Responsabile Qualità: chi è e di cosa si occupa?

Responsabile Qualità: chi è e di cosa si occupa?

E’ facile ritrovare nelle organizzazioni odierne due figure importante, la prima è quella del responsabile qualità, o responsabile del sistema qualità e la seconda quella del responsabile del controllo qualità.

Responsabile Qualità Competenze Mansioni e Responsabilità della Figura

Può capitare nelle organizzazioni più semplici che un unica risorsa ricopra le entrambe le mansioni. Che però sono molto differenti tra loro.

Entrambe le risorse sono necessarie per il raggiungimento degli obbiettivi. La prima, il responsabile qualità, ha un ruolo più organizzativo e di collante con la direzione. Di gestione del sistema di gestione qualità.

La seconda, invece, il responsabile del controllo qualità, ha un ruolo più operativo, e di controllo sui requisiti definiti per la qualità di un prodotto e o processo.

Cercheremo di evidenziare le differenze, le competenze e le responsabilità dei due ruoli in questo articolo. Visto che spesso ci vengono posti quesiti in questo senso. Che però, molto spesso hanno una risposta solamente contrattuale tra le parti.

Responsabile del sistema qualità: quali sono le differenze con il responsabile del controllo qualità?

Innanzitutto bisogna fare chiarezza e distinzione tra le mansioni di responsabile qualità e responsabile del controllo qualità:

  • Responsabile Qualità per il sistema di gestione, questa figura ha un ruolo di gestione, appunto dell’intero sistema. Il responsabile del sistema qualità è colui che grazie al suo impegno continuo si occupa della progettazione, implementazione e mantenimento dell’efficacia del sistema di gestione. Una visione a tutto tondo del corretto funzionamento e del rispetto delle procedure, istruzioni redatte ed implementate per il raggiungimento degli obbietti. E funge da collante tra la direzione, proprietà, management, ai ruoli operativi;
  • Responsabile del controllo qualità, questa figura invece si occupa di controllare, appunto, e verificare che un determinato prodotto o servizio sia conforme alle specifiche prefissate, quindi ha un ruolo più operativo. Può capitare che nella stessa organizzazione ci siano più di un responsabile del controllo qualità.

Il ruolo del responsabile del sistema qualità, seppur correlato da una dipendenza gerarchica, per poter essere efficace, dovrebbe avere  una carica che gli permette il più possibile di essere oggettivo ed indipendente.

Per poter innescare un processo di miglioramento aziendale e non essere ‘viziato’ , da comportamenti che vengono dalla direzione, o dai sottoposti.  Molte volte ciò non risulta possibile in quando nelle piccole organizzazioni dove le figure impiegate sono poche e le mansioni sono accorpare, questa ‘carica’ viene presa dal titolare dell’azienda.

Il responsabile del controllo qualità invece, avendo un ruolo più a focus sul prodotto avrà la necessità sempre di lavorare a stretto contatto del o dei responsabile produzione e degli addetti per il monitoraggio continuo del rispetto dei requisiti dei prodotti servizi aziendali.

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Responsabile qualità e responsabile del controllo qualità: quali sono le competenze?

Un’organizzazione che debba ricercare o nominare un responsabile qualità dovrà definire come tutte le altre figure le competenze generiche e specifiche per l’affidamento di questo ruolo che devono comprendere:

  • Generiche
    • Capacità comunicativa a tutti i livelli;
    • Capacità di leadership e lavoro in team;
    • Capacità organizzativa e relazionale;
    • Capacità di analisi volta al problem solving ed al miglioramento continuo;
    • Capacità critica e terza di giudizio;
    • Doti di affidabilità ed etica.
  • Specifiche
    • Evidenze relative alla conoscenza ed esperienza nel contesto in cui l’organizzazione opera, compresi i mercati di riferimento;
    • Dove ritenuto necessario, avere il background scolastico necessario per la mansione, per esempio, ingegnere, biologo, tecnologo, perito, e così via;
    • Evidenze di formazione ed esperienza specifica per le norme di certificazione di cui l’azienda è in possesso o che intende raggiungere.

Per quanto riguarda il responsabile del controllo qualità dovranno essere prese in considerazione anche le qualità operative e l’esperienza sui processi e prodotti sottoposti a controllo.

Nella procedura delle risorse umane dovrebbe essere inserita la definizione dei vari step per l’affidamento dell’incarico di responsabile del sistema qualità e per il responsabile del controllo qualità. Il processo dovrebbe valutare la definizione delle competenze minime, il primo colloquio conoscitivo, raccolta delle informazioni, periodo di prova, test, affidamento dell’incarico.

L’incarico per la figura del controllo qualità non può essere esternalizzata, mentre la carica di responsabile del sistema qualità può essere affidata ad aziende in outsourcing secondo specifiche contrattuali ben precise.

A noi di Sistemi & Consulenze capita molto spesso che la prima parte del contratto di implementazione e certificazione di un sistema di gestione, secondo le varie norme, sia comprensiva dell’incarico di responsabile del sistema qualità per l’affiancamento e la formazione di una figura interna.

Responsabile del sistema qualità e responsabile del controllo qualità: di cosa si occupano?

Di che cosa si occupano operativamente le funzione di responsabile sistema di gestione qualità e controllo qualità e quali sono le loro responsabilità? Le mansioni sono variabili da organizzazione ad organizzazione ma generalmente comprendono:

  • Responsabile del sistema qualità:
    • Analizzare assieme la direzione il contesto dell’organizzazione, i punti forti e carenti della stessa e degli asset aziendali;
    • Gestire la progettazione del sistema di gestione qualità nel contesto in cui opera l’azienda, definendone, assieme alla direzione, gli obbiettivi e le azioni per il loro raggiungimento compresi i loro indicatori, ed i budget necessari;
    • Mappare tutti i processi aziendali e definirne criticità ed azioni di mitigazione, i requisiti legali applicabili, quelli del cliente e mantenerli aggiornati;
    • Gestire come da collante le figure aziendali, partecipando alla formazione, ed alle interviste per aumentare la consapevolezza e la cultura per la qualità;
    • Definire in qualità di responsabile le mansioni delle figure, i requisiti minimi ed i percorsi di miglioramento di competenza;
    • Redigere tutta la documentazione necessaria al funzionamento del sistema di gestione;
    • Aumentare il livello di comunicazione interna per favorire l’efficienza organizzativa nella gestione ordinaria e o delle emergenze;
    • Operare per analizzare ed aumentare il livello di soddisfazione della clientela;
    • Effettuare verifiche interne su tutti gli aspetti ed applicare delle azioni correttive in caso di non coerenza con i sistema sia documentale, comportamentale, procedurale;
    • Monitorare gli obbiettivi ed applicare azioni correttive, e preventive, nel caso in cui l’organizzazione operi fuori targhet;
    • Gestire le scadenze ed effettuare le pianificazioni di scadenze documentali, formazione, visite mediche, analisi di laboratorio, tarature, autorizzazioni, ecc;
    • Gestire le situazioni di emergenza assistendo la direzione nei casi di lamentela, non conformità, infortunio, ecc;
    • Si occupa di effettuare il riesame della direzione con le figure preposte;
    • Gestire i rapporti con gli uffici qualità dei fornitori e clienti, con gli enti, organismi e con le autorità.
  • Responsabile del controllo qualità:
    • Da mansione e nomina ricevuta dalla direzione e o dal responsabile qualità si occupa di monitorare le fasi di processo e verificare che le specifiche e requisiti applicabili e del cliente siano rispettate;
    • Effettua test per la verifica delle specifiche;
    • Può monitorare, nelle fasi operative, anche vari requisiti come la pulizia, lo stato di manutenzione, la presenza di infestanti, gli accessi, il rispetto delle procedure per la sicurezza alimentare o per la salute e sicurezza sul lavoro;
    • Raccoglie dati necessari all’andamento dei processi e li consegna al responsabile del sistema di gestione qualità.

Le responsabilità del responsabile del sistema qualità ovviamente vanno di pari passo alle deleghe tra azienda e figura che devono comprendere:

  • Deleghe di responsabilità sul sistema di gestione qualità, per esempio per le norme di certificazione sicurezza, ambiente, qualità, food;
  • Capacità di spesa per il raggiungimento degli obbiettivi fissati;

In mancanza di questi due requisiti, seppur possono essere riconosciute responsabilità dirette alla figura del responsabile qualità, è molto difficile riscontrarne un danno in caso di controversia.

Per la figura del responsabile controllo qualità invece possono essere additate colpe, e richieste di danni, in ambito di mancato controllo come da mansione.

Sistemi & Consulenze effettua dei percorsi formativi diretti alla figura del responsabile del sistema qualità, controllo qualità, e a tutte le figure dell’organizzazione nell’ambito di un sistema di gestione certificato, volti all’implementazione, certificazione fino al mantenimento di essa. Vengono effettuati anche percorsi formativi per le figure che effettuano audit interni.

CONTATTACI!! Se sei interessato alla tematica o se devi formare la figura o se vuoi esternalizzare il servizio di responsabile del sistema di gestione qualità  aziendale.

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