Verifiche Aziendali Audit

Audit la parola deriva dal termine latino “audire”, cioè udire effettuare nel nostro caso delle verifiche aziendali su specifiche norme, standard, regolamenti.

Oggi, questa parola significa: “Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri siano stati soddisfatti”.

Le fasi di questo processo sono:

Decidere di farlo: è la Direzione dell’azienda che decide di volere effettuare una verifica; questa fase è importate perché l’autorità della Direzione impatta molto sulla buona riuscita dello stesso;

Identificare l’obiettivo dell’ audit: l’obiettivo di questo fa cambiare scenario, target della verifica; ma in effetti il processo non cambia;

Tra gli obiettivi ci sono: conoscere lo stato di conformità di un processo ad una norma, valutare l’efficacia e l’efficienza di un sistema di gestione, l’applicazione di procedure;

Definire cosa si sottopone all’audit: la Direzione dell’azienda decide se sottoporre tutta l’azienda, solo alcuni processi/prodotti, solo alcune mansioni, solo alcuni aspetti, … Questa decisione ha impatto sulla programmazione e pianificazione della verifica;

Individuare la metodologia di esecuzione dell’audit.

Audit Verifiche Aziendali

Definire i criteri rispetto ai quali si compie l’audit: tra i criteri ci sono: ISO 9001 per uno relativo al sistema gestione per la qualità, ISO 14001 per una verifica relativa al sistema gestione per l’ambiente, BS 18001, o relativa al sistema gestione per la salute e sicurezza sul lavoro, norme e standards alimentari, Norme di Prodotto (UNI, Disciplinari, …), Norme di Processo, Manuale, Procedure, Istruzioni, leggi cogenti;

Definire chi esegue l’audit: scegliere chi esegue la verifica, con le relative caratteristiche: l’auditor deve valutare l’efficacia e l’efficienza di un Sistema di Gestione Aziendale e fornire informazioni utili alle parti interessate; per portare a termine correttamente tali compiti, gli auditor devono essere persone professionalmente preparate, con adeguate caratteristiche e competenze, senza pregiudizi e interessi verso l’organizzazione da valutare, che possono assicurare risultati dell’audit trasparenti, verificabili da parte di altri auditor;

Tipologie di Audit

Le verifiche si possono dividere in :

Audit interni: a volte denominati “audit di prima parte”, sono effettuati per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni, dall’ organizzazione stessa, o per suo conto, e possono costituire la base per una auto dichiarazione di conformità da parte dell’organizzazione;

Audit di seconda parte: sono effettuati da chi ha un interesse nell’organizzazione, quali i clienti, o da altre persone per conto degli stessi;

Audit di terza parte: effettuati da organismi esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni;

Audit specifici di fattibilità e conformità: verifiche anche non ‘certificative’ rispetto a leggi e norme, audit sulla Supply Chain, o su aspetti specifici della Food Defense e Food Fraud.

PRINCIPI

Di qualsiasi tipologia siano, gli audit devono godere di principi imprescindibili:

integrità, imparzialità, professionalità, riservatezza, indipendenza degli auditor: gli auditor devono sempre tenere un comportamento aderente a questi principi, per poter portare a termine il proprio compito nel modo più corretto possibile;

campionamento: gli auditor procedono verificando un campione significativo tra tutte le situazioni operative in campo, in modo da ottenere sufficienti evidenze per poter perseguire gli obiettivi dell’audit;

approccio basato sull’evidenza: le conclusioni della verifica devono trovare basi su fatti evidenti, e non su giudizi personali del gruppo di lavoro;

programmazione e pianificazione: il programma ed il piano della verifica sono due documenti che definiscono, su diversi orizzonti temporali, frequenze e durata , risorse necessarie, criteri, obiettivi, competenze degli auditor.

IN CAMPO

Si prosegue con la verifica vera e propria: gli auditor dovranno cercare il più possibile di stare “in campo”, vicino all’ azione, osservando l’operatività e parlando con i lavoratori; è durante questa fase che è fondamentale raccogliere evidenze sulla base del campionamento, essere professionali, riservati, e rispettare il piano della valutazione.
Alla fine della raccolta delle evidenze in campo, il gruppo di verifica torna a riunirsi per poter discutere sulle attività effettuate e preparare le conclusioni dell’ audit ed il rapporto; questa è la fase in cui gli auditor devono dimostrare maggiormente le doti di imparzialità, indipendenza, integrità, professionalità.
La Riunione Finale con la direzione dell’azienda è il momento in cui il gruppo di valutatori presenta le risultanze della verifica in modo professionale ed imparziali; questo non significherà discutere delle sole Non Conformità, ma anche degli aspetti conformi, dei fattori di successo riscontrati, e degli elementi per migliorare.

FORMAZIONE ED ESPERIENZA DEGLI AUDITOR

Chi effettua verifiche di prima-seconda-terza parte deve acquisire conoscenza ed abilità attraverso:

istruzione-formazione-addestramento nello schema e nel settore di interesse, anche con la partecipazione a corsi di formazione appositi della durata di 40 ore;

anni di esperienza lavorativa;

esperienza di audit sotto la supervisione di auditor già qualificati a tale professione;

aggiornarsi periodicamente sia con attività formative che con l’esperienza, per mantenere e migliorare la propria competenza.

Inoltre, l’ auditor deve possedere qualità umane, da affinare ed esercitare, tra le quali:

rispettosi dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatici, osservatori ed “ascoltatori”, perspicaci, versatili, tenaci, risoluti, sicuri di sé, rispettosi delle diversità culturali, collaborativi, calmi, equilibrati.

Sistemi & Consulenze offre con i propri formatori qualificati per questa tipologia di corsi, in collaborazione con enti di certificazione accreditati, percorsi formativi per la professione o la formazione di figure ‘Auditor’.

Contatta lo staff di Sistemi & Consulenze per approfondire le tematiche o richiedere verifiche aziendali.

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