Sistema Segnalazione Confidenziale: che cosa è?

Sistema Segnalazione Confidenziale: che cosa è?

Il sistema di segnalazione confidenziale è stato introdotto dallo standard per la certificazione BRC che definisce: “La società deve disporre di un sistema di segnalazione confidenziale per consentire al personale di segnalare problemi relativi alla sicurezza, integrità, qualità e legalità del prodotto.”

Sistema di Segnalazione Confidenziale

Oggi giorno, il requisito, è stato adottato da tutte le norme e standard per la sicurezza alimentare riconosciute da GFSI.

L’obbiettivo del requisito sul sistema di segnalazione confidenziale è quello di fornire uno strumento snello e preventivo per la segnalazione di possibili criticità senza vi sia nessuna possibile ritorsione e o inefficienza della catena comunicativa.

La comunicazione alle parti interessate interne ed interne è uno dei fondamenti su cui si basano i sistemi di gestione per le certificazione internazionali in tutti gli ambiti di applicazione.

Il sistema di comunicazione confidenziale definisce un principio importante inerente al processo di comunicazione, appunto, in questo caso, interna. Ma perché è stato reso necessario creare un apposito requisito della norma?

Sistema di segnalazione confidenziale: perché è importante?

La risposta al quesito sul perché sia importante l’adozione di un sistema di segnalazione confidenziale è molto semplice. Quante volte abbiamo effettuato un incontro formativo dove le figure addette alla produzione avevano un comportamento totalmente diverso in presenza o assenza dei responsabili, o del management?

Praticamente sempre, quindi spesso si manifesta un’inefficienza di comunicazione tra le varie aree aziendali in funzione delle gerarchie. Oppure una non definita responsabilità e consapevolezza di talune risorse impegnate. Risorse impegnate nelle fasi operative e quindi ‘l’occhiò su tutto quel che succede.

La definizione di una compartimentazione esasperata, ed ormai superata, non è producente all’ambiente di lavoro, e sicuramente non aiuta le risorse nella segnalazione di problematiche sul nascere.

Un’organizzazione dimostrerà di avere una efficace risposta alle emergenze, o semplicemente un’attenzione alle proprie mansioni in funzione del livello di comunicazione tra le parti. Implementando un sistema di segnalazione confidenziale.

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Sistema di segnalazione confidenziale: perché devi implementarlo?

Dovresti implementare nella tua organizzazione un sistema di segnalazione confidenziale per migliorare i processi comunicativi e prevenire le criticità.

In pratica tutte le risorse impiegate nelle funzioni aziendali dovrebbero avere un livello di competenza e consapevolezza tale da essere in grado di segnalare possibili rischipericoli, situazioni e o consigli tramite sistema di segnalazione confidenziale.

Utilizzando un canale che sia sicuro, che non si scontri con i principi della privacy, e che sia un’importante input per l’organizzazione ad intervenire o programmare azioni correttive in tal senso.

La comunicazione secondo il sistema confidenziale non dovrà essere utilizzata per lamentele, o per fare la spia, ma evidenzierà l’aziendalizzazione e la consapevolezza degli operatori verso situazioni che potrebbero divenire un pericolo per i requisiti applicabili, ambiente, sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro, o definiti dal cliente.

Il principio è un passo in avanti in ambito di crescita della cultura della sicurezza alimentare, e della sicurezza sul lavoro aziendale. Le criticità per le quali risulti difficile comunicare, ed è stata resa necessaria la creazione di un sistema di segnalazione, possono essere riassunti così:

  • Paura di avere ritorsioni da parte di collaboratori e o responsabili;
  • Paura di essere additati come ‘spie’;
  • Paura di avere l’effetto totalmente opposto.

E’ da ritenersi quindi fondamentale, per l’organizzazione, trovare il sistema di segnalazione confidenziale più consono che può comprendere, e mail, numeri dedicati e o aree azienda specifiche e compartimentate dove inserire contenitori per le segnalazioni. Definendone le periodicità, le responsabilità di monitoraggio e di valutazione.

Sistema di segnalazione confidenziale: i vantaggi

Noi di Sistemi & consulenze consigliamo, alle organizzazioni, l’implementazione del sistema di segnalazione confidenziale anche per le norme di certificazione per i sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, e sicurezza alimentare, ecc.

In quanto dall’esperienza maturata abbiamo potuto testare un miglioramento dell’identificazione delle criticità, ed un miglioramento della comunicazione e consapevolezza di tutte le parti.

I vantaggi dell’implementazione di un sistema per la comunicazione e la segnalazione confidenziale apporterà all’organizzazione:

  • Una maggiore consapevolezza e rispetto tra le mansioni rispetto alla proprietà;
  • Una migliore capacità di segnalare comportamenti e o accadimenti che possono essere un rischio per i requisiti applicabili;
  • Un comportamento pro attivo di tutte le risorse impiegate e  non solo nel gestire l’emergenza ma per lo spunto del miglioramento aziendale;
  • Un buon punto di partenza per creare una cultura di salvaguarda aziendale nell’ottica della continuità lavorativa e che le segnalazioni debbano e possano anche comprendere consigli e non solo lamentele.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire le tematiche o se devi implementare un sistema di segnalazione confidenziale per lo standard della certificazione Brc o per un sistema di gestione aziendale.

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