Il contesto dell'organizzazione Aziendale

Comprendere il Contesto dell’Organizzazione

La valutazione e definizione del contesto dell’organizzazione è uno dei nuovi requisiti introdotto dalle norme di certificazione per i sistemi di gestione più diffuse. Si tratta di un micro-sistema aziendale frutto della valutazione dei punti forti e deboli dell’organizzazione, considerando tutte le parti interessate.  I fattori esterni, come quello legale, finanziario, sociale, normativo e culturale. Il contesto aziendale viene anche influenzato da fattori interni all’organizzazione, come strutture interne, governance, così come capacità, competenza e consapevolezza delle risorse. Il contesto dell’organizzazione può essere molto differente anche tra aziende simili. Questo infatti subisce l’influenza delle esigenze delle parti interessate e permette di inquadrare meglio l’organizzazione e definire così chiare direzioni strategiche sulla base degli obbiettivi.

Sia i fattori interni che quello esterni possono influenzare, positivamente e negativamente, i piani strategici di un’organizzazione. Per questo motivo, ogni azienda che desideri eccellere deve avere una forte capacità di analisi, monitoraggio e reazione al cambiamento dettato dalle esigenze delle parti interessate. Oggi giorno è molto facile perdere una sudata reputazione aziendale, quindi una analisi sul contesto aziendale che tenga conto di tutte le parti interessate, ci aiuterà a definire i targhet e gli obbiettivi sulle stesse.

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Il contesto aziendale e le parti interessate

I fattori interni riguardano l’ambiente in cui opera l’organizzazione. Ciò determinerà l’approccio di tutta la governance dell’azienda e le sue relazioni con i vari stakeholder. Questi devono essere compresi in funzione dei seguenti parametri:

  • Prodotti o servizi erogati dall’azienda;
  • Strutture organizzative, ruoli, responsabilità e governance;
  • Requisiti normativi applicabili;
  • Obiettivi, politiche e strategie economiche, piani di miglioramento e di sviluppo;
  • Competenza e consapevolezza delle risorse;
  • Standard o modelli adottati dall’organizzazione.

I fattori esterni includono l’ambiente sociale, tecnologico, etico, legale, politico ed economico in cui opera l’organizzazione. Questi vanno applicati ai seguenti elementi:

  • Questioni sociali e culturali dove è inserita l’organizzazione;
  • Scenario tecnologico o economico dell’azienda;
  • Mercato di riferimento aziendale, sia esso internazionale, nazionale, regionale o locale;
  • Fattori chiave e tendenze del mercato in cui si opera;
  • Rapporti con parti esterne.

Nell’analisi del contesto aziendale e della valutazione ed identificazione delle parti interessate, deve essere definito l’ambito, la mission, le caratteristiche dell’organizzazione, compresi gli obbiettivi di tutti gli steakholder. Possono essere utilizzati vari metodi come l’analisi SWOT (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce) o l’analisi PEST (politica, economica, sociale e tecnologica). Il brainstorming deve essere creato con la direzione per determinare il contesto dell’organizzazione. I fattori e le criticità sono da tenere in considerazione per pianificare per ciascuno elemento le giuste attività gestionali. Tutto ciò determina la direzione strategica dell’organizzazione e la definizione dei suoi obbiettivi.

È necessario individuare le parti interessate sia interne sia esterne che devono essere gestite e che hanno o potrebbero avere un impatto sulla capacità di un’organizzazione di fornire prodotti e servizi. Ad esempio, sarà opportuno tenere conto dei clienti e dei requisiti legali per un’azienda. Lo scopo è quello di evitare che vi siano possibili impatti negativi o che dopo l’analisi si rilevino delle buone opportunità. Una volta identificati tutti gli stakeholder sarà necessario comprendere i loro requisiti e affrontarli adeguatamente. Una necessità del cliente potrebbe essere quella di produrre merce di qualità, consegnata in un tempo definito, fornire un buon rapporto qualità-prezzo, il miglioramento di talune performance ambientali o sulla sicurezza sul lavoro. La direzione potrebbe valutare l’idea di aprirsi a nuovi mercati e fatturati. In alternativa, per il prodotto o servizio trattato dall’azienda potrebbero essere obbligatori il rispetto di taluni regolamenti. Un’organizzazione deve identificare tutti questi requisiti e pianificare le migliori strategie per affrontarli.

Monitoraggio e Revisione del Contesto

Una volta determinati il contesto dell’organizzazione, le criticità e le parti interessate, è necessario creare meccanismi per monitorare e riesaminare tali requisiti a intervalli regolari. Questo può essere fatto attraverso riesami della direzione. In alternativa, è possibile definirle di frequente anche in base alla tipologia dell’azienda e a ciò che la governance ritiene opportuno. Il contesto e le esigenze delle parti interessate possono cambiare nel tempo. Per questo motivo è importante tenerle aggiornate in base alle tendenze del mercato e ai cambiamenti interni dell’organizzazione. L’ambito del sistema di gestione della qualità dovrebbe essere definito sulla base dei seguenti elementi:

  • Le criticità impattanti, sia esterne che interne;
  • I requisiti delle parti interessate;
  • I prodotti e servizi dell’organizzazione;
  • Le normative applicabili.

L’ambito del sistema di gestione dovrebbe indicare chiaramente la natura del prodotto o servizio offerto, il contesto in cui opera l’organizzazione, la sua storia e la sua mission. Tale sistema deve soddisfare i requisiti di tutte le parti interessate.

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