dello schema. Gli audit secondo la versione 6 sono consentiti fino al 30 aprile 2027; il periodo previsto per gli audit di transizione alla versione 7 va dal 1° maggio 2027 al 30 aprile 2028.
Che cosa accade quando c’è un aggiornamento
La pubblicazione di un nuovo regolamento che interessa una normativa alimentare, una revisione dello standard o una segnalazione di rischio non comporta automaticamente la necessità di modificare il sistema. Occorre prima verificare l’applicabilità dell’informazione e determinare se le condizioni aziendali siano ancora adeguate.
La valutazione di impatto deve considerare prodotti, ingredienti, fornitori, processi, mercati di destinazione e documentazione interessata. Un cambiamento legislativo può coinvolgere esclusivamente una categoria di prodotti oppure richiedere interventi trasversali su acquisti, produzione, qualità e commerciale.
Per esempio, una modifica dei limiti di un contaminante può rendere necessario riesaminare le specifiche delle materie prime, verificare i dati analitici disponibili, rivalutare i fornitori e modificare le frequenze di campionamento.
Una nuova restrizione sull’utilizzo di una sostanza può richiedere una modifica della formulazione, la ricerca di ingredienti alternativi e la verifica della conformità dei prodotti già realizzati.
Le modifiche delle disposizioni sull’etichettatura possono interessare le informazioni obbligatorie, le dichiarazioni nutrizionali, le indicazioni sugli allergeni o altre diciture. In tali situazioni devono essere considerate anche le scorte di imballaggi stampati e le eventuali disposizioni transitorie.
Le allerte alimentari e le segnalazioni di frode richiedono una valutazione differente. Il problema non consiste necessariamente nell’adeguamento a un nuovo obbligo, ma nel verificare se le misure preventive e i livelli di rischio precedentemente definiti siano ancora giustificati.
La gestione del cambiamento
Quando viene individuata la necessità di intervenire, l’azienda deve attivare un processo di change control proporzionato alla rilevanza dell’aggiornamento.
Il processo comprende:
- Identificazione: registra la fonte, il documento, la data e i requisiti modificati.
- Valutazione di applicabilità: individua prodotti, processi, fornitori e mercati interessati.
- Analisi degli scostamenti: confronta le nuove condizioni con quelle attualmente applicate.
- Pianificazione: definisci azioni, responsabilità, risorse e scadenze.
- Attuazione: modifica specifiche, procedure, etichette, valutazioni dei rischi e controlli.
- Verifica: accerta il completamento degli interventi e l’efficacia delle modifiche.
Il cambiamento può richiedere la formazione del personale, la validazione di nuove misure di controllo o l’aggiornamento delle informazioni trasmesse ai clienti.
Un esempio riguarda l’introduzione di un nuovo requisito relativo ai materiali a contatto con gli alimenti. L’azienda deve identificare i materiali coinvolti, richiedere ai fornitori le evidenze pertinenti, verificare le condizioni d’impiego e valutare l’eventuale necessità di sostituzione.
L’intero processo deve essere tracciabile. Durante un audit, poter mostrare una disposizione aggiornata senza dimostrare come sia stata valutata può risultare insufficiente rispetto ai requisiti applicabili.
Qual è la criticità del reperire informazioni per rimanere aggiornati
La difficoltà principale non è rappresentata dalla mancanza di informazioni, ma dalla loro dispersione.
Le disposizioni legislative europee sono disponibili attraverso EUR-Lex, quelle nazionali mediante le rispettive fonti ufficiali, mentre i pareri scientifici, le allerte e le comunicazioni tecniche vengono pubblicati da organismi differenti.
Anche gli standard di certificazione dispongono di propri canali informativi. IFS pubblica documenti integrativi e comunicazioni, BRCGS rende disponibili Position Statements e aggiornamenti interpretativi, mentre FSSC 22000 emette revisioni, decisioni e documenti di supporto.
Non esiste un unico portale istituzionale che riunisca integralmente tutte le informazioni necessarie a ogni azienda alimentare.
La complessità aumenta quando l’organizzazione utilizza numerose categorie di materie prime, opera con fornitori internazionali o commercializza prodotti in paesi soggetti a discipline differenti.
Il reperimento manuale può comportare la consultazione di decine di siti, newsletter e banche dati. A ciò si aggiunge la necessità di distinguere documenti aggiornati da versioni superate, identificare le modifiche effettive e verificare le date di applicazione.
Un’altra criticità riguarda la selezione delle informazioni pertinenti. Ricevere numerose comunicazioni non significa necessariamente essere aggiornati: un volume eccessivo di notifiche può rendere più difficile individuare quelle che richiedono un intervento immediato.
Perché centralizzare le informazioni
Un sistema centralizzato di consultazione permette di ridurre la dispersione delle fonti e organizzare i contenuti per argomento, settore e tipologia.
La presenza di un archivio consultabile consente di recuperare informazioni storiche, ricostruire l’evoluzione di determinati requisiti e supportare le attività di verifica documentale.
La centralizzazione non deve eliminare il collegamento alle fonti originali. Quando un aggiornamento determina un obbligo o una decisione rilevante, occorre verificare il documento ufficiale, la sua versione applicabile e le eventuali disposizioni transitorie.
Il vantaggio operativo consiste nel dedicare meno tempo alla ricerca delle informazioni e maggiori risorse alla loro valutazione tecnica.
Che cosa accade se un sistema non è aggiornato
Il mancato recepimento delle informazioni pertinenti può determinare non conformità documentali, carenze operative e violazioni legislative, con conseguenze differenti secondo la natura e la gravità del problema.
Durante gli audit IFS, BRCGS o FSSC 22000, l’assenza di un sistema efficace di aggiornamento può comportare rilievi relativi ai requisiti sulla gestione delle informazioni. Se la carenza ha determinato errori nelle valutazioni dei rischi, nelle specifiche o nei controlli, le non conformità possono interessare anche altri capitoli dello standard.
Le conseguenze sulla certificazione dipendono dalle regole dello schema e dalla classificazione dei rilievi. Nei casi più gravi possono compromettere il rilascio o il mantenimento del certificato.
Sul piano legislativo, le conseguenze possono essere più rilevanti. Un prodotto non conforme ai requisiti applicabili può essere soggetto a provvedimenti delle autorità competenti, limitazioni alla commercializzazione, sanzioni e, quando ricorrono le condizioni previste, ritiro o richiamo.
Il Regolamento (UE) n. 178/2002 stabilisce all’articolo 14 il divieto di immettere sul mercato alimenti a rischio. L’articolo 19 disciplina gli obblighi degli operatori relativi al ritiro, all’informazione delle autorità e al richiamo dei prodotti quando necessario.
Le conseguenze economiche possono comprendere il blocco delle merci, analisi straordinarie, rilavorazioni, smaltimento, gestione dei reclami e perdita di contratti commerciali.
Un richiamo alimentare può compromettere anche i rapporti con i clienti e la reputazione aziendale. La capacità di individuare tempestivamente un cambiamento e adottare misure preventive rappresenta quindi un elemento di protezione del prodotto e della continuità operativa.
Non ogni aggiornamento mancato determina automaticamente una violazione o una sanzione. La valutazione deve considerare il requisito effettivamente applicabile, la situazione riscontrata e le disposizioni sanzionatorie pertinenti.
Mantenere aggiornato il sistema significa ridurre la probabilità che una modifica esterna venga scoperta soltanto quando ha già prodotto una non conformità.
Il nostro servizio di gestione delle fonti e degli aggiornamenti per la normativa alimentare
Sistemi & Consulenze mette a disposizione un servizio dedicato al monitoraggio e alla consultazione delle informazioni legislative, scientifiche e tecniche di interesse per la filiera alimentare.
L’obiettivo è semplificare il reperimento degli aggiornamenti e permettere alle aziende di disporre di un riferimento organizzato per alimentare il proprio processo di gestione delle fonti.
Attraverso una piattaforma di consultazione è possibile accedere a informazioni suddivise per argomento, recuperare pubblicazioni precedenti e individuare documenti pertinenti alla sicurezza alimentare, alla conformità legislativa e agli standard volontari.
Il servizio comprende contenuti relativi agli aggiornamenti normativi, alle allerte alimentari, ai ritiri e richiami, alle segnalazioni di frode, sentenze, e alle informazioni tecniche che possono interessare le valutazioni dei rischi.
Oltre la consultazione, lo strumento è anche dotato di invio di newsletter a cadenza settimanale su tutti gli aggiornamenti della settimana.
L’archivio organizzato che si basa su l’intelligenza artificiale permette di recuperare rapidamente le informazioni, effettuare statistiche, verificare i riferimenti e supportare il mantenimento del registro aziendale degli aggiornamenti. Uno strumento fondamentale per redigere e aggiornare valutazioni dei rischi.
Ultima Modifica by Federico Pucci
