Procedura di Manutenzione Aziendale

La procedura di manutenzione aziendale per le strutture ed i macchinari, gestisce un pre requisito per la sicurezza alimentare e per la salute e sicurezza sul lavoro. Una buona redazione implementazione ed applicazione di questa procedura è necessaria all’organizzazione per prevenire tre tipologie di criticità:

• mancato rispetto dei requisiti contrattuali, per esempio consegna dei prodotti non nei tempi definiti, per fermo macchine;
• contaminazioni dovute alle rotture dei macchinari o della loro cattiva gestione;
• fermi macchine e o impianti dovuti ad infortuni, possibili  impatti sulla business continuity per fermo impianto amministrativo e contaminazione dei prodotti.

L’implementazione di una efficace proceduta per la manutenzione aziendale è uno dei requisiti obbligatori e richiesto anche dagli standard per le certificazione dei sistemi di gestione.

L’implementazione di una procedura di manutenzione aziendale nel settore alimentare è necessaria per mantenere in efficiente funzione l’attrezzatura e la strumentazione utilizzata sulle linee di produzione o per il controllo dei processi.

In ambito safety prevenire infortuni e o malattie professionali dei lavoratori. Per i requisiti ambientali necessaria per la verifica che i processi aziendali non superino i limiti imposti dal testo unico ambientale. Ma quali elementi dovrebbero essere presenti in una procedura di manutenzione e gestione delle macchine ed attrezzature?

Identificazione aree ed attrezzature

L’organizzazione, per poter redigere una efficace procedura di manutenzione aziendale per i macchinari e le strutture, deve effettuare una valutazione dei rischi e definire di conseguenza le differenti aree di rischio, per esposizione dei prodotti e lavoratori e definire di conseguenza azioni di mitigazione dei rischi.

Dovranno essere definiti i comportamenti da tenere dalle risorse umane  per individuare i possibili pericoli, per effettuare la manutenzione, per il monitoraggio dello stato delle attrezzature e strutture, o sull’operato del manutentore esterno, ed i materiali utilizzati da esso.

I macchinari e le attrezzature, a seconda delle aree di rischio individuate, devono essere ‘mappati’ ed inseriti in un registro dove, grazie anche ai manuali d’uso, vanno riportate le informazioni necessarie e le frequenze per effettuare gli interventi. Stesso discorso è valido per le operazioni da effettuare nelle strutture.

• Identificazione di potenziali pericoli – I potenziali pericoli relativi alle attività di uso e manutenzione dei macchinari e delle strutture, dovrebbero essere identificati e valutati per evitare criticità per la  sicurezza alimentare, e sicurezza sul lavoro. I pericoli possono riguardare le sostanze chimiche utilizzate per gli interventi, i lubrificanti dei macchinari, i corpi estranei come residui dovuti all’usura o tracce della manutenzione effettuata , fascette, cavi, nastri, tubi, carter, l’igiene personale. I macchinari e le attrezzature non utilizzabili devono essere interdette all’uso e non devono arrecare rischi ai processi di produzione, o essere ricettacolo di sporco ed infestanti, pest proofing.
• Identificazione dei materiali – Devono essere identificate le sostanze utilizzate nella procedura di manutenzione aziendale, le sostanze ed i materiali devono essere approvati,  verificandone le schede tecniche e di emergenza, ed a seconda delle aree di rischio, tali sostanze devono essere della tipologia Food Grade, tenendo conto della presenza di allergeni. I materiali devono essere mantenuti in locali adibiti e con controlli di sicurezza;
• Identificazione delle attrezzature – Devono essere definite le azioni e le competenze necessarie per l’installazione delle attrezzature, i limiti di accettabilità, e le competenze necessarie comprese dei DPI da utilizzare perché attrezzature e strutture siano un rischio accettabile per il lavoratore e per i prodotti.

La Redazione della Procedura di Manutenzione Aziendale

Ogni proceduta di manutenzione aziendale o gestione delle risorse tecniche dovrebbe includere un piano di manutenzione. Il piano di manutenzione indica quali attrezzature, macchinari o beni richiedono manutenzione, la frequenza di monitoraggio ed i limiti di intervento, chi è responsabile del completamento delle attività di manutenzione, come verranno svolte le attività di manutenzione, tramite istruzioni operative, e chi è il responsabile delle attività di verifica dello stato igienico per la ripresa delle operazioni di produzione ed alle manutenzioni effettuate da un fornitore esterno:

• Monitoraggi – E’ necessario che, tramite i controlli Pre operativi definiti ed effettuati dagli addetti e nei monitoraggi effettuati dal responsabile produzione, o manutenzione, si definiscano i limiti per gli quali si debba intervenire con manutenzioni straordinarie, oltre quelle già programmate nel piano derivante dai libretti d’uso dell’azienda produttrice delle attrezzature;
• Le registrazioni – Qualsiasi attività relativa alla procedura di manutenzione aziendale deve essere supportata con gestione, ed archiviazione adeguata dei documenti che dovrebbe includere:

• Relazione Intervento di manutenzione;
• Materiale e sostanze utilizzate per l’intervento;
• Sanificazione post intervento;
• Ispezioni di attrezzature post-manutenzione per la ripresa della produzione, anche a seguito di interventi da parte di fornitore esterno;
• Eventuale segregazione del macchinario non conforme;
• Azioni correttive/preventive con annesse analisi delle cause;
• Firma del responsabile per lo stato igienico e della funzionalità delle attrezzature o strutture;
• Per gli interventi effettuati da un fornitore esterno, necessita anche la qualifica dei fornitori e la verifica, da parte del responsabile, dell’efficacia della manutenzione effettuata.

• Istruzioni operative per intervenire sulle attrezzature con modalità di smontaggio dei macchinari come da manuale d’uso, che possono comprendere documenti affissi con foto;
• Utilizzo dei materiali e delle sostanze approvate;
• Fondamenti per il monitoraggio dello stato delle attrezzature;
• Criteri di sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro ed ambiente;
• Igiene personale, del processo ed utilizzo DPI;
• Allergeni;
• Procedura di sanificazione e disinfezione aziendale;
• Eventuali procedure per la gestione delle emergenze.

Fornitori Esterni per la manutenzione aziendale

Gli stessi principi applicati alle parti interessate interne contenuti nella procedura di manutenzione aziendale devono essere applicati ai fornitori esterni per le operazioni di manutenzione, in questo caso l’azienda dovrà:

• Qualificare il fornitore esterno secondo propria procedura di qualifica;
• Richiedere l’elenco dei materiali e sostanze utilizzate, schede tecniche;
• Comunicare i regolamenti per l’ingresso ed il lavoro aziendale al fornitore e valutare la necessità di definire il rischio per le interferenze e per la food defense;
• Far supervisionare da un addetto interno le operazioni di manutenzione
• Richiedere il verbale degli interventi effettuati;
• Validazione da parte del responsabile lo stato igienico prima dell’effettuazione della ripresa della produzione.

Un focus importante viene dato dalla norma per la certificazione del sistema di gestione salute e sicurezza sul lavoro Iso 45001, richiedendo durante la valutazione dei rischi ed opportunità anche la valutazione dell’impatto che possa avere il fornitore esterno per la manutenzione dei macchinari e delle strutture.

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