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La Professione dell’Auditor

La professione del valutatore o auditor è la più bella del mondo. Tuttavia, questo lavoro è ancora sconosciuto o non chiaro a molto, anche se di sicuro suscita un forte fascino e interesse. Vediamo di fare un po’ di chiarezza su come diventare auditor, quali sono le competenze per la qualifica di questa professione così come la formazione e l’esperienza necessarie. Al giorno d’oggi, il mercato porta le organizzazioni ad essere molto efficienti. Vi sono sempre più requisiti obbligatori su prodotti e servizi che devono essere rispettati. Per questo motivo ci si affida spesso all’implementazione di un sistema di gestione per la certificazione. L’attestazione di una certificazione deve essere effettuata da Organismo di Certificazione. Gli auditor sono quindi, quelle figure qualificate,  che sono responsabili per l’effettuazione della “manovalanza” delle verifiche.

Auditor Formazione, Competenze, Qualifica

L’audit è un processo sistematico, lo strumento più efficace per il miglioramento continuo, indipendente e documentato,  per ottenere evidenze e valutare con obiettività quali criteri di una norma sono stati soddisfatti.

Al fine di rendere questo processo utile per la direzione, l’audit deve essere condotto da professionisti competenti, con una buona conoscenza della norma. Colui che abbia competenze e qualifica da auditor, deve essere in grado di pianificare e completare una verifica, o un piano di verifiche,  in modo efficace con un’attività capace di dare alto valore aggiunto a tutte le parti in causa. Per questo motivo è importante investire sulla formazione e sulle competenze di un professionista auditor o di una risorsa interna.

Auditor

Chi effettua la professione, o punta ad una qualifica come auditor deve avere le seguenti caratteristiche:

Il primo passo per ottenere la qualifica da auditor è avere un’esperienza documentata di lavoro per attività tecniche coerenti di almeno 5 anni, di cui almeno 2 anni continuativi nel campo della gestione di un sistema per il quale si voglia qualificarsi. Questa esperienza è un tassello fondamentale per acquisire la familiarità non solo con gli aspetti quotidiani di gestione dei sistemi, delle attività aziendali, ma soprattutto con le dinamiche che in sede di audit dovranno essere capite già dai primi minuti.

Auditor professione e competenze

Dopo aver maturato un’esperienza significativa in un’azienda, sarà necessario frequentare un corso qualificante per “Lead Auditor/Auditor di terza parte” per poter diventare auditor. Questo corso dovrà essere riconosciuto da uno degli enti di certificazione del personale (es: CEPASKHCAICQ , …). Verranno affrontate le tematiche che gli auditor devono padroneggiare per la conduzione degli audit, come ad esempio:

  • Terminologia, principi, prassi e tecniche relative alla gestione per la qualità;
  • Norme e documenti normativi sui sistemi di gestione per la qualità;
  • Prassi di gestione del business;
  • Settore di businesscontesto del cliente;
  • Prodotti, processi ed organizzazione del cliente;
  • Sistema di accreditamento nazionale ed europeo;
  • Tipologie di audit;
  • Ruolo, responsabilità e principi di etica professionale connesse alla figura dell’auditor e del responsabile gruppo di audit;
  • Gestione dei programmi di audit;
  • Metodologie e tecniche di conduzione di tutte le fasi dell’attività di audit e la gestione delle riunioni e dei gruppi di audit;
  • Gestione del rischio come applicabile negli audit sui SG;
  • Requisiti di legge su salute e sicurezza ed altri criteri applicabili, da rispettare nel corso di audit;
  • Responsabilità civili e sanzioni penali relative al rapporto di audit;
  • Forme di tutela in caso di comportamenti dolosi da parte di terzi.

I corsi per i percorsi formativi per gli auditor di sistemi di gestione (qualità, ambiente, energia, safety, sicurezza alimentare e altri) sono suddivisi in 2 moduli:

  • Modulo relativo alle regole di audit basato sui requisiti delle ISO 19011 2018 e ISO/IEC 17021 – Della durata di 16 ore – Vedi “FOCUS ON”;
  • Modulo specifico sui requisiti della norma (900114001500014500122000, …) – Della durata di 24 ore;

Entrambi i moduli terminano con un esame ed una simulazione. Il docente valuterà non solo le conoscenze acquisite, ma anche le tecniche di verifica e l’approccio del candidato alla professione auditor.

I corsi specifici da auditor sono obbligatori per coloro che intendono svolgere la professione per conto di organismi di certificazione conducendo “audit di terza parte”.  Questa formazione è richiesta anche al personale degli organi di controllo. Non sono obbligatori ma consigliati a chi intende effettuare solo gli audit di prima o seconda parte, o ricopre mansioni come il responsabile qualità. In tali corsi, infatti, non si impara solo la teoria delle norme. Si mette anche in pratica quelli che sono i requisiti delle norme ISO 19011 e ISO 17021. Sono anche un’ottima opportunità per confrontarsi con altri professionisti.

L’esperienza aziendale pregressa unita alle competenze acquisite dopo tale corso sono elementi che consentiranno all’auditor di poter svolgere la propria attività come professionista. Nello specifico, insegneranno al candidato le seguenti competenze:

  • applicare a differenti audit appropriati principi, procedure e metodi per garantire che gli audit siano condotti in modo coerente e sistematico;
  • comprendere il campo di applicazione dell’audit e applicare i criteri relativi;
  • comprendere la struttura, le prassi aziendali e di gestione dell’organizzazione oggetto dell’audit;
  • operare nell’ambito dei requisiti legali e contrattuali dell’organizzazione;
  • utilizzare un linguaggio appropriato a tutti i livelli nell’ambito dell’organizzazione del cliente;
  • effettuare una riunione inziale/finale ed interviste a gli addetti;
  • individuare leggi, regolamenti, direttive, contrattualistica, convenzioni nazionali e internazionali relativi alle organizzazioni da sottoporre ad audit;
  • applicare le norme su cui condurre le verifiche;
  • pianificare, condurre un audit e comunicarne dei risultati;
  • conoscere i requisiti dei sistemi di gestione e la loro applicazione in organizzazioni e logiche organizzative differenti;
  • comprendere il contesto in cui le organizzazioni si muovono;
  • utilizzare la terminologia settoriale e le tecniche per diversi SG;

In aggiunta a tali competenze, per il responsabile del gruppo di audit sono richieste le seguenti competenze:

  • pianificare gli audit;
  • organizzare e guidare i gruppi di audit;
  • prevenire l’insorgere di conflitti ed, eventualmente, di risolverli.

Per alcuni sistemi di gestione questi sono elementi necessari, ma non sufficienti.

Esistono, infatti, regolamenti che richiedono all’auditor di essere qualificato da un Organismo di Certificazione delle competenze come auditor/lead auditor. È una vera e propria certificazione della professione, perché l’auditor è di per sé una professione. Comprende un esame scritto e uno orale. Una volta superati entrambi, si verrà iscritti al registro degli auditor. Tale certificazione è valida per 3 anni, dopodiché bisogna dimostrare di aver svolto l’attività in modo continuativo e di non aver avuto reclami per il proprio operato.

Per la formazione degli standard privati invece, per lo più sulla sicurezza alimentare, come per esempio tra le più importanti, le norma di certificazione, Brc Ifs, Global Gap, Fssc 22000, Friend Of The Sea, Msc, i percorsi formativi per le figure qualificate deve essere effettuato tramite TP ufficiali proprietà di tali organizzazioni.

Il Focus della Professione sulle Norme ISO 19011 e ISO 17021

Come per tutti i SG, il modulo iniziale per la formazione in aula di auditor è basato sulla norma ISO 19011 “Linee guida per audit di sistemi di gestione” e sulla ISO/IEC 17021“ Valutazione della conformità – Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione”. In questo modo, sarà possibile presentare ai futuri auditor i requisiti delle norme di riferimento per gli audit. Questo modulo costituisce un credito permanente. Non deve essere ripetuto se si frequenta un altro corso da auditor in relazione a una norma diversa.

Auditor

Entrambe le norme hanno avuto aggiornamenti significativi di pari passo con il moltiplicarsi dei sistemi di gestione e del nuovo concetto di rischio. Seguono l’approccio delle nuove norme qualità 9001, ambiente 14001, sicurezza ISO 45001, sicurezza alimentare ISO 22000. Vengono stabiliti i principi di rischio per le attività di audit, come ad esempio il non raggiungimento degli obiettivi e la minimizzazione dell’impatto delle attività di audit sui processi operativi di un’organizzazione.

Ecco qui di seguito altre importanti novità in merito a tali norme:

  • aggiunta di nuovi principi di audit (tra cui la riservatezza, già nota ai più);
  • ampliamento della sezione dedicata alla gestione del programma di audit, con nuove indicazioni relative alle competenze richieste per tale attività;
  • introduzione del metodo di audit remoto;
  • rafforzamento e determinazione del processo di valutazione delle competenze degli auditor;
  • focus verso resilienza, sicurezza, preparazione e continuità delle organizzazioni, assieme alla sicurezza delle informazioni, della salute e sicurezza sul lavoro.

La differenza tra queste due norme complementari è rappresentata dal fatto che la ISO 19011 è destinata ad una estesa gamma di potenziali utilizzatori, ovvero:

  • gli auditor;
  • le organizzazioni che attuano sistemi di gestione;
  • le organizzazioni che operano nella certificazione o nella formazione ed addestramento degli auditor;
  • le organizzazioni che operano nella certificazione di sistemi di gestione;
  • le organizzazioni che operano nell’accreditamento o nella normazione per la valutazione della conformità.

La 17021 rimane relegata al mondo degli Organismi di Certificazioni. In realtà, molti dei principi contenuti possono essere presi come linee guida anche dagli altri attori nel mondo delle certificazioni.

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