La Gap Analysis, o analisi del gap, è un processo di analisi atta determinare il divario che vi è tra la conformità su determinati fattori, oggetto di valutazione, rispetto ai risultati attesi. Che possono essere inerenti a vari fattori.
In questo articolo analizzeremo gli aspetti di un’analisi che noi di Sistemi & Consulenze effettuiamo all’inizio di un processo di implementazione di una norma o standard di certificazione.
Il processo di Gap Analysis, è un ottimo strumento di valutazione e miglioramento aziendale. Fornisce innanzitutto una valutazione sulla fattibilità del processo.
Molto importante quando un’organizzazione ha bisogno di tutte le informazioni necessarie per valutare i costi e benefici del progetto. In questo caso di certificazione.
Si differenzia da un audit e pre audit, in quanto questi ultimi forniscono solamente le evidenze di conformità e discostamento. Mentre l’analisi del gap oltre i discostamenti offre consigli sui passaggi da effettuare per il raggiungimento degli obiettivi fissati.
Questo è fondamentale per noi, perché grazie a ciò avremo una sorta di lista della spesa con il quale programmare e definire il processo.
Gap Analysis certificazione: perché sono importanti nel processo?
Come abbiamo già scritto sopra, effettuare una gap analysis sarà fondamentale per evidenziare ed individuare le lacune nel sistema di gestione attuale, se presente, ma anche di intervenire pianificando interventi a soluzione delle lacune.
Su tutto il territorio nazionale possiamo effettuare gap analysis per i seguenti schemi:
- Sistema di gestione qualità ISO 9001;
- Sistema di gestione ambiente ISO 14001;
- Sistema eco gestione europeo EMAS;
- Sistema di gestione energia ISO 50001;
- Sistema di gestione sicurezza dati ISO 27001;
- Sistema di gestione salute e sicurezza sul lavoro ISO 45001;
- Sistema di gestione anti corruzione ISO 37001;
- Sistema di gestione sicurezza alimentare ISO 22000;
- Sistema di gestione tracciabilità di filiera ISO 22005;
- Sistema di gestione qualità laboratori prova ISO 17025;
- Standard responsabilità sociale d’impresa SA 8000;
- Standard alimentare FSSC 22000;
- Standard alimentare BRC Food, Packaging, Storage and Distribution, Agent and Brokers, Consumer Product;
- Standard alimentare IFS Food, PAC Secure, Logistics, Brokers, HPC;
- Standard alimentare Global Gap;
- Certificazioni ittiche Friend Of The Sea, MSC, ASC, Global Gap Aquacolture;
- Certificazioni dettami religiosi Kosher ed Halal;
- Rispetto a disciplinari e marchi;
- Catene di Custodia in vari settori;
- Sui processi di fornitura, Food defense, Food Fraud, capitolati tecnici.
Analisi del gap: gli step di esecuzione
Di seguito approfondiremo le 4 fasi che riteniamo fondamentali nel processo di effettuazione di una analisi rispetto ad una o più norme di certificazione:
- Definizione della checklist, o lista di controllo per effettuare la gap analysis in strategic management. Fase fondamentale, ovviamente redatta da risorse competenti in materia. La checklist deve contenere tutti i requisiti che dobbiamo ricercare, o rispetto agli obiettivi che vogliamo raggiungere;
- Pianificazione dell’analisi. Dopo aver definito i requisiti da ricercare con la checklist e le risorse titolate ad effettuarla, deve essere pianificata, in modo da non intralciare il normale operato quotidiano ed in modo che sia più rappresentativa possibile e con le risorse dell’organizzazione necessarie ad effettuarla;
- Conduzione della valutazione. Effettuazione della valutazione e raccolta di tutte le evidenze necessarie rispetto ai requisiti richiesti;
- Report di gap. Redigere il report di analisi riportato il discostamento rispetto ai requisiti e le possibilità di miglioramento da attuare. Questa parte è la fondamentale differenza con un audit dove, in questo caso, sarà chi effettuerà l’analisi del gap ad indicare le possibili risoluzioni.
Gap analysis techniques: come gestire un rapporto di analisi del gap
L’organizzazione come dovrà sfruttare le risultanze riportate nel report di gap analysis tools?
Come abbiamo sottolineato, chi effettuerà la valutazione rilascerà anche delle proposte di risoluzione. Per definire quale sia il miglio modo per apportare modifiche al sistema l’organizzazione potrà utilizzare vari strumenti che possono comprendere: