Verifiche Aziendali ed Audit: Che cosa sono?

Il significato della parola deriva dal termine latino “audire”, nel nostro caso effettuare delle verifiche aziendali, definite appunto audit, per verificare la conformità ai requisiti obbligatori applicabili, o a specifiche norme e standard volontari come quelle sui sistemi di gestione qualità, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, dati, ed altri o su accordi contrattuali definiti con il cliente.

Oggi, questa parola significa: “Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri siano stati soddisfatti”.

Un audit aziendale di verifica è lo strumento più importante per la misurazione ed il monitoraggio del miglioramento aziendale.
Le organizzazioni che implementano una procedura efficace per la gestione degli audit per le verifiche aziendali, posso avere dati certi e analizzabili, che permettono di tenere sotto controllo il loro miglioramento e la loro crescita. 

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servizi di Audit e verifiche aziendali

Audit aziendale: perché ne hai bisogno?

I servizi di audit di verifica aziendale sono uno strumento indispensabile, per misurare il miglioramento aziendale

  • Decidere di farlo: è la Direzione dell’azienda che decide di volere effettuare una verifica che può avvenire al suo interno o all’esterno della propria organizzazione; questa fase è importate perché l’autorità della Direzione impatta molto sulla buona riuscita dello stesso processo;
  • Identificare l’obiettivo della verifica: l’obiettivo focus della verifica aziendale può far cambiare lo scenario, target delle verifiche aziendali, ma in effetti il processo non cambia;
  • Tra gli obiettivi del processo di verifica aziendale ci sono: conoscere lo stato di conformità di un processo ad una norma di certificazione, capitolato di fornitura, ad un requisito cogente, valutare l’efficacia e l’efficienza di un sistema di gestione, l’applicazione di specifiche procedure;
  • Definire cosa si sottopone a audit aziendale: la Direzione dell’azienda decide se sottoporre tutta l’azienda, solo alcuni processi/prodotti, solo alcune mansioni, solo alcuni aspetti. Questa decisione impatta sulla programmazione e pianificazione della verifica;
  • Individuare la metodologia di esecuzione dell’audit aziendale che di solito deve seguire i requisiti minimi dettati dalla norma ISO 19011.
  • Definire i criteri rispetto ai quali si compie la verifica: tra i criteri ci sono ISO 9001 per uno relativo al sistema gestione per la qualità, ISO 14001 per una verifica relativa al sistema gestione per l’ambiente, ISO 45001 relativa al sistema gestione per la salute e sicurezza sul lavoro, ma possono essere anche considerati i criteri sulle norme e standards alimentariambientali, norme specifiche di prodotto processo, requisiti di fornitura, responsabilità sociale, leggi cogenti, ecc;
  • Definire chi esegue la verifica: scegliere e qualificare chi deve eseguire le verifiche aziendali, con le relative caratteristiche: l’auditor deve valutare l’efficacia e l’efficienza di un Sistema di Gestione Aziendale e fornire informazioni utili alle parti interessate; per portare a termine correttamente tali compiti, gli auditor devono essere persone professionalmente preparate, con adeguate caratteristiche e competenze, senza pregiudizi e interessi verso l’organizzazione da valutare, che possono assicurare risultati dell’audit trasparenti, verificabili da parte di altri auditor;

Di qualsiasi tipologia siano, gli audit aziendali, per le verifiche aziendali sulla conformità, a norme volontarie e requisiti obbligatori,  devono godere di principi imprescindibili:

  • Integrità, imparzialità, professionalità, riservatezza, indipendenza degli auditor: gli auditor devono sempre tenere un comportamento aderente a questi principi, per poter portare a termine il proprio compito nel modo più corretto possibile, devono saper identificare il contesto e gestire il rischio sull’effettuazione della propria verifica; campionamento: gli auditor procedono verificando un campione significativo tra tutte le situazioni operative in campo, in modo da ottenere sufficienti evidenze per poter perseguire gli obiettivi dell’audit;
  • Approccio basato sull’evidenza: le conclusioni della verifica devono trovare basi su fatti evidenti, e non su giudizi personali del gruppo di lavoro;
  • Programmazione e pianificazione: il programma ed il piano della verifica sono due documenti che definiscono, su diversi orizzonti temporali, frequenze e durata , risorse necessarie, criteri, obiettivi, competenze degli auditor.
  • Verifica In Campo: Dopo la valutazione documentale si proseguirà con la verifica sull’attuazione di quanto visionato nelle informazioni documentate: gli auditor dovranno cercare il più possibile di stare “in campo”, vicino all’ azione, osservando l’operatività e parlando con i lavoratori; è durante questa fase che è fondamentale raccogliere evidenze sulla base del campionamento, essere professionali, riservati, e rispettare il piano della valutazione.
  • Alla fine della raccolta delle evidenze in campo, il gruppo di verifica torna a riunirsi per poter discutere sulle attività effettuate e preparare le conclusioni dell’ audit ed il rapporto; questa è la fase in cui gli auditor devono dimostrare maggiormente le doti di imparzialità, indipendenza, integrità, professionalità
  • La Riunione Finale con la direzione dell’azienda è il momento in cui il gruppo di valutatori presenta le risultanze della verifica in modo professionale ed imparziali; questo non significherà discutere delle sole Non Conformità, ma anche degli aspetti conformi, dei fattori di successo riscontrati, e degli elementi per migliorare.

Formazione ed esperienza dell’Auditor

  • Le figure, esterne o risorse interne, che effettuano verifiche aziendali di prima-seconda-terza parte deve acquisire conoscenza ed abilità attraverso:
  • Istruzione, formazione, addestramento nello schema e nel settore di interesse, per verifiche qualità ambiente sicurezza, food, ecc, e sulle norme applicabili, la partecipazione a corsi di formazione appositi della durata di 40 ore e come minimo aver effettuato la formazione sulla norma Iso 19011;
  • Anni di esperienza lavorativa;
  • Esperienza di verifiche sotto la supervisione di auditor già qualificati a tale professione;
  • Aggiornarsi periodicamente sia con attività formative che con l’esperienza, per mantenere e migliorare la propria competenza.

Inoltre, l’auditor deve possedere qualità umane, da affinare ed esercitare, tra le quali:

  • Rispettosi dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatici, osservatori ed “ascoltatori”, perspicaci, versatili, tenaci, risoluti, sicuri di sé, rispettosi delle diversità culturali, collaborativi, calmi, equilibrati.

Verifiche aziendali: cosa faremo per te?

Sistemi & consulenze opera su tutto il territorio nazionale ed eroga la seguente tipologia di servizi di audit inerenti a verifiche aziendali per la conformità obbligatoria e sulle norme qualità, ambiente, sicurezza, responsabilità sociale e negli schemi di certificazione alimentare:

  • Audit aziendale interno o verifiche di prima parte
    Effettuiamo audit interni verifica, presso le sedi aziendali, per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni. Possono essere erogati anche verifiche interne ad organizzazioni per le quali non effettuiamo servizi per la certificazione e formazione aziendale;
  • Verifiche di seconda parte
    Effettuiamo servizi di audit per i nostri clienti e per altre organizzazioni nei confronti dei fornitori di prodotti accreditati e servizi ai fini della qualifica e del mantenimento della stessa.
  • Servizi di audit di terza parte
    Effettuiamo con valutatori qualificati da organismi di certificazione accreditati, non nelle organizzazioni ove abbiamo effettuato consulenza e formazione, verifiche indipendenti atte a verificare la conformità sulle norme ed il rilascio delle certificazioni;
  • Verifiche specifiche di fattibilità e conformità
    Eroghiamo servizi per verifiche sulla Supply Chain, o su aspetti specifici della Food Defense, Food Fraud o di pre audit di certificazione.
  • Corsi di formazione
    Organizziamo corsi di formazione dedicati alle aziende, con lo scopo di formare figure aziendali interne, che possano realizzare un audit aziendale in completa autonomia.
    Formiamo professionisti che desiderano intraprendere la carriera, sempre più richiesta, dell’ auditor.

Fai trovare pronta la tua organizzazione alla verifica di certificazione. Sistemi & Consulenze per approfondire le tematiche o richiedere degli audit  o verifiche aziendali per la conformità ai requisiti legali applicabili, contrattuali, o sulle norme volontarie di certificazione dei sistemi di gestione e standard internazionali. 

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