Chi è il responsabile qualità?

Responsabile del sistema qualità, controllo qualità e produzione

È facile ritrovare nelle organizzazioni odierne delle figure importanti, la prima è quella del responsabile qualità, o responsabile del sistema qualità, la seconda quella del responsabile del controllo qualità, l’ultima, ma non per questo meno importante e quella del responsabile produzione.

Queste figure hanno una grande importanza nell’organizzazione aziendale. Sia nelle realtà non certificate, che, soprattutto, in quelle dove sia stato adottano un sistema di gestione aziendale, o uno standard alimentare come quello che rispecchia i requisiti delle certificazioni BRC, IFS, e FSSC 22000.

La-Figura-del-Responsabile-Qualità

Può capitare nelle organizzazioni più semplici che un’unica risorsa ricopra tutte queste mansioni. Che però sono molto differenti tra loro.

Risorse che sono necessarie per il raggiungimento degli obiettivi. La prima, ilresponsabile qualità, ha un ruolo più organizzativo e di collante con la direzione.

Di progettazione e gestione del sistema di gestione organizzativo aziendale implementato.

La seconda, il responsabile del controllo qualità, ha un ruolo più operativo, di controllo sui requisiti definiti per la qualità, o per l’obbligatorietà, rispetto ad un prodotto e o processo.

Il responsabile produzione, è quella figura che gestisce operativamente il reparto produzione. Seguendo le indicazioni definite, ed organizzando la produzione.

Cercheremo di evidenziare le differenze, le competenze e le responsabilità di questi ruoli in questo articolo. Visto che spesso ci vengono posti quesiti in questo senso. Che però, molto spesso hanno una risposta solamente contrattuale tra le parti.

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Responsabile del sistema qualità: cos’è?

Responsabile del sistema Qualità: Questa figura ha un ruolo di gestione, appunto dell’intero sistema necessario allo svolgimento dei processi ed attività aziendali.

Il responsabile di sistema è colui, che si occupa della progettazione, implementazione e mantenimento dell’efficacia del sistema di gestione. Una visione a tutto tondo del corretto funzionamento, e del rispetto delle procedure, istruzioni redatte ed implementate per il raggiungimento degli obiettivi.

Una figura che funge da collante tra la direzione, proprietà, management, ai ruoli operativi. Il ruolo del responsabile del sistema qualità, seppur correlato da una dipendenza gerarchica, per poter essere efficace, dovrebbe avere  una carica che gli permette il più possibile di essere oggettivo ed indipendente.

Per poter innescare un processo di miglioramento aziendale e non essere ‘viziato’, da comportamenti che vengono dalla direzione, o dai sottoposti. Molte volte ciò non risulta possibile, in quando nelle piccole organizzazioni, dove le figure impiegate sono poche e le mansioni sono accorpare, questa ‘carica’ viene presa dal titolare dell’azienda.

Competenze del responsabile qualità

Un’organizzazione che debba ricercare o nominare un responsabile qualità, dovrà definire, come tutte le altre figure, le competenze generiche e specifiche per l’affidamento di questo ruolo che dovrebbero comprendere:

  • Generiche
    • Capacità comunicativa a tutti i livelli;
    • Capacità di leadership e lavoro in team;
    • Capacità organizzativa e relazionale;
    • Capacità di analisi volta al problem solving ed al miglioramento continuo;
    • Capacità critica e terza di giudizio;
    • Doti di affidabilità ed etica.
  • Specifiche
    • Evidenze relative alla conoscenza ed esperienza nel contesto in cui l’organizzazione opera, compresi i mercati di riferimento;
    • Dove ritenuto necessario, avere il background scolastico necessario per la mansione, per esempio, ingegnere, biologo, tecnologo, perito, e così via;
    • Evidenze di formazione ed esperienza specifica per le norme di certificazione di cui l’azienda è in possesso o che intende raggiungere.

Questo ruolo, può essere anche esternalizzato. Infatti, a noi di Sistemi & Consulenze capita molto spesso, che la prima parte del contratto di implementazione e certificazione di un sistema di gestione, secondo le varie norme, sia comprensiva dell’incarico di responsabile del sistema qualitàper l’affiancamento e la formazione di una figura interna.

Le responsabilità del responsabile del sistema qualità, ovviamente vanno di pari passo alle deleghe tra azienda e figura. E che dovrebbero comprendere:

  • Deleghe di responsabilità sul sistema di gestione qualità, per esempio per le norme di certificazione sicurezza, ambiente, qualità, food;
  • Capacità di spesa per il raggiungimento degli obiettivi fissati;

In mancanza di questi due requisiti, seppur possono essere riconosciute responsabilità dirette alla figura del responsabile qualità, è molto difficile riscontrarne un danno in caso di controversia, arrecato dallo stesso.

Che cosa deve fare il responsabile qualità?

Il responsabile del sistema di gestione della qualità, durante il suo operato si occupa di:

  • Analizzare assieme la direzione il contesto dell’organizzazione, i punti forti e carenti della stessa e degli asset aziendali;
  • Gestire la progettazione del sistema di gestione qualità nel contesto in cui opera l’azienda, definendone, assieme alla direzione, gli obiettivi e le azioni per il loro raggiungimento compresi i loro indicatori, ed i budget necessari;
  • Mappare tutti i processi aziendali e definirne criticità ed azioni di mitigazione, i requisiti legali applicabili, quelli del cliente e mantenerli aggiornati;
  • Gestire come da collante le figure aziendali, partecipando alla formazione, ed alle interviste per aumentare la consapevolezza e la cultura per la qualità;
  • Definire in qualità di responsabile le mansioni delle figure, i requisiti minimi ed i percorsi di miglioramento di competenza;
  • Redigere tutta la documentazione necessaria al funzionamento del sistema di gestione;
  • Aumentare il livello di comunicazione interna per favorire l’efficienza organizzativa nella gestione ordinaria e o delle emergenze;
  • Operare per analizzare ed aumentare il livello di soddisfazione della clientela;
  • Effettuare verifiche interne su tutti gli aspetti ed applicare delle azioni correttive in caso di non coerenza con i sistema sia documentale, comportamentale, procedurale;
  • Monitorare gli obiettivi ed applicare azioni correttive, e preventive, nel caso in cui l’organizzazione operi fuori target;
  • Gestire le scadenze ed effettuare le pianificazioni di scadenze documentali, formazione, visite mediche, analisi di laboratorio, tarature, autorizzazioni, ecc;
  • Gestire le situazioni di emergenza assistendo la direzione nei casi di lamentela, non conformità, infortunio, ecc;
  • Si occupa di effettuare il riesame della direzione con le figure preposte;
  • Gestire i rapporti con gli uffici qualità dei fornitori e clienti, con gli enti, organismi e con le autorità.

Responsabile del controllo qualità: cos’è?

Responsabile del controllo qualità: Questa figura si occupa di controllare, appunto, e verificare che un determinato prodotto o servizio sia conforme alle specifiche prefissate, quindi ha un ruolo più operativo di monitoraggio. Può capitare che nella stessa organizzazione ci siano più di un responsabile del controllo qualità.

Questa figura, avendo un ruolo più a focus sul prodotto, avrà la necessità sempre di lavorare a stretto contatto del o dei responsabili produzione, e degli addetti per il monitoraggio sui requisiti aziendali, e non potrà essere esternalizzata.

Per quanto riguarda il responsabile del controllo qualità dovranno essere prese in considerazione anche le qualità operative e l’esperienza sui processi e prodotti sottoposti a controllo.

Nella procedura delle risorse umane dovrebbe essere inserita la definizione dei vari step per l’affidamento dell’incarico di responsabile del sistema qualità, responsabile del controllo qualità, e del responsabile produzione. Il processo dovrebbe valutare la definizione delle competenze minime, il primo colloquio conoscitivo, raccolta delle informazioni, periodo di prova, test, affidamento dell’incarico.

Competenze responsabile controllo qualità

Le competenze che deve avere di questa risorsa dovranno essere specifiche rispetto al ‘controllo’ che dovrà effettuare. Infatti, dovranno esserci capacità inerenti all’effettuazione delle analisi o test di laboratorio.

Utilizzo di strumentazioni specifiche, e la capacità comunicativa per riportare le evidenze alla figura responsabile, che potrà essere di sistema, oppure il responsabile qualità, in caso di interventi tempestivi su un discostamento del processo.

Che cosa deve fare il responsabile del controllo qualità?

L’incarico per la figura delcontrollo qualitànon può essere esternalizzato. Il responsabile del controllo qualità durante il suo operato si occupa di:

  • Da mansione e nomina ricevuta dalla direzione e o dal responsabile qualità si occupa di monitorare le fasi di processo e verificare che le specifiche e requisiti applicabili e del cliente siano rispettate;
  • Effettua test per la verifica delle specifiche;
  • Può monitorare, nelle fasi operative, anche vari requisiti come la pulizia, lo stato di manutenzione, la presenza di infestanti, gli accessi, il rispetto delle procedure per la sicurezza alimentare o per la salute e sicurezza sul lavoro;
  • Raccoglie dati necessari all’andamento dei processi e li consegna al responsabile del sistema di gestione qualità.

Per la figura del responsabile controllo qualità, invece possono essere additate colpe, e richieste di danni, in ambito di mancato controllo come da mansione, che può sfociare in un reclamo o in una non conformità.

Responsabile produzione: cos’è?

Ultima ma non ultima figura che tratteremo in questo articolo, è il responsabile produzione. Un ruolo molto importante, che deve essere necessariamente competente per svolgere le attività, che sono state definite dalle figure citate sopra.

Il suo background, può non essere così specifico, molte volte è più utile in questo senso un buon percorso formativo professionale, affiancato alla classica formazione per alimentaristi.

Il ruolo di questa figura, non è solamente di ‘controllo’. La sua mansione infatti è fondamentale perché tutto funzioni. Un ottimo leader e collante tra i vari ruoli produttivi. Colui che organizza le produzioni, e che fornisce informazioni fondamentali al responsabile di sistema per apportare interventi.

Mansioni di sistema aziendale: come possiamo aiutarti

Sistemi & Consulenze effettua dei percorsi formativi diretti alla figura del responsabile di sistema, controllo qualità, e a tutte le figure dell’organizzazione nell’ambito di un sistema di gestione aziendale.

Percorsi volti all’implementazione, certificazione fino al mantenimento della stessa, effettuati tramite processi on the job, che ti permetteranno di accrescere le competenze gestionali delle risorse aziendali, oltre che quelle tecniche.

Possono anche essere effettuati percorsi formativi per le figure che effettuano audit interni, secondo la norma ISO 19011, e le norme implementate.

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