ISO 30401 Sistema di gestione della conoscenza: cos’è?

Il sistema di gestione della conoscenza, definito dai requisiti della norma ISO 30401, è uno strumento utile per migliorare e valorizzare il valore aziendale attraverso la conoscenza. Conoscenza, fattore determinante per garantire e ricercare il raggiungimento degli obiettivi aziendali, e del successo di un’organizzazione.

iso 30401 sistema di gestione della conoscenza

La norma ISO 30401 pone il focus su quel capitale aziendale, che può essere composto, da singoli soggetti, o della collettività delle risorse, necessario per l’analisi, la valutazione a favore di decisioni e dazioni da intraprendere efficacemente.

Sulla base della conoscenza diffusa nell’azienda, composta dall’apprendimento, o dall’esperienza acquisita nel tempo.

Fa sorridere, che in un momento dove la ricerca e l’industrializzazione, corra verso l’impiego massiccio, grazie alla quarta rivoluzione industriale, di sistemi basati sull’intelligenza artificiale, venga posto un focus così importante sulla conoscenza.

Ma analizzando bene gli spunti che offrono le nuove tecnologie, e non solo valutando gli aspetti commerciali ed economico finanziari, la conoscenza e la consapevolezza, nelle organizzazioni, sono uno dei valori fondamentali, per la corretta attuazione efficace di questa nuova rivoluzione industriale.

Sistema di gestione della conoscenza: perché è importante?

Come abbiamo sottolineato sopra la conoscenza in ambito aziendale comprende tutti i metodi e le tecniche utilizzate per gestire informazioni, i processi, prodotti ed il know-how all’interno di un’azienda.

Adottare il sistema di gestione della conoscenza, permetterà, alle organizzazioni di tenere conto del proprio contesto ed avere un approccio sistemico nel processo di acquisizione e miglioramento di questo importante fattore.

Grazie all’adozione della ISO 30401 l’organizzazione, non solo migliorerà la conoscenza, ma ottimizzerà i processi strategici, e comunicativi aziendali, analizzando e rivedendo anche tutti i processi. Una cultura della gestione della conoscenza che migliorerà anche la partecipazione delle parti interessate.

Tutti in funzione di raggiungere gli obiettivi prefissati, ed ottenere e mantenere nel tempo un successo aziendale.

Gli 8 principi del Knowledge Management System

Principi su cui si basa la norma ISO 30401 possono essere riassunti:

  1. Natura della conoscenza: intangibile e complessa; creata dalle persone;
  2. Valore: la conoscenza è una fonte chiave di valore per le organizzazioni e per soddisfare e raggiungere gli obiettivi;
  3. Focus: la ISO 40301 aiuta a definire e raggiungere gli obiettivi organizzativi, le strategie e le necessità aziendali e delle parti interessate;
  4. Adattabilità: non esiste una soluzione per la gestione della conoscenza, che si adatti a tutte le organizzazioni in tutti i contesti. Lo studio permetterà di adottare un processo sistemico fatto su misura;
  5. Condivisione e partecipazione: per una comprensione corretta, il sistema di gestione della conoscenza, deve includere interazioni tra persone, utilizzo di contenuti, processi e tecnologie;
  6. Ambiente di lavoro: la conoscenza non può essere gestita come un parametro diretto. Ma lo strumento permetterà di gestire un ambiente di lavoro che possa coltivare la conoscenza ed il miglioramento della stessa;
  7. Cultura: la cultura aziendale è fondamentale per l’efficacia del sistema e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
  8. Iterazione: gestione dei feedback, positivi, e negativi, fondamentali per il miglioramento del processo.

I requisiti del sistema di gestione per la conoscenza

I requisiti del Knowledge Management System sono strutturati su 10 punti norma, che ne facilitano l’integrazione con altre norme di certificazione più comuni, come per esempio il sistema per la qualità, ISO 9001, che puoi approfondire visitando questa pagina.

Ripercorrendo la struttura HLS di ultima generazione delle norme ISO, il sistema di gestione per la conoscenza adotta il classico PDCA con i seguenti punti:

  • PLAN. 4 Contesto dell’organizzazione, 5 Leadership, 6 Pianificazione e 7 Supporto;
  • DO. 8 Attività operative;
  • CHECK. 9 Valutazione delle prestazioni;
  • ACT. 10 Miglioramento.

Oltre ai punti norma, lo standard ISO 30401 definisce tre allegati:

  • Allegato A. Spettro della conoscenza;
  • Allegato B. Rapporto tra gestione della conoscenza e discipline adiacenti;
  • Allegato C. Cultura della gestione della conoscenza.

Il rilascio del certificato ISO 30401, avverrà dopo l’effettuazione e superamento dell’audit di valutazione da parte dell’organismo accreditato per questa norma, la sua validità sarà triennale, fermo restando il superamento, con successo delle visite annuali da parte dello stesso.

Data la struttura può essere integrato con i requisiti di altre norme di certificazione, per esempio, ISO 9001, qualità, ISO 14001, ambiente, ISO 45001, salute e sicurezza sul lavoro, ISO 22000, sicurezza alimentare, ecc…

Obiettivi e vantaggi nella norma ISO 30401

L’obiettivo del sistema di gestione ISO 30401 come abbiamo già visto è quello di supportare le organizzazioni nella promozione di processi atti alla creazione di valore attraverso la conoscenza.

I vantaggi di cui può godere la tua organizzazione nell’implementazione del sistema di gestione della conoscenza possono essere riassunti:

  • Guidare l’organizzazione nell’ottimizzazione e nella creazione di valore della conoscenza organizzativa aziendale e procedurale. Rispetto a fattori tra i quali:
    • Gestione dell’informazione;
    • Gestione dei dati;
    • Cultura aziendale;
    • Gestione delle relazioni con i clienti;
    • Gestione dei processi;
    • Gestione dei prodotti e servizi;
    • Sviluppo organizzativo e formazione;
    • Apprendimento organizzativo;
    • Gestione delle risorse umane;
    • Gestione delle risorse tecniche;
    • Gestione dell’innovazione;
    • Gestione del rischio, salute e sicurezza, ambiente, dati, sicurezza alimentare, e nella gestione della qualità.

Tutto ciò, inevitabilmente, rappresenterà una spinta inevitabile, nei confronti del miglioramento dell’ambiente di lavoro, dei processi, della comunicazione interna ed interna, e sui beni e servizi di cui si occupa l’organizzazione.

Conslusioni sul sistema per la conoscenza

Difficilmente alla tua organizzazione verrà richiesto il possesso di un certificato ISO 30401. Ma la sua presenza ti permetterà di dare valore e proteggere la tua organizzazione, anche nei confronti dei turnover aziendali.

Ci può venire in mente un quesito. Ma era necessaria questa norma? Non bastava una gestione della formazione? NO. La conoscenza, è un qualcosa che va ben al di la della formazione. E’ un qualcosa di storico, che può guidare le organizzazioni nella loro evoluzione futura.

Un qualcosa che va al di là della semplice competenza di una risorsa umana. Ma contempla il valore della conoscenza aziendale, spesso non considerato. Alla pari di altri valori tecnici per esempio, o tecnologico.

L’impegno dell’Ente normatore è chiaro, come nel caso del sistema di gestione per le risorse aziendali. E’ quello di fornire strumenti, settoriali, per far evolvere, migliorare e proteggere il valore aziendale, sotto tutti gli aspetti.

Se vuoi implementare il sistema di gestione per la conoscenza nella tua organizzazione.

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