Procedura di Comunicazione la Segnalazione Confidenziale

Una delle novità introdotte dallo standard per la certificazione BRC Food nella versione 8, che è stato messo in attuazione anche dalla norma sul sistema di gestione per la sicurezza alimentare Fssc 22000 e dallo standard IFS è la definizione del requisito sul sistema di segnalazione confidenziale implementato nella procedura della comunicazione interna:

“La società deve disporre di un sistema di segnalazione confidenziale per consentire al personale di segnalare problemi relativi alla sicurezza, integrità, qualità e legalità del prodotto.”

La comunicazione alle parti interessate interne ed interne è uno dei fondamenti su cui si basano i sistemi di gestione per le certificazione internazionali in tutti gli ambiti di applicazione.

Il sistema di comunicazione confidenziale definisce un principio importante inerente al processo di comunicazione, appunto, in questo caso, interna. Ma perché è stato reso necessario creare un apposito requisito della norma?

La risposta è molto semplice, quante volte abbiamo effettuato un incontro formativo dove le figure addette alla produzione avevano un comportamento totalmente diverso in presenza o assenza dei responsabili , o del management?

Praticamente sempre, quindi spesso si manifesta un’inefficienza di comunicazione tra le varie aree aziendali in funzione delle gerarchie.
Sistema di Segnalazione Confidenziale standard certificazione brc

Un’organizzazione dimostrerà di avere una efficace risposta alle emergenze, o semplicemente un’attenzione alle proprie mansioni in funzione del livello di comunicazione tra le parti.

La definizione di una compartimentazione esasperata, ed ormai superata, non solo nuoceva all’ambiente ma anche alla segnalazione di possibili deviazioni sul nascere.

Sistema di segnalazione confidenziale

In pratica tutte le risorse impiegate nelle funzioni aziendali dovrebbero avere un livello di competenza e consapevolezza tale da essere in grado di segnalare possibili rischipericoli, situazioni e o consigli tramite sistema di segnalazione confidenziale.

Utilizzando un canale che sia sicuro, che non si scontri con i principi della privacy, e che sia un importante input per l’organizzazione ad intervenire o programmare azioni correttive in tal senso.

La comunicazione secondo il sistema confidenziale non dovrà essere utilizzata per lamentele, o per fare la spia, ma evidenzierà l’aziendalizzazione e la consapevolezza degli operatori verso situazioni che potrebbero divenire un pericolo per i requisiti applicabili, ambiente, sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro, o definiti dal cliente.

Il principio è un passo in avanti in ambito di crescita della cultura della sicurezza alimentare, e della sicurezza sul lavoro aziendale. Le criticità per le quali risulti difficile comunicare, ed è stata resa necessaria la creazione di un sistema di segnalazione, possono essere riassunti così:

  • Paura di avere ritorsioni da parte di collaboratori e o responsabili;
  • Paura di essere additati come ‘spie’;
  • Paura di avere l’effetto totalmente opposto.

E’ da ritenersi quindi fondamentale, per l’organizzazione, trovare il sistema di segnalazione confidenziale più consono che può comprendere, e mail, numeri dedicati e o aree azienda specifiche e compartimentate.

Noi di Sistemi e consulenze consigliamo, alle organizzazioni, l’implementazione dello standard Anglosassone anche per le norme di certificazione per i sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, e sicurezza alimentare, ecc.

In quanto dall’esperienza maturata abbiamo potuto testare un miglioramento dell’identificazione delle criticità, ed un miglioramento della comunicazione e consapevolezza di tutte le parti.

I vantaggi dell’implementazione di un sistema per la comunicazione e la segnalazione confidenziale apporterà all’organizzazione:

  • Una maggiore consapevolezza e rispetto tra le mansioni rispetto alla proprietà;
  • Una migliore capacità di segnalare comportamenti e o accadimenti che possono essere un rischio per i requisiti applicabili;
  • Un comportamento pro attivo di tutte le risorse impiegate e  non solo nel gestire l’emergenza ma per lo spunto del miglioramento aziendale;
  • Un buon punto di partenza per creare una cultura di salvaguarda aziendale nell’ottica della continuità lavorativa e che le segnalazioni debbano e possano anche comprendere consigli e non solo lamentele.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire le tematiche o se devi implementare un sistema di segnalazione confidenziale per lo standard della certificazione Brc o per un sistema di gestione aziendale.

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