Riunioni di apertura audit: che cosa sono?

Riunioni di apertura audit: che cosa sono?

Le riunioni di apertura audit sono le fasi iniziali delle verifiche in azienda da parte di un valutatore. La loro effettuazione e partecipazione talvolta non riceve l’attenzione che invece dovrebbe avere.

Riunioni di apertura audit

Molte sono le direzioni di organizzazioni che disertano le riunioni di apertura audit. Lasciando al consulente o al responsabile qualità questa noiosa incombenza. Dicono loro. Ma è come invitare amici a casa e fargli aprire dal vicino.

Dalle riunioni di apertura audit, infatti un valutatore comprende molte cose. Soprattutto quanta attenzione ed importanza da un’organizzazione alla qualità aziendale.

Ma spesso l’imbarazzo fa procedere direttamente all’effettuazione della verifica. Una mera presa di dati ed evidenze lasciando il fattore umano, cosa molto importante, fuori dal processo di valutazione.

Leggendo questo articolo cercheremo di spiegare quanto per noi siano importanti le riunioni di apertura audit.

Riunioni di apertura audit: perché sono importanti?

Le riunioni di apertura audit sono quelle fasi importanti del processo di valutazione. Cosi come la riunione di chiusura. Il primo impatto è fondamentale. Durante la riunione si scioglie il ghiaccio, si fa il punto della situazione e si da modo al ‘padrone di casa’ di parlarci della sua creatura.

Ovviamente le riunioni di apertura audit non si riferiscono solamente alle verifiche di certificazione. Ma alle verifiche interne o a quelle presso fornitori. Dove sarà ancora più fondamentale creare un rapporto di collaborazione, sana, nell’effettuazione della valutazione dei requisiti.

Durante la riunione iniziale si possono esporre gli accadimenti dell’anno, gli investimenti, lo stato delle cose. Non ci sarà bisogno di sfarfallare progetti internazionali dell’universo, perché noi valutatori li sentiamo tutti i santi giorni. Ma sfruttare l’opportunità di esporre dubbi o criticità come spunto di miglioramento.

Vuoi ricevere informazioni sui nostri servizi? Prenota una call con un nostro tecnico.

Riunioni di apertura audit: come deve essere strutturata?

Vediamo le fasi di svolgimento che dovrebbero contenere le riunioni di apertura audit:

  • Presentazione. Una breve presentazione delle parti. Soprattutto nel caso di prima verifica. E’ molto importante sapere con chi si parla e quelle che sono le specifiche competenze. Per il valutare l’organismo di appartenenza, l’accreditamento, ecc. Come sempre definire un contesto chiaro ed una comunicazione efficace è alla base di tutto;
  • Obbiettivi dell’audit. Una breve descrizione dell’ambito e degli obbiettivi della valutazione. Interna, certificazione, rinnovo, fornitori, ecc. La visione del programma di audit inviato anticipatamente per dar modo all’organizzazione di organizzarsi. O, in caso di audit non annunciato la descrizione dello stesso consegnato al momento. Questa fase è importante perché ci possono essere delle discrepanze sullo scopo della valutazione. Ed in questa fase si potrà intervenire per poter effettuare una valutazione efficace;
  • Conferma dei dati. In questa fase delle riunioni di apertura audit si verificheranno le coerenze dei processi, delle risorse e dei siti impiegati oggetto della valutazione;
  • Elementi di terzietà. Non guasta mai. Molte volte le organizzazioni pensano che alle figure esterne non devano essere fatti vedere i ‘segreti’ dell’azienda. Mettere a proprio agio tranquillizzando gli imprenditori sui principi dettati dalla norma ISO 19011 può essere molto utile;
  • Valutazione. Spiegare chiaramente come, sempre secondo programma di audit, come verranno misurati i rilievi. Una breve descrizione delle possibili raccomandazioni, spunti di miglioramento, non conformità maggiori e minore.
    Sicurezza. È giusto che l’organizzazione comunichi determinate politiche sulla sicurezza che devono essere rispettate. Queste possono comprendere regolamenti specifici da rispettare per il rispetto dei requisiti di salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza ed igiene alimentare ed altri invetrenti alla proprietà industriale;
  • Chiusura. Adesso siamo pronti. Abbiamo rotto il ghiaccio e siamo pronti per iniziare il vero e proprio processo di valutazione. Che sarà comprensivo della parte documentale e della verifica su campo.

Come abbiamo potuto vedere in questi step, la partecipazione alle riunioni di apertura audit è molto importante, e può essere impattante per il corretto proseguo delle verifiche. E consigliamo al management delle organizzazioni di ritagliarsi del tempo per la partecipazione. In quanto potrà dare molti spunti utili al processo di miglioramento aziendale.

Se hai bisogno di certificare la tua organizzazione o devi effettuare degli audit.

Ultimi Articoli

articoli Correlati​

Scroll to Top
DESIDERI MAGGIORI INFORMAZIONI?