Diagramma di Flusso per la Mappatura dei Processi

Redigere un diagramma di flusso è miglior modo per visualizzare ed analizzare la mappatura dei processi aziendali in sede di pianificazione e revisione di un sistema, attività, sviluppo di nuovo processo e o prodotto.

E uno degli strumenti di organizzazione aziendale più diffusi per identificare e descrivere le necessità di ogni fase di processo ed i rapporti tra le varie fasi. In ambito alimentare, è uno dei principi fondamentali richiesto dai criteri dell’ HACCP che dell’HARPC.

Il diagramma di flusso documentato è il punto di partenza e di aiuto nella raccolta delle informazioni, per la mappatura dei processi. Lo strumento è necessario per definire le correlazioni tra gli stessi e per effettuare una valutazione ed analisi dei rischi, identificare, sui processi di produzione o erogazione dei servizi, in ambito sicurezza alimentare.

Così come previsto dai criteri CODEX, il corretto utilizzo, da la certezza, evidenziando da monte a valle i processi, di identificare tutte le necessità senza che non vi siano dimenticanze. Può essere affiancato da altri importanti strumenti organizzativi e di analisi, come la lisca di pesce e l’analisi swot.

La redazione di questo diagramma deve essere effettuata da un gruppo di risorse aziendali il interdisciplinare possibile, in ambito alimentare verrà redatta dal team Haccp.
Diagramma di Flusso Mappatura dei processi

La definizione di un diagramma di flusso

Il diagramma di flusso, come abbiamo visto, è lo strumento per la mappatura dei processi che esplicita una rappresentazione pittorica degli stessi, nell’industria alimentare, generalmente rappresenta la descrizione ed i flussi di tutti i passaggi che le materie prime, attraversano lungo la filiera di produzione per diventare un prodotto finito.

Le fasi in un diagramma di flusso devono quindi includere la ricezione di materie prime, siano esse food e no food, lo stoccaggio di esse e dei materiali packaging, le vari fasi di lavorazione come lavaggio, mixing, cottura, raffreddamento, filtraggio, rilavorazione ed altro, la pesatura, l’imballaggio, l’etichettatura, lo stoccaggio della merce finita e la spedizione dei prodotti.

Ogni fase dovrebbe avere una piccola descrizione e l’indicazione, definita dalla valutazione dei rischi, come per esempio se una fase viene consiedara un pre requisito, o sia seia un controllo di processo, CP, CCP, PRO-O, buone pratiche di produzione GMP,  di sanificazione GHP o SSOP, o un Preventive Control.

Nel diagramma potranno essere utilizzati colori e tratti differenti per identificare oltre che la pericolosità della fase, anche l’indicazione dell’area in cui avviene un processo, o se lo stesso avvenga sotto controllo per la Food Defense.

Nella realizzazione del diagramma di flusso si utilizzeranno le seguenti forme per identificare le fasi:

  • Ellisse – Utilizzato per definire l’inizio e la fine del diagramma di flusso o del processo rappresentato;
  • Parallelogramma – Utilizzati per identificare gli input ed output di una fase di processo;
  • Rettangolo – Utilizzato per definire una fase di processo;
  • Rombo – Utilizzati per identificare una fase decisionale;
  • Cicli – Utilizzati quando si debba identificare una fase per le rilavorazioni o ripetizioni di una fase.

Affiancata alla realizzazione grafica, comprensiva della descrizione della fase, consigliamo di inserire, per mantenere una gestione ordinata e riassuntiva, perché risulta molto utile, una tabella dove viene riportato l’identificazione e la valutazione delle fasi, e delle azioni di mitigazione dei rischi associati alle varie fasi dei processi che abbiamo mappato. Oppure utilizzare differenti colori per identificare le aree aziendali dove avvengano le fasi di processo.

Verifica e validazione su campo di un diagramma

Dopo aver definito graficamente ed analizzato tutte le vari fasi di processo, il team haccp dovrà procedere, come richiesto dai i principi dell’HACCP, ad effettuare la verifica del diagramma di flusso su campo da parte del Responsabile HACCP, che, coadiuvato dal proprio team interdisciplinare, si occuperà di verificare e validare la coerenza delle fasi e dei rischi identificati nel diagramma di flusso.

Il criterio deve essere anche verificato durante le attività di audit, sia esso interno, da parte delle Autorità Competenti, e Organismi di Certificazione confrontando l’evidenza su campo, con quella documentale.

Il modo più semplice per verificare il diagramma di flusso consiste nell’acquisire una copia del processo di flusso documentato dentro il manuale HACCP, da parte del responsabile HACCP o dal PCQI per i sistemi HAPRC.

Percorrere quindi il processo fisicamente dall’inizio alla fine, verificando se siano stati inclusi tutte le fasi sul grafico documentato e controllando che non ve ne siano di non esistenti. Il diagramma di flusso deve essere firmato dal responsabile del team Haccp riportando anche la data di verifica.

La verifica del diagramma di flusso per la mappatura dei processi verrà effettuata ogni qual volta ci siano delle modifiche nel processo, nelle materie prime, strutture e o attrezzature, a seguito di non conformità per una revisione totale del manuale. o in sede di riesame del piano Haccp o riesame della direzione.

E’ buona norma, appunto. effettuare una verifica almeno una volta l’anno, che per le aziende certificate con uno standard internazionale per la sicurezza alimentare spesso coincide con il riesame della direzione.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire l’argomento o devi effettuare una mappatura dei processi con i diagrammi di flusso.