Redazione del Diagramma di Flusso: come si effettua?

Redazione del Diagramma di Flusso: come si effettua?

Redigere un diagramma di flusso dei processi è miglior modo per visualizzare ed avere una base di analisi durante la pianificazione o revisione di un sistema, attività, sviluppo di nuovo processo e o prodotto. In ambito alimentare la redazione di un flow chart e la sua conferma fanno farti delle fasi preliminari alla valutazione dei rischi.

Diagramma di Flusso dei processi aziendali

I flow chart sono tra gli strumenti di organizzazione aziendale più diffusi per identificare e descrivere le necessità di ogni fase di processo, ed identificare i rapporti tra le varie fasi.

In ambito alimentare, fa parte delle 5 fasi preliminari del Codex precedenti all’adozione dei 7 principi dell’ HACCP. Il suo utilizzo è adottato anche nei sistemi HARPC.

Il diagramma di flusso dei processi aziendali documentato, è il punto di partenza e di aiuto nella raccolta delle informazioni necessarie alla valutazione delle varie fasi.

La redazione dei diagrammi è fondamentale per effettuare una valutazione ed analisi dei rischi, coerente, sui processi di produzione o erogazione dei servizi, in ambito sicurezza alimentare.

Così come previsto dai criteri CODEX, il corretto utilizzo di flow chart sui processi, dà la certezza, evidenziando da monte, di identificare tutte le necessità senza che non vi siano dimenticanze. Può essere affiancato da altri importanti strumenti organizzativi e di analisi, come la lisca di pesce e l’analisi swot.

La redazione deve essere effettuata da un gruppo di risorse aziendali dalle competenze. In ambito alimentare verrà redatta dal team Haccp.

Diagramma di flusso dei processi: perché dovresti redigerlo?

Il diagramma di flusso dei processi, come abbiamo visto, è lo strumento per una rappresentazione visiva degli stessi. Nell’industria alimentare rappresenta il flusso del processo, definendo tutti i passaggi che le materie prime, attraversano lungo la filiera di produzione diventi un prodotto finito.

Le fasi in un diagramma di flusso devono quindi includere la ricezione di materie prime, siano esse food e no food, lo stoccaggio di esse e dei materiali packaging, le vari fasi di ispezione e di lavorazione e quelle a supporto come il come lavaggio, mixing, cottura, raffreddamento, filtraggio, rilavorazione, la pesatura, l’imballaggio, l’etichettatura, lo stoccaggio della merce finita e la spedizione dei prodotti.

Nel flow chart non devono essere fatte invenzioni. In fase di redazione del diagramma di flusso dei processi deve essere riportato quello che si fa realmente. Si scrive quello che si fà e si fà quello che si scrive, ovviamente in compliance con i requisiti.

Ad ogni fase dovrebbe essere collegata una piccola descrizione e l’indicazione della valutazione, definita dalla valutazione dei rischi, del peso della fase, CP, CCP, PRO-O, PRP, GMP,  di sanificazione GHP, SSOP, o un Preventive Control.

Nel diagramma di flusso dei processi potranno essere utilizzati colori e tratti differenti per identificare oltre che la pericolosità della fase, anche l’indicazione dell’area di rischio in cui avviene un processo, o se lo stesso avvenga sotto controllo per la Food Defense.

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Flow Chart: come si identificano le fasi?

Nella realizzazione del diagramma di flusso dei processi si utilizzeranno le seguenti forme per identificare le fasi:

  • Ellisse – Utilizzato per definire l’inizio e la fine del diagramma di flusso o del processo rappresentato;
  • Parallelogramma – Utilizzati per identificare gli input ed output di una fase di processo;
  • Rettangolo – Utilizzato per definire una fase di processo;
  • Rombo – Utilizzati per identificare una fase decisionale;
  • Cicli – Utilizzati quando si debba identificare una fase per le rilavorazioni o ripetizioni di una fase.

Affiancata alla realizzazione grafica del flow chart, comprensiva della descrizione della fase, consigliamo di inserire, per mantenere una gestione ordinata e riassuntiva, una tabella dove viene riportato l’identificazione e la valutazione delle fasi. Oppure utilizzare differenti colori per identificare le aree di rischio aziendale dove avvengano le fasi di processo.

Flow chart: come si effettua la verifica e la valutazione?

Dopo aver definito graficamente il flow chart ed analizzato tutte le vari fasi di processo, il team haccp dovrà procedere, come richiesto dai i principi dell’HACCP, ad effettuare la verifica del diagramma di flusso dei processi su campo da parte del Responsabile HACCP Coadiuvato dal proprio team interdisciplinare, si occuperà di verificare e validare la coerenza delle fasi e dei rischi identificati nel diagramma di flusso.

Il criterio deve essere anche verificato durante le attività di audit, sia esso interno, da parte delle autorità competenti, e Organismi di certificazione confrontando l’evidenza su campo, con quella documentale.

Il modo più semplice per verificare il diagramma di flusso consiste nell’acquisire una copia del processo di flusso documentato dentro il manuale HACCP, da parte del responsabile HACCP o dal PCQI per i sistemi HAPRC.

Percorrere quindi il processo fisicamente dall’inizio alla fine, verificando se siano stati inclusi tutte le fasi sul grafico documentato e controllando che non ve ne siano di non esistenti. Il diagramma di flusso deve essere firmato dal responsabile del team Haccp riportando anche la data di verifica.

La verifica del diagramma di flusso dei processi verrà effettuata ogni qual volta ci siano delle modifiche nel processo, nelle materie prime, strutture e o attrezzature, a seguito di non conformità per una revisione totale del manuale. o in sede di riesame del piano Haccp o riesame della direzione.

E’ buona norma, appunto. effettuare una verifica almeno una volta l’anno, che per le aziende certificate con uno standard internazionale per la sicurezza alimentare spesso coincide con il riesame della direzione.

Se vuoi approfondire l’argomento o devi effettuare una mappatura dei processi con i diagrammi di flusso.

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