Procedura di Gestione Audit

La procedura di gestione audit è il documento che stabilisce in modo chiaro e sistematico come devono essere pianificate, condotte, registrate e monitorate le attività di verifica in un’organizzazione.

È una delle procedure più importanti in un sistema organizzativo, perché permette di raccogliere dati ed evidenze necessarie al miglioramento aziendale, non ha caso si trova nello spicchio del PDCA denominato check.

Se impostata correttamente, la procedura di gestione audit diventa un importante strumento di misurazione delle performance aziendali e della conformità. Meccanismo di prevenzione, grazie all’individuazione di criticità prima che diventino problemi.

Leva di miglioramento continuo, perché consente di trasformare le evidenze in azioni concrete. Requisito di conformità indispensabile.

Implementare una procedura di gestione per gli audit è un requisito richiesto al punto 9 delle norme ISO per i sistemi di gestione, come ad esempio la ISO 9001:2015 (qualità), ISO 14001:2015 (ambiente), ISO 22000:2018 (sicurezza alimentare), ISO 45001:2018 (salute e sicurezza sul lavoro). Considerato un elemento fondamentale anche per gli standard alimentari BRCGS, IFS, Global Gap e FSSC 22000.

Viene richiesto che l’organizzazione implementi una procedura di gestione audit:

• Pianifichi e realizzi audit interni a intervalli pianificati per verificare la conformità del sistema ai requisiti della norma e ai requisiti stabiliti internamente.
• Definisca un programma di audit basato sulla rilevanza dei processi, sui risultati di audit precedenti e sui rischi individuati.
• Definisca un piano di audit per permettere l’organizzazione rappresentativa delle attività.
• Assicuri che gli audit siano condotti da persone imparziali e competenti, in modo da garantire obiettività.
• Documenti i risultati e li comunichi alla direzione, predisponendo azioni correttive per le non conformità emerse.
• Monitori e verifichi l’efficacia delle azioni intraprese.
• Riesamini almeno annualmente l’efficacia della procedura di gestione audit.

Contattaci per implementare o migliorare la tua procedura di gestione audit aziendale.

Procedura di gestione audit : principali tipologie di audit

All’interno di una procedura di gestione audit ben strutturata è indispensabile descrivere in modo chiaro e completo le diverse tipologie di verifiche che l’organizzazione deve contemplare. Ogni tipologia ha finalità e modalità operative differenti, ma tutte contribuiscono a garantire la conformità ai requisiti, il controllo dei processi e il miglioramento continuo.

• audit di prima parte detti anche audit interni, sono condotti direttamente dall’organizzazione utilizzando personale interno qualificato oppure auditor esterni incaricati. Il principio di imparzialità è fondamentale: chi conduce la verifica non deve essere coinvolto nelle attività oggetto dell’audit. Queste verifiche hanno lo scopo di misurare la conformità del sistema di gestione rispetto a requisiti normativi, contrattuali e procedurali interni, fornendo indicazioni concrete per il miglioramento.
• audit di seconda parte o audit di qualifica fornitore, sono le verifiche eseguite nei confronti della catena di fornitura, e devono essere contemplate nella procedura di gestione audit. Possono essere svolti da risorse interne competenti, come il responsabile qualità o acquisti, oppure da professionisti esterni. Questa tipologia è spesso richiesta in settori dove la qualificazione e il monitoraggio costante dei fornitori sono determinanti, come nel caso delle forniture per la GDO o della conformità ai requisiti FSVP per l’export negli Stati Uniti.
• audit di terza parte o audit di certificazione, sono invece condotti da organismi di certificazione indipendenti. Possono operare sotto accreditamento o meno, a seconda della norma di riferimento e degli accordi con il cliente. L’audit di terza parte costituisce una validazione formale delle verifiche interne e serve a confermare, attraverso un ente terzo, la conformità ai requisiti e la capacità dell’organizzazione di mantenere lo standard nel tempo.
• verifiche da parte di organi competenti si distinguono per il loro carattere ispettivo legato alla conformità legale. Possono riguardare la salute e sicurezza sul lavoro, la sicurezza alimentare, la gestione ambientale, la tutela della privacy o altri ambiti regolamentati. In questo caso, la procedura di gestione audit deve prevedere le modalità di preparazione e assistenza durante tali controlli.
• pre-audit o audit di fattibilità possono essere previste nella procedura di gestione audit. Il pre-audit è una valutazione preventiva, svolta prima dell’audit ufficiale dell’organismo di certificazione, per verificare il livello di conformità del sistema di gestione ai requisiti normativi o dello standard applicato. È uno strumento utile per identificare eventuali lacune e pianificare le azioni correttive, riducendo il rischio di rilievi durante la verifica ufficiale. L’audit di fattibilità, generalmente condotto dallo stesso organismo che seguirà l’iter di certificazione, valuta la possibilità concreta di applicare una determinata norma o standard all’interno dell’azienda. Questa fase fornisce una visione chiara delle modifiche organizzative necessarie e della tempistica da prevedere per raggiungere la piena conformità.
• audit di primo stadio previsti negli iter di certificazione, hanno l’obiettivo di verificare la preparazione documentale e organizzativa del sistema di gestione. Durante questa fase, l’auditor e il suo team esaminano lo stato di implementazione della norma, la conformità ai requisiti legali e contrattuali e la completezza della documentazione di sistema. Questo tipo di audit consente di fare una “fotografia” dello stato dell’organizzazione: vengono analizzati il contesto aziendale, i rischi e le opportunità, la struttura, i processi, le risorse disponibili, le infrastrutture, le attrezzature e la gestione delle manutenzioni e delle pulizie. In caso di aziende multisito, il primo stadio si svolge nella sede direzionale, verificando anche l’idoneità a procedere alla fase successiva.
• audit di secondo stadio si concentra sull’operatività e serve a verificare che eventuali non conformità emerse nel primo stadio siano state risolte. È il momento in cui la coerenza tra il sistema documentale e le attività svolte in azienda viene messa alla prova sul campo. L’auditor utilizza osservazioni dirette, interviste e test di tracciabilità per confermare che le procedure siano applicate correttamente. Questa fase prevede la verifica di tutti i siti compresi nello scopo della certificazione e può includere il campionamento dei processi per valutare la conformità complessiva. Eventuali non conformità gravi devono essere chiuse prima del rilascio del certificato, mentre quelle minori possono essere risolte con un piano di azione approvato dall’organismo di certificazione.
• audit di follow-up previsto quando, a seguito di una verifica, sono emerse non conformità significative che richiedono un controllo ulteriore. Di norma viene svolto entro tre o sei mesi dalla verifica principale e serve a confermare l’efficacia delle azioni correttive intraprese. È un passaggio essenziale per garantire la credibilità del sistema di gestione e la validità della certificazione.
• audit di rinnovo e sorveglianza. Gli schemi di certificazione ISO prevedono cicli triennali. Durante questo periodo, oltre all’audit iniziale (primo e secondo stadio), si effettuano audit di sorveglianza annuali, comunemente indicati come “Vis 1” e “Vis 2”. Queste verifiche intermedie assicurano che il sistema di gestione rimanga conforme e correttamente applicato nel tempo. Alla fine del ciclo triennale si svolge l’audit di rinnovo, una verifica completa che ripercorre tutti i requisiti della norma e visita tutti i siti riportati nello scopo della certificazione. Il rinnovo avvia un nuovo ciclo di tre anni e rappresenta un’opportunità per rivedere in profondità il sistema e allinearlo a eventuali cambiamenti normativi o strategici.
• audit da remoto. Nella moderna procedura di gestione audit, un ruolo sempre più rilevante è ricoperto dagli audit da remoto. Questa modalità, nata come risposta operativa alle restrizioni imposte dall’emergenza sanitaria da COVID-19, è oggi considerata una soluzione valida in molti settori per garantire la continuità delle verifiche. Gli audit da remoto si svolgono utilizzando piattaforme di videoconferenza, condivisione sicura di documenti e, quando necessario, strumenti multimediali come droni o telecamere mobili per le ispezioni visive. L’approccio metodologico resta coerente con le linee guida della ISO 19011, e prevede l’apertura formale dell’audit, l’esame dei documenti, le interviste al personale e la raccolta delle evidenze oggettive, anche se a distanza. Tuttavia, non tutti gli standard e i settori accettano in pieno le verifiche completamente da remoto. Nel comparto alimentare, ad esempio, schemi come IFS Food o BRCGS Food consentono modalità ibride, in cui una parte dell’audit si svolge in remoto e una parte in presenza. Al contrario, standard legati al brokeraggio (IFS Broker, BRCGS Agents & Brokers) consentono spesso verifiche interamente a distanza. I vantaggi sono evidenti: riduzione dei costi e dei tempi di trasferta, minore impatto ambientale e possibilità di pianificare le attività con maggiore flessibilità. Restano però alcune criticità, come la necessità di infrastrutture tecnologiche affidabili, di connessioni sicure e di competenze digitali adeguate per condurre le verifiche con efficacia.
• audit non annunciati. Un’altra tipologia di verifica che sta acquisendo importanza nella procedura di gestione audit è quella degli audit non annunciati. Si tratta di controlli a sorpresa, senza preavviso, condotti per valutare il reale stato di conformità dell’organizzazione in condizioni operative ordinarie, senza preparazioni specifiche o aggiustamenti temporanei. Gli audit non annunciati sono spesso richiesti da grandi committenti, catene di fornitura e standard internazionali. Ad esempio, negli schemi GFSI (come BRCGS, IFS e FSSC 22000), la loro effettuazione almeno una volta nel ciclo triennale di certificazione è ormai un requisito obbligatorio. Possono essere previsti anche nei contratti di fornitura come condizione di qualifica o mantenimento, oppure come misura straordinaria in caso di ripetute non conformità. Durante queste verifiche, l’auditor si presenta in azienda e dopo 20 minuti dovrà essere nei reparti produttivi. Il focus è sull’operatività reale e sulla capacità dell’organizzazione di mantenere standard elevati in ogni momento. Dal punto di vista reputazionale e di mercato, l’adesione a programmi di audit non annunciati dimostra un impegno concreto verso la qualità e la trasparenza. Offre inoltre ai clienti e ai consumatori una garanzia aggiuntiva, poiché l’esito non è influenzato da preparazioni ad hoc ma riflette la gestione quotidiana dell’azienda.

Step essenziali di una procedura di gestione audit

Una procedura di gestione audit ben costruita deve descrivere in maniera chiara e sequenziale tutte le fasi che compongono il processo di verifica, dalla selezione degli auditor fino alla gestione delle eventuali non conformità. Ogni passaggio deve essere documentato e tracciabile, in coerenza con i principi di trasparenza, imparzialità e miglioramento continuo.

1. Selezione e qualifica di auditor competenti. Il primo passo è individuare le figure che condurranno le verifiche. Gli auditor, interni o esterni, devono essere scelti sulla base di competenze documentate, formazione specifica sugli standard di riferimento e conoscenza del settore aziendale. La ISO 19011 stabilisce che l’auditor debba possedere competenze tecniche, abilità di comunicazione, capacità analitica e una condotta improntata all’integrità e all’imparzialità.
   La procedura deve precisare i criteri di selezione, le modalità di verifica delle qualifiche e il mantenimento delle competenze attraverso aggiornamenti periodici.
2. Definizione del programma di audit. Il programma di audit è il quadro generale delle verifiche pianificate in un determinato periodo. La pianificazione deve essere proporzionata alla complessità dell’organizzazione e ai risultati degli audit precedenti, e delle gap analysis, garantendo che tutte le aree e i processi rilevanti vengano verificati. Nella procedura di gestione audit deve essere riportata la modalità di gestione delle frequenze tramite la valutazione dei rischi.
3. Elaborazione del piano di audit. Il piano di audit è il documento operativo della singola verifica. Contiene: L’ambito di applicazione e gli obiettivi specifici, I processi e i reparti da esaminare, Gli orari, le modalità e la sequenza delle attività, Le persone da intervistare, Le risorse necessarie. Viene condiviso in anticipo con le parti interessate (salvo negli audit non annunciati) per consentire una preparazione ordinata e per ridurre al minimo l’impatto sull’operatività.
4. Preparazione della checklist per la raccolta dati e delle evidenze. La checklist è uno strumento di supporto per l’auditor e serve a garantire che tutti i requisiti previsti dalla norma o dal contratto siano verificati. Non è un elenco rigido, ma una guida strutturata che consente di raccogliere evidenze oggettive in modo completo e coerente.
   Può includere domande chiuse e aperte, riferimenti a documenti da visionare e punti di controllo per la verifica sul campo. La ISO 19011 raccomanda che le evidenze siano sempre verificabili, oggettive e documentate.
5. Riunione di apertura. La riunione di apertura segna l’inizio ufficiale dell’audit. Durante questo momento, l’auditor presenta il team, illustra gli obiettivi, il campo di applicazione, il piano e le modalità di conduzione della verifica. È anche l’occasione per chiarire eventuali aspetti organizzativi e per confermare la disponibilità delle risorse necessarie. Questo passaggio serve a creare un clima collaborativo e a garantire che tutte le parti coinvolte comprendano lo scopo e il valore dell’audit. Per molti standard è obbligatorio ad esempio la presenza del senior manager.
6. Conduzione della verifica e raccolta delle evidenze. L’audit si svolge attraverso interviste, osservazioni dirette, analisi di documenti e registrazioni, test di tracciabilità e, se previsto, simulazioni operative. L’auditor confronta le evidenze raccolte con i criteri di audit stabiliti, mantenendo un approccio sistematico e imparziale.
7. Riunione di chiusura. Una volta completata la verifica, l’auditor conduce la riunione di chiusura con la direzione e i responsabili di area. Durante questo incontro vengono presentati i risultati, illustrando conformità, osservazioni, opportunità di miglioramento e non conformità rilevate. L’auditor spiega ogni rilievo in modo chiaro e documentato, evitando interpretazioni soggettive.
8. Verbalizzazione dell’audit. Il rapporto o verbale di audit è il documento ufficiale che sintetizza lo svolgimento della verifica e le conclusioni raggiunte. Deve includere: I dati identificativi dell’audit, l’elenco delle persone intervistate, le evidenze raccolte, la classificazione delle eventuali non conformità, le raccomandazioni per il miglioramento. Il verbale viene distribuito alle parti interessate secondo le modalità stabilite.
9. Gestione delle non conformità. Le non conformità rilevate devono essere analizzate per individuare le cause radice. La procedura di gestione per gli audit deve indicare come definire e attuare le azioni correttive, i tempi di chiusura e le modalità di verifica dell’efficacia. In caso di rilievi gravi, può essere previsto un audit di follow-up per confermare l’avvenuta risoluzione.

Audit di certificazione : come prepararsi in modo efficace

L’audit di certificazione non deve essere percepito come un conflitto o un ostacolo, ma come un’opportunità di verifica e miglioramento. Un approccio passivo, basato sull’attesa delle richieste del valutatore per poi adattare il sistema “in corsa”, è controproducente, così come un atteggiamento difensivo o ostruzionistico durante la verifica.

Sia che l’implementazione del sistema di gestione sia avvenuta internamente, sia che ci si sia affidati a un consulente esterno, la preparazione deve basarsi su metodo, competenze e serenità operativa. Un’organizzazione ben preparata affronta l’audit con consapevolezza, riducendo tensioni e massimizzando i benefici della verifica.

Un’adeguata preparazione comprende attività mirate che devono essere allenate e contemplate nella procedura di gestione audit:

• Se ci si affida ad una figura esterna, questa, deve essere competente. La competenza non significa che faccia parte di ordini o abbia 1000 attestati. La competenza si misura con la formazione pregressa, certo, ma anche con l’esperienza su campo rispetto ai requisiti da valutare ed al contesto aziendale.
• Organizzare sessioni di addestramento interno sui requisiti applicati, così da rafforzare le competenze e rendere il personale autonomo nella gestione del sistema.
• Redigere un programma e un piano di audit annuale, in linea con quanto previsto dagli standard e dalle analisi dei rischi e delle opportunità.
• Condurre audit interni con serietà, secondo i criteri della ISO 19011 e degli standard applicabili, per individuare preventivamente eventuali carenze.
• Effettuare riesami della direzione concreti, analizzando nel dettaglio non conformità, obiettivi e piani di miglioramento, compresi gli investimenti necessari.
• Inserire nel piano formativo corsi specifici per figure chiave come auditor interni e responsabili qualità.
• Garantire un flusso di comunicazione chiaro e trasparente a tutti i livelli aziendali.
• Assumersi la responsabilità diretta della gestione del sistema: il titolare non può delegare ciecamente a terzi senza monitorare l’operato.

Contattaci per implementare una procedura di gestione audit che ti permetta di innescare il miglioramento continuo nella tua azienda.