La Checklist o Lista di Controllo

Lo strumento più importante per il miglioramento aziendale è l’audit di verifica, che può essere documentale o su campo, sul rispetto dei requisiti ad un regolamento, norma, o altre specifiche, per esempio dei clienti, il primo passo per effettuare una verifica coerente è la creazione di una checklist o lista di controllo contenente tutti i requisiti che devono essere soddisfatti.

La valutazione può essere effettuata su vari requisiti volontari, norme e standard per le certificazioni internazionali, economici, oppure su requisiti obbligatori come la salute e  sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy, sicurezza alimentare.

Checklist e Lista di Controllo

E’ di fondamentale importanza, per la riuscita del processo di verifica, che la figura che redige la checklist o lista di controllo deve avere piena conoscenza dei requisiti che dovrà andare a valutare e dovrebbe aver almeno effettuato il corso di formazione sulla norma Iso 19011 per l’applicazione delle tecniche corrette della gestione di un audit e  dei principi di  terzietà.

La Checklist ed il piano di audit

Quando un’organizzazione o una risorsa di essa procede nella redazione di una checklist è necessario innanzi tutto avere a  disposizione i regolamenti e le norme dei requisiti da valutare. Questi requisiti dovranno essere riportati in una tabella nella prima colonna suddivisi in macro categorie, nel caso che la lista di controllo debba essere applicata alla valutazione di più norme.

Per esempio, come spesso a noi di Sistemi e Consulenze capita, un sistema di gestione integrato per le norme di certificazione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Food, vedranno essere identificate i punti di contatto dei vari requisiti, operazione facilitata dall’ingresso delle norme con la nuova e medesima struttura, ed approfonditi nella seconda colonna.

L’addetto alla redazione dovrà poi procedere, inserendo altre due colonne, la prima, sarà relativa alla conformità o meno di un requisito, identificando quali requisiti siano fondamentali, e quali secondari per assicurare il rispetto della conformità, decidendo se basti assegnare un giudizio di conformità o non conformità, oppure se assegnare anche dei punteggi relativi alla percentuale di conformità ad un requisiti,.

Come per esempio viene effettuato nello standard di certificazione IFS, utilizzando delle lettere, o la norma per la certificazione Fssc 22000 con delle percentuali. La seconda colonna da aggiungere invece conterrà le evidenze, positive e negative, riscontrate nei confronti dei requisiti valutati.

Gli output della verifica effettuata con una lista di controllo

Una volta esauriti tutti i punti delle normative e regolamenti da valutare ed inseriti nella checklist per la valutazione, le risultanze, della non soddisfazione dei requisiti, della verifica devono essere riportate in una tabella, dove verranno indicate le valutazioni delle deviazioni o non conformità, che possono essere catalogate in:

  • Maggiore in caso di non rispetto di un requisito fondamentale;
  • Minore in caso di non rispetto di un requisiti non fondamentale e la non totalità di rispetto di requisito fondamentale;
  • Raccomandazione in caso di possibile presunta deviazione o non totale rispetto di un requisito non fondamentale;

O possono ricevere una valutazione come abbiamo visto basata sulle percentuali.

Un volta definiti i valori delle deviazioni si procederà con la presentazione all’azienda, od al reparto,  delle risultanti della verifica tramite la checklist ed un verbale di audit. Mantenendo sempre i principi di oggettività, indipendenza e terzietà, in caso trattasi di audit interni, l’organizzazione a questo punto dovrà definire le cause profonde delle non conformità, le tempistiche di risoluzione, le responsabilità e le evidenze necessarie richieste per considerare le deviazioni chiuse ed i requisiti applicabili così soddisfatti.

La lista di controllo può essere utilizzata per intero durante un’unica valutazione, ma può anche far parte di un piano di audit dove vengono affrontate le tematiche più impattanti, sui requisiti applicabili, con frequenza più ridotte nell’arco dell’anno.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire le tematiche e o devi redigere delle checklist per il piano di audit aziendale.

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Federico Pucci

Esperto consulenza direzionale organizzativa, implementazione sistemi di gestione per le certificazioni alle norme e standard qualità, ambiente, sicurezza, sicurezza alimentare, servizi di audit. Consulenza e formazione aziendale nelle aree salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente, privacy.