La Figura del Responsabile Qualità

Il Responsabile Qualità e del Sistema di Gestione grazie alle sue competenze è la figura aziendale che collega la proprietà, o la direzione, con gli altri settori ed ha la responsabilità del sistema.

Il responsabile qualità è colui che grazie al suo impegno continuo, dalla progettazione, al monitoraggio e miglioramento di un sistema di gestione aziendale, secondo contesto dell’organizzazione, lavora per raggiungere gli obbiettivi e gli scopi fissati dalla proprietà.

Ma quali sono le sue competenze e le responsabilità a carico del responsabile del sistema di gestione qualità? Innanzitutto bisogna fare chiarezza e distinzione tra due mansione che spesso vengono confuse, o che, nelle piccole organizzazioni sono ricoperte dalla medesima figura:

  • Responsabile Qualità per il sistema di gestione, questa figura ha un ruolo di gestione, appunto dell’intero sistema, la visione a tutto tondo del corretto funzionamento e del rispetto delle procedure, istruzioni redatte ed implementate per il raggiungimento degli obbietti;
  • Responsabile del controllo qualità, questa figura invece si occupa di controllare, appunto, e verificare che un determinato prodotto o servizio sia conforme alle specifiche prefissate, quindi ha un ruolo più operativo.

Il ruolo del responsabile del sistema di gestione per la qualità, seppur correlato da una dipendenza gerarchica, per poter essere efficace, dovrebbe avere  una carica che gli permette il più possibile di essere oggettivo.

Per poter innescare un processo di miglioramento aziendale e non essere ‘viziato’ , da comportamenti che vengono dalla direzione, o dai sottoposti.  Molte volte ciò non risulta possibile in quando nelle piccole organizzazioni dove le figure impiegate sono poche e le mansioni sono accorpare, questa ‘carica’ viene presa dal titolare dell’azienda.

Il responsabile del controllo qualità invece, avendo un ruolo più a focus sul prodotto avrà la necessità sempre di lavorare a stretto contatto del o dei responsabile produzione e degli addetti per il monitoraggio continuo del rispetto dei requisiti dei prodotti servizi aziendali.

Le competenze del responsabile qualità

Un’organizzazione che debba ricercare o nominare un responsabile qualità dovrà definire come tutte le altre figure le competenze generiche e specifiche per l’affidamento di questo ruolo che devono comprendere:
Il responsabile qualità competenze mansione responsabilità
Generiche

  • Capacità comunicativa a tutti i livelli;
  • Capacità di leadership e lavoro in team;
  • Capacità organizzativa e relazionale;
  • Capacità di analisi volta al problem solving ed al miglioramento continuo;
  • Capacità critica e terza di giudizio;
  • Doti di affidabilità ed etica.

Specifiche

  • Evidenze relative alla conoscenza ed esperienza nel contesto in cui l’organizzazione opera, compresi i mercati di riferimento;
  • Dove ritenuto necessario, avere il background scolastico necessario per la mansione, per esempio, ingegnere, biologo, tecnologo, perito, e così via;
  • Evidenze di formazione ed esperienza specifica per le norme di certificazione di cui l’azienda è in possesso o che intende raggiungere.

Nella procedura delle risorse umane dovrebbe essere inserita la definizione dei vari step per l’affidamento dell’incarico di responsabile del sistema di gestione qualità e del controllo qualità, che deve comprendere la definizione delle competenze minime, il primo colloquio conoscitivo, raccolta delle informazioni, periodo di prova, test, affidamento dell’incarico.

L’incarico per la figura del controllo qualità non può essere esternalizzata, mentre la carica di responsabile di sistema può essere affidata ad aziende in outsourcing secondo specifiche contrattuali ben precise.

A noi di Sistemi e Consulenze capita molto spesso che la prima parte del contratto di implementazione e certificazione di un sistema di gestione, secondo le varie norme, sia comprensiva dell’incarico di responsabile di sistema qualità per l’affiancamento e la formazione di una figura interna.

Le mansioni e le responsabilità

Di che cosa si occupano operativamente le funzione di responsabile sistema di gestione qualità e controllo qualità e quali sono le loro responsabilità? Le mansioni sono variabili da organizzazione ad organizzazione ma generalmente comprendono:

Responsabile sistema di gestione qualità:

  • Analizzare assieme la direzione il contesto dell’organizzazione, i punti forti e carenti della stessa e degli asset aziendali;
  • Gestire la progettazione del sistema di gestione qualità nel contesto in cui opera l’azienda, definendone, assieme alla direzione, gli obbiettivi e le azioni per il loro raggiungimento compresi i loro indicatori, ed i budget necessari;
  • Mappare tutti i processi aziendali e definirne criticità ed azioni di mitigazione, i requisiti legali applicabili, quelli del cliente e mantenerli aggiornati;
  • Gestire come da collante le figure aziendali, partecipando alla formazione, ed alle interviste per aumentare la consapevolezza e la cultura per la qualità;
  • Definire in qualità di responsabile le mansioni delle figure, i requisiti minimi ed i percorsi di miglioramento di competenza;
  • Redigere tutta la documentazione necessaria al funzionamento del sistema di gestione;
  • Aumentare il livello di comunicazione interna per favorire l’efficienza organizzativa nella gestione ordinaria e o delle emergenze;
  • Operare per analizzare ed aumentare il livello di soddisfazione della clientela;
  • Effettuare verifiche interne su tutti gli aspetti ed applicare delle azioni correttive in caso di non coerenza con i sistema sia documentale, comportamentale, procedurale;
  • Monitorare gli obbiettivi ed applicare azioni correttive, e preventive, nel caso in cui l’organizzazione operi fuori targhet;
  • Gestire le scadenze ed effettuare le pianificazioni di scadenze documentali, formazione, visite mediche, analisi di laboratorio, tarature, autorizzazioni, ecc;
  • Gestire le situazioni di emergenza assistendo la direzione nei casi di lamentela, non conformità, infortunio, ecc;
  • Si occupa di effettuare il riesame della direzione con le figure preposte;
  • Gestire i rapporti con gli uffici qualità dei fornitori e clienti, con gli enti, organismi e con le autorità.

Responsabile del controllo qualità:

  • Da mansione e nomina ricevuta dalla direzione e o dal responsabile qualità si occupa di monitorare le fasi di processo e verificare che le specifiche e requisiti applicabili e del cliente siano rispettate;
  • Effettua test per la verifica delle specifiche;
  • Può monitorare, nelle fasi operative, anche vari requisiti come la pulizia, lo stato di manutenzione, la presenza di infestanti, gli accessi, il rispetto delle procedure per la sicurezza alimentare o per la salute e sicurezza sul lavoro;
  • Raccoglie dati necessari all’andamento dei processi e li consegna al responsabile del sistema di gestione qualità.

Le responsabilità del responsabile del sistema di gestione qualità ovviamente vanno di pari passo alle deleghe tra azienda e figura che devono comprendere:

  • Deleghe di responsabilità sul sistema di gestione qualità, per esempio per le norme di certificazione sicurezza, ambiente, qualità, food;
  • Capacità di spesa per il raggiungimento degli obbiettivi fissati;

In mancanza di questi due requisiti, seppur possono essere riconosciute responsabilità dirette alla figura del responsabile qualità è molto difficile riscontrarne un danno. Per la figura del responsabile controllo qualità invece possono essere additate colpe, e richieste di danni, in ambito di mancato controllo come da mansione.

Sistemi e Consulenze effettua dei percorsi formativi diretti alla figura del responsabile del sistema di gestione della qualità, controllo qualità, e a tutte le figure dell’organizzazione nell’ambito di un sistema di gestione certificato, volti all’implementazione, certificazione fino al mantenimento di essa.

Vengono effettuati anche percorsi formativi per le figure che effettuano audit interni.

CONTATTACI!! Se sei interessato alla tematica o se devi formare la figura o se vuoi esternalizzare il servizio di responsabile del sistema di gestione qualità  aziendale.