Il contesto dell’organizzazione

Comprendere il Contesto dell’Organizzazione

Il contesto dell’organizzazione è uno dei nuovi requisiti introdotto dalla norma sistema di gestione qualità ISO 9001:2015. Il contesto dell’organizzazione è il micro sistema aziendale determinato dai fattori esterni come legale, finanziario, sociale, normativo e culturale, ecc, e dai fattori interne dell’organizzazione come strutture interne, governance, capacità delle risorse in competenza e consapevolezza. Il contesto dell’organizzazione può essere

contesto dell'organizzazione

molto differente anche tra aziende simili in quanto influenzato dalle esigenze delle parti interessate.

Sia i fattori interno che quello esterno influenzano i piani strategici di un’organizzazione, che deve avere una forte capacità di analisi, monitoraggio e cambiamento, dettato dalle esigenze delle richieste delle parti interessate per sopravvivere ed eccellere come azienda.

Oggi giorno è molto facile perdere una sudata reputazione aziendale, basta anche un solo cliente su una piattaforma social ad innescare dei crolli sulla solidità aziendale, quindi risulta necessario avere le capacità di monitoraggio di tutte le parti interessate per poter intervenire su modifiche politiche dei prodotti, assistenza clienti e molto altro ancora. Allo stesso modo, il contesto interno come le strutture organizzative o le abilità dei dipendenti può portare a cambiamenti procedurali all’interno delle organizzazioni. Quando si sviluppa un sistema di gestione della qualità, è importante che le organizzazioni comprendano questi contesti nel determinare l’ambito del sistema di gestione della qualità.

Identificare i fattori interni ed esterni

I fattori interni riguardano l’ambiente in cui opera l’organizzazione. Ciò determinerà l’approccio della t governance dell’azienda e le sue relazioni con i vari stakeholder, questi devono essere compresi in termini di:

  • Prodotti o servizi erogati dall’azienda;
  • Strutture organizzative, ruoli, responsabilità e governance;
  • Requisiti normativi applicabili;
  • Obiettivi, politiche e strategie economiche, piani di miglioramento e sviluppo;
  • Competenza e consapevolezza delle risorse;
  • Standard o modelli adottati dall’organizzazione.

I fattori esterni includono l’ambiente sociale, tecnologico, etico, legale, politico ed economico in cui opera l’organizzazione, questi devono essere compreso in termini di:

  • Le questioni sociali e culturali dove è inserita l’organizzazione;
  • Scenario tecnologico o economico aziendale;
  • Mercato di riferimento aziendale, sia esso internazionale, nazionale, regionale o locale;
  • Fattori chiave e tendenze del mercato in cui si opera;
  • Rapporti con parti interessate esterne.

Durante l’analisi e la definizione del contesto di un’organizzazione, possono essere utilizzati vari metodi come SWOT (punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce), analisi PEST (politica, economica, sociale e tecnologica). Il brainstorming deve essere fatto con la direzione per determinare il contesto dell’organizzazione. I fattori e le criticità devono essere per pianificare su ciascuno di essi le giuste attività atte alla loro gestione. Tutto ciò determina la direzione strategica dell’organizzazione e la portata del Sistema di gestione della qualità.

I requisiti delle parti interessate

Le parti interessate rilevanti siano esse interne o esterne, che hanno un impatto o potrebbero avere un impatto sulla capacità di un’organizzazione di fornire prodotti e servizi, quali clienti e requisiti legali o altro devono essere gestite, per far si che non vi siano possibilità impattanti negative o che dopo l’analisi si rilevino delle opportunità da cogliere.

Una volta identificati tutti gli stakeholder, sarà necessario comprendere i loro requisiti e affrontarli adeguatamente. Un requisito del cliente potrebbe essere quello di produrre merce di qualità che deve essere consegnata in un tempo definito o fornire un buon rapporto qualità-prezzo. La direzione potrebbe essere alla ricerca di apertura di nuovi mercati e di fatturati, o per il prodotto servizio trattato dall’azienda potrebbero essere obbligatori il rispetto di taluni regolamenti. Un’organizzazione deve identificare tutti questi requisiti e pianificare le strategie per affrontarli.

Monitoraggio e revisione del contesto

Una volta che il contesto, le criticità e le parti interessate sono state determinate, è necessario creare meccanismi per monitorare e riesaminare tali requisiti a intervalli regolari. Questo può essere fatto attraverso riesami della Direzione, oppure con frequenza definite dalla tipologia di azienda e da cio che la governance ritiene opportuno. Il contesto e le esigenze delle parti interessate possono cambiare nel tempo, motivo per cui è importante tenerle aggiornate assieme alle tendenze del mercato e il cambiamento dell’ambiente interno dell’organizzazione.

Definire l’ambito del SGQ in base al contesto

L’ambito del sistema di gestione della qualità dovrebbe essere definito sulla base di:

  • Le criticità impattanti esterne ed interne determinati;
  • I requisiti delle parti interessate rilevanti;
  • Prodotti e servizi dell’organizzazione;
  • Le normative applicabili.

L’ambito del Sistema di gestione della qualità dovrebbe indicare chiaramente la natura del prodotto / servizio offerto, il contesto in cui l’organizzazione opera, la propria storia e la mission e deve soddisfare i requisiti di tutte le parti interessate.

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