Verifiche Aziendali ed Audit: cosa sono?

L’audit di verifica aziendale è lo strumento più importante per la misurazione della conformità nella tua azienda, rispetto a requisiti obbligatori vigenti, a quelli definiti da norme e standard di certificazione o del cliente. E’ da considerare lo strumento principe per il miglioramento aziendale

Sistemi e Consulenze opera da oltre 15 anni nel settore erogando servizi di valutazione per le organizzazioni e per gli organismi di certificazione accreditati.

Il significato della parola audit deriva dal termine latino “audire”, nel nostro caso effettuare delle verifiche aziendali, definite appunto audit, per verificare la conformità ai requisiti obbligatori applicabili, o a specifiche norme e standard volontari come quelle sui sistemi di gestione qualità, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, dati, ed altri o su accordi contrattuali definiti con il cliente.

Oggi, questa parola definisce un “Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri siano stati soddisfatti”.

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servizi di Audit e verifiche aziendali

Audit aziendale: perché ne hai bisogno?

I servizi di audit di verifica aziendale sono uno strumento indispensabile, per misurare la conformità ed il miglioramento aziendale, Vediamo quelli che sono gli obiettivi principali ed i requisiti:

  • Decidere di farlo: è la Direzione dell’azienda che decide di volere effettuare una verifica che può avvenire al suo interno o all’esterno della propria organizzazione; questa fase è importate perché l’autorità della Direzione impatta molto sulla buona riuscita dello stesso processo;
  • Identificare l’obiettivo della verifica: l’obiettivo focus può far cambiare lo scenario, o il target;
  • Tra gli obiettivi del processo ci sono: conoscere lo stato di conformità di un processo ad una norma di certificazione, capitolato di fornitura, ad un requisito cogente, valutare l’efficacia e l’efficienza di un sistema di gestione, l’applicazione di specifiche procedure;
  • Definire cosa si sottopone a valutazione: la Direzione dell’azienda decide se sottoporre tutta l’azienda, solo alcuni processi/prodotti, solo alcune mansioni, solo alcuni aspetti. Questa decisione impatta sulla programmazione e pianificazione della verifica;
  • Individuare la metodologia di esecuzione che di solito deve seguire i requisiti minimi dettati dalla norma ISO 19011.
  • Definire i criteri: tra i criteri ci sono ISO 9001 per uno relativo al sistema gestione per la qualità, ISO 14001 per una valutazione relativa al sistema gestione per l’ambiente, ISO 45001 relativa al sistema gestione per la salute e sicurezza sul lavoro, ma possono essere anche considerati i criteri sulle norme e standards alimentariambientali, norme specifiche di prodotto processo, requisiti di fornitura, responsabilità sociale, leggi cogenti, ecc;
  • Definire chi li esegue: scegliere e qualificare chi deve eseguirlo, con le relative caratteristiche: l’auditor deve verificare l’efficacia e l’efficienza di un sistema di gestione aziendale e fornire informazioni utili alle parti interessate; per portare a termine correttamente tali compiti, gli auditor devono essere persone professionalmente preparate, con adeguate caratteristiche e competenze, senza pregiudizi e interessi verso l’organizzazione da valutare, che possono assicurare risultati dell’audit trasparenti, verificabili da parte di altri auditor.

Di qualsiasi tipologia siano, queste valutazioni, devono rispettare dei principi imprescindibili:

  • Integrità, imparzialità, professionalità, riservatezza, indipendenza degli auditor: gli auditor devono sempre tenere un comportamento aderente a questi principi, per poter portare a termine il proprio compito nel modo più corretto possibile, devono saper identificare il contesto e gestire il rischio sull’effettuazione della propria verifica; campionamento: gli auditor procedono verificando un campione significativo tra tutte le situazioni operative in campo, in modo da ottenere sufficienti evidenze per poter perseguire gli obiettivi;
  • Approccio basato sull’evidenza: le conclusioni della verifica devono trovare basi su fatti evidenti, e non su giudizi personali del gruppo di lavoro;
  • Programmazione e pianificazione: il programma ed il piano della verifica sono due documenti che definiscono, su diversi orizzonti temporali, frequenze e durata , risorse necessarie, criteri, obiettivi, competenze degli auditor.
  • Verifica In Campo: Dopo la valutazione documentale si proseguirà con la verifica sull’attuazione di quanto visionato nelle informazioni documentate: gli auditor dovranno cercare il più possibile di stare “in campo”, vicino all’ azione, osservando l’operatività e parlando con i lavoratori; è durante questa fase che è fondamentale raccogliere evidenze sulla base del campionamento, essere professionali, riservati, e rispettare il piano della valutazione.
  • Alla fine della raccolta delle evidenze in campo, il gruppo di verifica torna a riunirsi per poter discutere sulle attività effettuate e preparare le conclusioni dell’ audit ed il rapporto; questa è la fase in cui gli auditor devono dimostrare maggiormente le doti di imparzialità, indipendenza, integrità, professionalità
  • La Riunione Finale con la direzione dell’azienda è il momento in cui il gruppo di valutatori presenta le risultanze in modo professionale ed imparziali; questo non significherà discutere delle sole non conformità, ma anche degli aspetti conformi, dei fattori di successo riscontrati, e degli elementi per migliorare.

Formazione ed esperienza dell’Auditor

  • Le figure, esterne o risorse interne, che effettuano valutazioni di prima-seconda-terza parte deve acquisire conoscenza ed abilità attraverso:
  • Istruzione, formazione, addestramento nello schema e nel settore di interesse, per verifiche qualità ambiente sicurezza, food, ecc, e sulle norme applicabili, la partecipazione a corsi di formazione appositi della durata di 40 ore e come minimo aver effettuato la formazione sulla norma Iso 19011;
  • Anni di esperienza lavorativa;
  • Esperienza di verifiche sotto la supervisione di auditor già qualificati a tale professione;
  • Aggiornarsi periodicamente sia con attività formative che con l’esperienza, per mantenere e migliorare la propria competenza.

Inoltre, l’auditor deve possedere qualità umane, da affinare ed esercitare, tra le quali:

  • Rispettosi dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatici, osservatori ed “ascoltatori”, perspicaci, versatili, tenaci, risoluti, sicuri di sé, rispettosi delle diversità culturali, collaborativi, calmi, equilibrati.

Cosa possiamo fare per la tua organizzazione?

Sistemi & consulenze opera su tutto il territorio nazionale ed eroga la seguente tipologia di servizi sulla conformità obbligatoria e sulle norme qualità, ambiente, sicurezza, responsabilità sociale e negli schemi di certificazione alimentare:

  • Audit aziendale interno o verifiche di prima parte. Effettuiamo audit interni verifica, presso le sedi aziendali, per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni. Possono essere erogati anche verifiche interne ad organizzazioni per le quali non effettuiamo servizi per la certificazione e formazione aziendale;
  • Verifiche di seconda parte. Effettuiamo valutazioni per i nostri clienti e per altre organizzazioni nei confronti dei fornitori di prodotti accreditati e servizi ai fini della qualifica e del mantenimento della stessa.
  • Servizi di audit di terza parte. Effettuiamo con valutatori qualificati da organismi di certificazione accreditati, non nelle organizzazioni ove abbiamo effettuato consulenza e formazione, verifiche indipendenti atte a verificare la conformità sulle norme ed il rilascio delle certificazioni;
  • Verifiche specifiche di fattibilità e conformità. Eroghiamo servizi di valutazione sulla Supply Chain, o su aspetti specifici della Food Defense, Food Fraud o di pre audit di certificazione. Valutazioni sui requisiti obbligatori applicabili salute e sicurezza sul lavoro. sicurezza alimentare, privacy, ambiente.
  • Corsi di formazione. Organizziamo corsi di formazione dedicati alle aziende, con lo scopo di formare figure aziendali interne, che possano realizzare un audit aziendale in completa autonomia. Formiamo professionisti che desiderano intraprendere la carriera, sempre più richiesta, dell’ auditor.

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