La checklist è un documento costituito da un elenco di affermazioni corrispondenti ai requisiti da valutare, per le quali si dovranno riportare le evidenze rispetto agli stessi. Le liste di controllo, sono fondamentali durante l’effettuazione di un audit di valutazione.
Lo strumento più importante per il miglioramento aziendale è l’audit di verifica, che può essere documentale o su campo, sul rispetto dei requisiti ad un regolamento, norma, o altre specifiche, per esempio dei clienti, il primo passo per effettuare una verifica coerente è la creazione di una lista di controllo, riportante tutti i requisiti da valutare che devono essere soddisfatti.
Una coerente checklist aiuterà nel processo di valutazione della conformità ai requisiti. E nella raccolta di tutte le evidenze necessarie per adottare le eventuali azioni per il miglioramento.
La valutazione può essere effettuata su vari requisiti volontari, norme e standard per le certificazioni internazionali, fattori economici, oppure su requisiti obbligatori come la salute e sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy, sicurezza alimentare.
E’ di fondamentale importanza, per la riuscita del processo di verifica, che la figura che redige questo documento abbia piena conoscenza dei requisiti che dovrà andare a valutare.
Non solo. Per questo, questa risorsa dovrebbe aver almeno effettuato il corso di formazione sulla norma Iso 19011, che definisce le linee guida e le tecniche corrette della gestione di un audit e dei principi di terzietà, e di valutazione.
Checklist: perché è importante?
Le liste di controllo sono un modo sistemico, per assicurarsi che le tue attività oggetto di valutazione, vengano visionate. Permettono non solo, di avere una sequenza utile per la raccolta dei dati e delle evidenze.
Ma aiutano il valutatore, anche a rispettare i tempi di un audit. Infatti, seguire per così dire questa scaletta, sarà anche utile a non perdere la ‘strada’. Permettendo allo stesso di concentrarsi su ogni requisito, invece di muoversi a braccio.
Le liste di controllo ti assicurano di avere sempre un senso dell’orientamento e di sapere cosa devi fare dopo. Un altro fattore è importante. Utilizzare questa tipologia di documentazione, permetterà anche di omogenizzarne le modalità di utilizzo ed esecuzione in verifica. Soprattutto, dove quest’ultima, possa essere effettuata, da più valutatori o su più siti.
Altro fattore importante, è da considerare, la ‘legalità’ della valutazione. Infatti, come è giusto raccogliere dati ed evidenze di un’organizzazione valutata, è altrettanto necessario, che un valutatore, dia evidenza della raccolta delle evidenze, tramite appunto, completamento della checklist. Per dare prova, dell’effettuazione della valutazione.
Come redigere una lista di controllo
Quando un professionista, un’organizzazione, o una risorsa di essa deve procede nella redazione di una checklist è necessario innanzi tutto avere a disposizione i regolamenti e le norme dei requisiti da valutare.
Questi requisiti, dovranno essere riportati in una tabella nella prima colonna, suddivisi in macro categorie, nel caso che la lista di controllo debba essere applicata alla valutazione di più norme, si consiglia di identificare bene i requisiti delle stesse, oppure le comparazioni. Una buona idea potrebbe essere quella di utilizzare dei colori.
Per esempio, in un sistema di gestione integrato per le norme di certificazione qualità, ambiente, sicurezza, food, dovranno essere identificate i punti di contatto dei vari requisiti, operazione facilitata dall’ingresso delle norme con la nuova e medesima struttura, ed approfonditi nella seconda colonna.
Gli stessi principi saranno da seguire nel caso dell’implementazione di standard o di requisiti specifici, come capita spesso con i protocolli di fornitura definiti dal cliente.
L’addetto alla redazione dovrà poi procedere, inserendo altre due colonne, la prima, sarà relativa alla conformità o meno di un requisito, identificando quali di essi siano fondamentali, e quali secondari per assicurare il rispetto della conformità.
Decidendo se basti assegnare un giudizio di conformità o non conformità, oppure se assegnare anche dei punteggi relativi alla percentuale di conformità ad un requisito.
Come per esempio viene effettuato nello standard di certificazione IFS, utilizzando delle lettere, nello standard di certificazione BRC a punteggio, o la norma per la certificazione Fssc 22000 con delle percentuali. La seconda colonna da aggiungere nella checklist, invece, conterrà le evidenze, positive e negative, riscontrate nei confronti dei requisiti valutati.
Una volta esauriti tutti i punti delle normative e regolamenti da valutare, ed inseriti nella checklist per la valutazione, si potrà procedere ad effettuare l’audit di valutazione. Presentando anticipatamente, all’organizzazione o al reparto il piano di audit.
Lista di controllo: quali sono gli output?
L’audit di valutazione, seguendo una lista di controllo, darà luogo a delle evidenze e di conseguenza delle risultanze. Le risultanze, o evidenze, della verifica dovranno essere riportate in una tabella, dove verranno indicate le valutazioni delle deviazioni o non conformità, che possono essere catalogate così in linea generale:
- Maggiore in caso di non rispetto di un requisito fondamentale;
- Minore in caso di non rispetto di un requisiti non fondamentale e la non totalità di rispetto di requisito fondamentale;
- Raccomandazione in caso di possibile presunta deviazione o non totale rispetto di un requisito non fondamentale;
O, a seconda di quello che sia stato valutato, possono ricevere una valutazione come abbiamo visto basata sulle percentuali, o sulle lettere. Un volta definiti i valori delle deviazioni, si dovrà procedere con la presentazione all’azienda, od al reparto, delle risultanti della verifica tramite un verbale di audit.
Mantenendo sempre i principi di oggettività, indipendenza e terzietà, in caso trattasi di audit interni, l’organizzazione a questo punto dovrà definire le cause profonde delle non conformità, le tempistiche di risoluzione, le responsabilità, e le evidenze necessarie richieste per considerare le deviazioni chiuse, ed i requisiti applicabili così soddisfatti.
Una checklist può essere utilizzata per intero durante un’unica valutazione, ma può anche far parte di un piano di audit, dove verranno affrontate le tematiche più impattanti, sui requisiti applicabili, con frequenza più ridotte nell’arco dell’anno rispetto ad una valutazione dei rischi.
