Requisito per la comunicazione aziendale nelle norme di sistema

Requisito per la comunicazione aziendale nelle norme di sistema

La comunicazione aziendale, o meglio saper comunicare, non è come spesso accade oggi giorno, dire o scrivere un qualcosa, ma è la capacità di comunicarlo e farlo comprendere.

Requisito della comunicazione aziendale  nei sistemi di gestione

Tutte le norme di certificazione di ultima generazione sui sistemi di gestione, inseriscono nel punto 7, supporto ai processi, il requisito per la comunicazione aziendale. Richiedendo alle organizzazioni di definire efficacemente il proprio processo di comunicazione.

Non a caso l’organismo di standardizazione ha inserito questo requisito assieme alle risorse umane, tecniche, alle infrastrutture, approvvigionamento. Lo scopo è di raggiungere nell’organizzazione un alto livello comunicativo, necessario per il raggiungimento degli obiettivi.

Ovviamente le modalità in cui un’azienda definisca la propria comunicazione dipendono dal contesto aziendale. La prima suddivisione che può essere effettuata è tra comunicazione interna ed esterna.

  • Comunicazione interna. Come comunicazione interna si può intendere tutti quei flussi di informazioni nei confronti delle parti interessate esterne, dipendenti dei vari livelli e funzioni, rispetto alla proprietà. Di questa possono anche far parte le modalità in cui vengono comunicati regolamenti, istruzioni, gestione organizzativa;
  • Comunicazione esterna. La comunicazione sterna invece è quella che si riferisce agli stakeholder esterni, clienti, fornitori, organi ufficiali, enti, organismi, ecc.

Si ma.. il requisito per la comunicazione aziendale è importante o è la solita fuffa?

Diciamo che molte volte è proprio una fuffa. Il tessuto aziendale del nostro paese è costituito da realtà padronali, dove non sempre c’è una vera e propria comunicazione. È più un comando. Un flusso di informazioni non proprio efficace.

Per esempio gli standard di certificazione GFSI BRC, IFS ed FSSC 22000, che considerano la comunicazione fondamentale per il funzionamento e per la prevenzione delle criticità, richiedono di implementare un processo di segnalazione confidenziale.

Perché avere informazioni utili per il corretto funzionamento del sistema e prevenzione delle criticità è fondamentale per avere un ambiente di lavoro sano, produttivo e capace di raggiungere gli obiettivi.

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Vediamo alcuni esempi di comunicazione aziendale

  • Commerciali. Tutti quei processi comunicativi di procacciamento dei clienti, con i canali classici e con i canali digitali;
  • Clienti. La comunicazione necessaria per le comunicazioni con i clienti, la definizione dei requisiti, la contrattazione commerciale e la comunicazione in caso di emergenze;
  • Fornitori. Tutto il flusso di informazioni non solo commerciali, ma anche relativi ai requisiti richiesti dai fornitori per le ordinarietà e per le emergenze;
  • Addetti interni. Formazione, turistica, gestione delle risorse umane, regolamentazione, condili, programmazione, fondamentale per il corretto svolgimento dei processi interni;
  • Ambientali. La comunicazione nei confronti delle parti interessate esterne degli impatti aziendali, dei miglioramenti raggiunti, un esempio ne sono le dichiarazioni ambientali, gli eventi atmosferici, e tutte le attività in caso di emergenza ambientale;
  • Incidenti. Simile alla precedente, ma in questo caso inerente relative agli incidenti dovuti ad un infortunio, un incendio, con tutte le parti interessate esterne;
  • Ritiro richiamo. Le attività di testing e di emergenza in caso di ritiro richiamo di un alimento dai mercati;
  • Legali. Tutte le modalità comunicative con gli organi di controllo, con gli enti, organismi di certificazione, e con la comunità.

Comunicazione efficace per la funzionalità del sistema

Per avere una efficace procedura di comunicazione, la sua analisi dovrebbe nascere dal conteso dell’organizzazione ed essere ritrovata anche nella valutazione dei rischi opportunità, come ogni processo deve essere pianificato e progettato in funzione del PDCA. Vediamo quelli che secondo noi sono gli elementi fondamentali che dovrebbe avere un efficace processo di comunicazione:

  • La natura delle comunicazioni. Sia che si tratti di fasi ordinarie che di emergenza, deve essere chiaro, e come abbiamo detto è frutto del contesto, quali sono le informazioni che dobbiamo o che vogliamo diffondere;
  • Comunicazione quando? Anche in questo caso dovranno essere chiaramente definite le tempistiche di quando deve essere effettuata una comunicazione. E questo deve essere effettuato sia per le fasi commerciali, sia per l’organizzazione aziendale, sia per le fasi di criticità ed emergenza;
  • Chi comunica cosa? Dovranno essere definite una serie di responsabilità, o una soltanto una, per definire le responsabilità inerenti alla comunicazione;
  • Chi comunica a chi? Oltre che definire le responsabilità, deve essere chiaro a chi devono essere comunicate le informazioni, non vorremmo certo comunicare un richiamo ai vigili del fuoco;
  • Chi comunica come? Non tutte le comunicazioni vengono fatte allo stesso modo. Deve quindi essere definito le modalità di comunicazione per ogni tipologia di informazione;
  • Facilità di linguaggio. Molte volte la comunicazione fallisce perché chi comunica è più preso a dimostrare quanto sia bravo e non a far capire quello che dovrebbe, forse non lo sa neppure lui. Quindi utilizza termini semplici capibili dalla maggioranza delle persone ed arriva dritto al punto;
  • Testati ed allenati. Come tutte le cose devi essere allenato, soprattutto la dove si devono gestire delle possibili emergenze ambientali, o incidenti, oppure ritiri richiami dei prodotti. Effettua delle prove a frequenza regolare, un team allenato, è un team che reagisce bene anche alle necessità reali;
  • Migliora migliora migliora. Come tutto il sistema è soggetto al miglioramento, per esempio potrai inserire degli indicatori, valutare la cultura aziendale, ambientale, ssl, per la sicurezza alimentare, e di anno in anno adottare azioni di miglioramento.

Conclusioni: scusa non ho capito chi? Cosa? Come?

Sembrerà strano, ma ci sono molte realtà che tutt’ora pensano che la comunicazione aziendale sia quella che viene effettuata sui canali social. ma non è così. O non solo almeno.
Un’organizzazione che voglia eccellere non deve lasciare nulla al caso, è l’implementazione di processo che gestisca efficacemente questo requisito sarà fondamentale anche per avere un ambiente di lavoro più sano, prevenire le criticità anche comportamentali che possono in un secondo momento sfociare in altro.

In tutto questo conta molto anche come l’azienda viva la formazione obbligatoria. Un’organizzazione che utilizza metodiche attive, avrà sicuramente una partecipazione dei lavori più attiva e ne godrà i benefici, alla pari di quelli di aver ottimizzato tutti i flussi per la comunicazione aziendale a tutti gli stakeholder.

Se vuoi revisionare il processo della tua organizzazione secondo il requisito per la comunicazione aziendale richiesto dalle norme di certificazione.

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