Audit Modello Organizzativo Gestionale MOG 231

Audit MOG Modello Organizzazione e Gestione

All’interno di qualsiasi sistema di gestione, l’attività di audit è un elemento essenziale atto a garantire che il sistema stesso sia efficace rispetto ai requisiti degli standard e obiettivi aziendali in questo caso nel rispetto del Modello Organizzativo Gestionale definito anche MOG.

Il D.M. 13/02/2014, che definisce le procedure semplificate per l’adozione di un Modello di Organizzazione e Gestione (MOG), pone, tra gli elementi essenziali per un corretto funzionamento del MOG, il riesame della direzione e gli audit.

Gli audit interni di sicurezza sono richiamati al punto 17.1 delle procedure semplificate e indicato come:

L’audit è un esame sistematico, documentato e indipendente per determinare se quanto pianificato e predisposto dal MOG viene efficacemente attuato, è idoneo al conseguimento degli obiettivi ed è coerente con la politica in materia di salute e sicurezza.

Audit Modello Organizzativo Gestionale MOG 231

Per chi si occupa di sistemi di gestione, quanto riportato sopra, non rappresenta una novità, ma poiché le procedure semplificate sono indirizzate a tutte le PMI, riteniamo opportuno fornire alcune considerazioni in merito ai termini utilizzati:

  1. Sistematico: indica la necessità che l’attività di audit sia organizzata e vada a coprire tutti i processi aziendali e non sia solo un’attività occasionale e che vada a verificare solo alcuni elementi casuali del sistema. Chiaramente, non si potrà non basarsi sulla tecnica del campionamento, ovvero della verifica puntuale di elementi estratti dal sistema, ma questo processo dovrà comunque andare a coprire tutte le funzioni, processi e aree aziendali;
  2. Documentato: le attività di audit devono risultare da documentazione (informazioni documentate) che dimostrino l’effettiva attuazione dell’audit stesso. Questi documenti possono essere checklist, rapporti di audit ecc.;
  3. Indipendente: questo termine, molto caro a chi si occupa di sistemi di gestione, richiama l’importanza che l’auditor non sia influenzato o influenzabile nel suo giudizio a causa del ruolo che svolge. All’interno del punto delle procedure semplificate, richiama una nota specifica nel merito: “Indipendente non significa che l’audit deve essere effettuato da personale esterno all’azienda, ma che lo stesso non sia direttamente coinvolto nelle attività oggetto di audit. Pertanto, l’audit può essere svolto da personale interno all’azienda purché sia in possesso dei requisiti di cui al paragrafo 17.3 ma non può essere effettuato dal DL o da componenti del SPP se questi ha assunto responsabilità operativa diretta nella attività oggetto di audit.

Rispettate le caratteristiche dei punti sopra riportati, desideriamo richiamare l’attenzione su quale sia il fine ultimo dell’audit di un MOG: la verifica dell’efficacia esimente del modello. Questo significa che l’audit deve sempre e comunque essere indirizzato a questo punto e non necessariamente all’efficienza dei processi che, possono sicuramente essere un obiettivo aziendale, ma non rappresentano il fine primario dell’audit, così come previsto dalle procedure semplificate.

Le procedure semplificate di un modello organizzativo gestionale

Le procedure semplificate prevedono, come di prassi, che gli audit vengano:

  • Programmati: questo passaggio è molto importante per evitare che l’audit non possa svolgersi in maniera adeguata per indisponibilità dei soggetti necessari oppure non venga svolto per sovrapposizione di impegni. Pianificando gli audit, è maggiore la possibilità che si svolgano nella maniera migliore possibile. Il D.M. 13/02/2014 prevede, di norma, 1 audit/anno salvo processi che presentino elevate criticità che richiederanno più audit all’anno;
  • Identificare gli auditor: per farlo al meglio, l’organizzazione deve definire quali elementi specifici andare a verificare e, quindi, definire le eventuali competenze di dettaglio da mettere in campo. Se pongo come elemento di criticità lo stress lavoro correlato, quando andrò ad analizzare quell’ambito specifico, potrei optare per contattare un esperto per un’indagine di dettaglio;
  • Verificare il rispetto del programma: pianificare è semplice, attuare meno. E’ importante dotarsi di strumenti per ricordare le scadenze e dare evidenza dell’attuazione del piano. Naturalmente, modifiche al piano sono sempre possibili, ma vanno fatte tenendo conto degli obiettivi degli audit stessi;
  • Verificare in sede di riesame le risultanze dell’audit: il D.M. 13/02/2014, sulla scorta di quanto già previsto dalla precedente Lettera circolare del Ministero del lavoro Prot. 15/VI/0015816/MA001.A001 dell’11/07/2011, indica come essenziale che i processi di auditing avvengano sotto la supervisione e revisione dell’alta direzione, altrimenti il MOG non può essere ritenuto esimente. L’analisi dei risultati degli audit, in fase di riesame, determina il rispetto di quanto richiesto.

Conclusioni sulla gestione degli audit

Il D.M. 13/02/2014 non aggiunge nulla alle indicazioni sugli audit sul modello organizzativo gestionale interni date dagli standard sui sistemi di gestione. Rimane, tuttavia, il fatto che si tratta di trasferire una pratica propria di standard volontari su un ambito di “semi-cogenza”, visto che l’adozione del MOG non è obbligatoria al momento.
Fonte: Aimsafe Ing Fabio Rosito 

Pubblicato da

Federico Pucci

Servizi di consulenza direzionale organizzativa, implementazione sistemi di gestione per certificazioni qualità, ambiente, sicurezza, alimentare, servizi di audit, consulenza formazione aziendale sicurezza sul lavoro, alimentare, ambiente, privacy.