Le nuove Revisioni delle Norme Iso 9001 e Iso 14001 le nuove regole

Dopo un processo iniziato nel 2012, a settembre 2015 sono state pubblicate le norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Il nuovo scenario normativo comporterà un significativo impegno per le organizzazione certificate, che però potranno cogliere un’importante opportunità di per rendere più efficace l’applicazione dei requisiti dei sistemi di gestione, adattandoli al meglio alle proprie necessità e priorità.

Il periodo transitorio sta per terminare: mancano 8 mesi per adeguare le attuali certificazioni dei sistemi di gestione per la qualità (UNI EN ISO 9001) e di gestione ambientale (UNI EN ISO 14001) ai requisiti delle edizioni più recenti delle norme.Revisioni delle Norme Iso 9001 e Iso 14001

Il 15 settembre 2018 scadrà il termine per la transizione alle nuove edizioni delle due norme tecniche più diffuse al mondo.

E già dal 15 marzo del 2018 gli organismi di certificazione dovranno svolgere tutte le verifiche per la prima certificazione sulla base delle nuove edizioni.

Cosa succederà alle aziende che non rispetteranno tali scadenze?

I loro certificati non saranno più validi; infatti l’International Organization for Standardization (ISO) e l’International Accreditation Forum (IAF) – rispettivamente ente di normazione ed ente di accreditamento internazionali – non prevedono proroghe rispetto al termine del prossimo settembre; è stato proprio lo IAF nell’ultima Assemblea internazionale, tenuta a Vancouver e conclusa il 30 ottobre scorso, a deliberare sulla data del 15 marzo 2018.

Cosa cambia con le Revisioni delle Norme Iso 9001 e Iso 14001

HIGH LEVEL STRUCTURE

Per le nuove norme è stata pensata una nuova struttura denominata HLS – High Level Structure, modello codificato nelle Direttive ISO/IEC-1-supplemento ISO Consolidato-Annesso SL-Appendice 2, dove viene stabilita una terminologia comune per tutti gli standard dei sistemi di gestione, e un testo comune, dai notevoli contenuti innovativi.

Lo scopo principale dell’High Level Structure è quello di agevolare le organizzazioni nell’armonizzare sistemi di gestione diversi, e facilitare, ove richiesto, la loro integrazione in un unico sistema.

L’HLS è quindi una nuova logica che deve guidare i fruitori delle norme nell’applicazione dei requisiti mandatori, le organizzazione nelle strategie, il management nel comportamenti organizzativi.

ANALISI DEL CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE

In entrambe le norme, nel capitolo 4 si prevede un coinvolgimento maggiore del top management anche attraverso un’attenta analisi dei fattori esterni ed interni. Tutto questo viene formalizzato nell’analisi del contesto, vero caposaldo delle strategie di azione che dovranno essere individuate più avanti nel sistema di gestione.

Il contesto dove si muove un’azienda va indagato, conosciuto, compreso e metabolizzato.

Il contesto deve comprendere:

  • i requisiti legali applicabili (già presenti anche nelle vecchie norme);
  • le tecnologie utilizzate e quelle presenti sul mercato (facendo in questo caso un match tra fattori interni ed esterni);
  • i propri competitor;
  • il mercato di riferimento;
  • il tessuto sociale, economico, culturale di contorno alla propria attività, dal locale fin ad arrivare alle politiche UE sull’ambiente o sui propri prodotti/attività;
  • le proprie prestazioni;
  • le condizioni ambientali e le loro variazioni;
  • La finalità di tale analisi è comprendere le capacità di soddisfare i requisiti dei clienti e delle altre parti interessate anche nel medio-lungo periodo.

LEADERSHIP

Il capitolo 5 ha il titolo originale: leadership, parola ormai di uso consolidato anche nel nostro paese. Il cambiamento non è solo di parola, ma anche di rilevanza: il ruolo del top management è messo in evidenza e sono rafforzati concetti già presenti nelle passate edizioni delle norme, affidano direttamente al management ruoli attivi nel sistema di gestione, così da sottolineare come l’Alta Direzione deve partecipare in prima persona alle strategie del sistema e che tale impegno deve esser fatto conoscere a tutti i livelli aziendali attraverso tali ruoli attivi.

GESTIONE DEI RISCHI COME APPROCCIO SISTEMATICO ALLA PREVENZIONE

Con l’elemento innovativo ed importante dell’approccio «risk based thinking» nella gestione dei processi aziendali, è richiesto all’azienda di mappare i propri rischi, predisporre azioni di risoluzione, presidio, monitoraggio, individuare opportunità per il miglioramento.

Dalla struttura del testo è chiaro che la determinazione dei rischi è conseguenza dell’analisi del contesto e delle aspettative delle parti interessate.

Questo aspetto diventa quindi una “colonna portante” per i Sistemi di Gestione, in quanto:

  • è parte integrante dell’approccio orientato ai processi;
  • rende le misure di prevenzione un processo di routine;
  • aiuta a riconoscere le opportunità di miglioramento;
  • In definitiva le norme spingono l’imprenditore a mettere su “carta” quel che fa ogni giorno: affrontare i rischi, con azioni specifiche, cogliendo a volte opportunità. Questo sforzo di formalizzare le azioni quotidiane potrà essere sfruttato dalle aziende per “vedere” prima i problemi, pianificare azioni prima ed in modo più efficace (siamo appunto nella parte “Pianificazione” delle norme), condividere progetti, idee, questioni tra il top management.

Dietro al Risk based thinking c’è un altro pilastro delle nuove norme, la Business Continuity trovare soluzione per affrontare rischi che potrebbero interrompere l’attività aziendale; la continuazione del proprio business deve essere garantita sempre, anche in emergenza.

Quindi con le nuove norme, sono le aziende ad avere in mano gli aspetti da gestire per essere efficaci, rimanere sui mercati, aumentare le proprie performance ambientali, puntare all’efficienza.

Per far questo non è richiesta l’applicazione della norma ISO 31000, ma potrà essere utile fare riferimento a principi e criteri da essa proposti.

CICLO DI VITA

Per quanto concerne la ISO 14001:2015, è richiesta all’organizzazione l’individuazione e valutazione gli aspetti ambientali dei propri prodotti/servizi nel loro ciclo di vita,

Dovranno essere considerati i possibili impatti ambientali di prodotti e/o servizi da reperimento delle materie prime fino allo smaltimento/recupero finale.

Attenzione: non si obbliga ad una “Life Cycle Analysis” conforme alle norme di riferimento ISO 14040. LA ISO 14001:2015 richiede un’analisi di questi aspetti e la loro traduzione nella progettazione dei prodotti/servizi, nei requisiti di approvvigionamento di beni e servizi, nella individuazione di eventuali informazioni da fornire ai clienti sull’uso e lo smaltimento di prodotti e servizi. Un occhio attento quindi al percorso che farà il proprio prodotto, agli impatti indiretti dei propri beni/servizi anche terminata la nostra produzione/erogazione, ma anche nella fase di rifornimento delle materie prime.

COMUNICAZIONE

In relazione alla comunicazione esterna, si evidenzia un nuovo requisito che obbliga le aziende ad assicurare che le informazioni verso l’esterno siano affidabili e corrette. Questo requisito riguarda un nervo scoperto relativo a operazioni di marketing e pubblicitarie che a volte in passato hanno rilasciato messaggi incompleti o fuorvianti per le parti interessate esterne.

MAGGIORE SNELLEZZA DOCUMENTALE

Nell’ambito delle nuove norme il Manuale del sistema di Gestione non è più un documento obbligatorio. Potrà infatti essere eliminato e/o sostituito da un insieme organico di informazioni documentate ad evidenza di una corretta gestione dei processi, secondo i requisiti delle norme.

Il termine “informazione documentata” sostituisce i termini “documenti” e “registrazioni”, e sono riconosciute come evidenze anche le elaborazioni informatiche non necessariamente cartacee o documentali.

Si lascia ampio spazio quindi all’azienda riguardo le gestione delle proprie evidenze, aspetto non di poco conto nell’applicazione e nella diffusione delle norme; l’obiettivo è prendere in considerazione le evoluzioni tecnologiche di questi ultimi anni, dove il cartaceo è spesso superato, con una visione però di gestione anche di quei supporti informatici in modo strutturato ed organizzato in termini di accessibilità, diffusione e conservazione, secondo la propria analisi dei rischi.

ENFASI SULLA VALUTAZIONE E SVILUPPO DELLE COMPETENZE DEL PERSONALE

La conoscenza e competenza del personale diventa sempre più un elemento chiave per lo sviluppo dell’azienda; a riprova di questo si pone l’accento su:

  • individuazione delle conoscenze e competenze necessarie per svolgere correttamente le attività che hanno un impatto sulla qualità;
  • salvaguardia e diffusione delle conoscenze;
  • previsione delle esigenze di sviluppo delle competenze in relazione a richieste dai clienti ed obiettivi da raggiungere.

CONCLUSIONI …?

Queste norme sono importanti nel panorama economico poiché sono quelle alle quali le imprese fanno maggiormente ricorso per certificarsi: 1 milione di aziende in oltre 170 paesi sono certificate secondo la ISO 9001, di cui 150 mila in Italia; per quanto riguarda la ISO 14001, l’Italia è prima in Europa con un numero di certificazioni pari a 27 mila

Con questi numeri è facile capire come tali certificazioni sono viste dalle aziende come un biglietto da visita necessario per competere nel mercato italiano e internazionale; senza contare che sul territorio italiano, i bandi pubblici, in alcuni casi, li richiamano come requisito obbligatorio per la partecipazione alla gara.

L’importanza del cambio delle norme sta nel fatto che puntano su strumenti di gestione che favoriscono l’efficienza e la capacità di incontrare le aspettative dei propri clienti, con potenziali vantaggi sostanziali per le imprese, in termini di ritorno e competitività.

Le “nuove” norme presentano importanti novità che intervengono nella gestione della strategia aziendale in un momento di rilancio dell’economia, a supporto delle imprese per un posizionamento sul mercato globale sempre più complesso.

Proprio in questo panorama, le norme ora considerano le aziende come organismi capaci di guidare le scelte organizzative e le strategie attraverso i cambiamenti. Siamo quindi arrivati ad una svolta in cui le organizzazioni possono usare le norme come strumento per far fronte ai mutamenti dell’universo economico, cogliendo un’opportunità importante, ma difficile per chi ha voluto la certificazione solo come immagine ed ha ridotto il sistema di gestione a carta.

L’applicazione delle ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 sarà una sfida per il meccanismo delle certificazioni, non limitandosi solo alle aziende, ma passando anche per consulenti, auditor, enti di certificazione ed accreditamento. Il salto di qualità dovrà essere necessariamente fatto da tutti gli attori, ognuno porterà la propria professionalità, competenza e responsabilità.Magazine Qualità

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Fonte:  Sistemi & Consulenze Servizi Qualità Aziendale

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