Il contesto dell'organizzazione Aziendale

Comprendere il Contesto dell’Organizzazione

Il contesto dell’organizzazione è uno dei nuovi requisiti introdotto dalle norme di certificazione più diffuse. Si tratta di un micro-sistema aziendale determinato da fattori esterni, come quello legale, finanziario, sociale, normativo e culturale. Viene anche influenzato da fattori interni all’organizzazione, come strutture interne, governance, così come capacità, competenza e consapevolezza delle risorse. Il contesto dell’organizzazione può essere molto differente anche tra aziende simili. Questo infatti subisce l’influenza delle esigenze delle parti interessate e permette di inquadrare meglio l’organizzazione.

Il contesto dell'organizzazione

Sia i fattori interni che quello esterni possono influenzare, positivamente e negativamente, i piani strategici di un’organizzazione. Per questo motivo, ogni azienda che desideri eccellere deve avere una forte capacità di analisi, monitoraggio e reazione al cambiamento dettato dalle esigenze delle parti interessati. Oggigiorno è molto facile perdere una sudata reputazione aziendale. Basta anche un solo cliente insoddisfatto su una piattaforma social ad innescare dei crolli della solidità aziendale. Ecco perché è necessario monitorare tutte le parti interessate per poter intervenire con delle modifiche sulle politiche dei prodotti, assistenza clienti e molto altro ancora. Allo stesso modo, il contesto aziendale interno, come ad esempio le strutture organizzative o le abilità dei dipendenti, può portare a cambiamenti procedurali all’interno delle organizzazioni. Quando si sviluppa un sistema di gestione della qualità è importante che queste comprendano tali contesti per determinare l’ambito del sistema di gestione della qualità.

I Fattori Interni ed Esterni del Contesto dell’Organizzazione

I fattori interni riguardano l’ambiente in cui opera l’organizzazione. Ciò determinerà l’approccio di tutta la governance dell’azienda e le sue relazioni con i vari stakeholder. Questi devono essere compresi in funzione dei seguenti parametri:

  • Prodotti o servizi erogati dall’azienda;
  • Strutture organizzative, ruoli, responsabilità e governance;
  • Requisiti normativi applicabili;
  • Obiettivi, politiche e strategie economiche, piani di miglioramento e di sviluppo;
  • Competenza e consapevolezza delle risorse;
  • Standard o modelli adottati dall’organizzazione.

I fattori esterni includono l’ambiente sociale, tecnologico, etico, legale, politico ed economico in cui opera l’organizzazione. Questi vanno applicati ai seguenti elementi:

  • Questioni sociali e culturali dove è inserita l’organizzazione;
  • Scenario tecnologico o economico dell’azienda;
  • Mercato di riferimento aziendale, sia esso internazionale, nazionale, regionale o locale;
  • Fattori chiave e tendenze del mercato in cui si opera;
  • Rapporti con parti esterne.

La selezione delle parti interessate e i loro obbiettivi devono essere elencati e monitorati. Il passo seguente da effettuare per la definizione del contesto di un’organizzazione è l’analisi delle caratteristiche dell’azienda. Possono essere utilizzati vari metodi come SWOT (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce) o l’analisi PEST (politica, economica, sociale e tecnologica). Il brainstorming deve essere creato con la direzione per determinare il contesto dell’organizzazione. I fattori e le criticità sono da tenere in considerazione per pianificare per ciascuno elemento le giuste attività gestionali. Tutto ciò determina la direzione strategica dell’organizzazione e la definizione dei suoi obbiettivi.

È necessario individuare le parti interessate sia interne sia esterne che devono essere gestite e che hanno o potrebbero avere un impatto sulla capacità di un’organizzazione di fornire prodotti e servizi. Ad esempio, sarà opportuno tenere conto dei clienti e dei requisiti legali per un’azienda. Lo scopo è quello di evitare che vi siano possibili impatti negativi o che dopo l’analisi si rilevino delle buone opportunità. Una volta identificati tutti gli stakeholder sarà necessario comprendere i loro requisiti e affrontarli adeguatamente. Una necessità del cliente potrebbe essere quella di produrre merce di qualità, consegnata in un tempo definito, fornire un buon rapporto qualità-prezzo, il miglioramento di talune performance ambientali o sulla sicurezza sul lavoro. La direzione potrebbe valutare l’idea di aprirsi a nuovi mercati e fatturati. In alternativa, per il prodotto o servizio trattato dall’azienda potrebbero essere obbligatori il rispetto di taluni regolamenti. Un’organizzazione deve identificare tutti questi requisiti e pianificare le migliori strategie per affrontarli.

Monitoraggio e Revisione del Contesto

Una volta determinati il contesto dell’organizzazione, le criticità e le parti interessate, è necessario creare meccanismi per monitorare e riesaminare tali requisiti a intervalli regolari. Questo può essere fatto attraverso riesami della direzione. In alternativa, è possibile definirle di frequente anche in base alla tipologia dell’azienda e a ciò che la governance ritiene opportuno. Il contesto e le esigenze delle parti interessate possono cambiare nel tempo. Per questo motivo è importante tenerle aggiornate in base alle tendenze del mercato e ai cambiamenti interni dell’organizzazione. L’ambito del sistema di gestione della qualità dovrebbe essere definito sulla base dei seguenti elementi:

  • Le criticità impattanti, sia esterne che interne;
  • I requisiti delle parti interessate;
  • I prodotti e servizi dell’organizzazione;
  • Le normative applicabili.

L’ambito del sistema di gestione dovrebbe indicare chiaramente la natura del prodotto o servizio offerto, il contesto in cui opera l’organizzazione, la sua storia e la sua mission. Tale sistema deve soddisfare i requisiti di tutte le parti interessate.

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