Quale è la tempistica di ottenimento certificazione

I tempi che occorrono, sono una delle classiche domande che ci viene posta dalle organizzazioni relativa alla tempistica di ottenimento certificazione per la qualità aziendale.

La richiesta viene spesso fatta in maniera concitata in quanto l’organizzazione ha una necessità impellente di raggiungere prima possibile l’obbiettivo della certificazione essenzialmente per le seguenti motivazioni:

  • L’organizzazione deve partecipare a dei bandi di gara per l’affidamento di opere o forniture per le quali è richiesta la certificazione del proprio sistema di gestione da parte di un organismo accreditato. In genere in questi bandi di gara oltre che il prerequisito minimo, del possesso della certificazione per la qualità Iso 9001, viene affidato un punteggio crescente a quelle organizzazioni che abbiano integrato e certificato il proprio sistema integrato per esempio qualità, ambiente, sicurezza;
  • L’organizzazione deve partecipare a dei programmi per gli sgravi fiscali dove può essere richiesta una certificazione ambiente, energia, salute e sicurezza e responsabilità sociale;
  • L’organizzazione deve entrare nelle catene di fornitura, o effettuare processi in outsourcing, e gli vengono richieste certificazioni a standard come per esempio, per la sicurezza alimentare, la certificazione Brc Ifs, a seconda del proprio contesto, la sicurezza logistica, o norme tecniche specifiche.

Qualsiasi siano le motivazioni per le quali un’organizzazione intenda certificarsi, quelle viste sopra, o semplicemente la proprietà vuole valutare e migliorare i propri processi, inserendo l’aspetto negli obbiettivi, la fretta non è mai assente.

Gli step e la tempistica di ottenimento certificazione qualità

la tempistica necessaria per ottenere una certificazione qualità
Non si può parlare di una certa tempistica di ottenimento certificazione aziendale necessaria, in quanto ci sono dei fattori direttamente correlati:

  1. L’integrazione e l’efficacia del sistema di gestione implementato, può sembrare scontato, ma non lo è, ci sono organizzazioni che nascono per volontà della proprietà con un sistema snello e funzionale ed altre che, anche dopo molto lavoro, risultano non efficienti;
  2. La complessità dell’organizzazione, dei processi e o prodotti oggetto della certificazione;
  3. La quantità di schemi oggetto dell’implementazione e certificazione;
  4. La tipologie di norme che si andranno ad implementare, in quanto, sebbene tutte richiedano un sistema di gestione abbastanza rodato, sono per gli standard Brc Ifs si richiede uno storico importante di 6 mesi;
  5. La presenza del processo o produzione del prodotto scopo della certificazione, sembra scontato, ma frequentemente ci vengono chieste consulenze richiedendo di inserire aspetti che ancora non esistono. La certificazione è la riprova del rispetto dei requisiti in presenza di tali produzioni di prodotti ed erogazione dei servizi, senza ciò nel campo di applicazione non possono essere riportati;
  6. Dati, informazioni ed evidenze sulle quali effettuare un riesame della direzione, un audit e pianificare gli obbiettivi per il futuro.

Le criticità che possono avere un impatto sui tempi

Le criticità che possono avere un impatto sul tempo di ottenimento di una certificazione, ovviamente oltre i fattori visti sopra, possono essere riassunti:

  • Non avere una definizione delle risorse, economiche, tecniche e umane, non coerente con quanto richiesto dal contesto aziendale, dai requisiti cogenti, dalle norme implementate e per il corretto svolgimento dei processi aziendali;
  • Una inefficace gestione degli audit interni;
  • La mancata effettuazione efficace della definizione degli obbiettivi e del riesame della direzione;
  • La selezione e qualifica, in caso di consulenza esterna, di figure scarse in quantità e non competenti sulle norme implementate;
  • La selezione e qualifica di un organismo di certificazione piccolo che non riuscirà ad effettuare la valutazione per il rilascio del certificato in tempo utile, per mancanza di valutatori;
  • Disinteressarsi all’operato del consulente o delle figure interne, credendo che bastino delle carte, assieme al pagamento dell’organismo di certificazione, per ottenere il certificato. Forse c’è chi opera così ma non gli organismi di certificazione, accreditati Accredia, con cui lavoriamo, e neppure noi, che non possiamo far crescere una realtà se è stessa che non ha intenzione di farlo o non crede in ciò che stiamo facendo.

Personalmente consiglio alle organizzazioni, ovviamente sono escluse le situazioni di emergenza, ma non può essere tutta una emergenza, di programmare con anticipo l’implementazione e la certificazione del proprio sistema di gestione.

Di presentarsi alla verifica di certificazione dopo che il sistema sia in ‘uso’, applicato da almeno un anno, esporre al valutatore dei riesami della direzione con dei dati interessanti per il miglioramento, e, che non è mai una perdita di tempo, richiedere all’organismo di certificazione un pre audit, per avere la certezza di non fallire l’obbiettivo.

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