Il processo di audit è una parte fondamentale di un sistema di gestione, si colloca al punto 9 delle norme (ISO) dei sistemi di gestione e fanno parte dei requisiti fondamentali di ogni standard di certificazione.
Valutazione delle performance inserita nella fase Check del PDCA. Di questo processo, che abbiamo trattato in questo articolo, fanno parte il piano ed il programma di audit.
Il programma di audit e il piano di audit sono due attività, che appartengono al processo di valutazione, la prima il piano di audit, è necessaria per comunicare all’organizzazione, la gestione della giornata di verifica. La seconda invece, programma di audit, comprende tutti i requisiti da valutare e può contemplare più attività, in genere annuali.
La terminologia nei sistemi di gestione è fondamentale ma spesso riscontriamo molta confusione nella definizione di queste attività.
È frequente, per esempio, ritrovare che le organizzazioni scambino le fasi o la totale assenza della redazione di un programma di verifica. Questo non fa bene al processo di valutazione.
Contattaci ti aiuteremo a implementare correttamente il processo di audit nella tua organizzazione.
Programma di audit e piano di audit: quali sono le differenze?
Prima di procedere a descrivere le attività è bene evidenziale le differenze tra queste due fasi, che come abbiamo già accennato, spesso vengono confuse.
Ricordando che un audit è lo strumento massimo per la valutazione delle performance dell’organizzazione, rispetto a determinati requisiti implementati.
Che cosa è il programma di audit
Il programma di audit è la programmazione delle verifiche che dovrebbe comprendere più audit. È un’informazione documentata, necessaria per la verifica della conformità di tutti i requisiti della norma o degli standard che hai implementato nella tua realtà.
Questa può essere redatta durante l’implementazione del sistema od output del riesame della Direzione.
Nella redazione del piano delle verifiche, dovranno essere definite le frequenze, le tipologie degli audit, e la suddivisione delle valutazioni sui requisiti da verificare.
Un buon programma di audit dovrebbe basarsi su una valutazione dei rischi. Le norme di certificazione volontaria ISO non richiedono questa specificità come ad esempio gli standard alimentari di certificazione BRCGS e gli standard alimentari IFS.
Benché sia necessario valutare tutti i requisiti almeno una volta all’anno, la valutazione dei rischi permetterà di definire anche focus che meritano frequenze minori.
La valutazione dei rischi dovrebbe comprendere almeno i seguenti fattori:
- Requisiti legali (Considerandone anche gli impatti).
- Requisiti volontari di norme / standard.
- Requisiti dei clienti.
- Numero di siti aziendali.
- Possibilità di fallimento (Basata sulle NC riscontrate negli ultimi 3 anni)
- Rilievi organi ufficiali negli ultimi 3 anni.
La valutazione definirà il numero di audit a seconda delle risultanze.
Perché è necessaria questa attività? Definire la frequenza di audit a seguito di una valutazione dei rischi, permette di comprendere dove la tua azienda sta adottando attività di miglioramento o di studio a seguito di criticità.
Non è un caso che, vista l’adozione del fattore minimo indispensabile di molte aziende, gli standard BRCGS richiede che la suddivisione a seguito della valutazione dei rischi, dovrebbe essere suddivisa almeno su 4 audit interni, ritenendo un solo audit giornaliero poco rappresentativo alla valutazione aziendale.
Il programma di audit potrà comprendere verifiche documentali, su campo, test e altro.
Gli organismi di certificazione definiscono il programma di audit all’apertura del piano di certificazione. Vien da sé che in un’organizzazione complessa, con norme, standard siti da valutare, il numero degli audit necessari ad avere una coerente valutazione per attuare il miglioramento andrà di pari passo.
Che cosa è il piano di audit?
Il piano di audit, o piano di dettaglio, ha una funzione più organizzativa. E’ necessario all’organizzazione per pianificare le attività operative e per mettere a disposizione del valutatore risorse e ambienti.
Iniziamo col dire che un piano di audit è necessario per ogni valutazione da effettuare.
Il valutatore dovrà preventivamente, inviare all’organizzazione, o apporre in bacheca in caso di valutazione interna, il piano di dettaglio delle attività riguardanti la giornata o delle giornate di valutazione.
Vediamo che cosa dovrebbe contenere un piano di audit:
- Dati dell’organizzazione;
- Dati relativi alla risorsa o alle risorse che effettueranno la valutazione, comprensive della gerarchia e della presenza di esperti tecnici, osservatori in affiancamento ecc;
- Norma, standard e requisiti da valutare;
- Definizione della tipologia di audit, ad esempio audit interno, audit per qualifica fornitore, etc;
- Elenco dei punti e requisiti da valutare. Eventuali riferimenti alla checklist.
- Orari e tempi previsti per l’effettuazione della valutazione documentale, su campo, interviste, test, eventuali visite di altri siti, riunioni di apertura e chiusura;
- Risorse dell’organizzazione che devono essere presenti nelle varie fasi, responsabile qualità, produzione, acquisti, food defense, ecc;
In caso di audit non annunciato da parte di un organismo di certificazione, qualifica come fornitore della GDO, fornitore, il piano di audit, sarà firmato all’arrivo dell’ispettore in azienda.
Contattaci per rivedere il processo di audit nella tua organizzazione.
Ultima Modifica by Federico Pucci
