Comunicazione aziendale: cos’è?

Procedura per la comunicazione aziendale

La procedura per la comunicazione aziendale, è un insieme di azioni, istruzioni, e responsabilità, che definiscono il flusso di informazioni interaziendali, ed extraaziendali. Saper comunicare, non è come spesso accade oggi giorno, dire o scrivere un qualcosa, ma è la capacità di comunicarlo e farlo comprendere.

Requisito della comunicazione aziendale nei sistemi di gestione

Tutte le norme di certificazione di ultima generazione sui sistemi di gestione, inseriscono nel punto 7, supporto ai processi, il requisito per la comunicazione aziendale. Richiedendo alle organizzazioni di definire efficacemente il proprio processo di comunicazione.

Non a caso l’organismo di standardizazione, ha inserito questo requisito assieme alle risorse umane, tecniche, alle infrastrutture, approvvigionamento. Lo scopo è di raggiungere nell’organizzazione un alto livello comunicativo, necessario per il raggiungimento degli obiettivi.

Ovviamente le modalità in cui un’azienda definisca la propria comunicazione, dipendono dal contesto aziendale. La prima suddivisione che può essere effettuata è tra comunicazione interna ed esterna.

  • Comunicazione interna. Come comunicazione interna si può intendere tutti quei flussi di informazioni nei confronti delle parti interessate esterne, dipendenti dei vari livelli e funzioni, rispetto alla proprietà. Di questa possono anche far parte le modalità in cui vengono comunicati regolamenti, istruzioni, gestione organizzativa;
  • Comunicazione esterna. La comunicazione sterna invece è quella che si riferisce agli stakeholder esterni, clienti, fornitori, organi ufficiali, enti, organismi, ecc.

Procedura per la comunicazione aziendale: importante o fuffa?

Diciamo che molte volte è proprio una fuffa. Il tessuto aziendale del nostro paese è costituito da realtà padronali, dove non sempre c’è una vera e propria comunicazione. È più un comando. Un flusso di informazioni non proprio efficace.

Capita spesso, che la procedura di comunicazione aziendale, sia trattata in modo poco approfondito. Ed è un grande errore. La comunicazione, infatti, tra tutte le parti interessate, è uno dei fondamenti del miglioramento continuo, su cui si basano le norme di sistema.

Saper comunicare, saper intervenire, partecipare, consigliare. Un flusso di informazioni che con il tempo diventa identità e conoscienza. Ha un valore fondamentale in’una organizzazione. Così come avere la capacità di saper gestire le comunicazioni durante un’emergenza. Per esempio comunicare con gli organi ufficiali a seguito di una valutazione alimentare di prodotto in commercio non conforme.

Un infortunio, un emergenza ambientale, o semplicemente programmare con gli organismi di certificazione, o con i clienti incontri in azienda.

Per esempio gli standard di certificazione GFSI BRC, IFS ed FSSC 22000, che considerano la comunicazione fondamentale per il funzionamento e per la prevenzione delle criticità, richiedono anche di implementare un processo di segnalazione confidenziale.

Per fornire la possibilità alle risorse interne una modalità sicura di comunicare eventuali accadimenti. Fornendo al management un dato in più su cui basarsi per prendere scelte. Ricordate, ‘decisioni prese sulla base di dati ed evidenze’.

Perché avere informazioni utili per il corretto funzionamento del sistema e prevenzione delle criticità è fondamentale per avere un ambiente di lavoro sano, produttivo e capace di raggiungere gli obiettivi.

Comunicazione aziendale: un esempio catastrofico

Chi ha avuto l’opportunità di lavorare con noi, sa che facciamo un terribile esempio: durante la partenza dello Shuttle Challenger, avvenne un terribile incedente che provocò la morte di tutti gli astronauti. Il colpegone dell’esposione, è stato un O-ring che non ha tenuto, facendo passare il carburante in un’area che ha dato il via all’esplosione.

Pare, che l’ingegnere avesse comunicato tale possibilità, producendo una documentazione enorme, che non fu presa in considerazione. Forse, avesse consegnato un foglio con scritto in grande ed in rosso: ‘scoppia tutto’, sarebbe stato visto, e sarebbero stati presi in considerazione i suoi calcoli.

Da questo esempio, possiamo comprendere una cosa. Che comunicare è arrivare velocemente al ‘succo’ della questione, farsi ascoltare dal diretto interlocutore e trovare la corretta via per farsi comprendere.

Vediamo alcuni esempi di comunicazione aziendale

Di seguito vediamo quelle che sono le aree da valutare ed in cui definire e strutturare la procedura per la comunicazione aziendale:

  • Commerciali. Tutti quei processi comunicativi di procacciamento dei clienti, con i canali classici e con i canali digitali;
  • Clienti. La comunicazione necessaria per le comunicazioni con i clienti, la definizione dei requisiti, la contrattazione commerciale e la comunicazione in caso di emergenze;
  • Fornitori. Tutto il flusso di informazioni non solo commerciali, ma anche relativi ai requisiti richiesti dai fornitori per le ordinarietà e per le emergenze;
  • Addetti interni. Formazione, turistica, gestione delle risorse umane, regolamentazione, condili, programmazione, fondamentale per il corretto svolgimento dei processi interni;
  • Ambientali. La comunicazione nei confronti delle parti interessate esterne degli impatti aziendali, dei miglioramenti raggiunti, un esempio ne sono le dichiarazioni ambientali, gli eventi atmosferici, e tutte le attività in caso di emergenza ambientale;
  • Incidenti. Simile alla precedente, ma in questo caso inerente relative agli incidenti dovuti ad un infortunio, un incendio, con tutte le parti interessate esterne;
  • Ritiro richiamo. Le attività di testing e di emergenza in caso di ritiro richiamo di un alimento dai mercati;
  • Legali. Tutte le modalità comunicative con gli organi di controllo, con gli enti, organismi di certificazione, e con la comunità.

Procedura di comunicazione aziendale: cosa dovrebbe contenere?

Per avere una efficace procedura di comunicazione aziendale, la sua analisi dovrebbe nascere dal conteso dell’organizzazione ed essere ritrovata anche nella valutazione dei rischi opportunità, come ogni processo deve essere pianificato e progettato in funzione del PDCA. Vediamo quelli che secondo noi sono gli elementi fondamentali che dovrebbe avere un efficace processo di comunicazione:

  • La natura delle comunicazioni. Sia che si tratti di fasi ordinarie che di emergenza, deve essere chiaro, e come abbiamo detto è frutto del contesto, quali sono le informazioni che dobbiamo o che vogliamo diffondere;
  • Comunicazione quando? Anche in questo caso dovranno essere chiaramente definite le tempistiche di quando deve essere effettuata una comunicazione. E questo deve essere effettuato sia per le fasi commerciali, sia per l’organizzazione aziendale, sia per le fasi di criticità ed emergenza;
  • Chi comunica cosa? Dovranno essere definite una serie di responsabilità, o una soltanto una, per definire le responsabilità inerenti alla comunicazione;
  • Chi comunica a chi? Oltre che definire le responsabilità, deve essere chiaro a chi devono essere comunicate le informazioni, non vorremmo certo comunicare un richiamo ai vigili del fuoco;
  • Chi comunica come? Non tutte le comunicazioni vengono fatte allo stesso modo. Deve quindi essere definito le modalità di comunicazione per ogni tipologia di informazione;
  • Facilità di linguaggio. Molte volte la comunicazione fallisce perché chi comunica è più preso a dimostrare quanto sia bravo e non a far capire quello che dovrebbe, forse non lo sa neppure lui. Quindi utilizza termini semplici capibili dalla maggioranza delle persone ed arriva dritto al punto;
  • Testati ed allenati. Come tutte le cose devi essere allenato, soprattutto la dove si devono gestire delle possibili emergenze ambientali, o incidenti, oppure ritiri richiami dei prodotti. Effettua delle prove a frequenza regolare, un team allenato, è un team che reagisce bene anche alle necessità reali;
  • Migliora migliora migliora. Come tutto il sistema è soggetto al miglioramento, per esempio potrai inserire degli indicatori, valutare la cultura aziendale, ambientale, ssl, per la sicurezza alimentare, e di anno in anno adottare azioni di miglioramento.

Come definire un piano di comunicazione durante una crisi

Mai come in questo momento le organizzazioni hanno compreso l’importanza del piano di comunicazione durante una crisi. Crisi che in questo caso è dovuta allo stato di pandemia per il Covid 19.

La necessità di avere un approccio per la continuità lavorativa è fondamentale. In quanto le organizzazioni sono soggette, soprattutto in questo periodo, ad un alto livello di minaccia che potrebbe influenzarne la continuità.

Aver inserito nella procedura per la comunicazione aziendale, buon processo per la comunicazione durante una crisi sarà necessaria per dare un’immagine solida di organizzazione. Dimostrare resilienza. Attivandosi, reagento, e gestendo le informazioni all’interno ed all’esterno efficacemente per poter approcciare e sopravvivere alla medesima.

La definizione di un piano di comunicazione durante una crisi, allenarà l’organizzazione e le parti interessate interne alla sua gestione. Fornendo una guida da seguire.

Un efficace piano per le comunicazioni durante un’emergenza aiuta un’organizzazione a essere pronta alla gestione di qualsiasi crisi di minacci. I vantaggi che apporta uno strutturato e testato piano di comunicazione si possono riassumere:

  • Gestione dello stato di crisi ed emergenza sistemico per limitare i danni ed adottare protocolli di resilienza e continuità lavorativa;
  • Risposta efficace alle richieste interne ed esterne in caso di crisi;
  • Salvaguardia della reputazione aziendale sui mercati;
  • Mantenere intatta la fiducia di soci, della proprietà e del management dell’organizzazione.
  • Gestire l’ambiente di lavoro in compliance con i requisiti, mantenendo uno stato psicofisico ottimale;
  • Riuscire a rispettare scadenze rispetto ai requisiti del cliente;
  • Limitare le perdite economiche;
  • Trarre opportunità dalle criticità analizzando sistematicamente e continuamente le condizioni e le opportunità scaturite.

Pertanto deve essere data la giusta importanza del piano di comunicazione, definendolo e testandolo. Questo processo non solo aiuterà l’organizzazione a mitigare i rischi presenti, ma definirà anche la gestione strategica a lungo termine.

Comunicazione durante una crisi: come si procede?

Per implementare un piano di comunicazione durante una crisi ed in genere nell’organizzazione, vanno adottati i medesimi step per ogni tipologia di processo. Vediamoli:

  • Effettuare una valutazione dei rischi sulla quale basare la redazione ed implementazione di un piano per le comunicazioni durante una crisi e o ordinario;
  • Implementare se necessario e definito da parte delle organizzazioni l’implementazione di sistemi innovativi, numeri dedicati, social, sito ed altri;
  • Definire le responsabilità e le competenze del processo per le comunicazioni;
  • Definire le modalità e gli strumenti per la comunicazione interna ed esterna;
  • Definire le modalità ed i mezzi per le emergenze e per le comunicazioni durante una crisi;
  • Testare il il piano per le comunicazioni interne ed esterne coinvolgendo anche parti interessate esterne.
  • Definire una frequenza di verifica del piano per le comunicazioni;
  • Riesaminare periodicamente il piano durante una crisi. In genere durante il riesame della direzione.

Conclusioni: scusa non ho capito chi? Cosa? Come?

Sembrerà strano, ma ci sono molte realtà che tutt’ora pensano che la comunicazione aziendale sia quella che viene effettuata sui canali social. ma non è così. O non solo almeno.
Un’organizzazione che voglia eccellere non deve lasciare nulla al caso, è l’implementazione di processo che gestisca efficacemente questo requisito sarà fondamentale anche per avere un ambiente di lavoro più sano, prevenire le criticità anche comportamentali che possono in un secondo momento sfociare in altro.

In tutto questo conta molto anche come l’azienda viva la formazione obbligatoria. Un’organizzazione che utilizza metodiche attive, avrà sicuramente una partecipazione dei lavori più attiva e ne godrà i benefici, alla pari di quelli di aver ottimizzato tutti i flussi per la comunicazione aziendale a tutti gli stakeholder.

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