Il sistema di segnalazione confidenziale o whistleblowing è un termine che si riferisce all’atto di rivelare attività illecite, non etiche o dannose che si svolgono all’interno di un’organizzazione.
Questa rivelazione può essere fatta da un dipendente o da un insider dell’organizzazione, e può includere frodi, corruzione, pericolo per la salute o la sicurezza pubblica, abusi di potere, o qualsiasi altro tipo di comportamento illegale o non etico.
Modalità di segnalazione introdotta per la prima volta dallo standard di certificazione BRC che definisce: “La società deve disporre di un sistema di segnalazione confidenziale, per consentire al personale di segnalare problemi relativi alla sicurezza, integrità, qualità e legalità del prodotto.”
Oggi giorno, il requisito, è stato adottato da tutte le norme e standard per la sicurezza alimentare riconosciute da GFSI, FSSC 22000 e standard IFS.
L’obiettivo del requisito, è quello di fornire uno strumento snello e preventivo, ed efficace, per la segnalazione di possibili criticità, a tutela del consumatore, senza vi sia nessuna possibile ritorsione, e o inefficienza della catena comunicativa.
A livello nazionale il DLgs 24 del 10 marzo 2023 in attuazione della Direttiva Whistleblowing Comunitaria 1937/2019 assicura la tutela delle risorse che effettuato questa segnalazione anonima, offrendo loro protezione legale in caso di licenziamento o persecuzione legale causata dalle loro rivelazioni.
Sistema di segnalazione confidenziale: perché è importante?
Implementare il sistema whistleblowing in azienda è una ulteriore tutela per le parti interessate in genere. Quante volte abbiamo effettuato un incontro formativo, dove le figure addette alla produzione, avevano un comportamento totalmente diverso in presenza o assenza dei responsabili, o del management?
Praticamente sempre, spesso si manifesta un’inefficienza di comunicazione tra le varie aree aziendali in funzione delle gerarchie. Oppure una non definita responsabilità e consapevolezza di talune risorse impegnate. Risorse impegnate nelle fasi operative e quindi l’occhio su tutto quel che succede.
La definizione di una compartimentazione esasperata, ed ormai superata, non è producente all’ambiente di lavoro, e sicuramente non aiuta le risorse nella segnalazione di problematiche sul nascere.
Un’organizzazione dimostrerà di avere una efficace risposta alle emergenze, o semplicemente un’attenzione alle proprie mansioni in funzione del livello di comunicazione tra le parti. Implementando un sistema di segnalazione confidenziale.
Sistema di segnalazione anonima: perché devi implementarlo?
Dovresti implementare nella tua organizzazione un sistema di segnalazione confidenziale, non solo perché viene richiesto da un requisito di una norma o standard di certificazione. Ma perché può essere uno strumento utile a migliorare i processi e prevenire le criticità. Vediamo il suo funzionamento:
Tutte le risorse impiegate nelle funzioni aziendali, dovrebbero avere un livello di competenza e consapevolezza tale, da essere in grado di segnalare possibili rischi, pericoli, o acuminare possibili consigli utili.
Molte volte, uno scoglio, sono le gerarchie. Adottare una metodica di segnalazione anonima, utilizzando un canale che sia sicuro, che non si scontri con i principi della privacy, e che sia un’importante input per l’organizzazione ad intervenire o programmare azioni correttive in tal senso. Favorirà la ricezione di importanti feedback.
La comunicazione secondo il sistema confidenziale non dovrà essere utilizzata per lamentele, o per fare la spia, ma evidenzierà l’aziendalizzazione e la consapevolezza degli operatori, verso situazioni che potrebbero divenire un pericolo per la salute del consumatore, ma che può essere utile anche per i requisiti in ambito ambientale e per la salute e sicurezza sul lavoro.
Whistleblowing: quali sono le paure di comunicare?
Il principio è, nell’ottica introdotta dai requisiti della cultura della sicurezza alimentare, e della partecipazione dei lavoratori per la sicurezza sul lavoro aziendale. Requisito della norma ISO 45001. Ricordando, che le risorse umane sono la memoria storica della conoscenza dell’organizzazione, e quindi una inestimabile risorsa utile.
Le criticità per le quali risulti difficile comunicare un accadimento, o una problematica sul nascere, possono essere riassunti così:
- Paura di avere ritorsioni da parte di collaboratori e o responsabili;
- Paura di essere additati come spie;
- Paura di avere l’effetto totalmente opposto;
- Assenza di responsabilità.
E cosa può accadere quando non viene segnalato un accadimento da parte di una risorsa? Per esempio, potrebbe rompersi un’attrezzatura, o perdere conformità un prodotto, avvenire un infortunio. E non è mai bello, fare una valutazione postuma, dove l’analisi delle cause, porterà alla luce i vari, sì avevo visto ma….
E’ da ritenersi quindi fondamentale, per l’organizzazione, trovare il sistema di segnalazione confidenziale più consono che può comprendere, e mail, numeri dedicati, aree aziendali specifiche e compartimentate, dove poter lasciare una segnalazione anonima. Definendone le periodicità, responsabilità di monitoraggio e di valutazione.
Sistema di segnalazione confidenziale: i vantaggi
Noi di Sistemi & consulenze consigliamo, alle organizzazioni, l’implementazione di un sistema di segnalazione confidenziale, anche per le norme di certificazione classiche, come per esempio i sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, e sicurezza alimentare, ecc.
In quanto, dall’esperienza maturata, abbiamo potuto testare un miglioramento dell’identificazione delle criticità, della comunicazione e consapevolezza di tutte le parti. Di conseguenza della tempestività di intervento.
I vantaggi dell’implementazione di un sistema per la comunicazione e la segnalazione confidenziale apporterà all’organizzazione:
- Una maggiore consapevolezza e rispetto tra le mansioni nei confronti della proprietà;
- Una migliore capacità di segnalare comportamenti e o accadimenti che possono essere un rischio per i requisiti applicabili;
- Un comportamento pro attivo di tutte le risorse impiegate e non solo nel gestire l’emergenza ma per lo spunto del miglioramento aziendale;
- Un buon punto di partenza per creare una cultura di salvaguarda aziendale nell’ottica della continuità lavorativa e che le segnalazioni debbano e possano anche comprendere consigli e non solo lamentele.
