Procedura di Manutenzione Aziendale: che cosa è?

La procedura di manutenzione aziendale, gestisce un pre requisito per la sicurezza alimentare e per la salute e sicurezza sul lavoro. L’implementazione ed applicazione di questa procedura è necessaria all’organizzazione per prevenire quattro tipologie di criticità:

• mancato rispetto dei requisiti contrattuali, per esempio consegna dei prodotti non nei tempi definiti, per fermo macchine;
• contaminazioni dovute alle rotture dei macchinari o della loro cattiva gestione;
• Infortuni e malattie professionali da parte degli addetti;
• fermi macchine e o impianti dovuti ad infortuni, possibili  impatti sulla business continuity per fermo impianto amministrativo e contaminazione dei prodotti;

Identificazione aree ed attrezzature

L’organizzazione, per poter redigere una procedura di manutenzione aziendale per i macchinari e le strutture, deve effettuare inizialmente una valutazione dei rischi e definire di conseguenza le differenti aree di rischio. Per definire le azioni a mitigazione dei rischi a seconda della esposizione dei prodotti e dei lavoratori.

Dovranno essere definiti i limiti di accettabilità dello stato delle strutture e delle attrezzature. Le frequenze dei monitoraggi che le umane dovranno effettuare per individuare i possibili pericoli. La gestione della manutenzione, i materiali e il controllo sull’operato del manutentore esterno.

I macchinari e le attrezzature, a seconda delle aree di rischio individuate, devono essere ‘mappati’ ed inseriti in un registro dove, grazie anche ai manuali d’uso, verranno riportate le informazioni necessarie, e le frequenze, per effettuare gli interventi. Stesso discorso è valido per le operazioni da effettuare nelle strutture.

La Redazione della Procedura di Manutenzione Aziendale

Ogni proceduta di manutenzione aziendale o gestione delle risorse tecniche dovrebbe includere un piano di manutenzione. Il piano di manutenzione dovrà indicare quali attrezzature, macchinari o beni richiedono manutenzione. La frequenza di monitoraggio ed i limiti di intervento, la responsabilità del completamento delle attività di manutenzione.

Le istruzioni per le attività di manutenzione, così come le responsabilità del monitoraggio e dell’effettuazione delle attività. E la verifica dello stato igienico per la ripresa delle operazioni di produzione ed alle manutenzioni effettuate. Vediamo che cosa dovrebbe conterere una procedura di manutenzione aziendale:

• Identificazione di potenziali pericoli – I potenziali pericoli relativi alle attività di uso e manutenzione dei macchinari e delle strutture, dovrebbero essere identificati e valutati per evitare criticità per la  sicurezza alimentare, e sicurezza sul lavoro. I pericoli possono riguardare le sostanze chimiche utilizzate per gli interventi, i lubrificanti dei macchinari, i corpi estranei come residui dovuti all’usura o tracce della manutenzione effettuata , fascette, cavi, nastri, tubi, carter, l’igiene personale. I macchinari e le attrezzature non utilizzabili devono essere interdette all’uso e non devono arrecare rischi ai processi di produzione, o essere ricettacolo di sporco ed infestanti, pest proofing.
• Identificazione dei materiali – Devono essere identificate le sostanze utilizzate nella procedura di manutenzione aziendale, le sostanze ed i materiali devono essere approvati,  verificandone le schede tecniche e di emergenza, ed a seconda delle aree di rischio, tali sostanze devono essere della tipologia Food Grade, tenendo conto della presenza di allergeni. I materiali devono essere mantenuti in locali adibiti e con controlli di sicurezza;
• Identificazione delle attrezzature – Devono essere definite le azioni e le competenze necessarie per l’installazione delle attrezzature, i limiti di accettabilità, e le competenze necessarie comprese dei DPI da utilizzare perché attrezzature e strutture siano un rischio accettabile per il lavoratore e per i prodotti.
• Definizione delle competenze e delle responsabilità;
• Monitoraggi – E’ necessario che, tramite i controlli Pre operativi definiti ed effettuati dagli addetti e nei monitoraggi effettuati dal responsabile produzione, o manutenzione, si definiscano i limiti per gli quali si debba intervenire con manutenzioni straordinarie, oltre quelle già programmate nel piano derivante dai libretti d’uso dell’azienda produttrice delle attrezzature;
• Le registrazioni – Qualsiasi attività relativa alla procedura di manutenzione aziendale deve essere supportata con gestione, ed archiviazione adeguata dei documenti che dovrebbe includere:
  • Relazione Intervento di manutenzione;
  • Materiale e sostanze utilizzate per l’intervento;
  • Sanificazione post intervento;
  • Ispezioni di attrezzature post-manutenzione per la ripresa della produzione, anche a seguito di interventi da parte di fornitore esterno;
  • Eventuale segregazione del macchinario non conforme;
  • Azioni correttive/preventive con annesse analisi delle cause;
  • Firma del responsabile per lo stato igienico e della funzionalità delle attrezzature o strutture;
  • Per gli interventi effettuati da un fornitore esterno, necessita anche la qualifica dei fornitori e la verifica, da parte del responsabile, dell’efficacia della manutenzione effettuata.
• Istruzioni operative per intervenire sulle attrezzature con modalità di smontaggio dei macchinari come da manuale d’uso, che possono comprendere documenti affissi con foto;
• Utilizzo dei materiali e delle sostanze approvate;
• Fondamenti per il monitoraggio dello stato delle attrezzature;
• Criteri di sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro ed ambiente;
• Igiene personale, del processo ed utilizzo DPI;
• Allergeni;
• Procedura di sanificazione e disinfezione aziendale;
• Eventuali procedure per la gestione delle emergenze.

Procedura manutenzione aziendale i fornitori esterni

Gli stessi principi applicati alle parti interessate interne contenuti nella procedura di manutenzione aziendale devono essere applicati ai fornitori esterni per le operazioni di manutenzione, questo è uno dei requisiti importanti sui fornitori per la norma Iso 45001, in questo caso l’azienda dovrà:

• Qualificare il fornitore esterno secondo propria procedura di qualifica;
• Richiedere l’elenco dei materiali e sostanze utilizzate, schede tecniche;
• Comunicare i regolamenti per l’ingresso ed il lavoro aziendale al fornitore e valutare la necessità di definire il rischio per le interferenze e per la food defense;
• Far supervisionare da un addetto interno le operazioni di manutenzione;
• Richiedere il verbale degli interventi effettuati;
• Validazione da parte del responsabile lo stato igienico prima dell’effettuazione della ripresa della produzione e la funzionalità.

Un focus importante viene dato dalla norma per la certificazione del sistema di gestione salute e sicurezza sul lavoro Iso 45001, richiedendo durante la valutazione dei rischi ed opportunità anche la valutazione dell’impatto che possa avere il fornitore esterno per la manutenzione dei macchinari e delle strutture.

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