Che cos’è il Kaizen?

Il termine Kaizen deriva dall’unione delle sue parole giapponesi: “kai” che significa “cambiamento” e “zen” che significa “buono”. Ed è il principio di controllo statistico su cui si basa il miglioramento continuo.

Dove sono importanti la cooperazione e l’impegno a tutti i livelli e di tutte le parti interessate. Contrasta con gli approcci che utilizzano cambiamenti radicali o dall’alto verso il basso per ottenere un cambiamento.

Sviluppato nel e per il settore manifatturiero per la riduzione dei difetti, eliminazione degli sprechi, miglioramento della qualità e quantità della produttività, incoraggiando lo scopo e la responsabilità dei lavoratori,  promuovendo l’innovazione.

Chi può adottare il Kaizen?

L’approccio Kaizen può essere adottato da una gran moltitudine di organizzazioni, di grandezza e settore. Creando nel tempo una crescita costante a lungo termine, migliorando i processi di lavoro, aiutando la riduzione di sprechi e inefficienze, e di conseguenza, aumentano la redditività aziendale.

L’implementazione di questi principi si traduce nel miglioramento della produzione di beni e servizi. Aumentando la capacità di risolvere le criticità che possono influire sulla qualità del prodotto e servizio,  e che possono portare a deviazioni e resi.

Risultato di ciò, sarà un miglioramento della soddisfazione dei clienti, miglioramento della reputazione e la creazione di una forte catena di fiducia nella filiera di approvvigionamento e vendita. Non a caso, che questo principio è tra le basi dei sistemi di gestione che possono apportare vantaggi alle aziende.

I 10 principi del Kaizen

Adottare i principi del Kaizen, richiede la partecipazione e l’adozione di una mentalità volta alla condivisione e miglioramento, vediamo i 10 principi più importanti:

1. Decisioni basati su dati ed evidenze, le ipotesi non sono rappresentative;
2. Adozione di un comportamento proattivo nella risoluzione dei problemi;
3. Non accettare lo status quo, vai oltre, obiettivo è il miglioramento e non la ragione;
4. Per il perfezionismo c’è tempo, sii pronto al cambiamento;
5. Cerca soluzioni quando trovi criticità;
6. Creare un ambiente in cui tutti siano autorizzati che possono contribuire al miglioramento ed alle idee;
7. Non fermarti alla correzione del problema, attua un’analisi delle cause profonde, chiedi “perché” cinque volte per arrivare alla causa alla radice. Questo permetterà di adottare un’azione correttiva efficace alla prevenzione di un riaccadimento;
8. Raccogli informazioni e opinioni da più persone;
9. Usa la creatività per trovare piccoli miglioramenti a basso costo. E di creatività le aziende ne sono piene;
10. Non accontentarti e smettere mai di migliorare.

Come si implementa il ciclo di Kaizen?

Il Kaizen può essere implementato in un ciclo suddiviso il sette fasi per creare un ambiente sano che sia terreno favorevole al miglioramento continuo. Vediamoli:

1. Coinvolgi ed organizza i dipendenti. La partecipazione delle risorse umane, sarà fondamentale per creare un rapporto che porti ad un flusso di informazioni realmente rappresentative nei confronti delle criticità e del cambiamento;
2. Segnala le criticità. Utilizzando una modalità di segnalazione efficace da parte delle risorse umane, raccoglierai ed avrai dati da valutare su quelle che sono più ripetute ed impattanti;
3. Soluzione!! Incoraggia le risorse umane che operano nel processo, ad offrire soluzioni creative, incoraggiando ogni tipo di idea. Scegli una o più soluzioni vincenti tra le idee presentate;
4. Testa la soluzione. Implementa la soluzione adottata nel punto 3, coinvolgendo le persone e testane le performance;
5. Analisi dei risultati. Definisci modalità e frequenza di monitoraggio delle performance, rispetto agli obiettivi e condividine i risultati;
6. Se i risultati della soluzione attuata sono positivi, puoi adottare la soluzione in tutta l’organizzazione;
7. Questi sette passaggi dovrebbero essere ripetuti su base continuativa, testando nuove soluzioni ove opportuno o affrontando nuovi elenchi di problemi.

Esistono approcci oltre a quello del ciclo di Kaizen, quello più conosciuto è il ciclo di Shewhart o ciclo di Deming, basato sull’adozione di quattro fasi: pianificare, eseguire, verificare, agire o PDCA:

• PLAN Pianifica : definisci il tuo obiettivo e come lo raggiungerai;
• DO Fai : implementa il piano ed apportare le modifiche necessarie per garantire che funzioni;
• MISURA Check : valuta i risultati e identifica le opportunità di miglioramento;
• ACT Agire e Migliora : apporta le modifiche in base ai dati ed alle evidenze raccolte nel passaggio precedente.

Se sei interessato all’argomento lo abbiamo trattato nell’articolo in questa pagina.

Quale è la struttura del Kaizen 5S?

Lo strumento delle 5S è una parte fondamentale del sistema Kaizen e stabilisce la creazione di una tipologia di lavoro di ordine visivo, ovvero: organizzazione, pulizia e standardizzazione per migliorare la redditività, l’efficienza, il servizio e la sicurezza:

• Seiri/Sort (organizzare). Separare gli elementi necessari sul posto di lavoro da quelli non necessari e rimuovere questi ultimi;
• Seiton/Messa in ordine (crea ordine). Disporre gli elementi per consentire un facile accesso nel modo più sensato alle lavorazioni;
• Seiso/Shine (pulizia). Mantieni lo spazio di lavoro pulito e ordinato;
• Seiketsu/Standardize (pulizia standardizzata). Sistematizzare le migliori pratiche per la pulizia del posto di lavoro;
• Shitsuke/Sustain (disciplina). Riteni.

Abbiamo parlato dell’adozione del metodo delle 5S in questo articolo.

Quali sono i vantaggi del Kaizen?

Ci sono diversi motivi per cui i principi del Kaizen possono essere un vantaggio per un’organizzazione. Entriamo nel merito:

• il miglioramento graduale può creare un approccio più lento e delicato rispetto al cambiamento ed attivare processi in cui possono partecipare tutte le risorse non sentendosi forzate;
• incoraggiare il monitoraggio dei processi in modo da ridurre le criticità e gli sprechi;
• un minor numero di criticità, corrisponderà alla riduzione di ispezioni;
• la partecipazione attiva da parte delle risorse umane creerà un ambiente produttivo e psicologico sano;
• miglioramento della capacità di lavorare in team;
• miglioramento della soddisfazione dei clienti grazie alla partecipazione attiva ed alla consapevolezza nei loro confronti delle risorse umane impiegate;
• vivere l’azienda nel miglioramento continuo.

Kaizen: quindi che dire?

Fino a molti anni fa, non era facile adottare queste filosofie. La produzione industriale e l’erogazione dei servizi aveva una organizzazione ingegneristica, composta da molte regole. E molta ridondanza.

L’evoluzione delle norme sui sistemi di gestione e degli standard di certificazione, adottati dalle organizzazioni, hanno permesso, che queste ultime crescessero, migliorassero ed affinassero i propri processi.

A favore del miglioramento dei prodotti offerti e dei servizi erogati, della sicurezza e della soddisfazione del cliente. E questo perché? Perché tutte le norme e gli standard di certificazione internazionale si basano su questi principi di miglioramento continuo.

In primis troviamo, in tutte le norme e standard di certificazione, l’adozione dei principi del PDCA. Che troviamo per esempio nelle norme per la qualità, l’ambiente, la sicurezza sul lavoro, alimentare e dati. Così come negli standard alimentari BRC, IFS ed FSSC 22000.

Ma anche strumenti come quello delle 5S e delle 5W vengono integrati molto spesso nell’organizzazione dei processi o nella risoluzione delle criticità.