Come preparare un audit di verifica

Capita più di una volta di dover intervenire a sostegno di un’organizzazione che debba preparare un audit di verifica. Si viene generalmente contattati nel periodo antecedente ad una verifica, nel quale possono esserci state delle criticità, oppure la direzione si rende conto che la conformità alle norme implementate non è pienamente soddisfatta.

Ultimamente capita, sempre più frequentemente, anche un’altra motivazione per la quale veniamo contattati, ovvero che l’organizzazione seppur seguita da consulenti esterni, si rende conto, grazie anche a verifiche da parte dei clienti  o organi di controllo, che le cose non sono esattamente come vengono presentate dagli stessi, ma pervadono varie lacune. In questo caso è molto difficile intervenire per le seguenti motivazioni:

  • Fiducia – la fiducia del management aziendale in questi casi è minata, il consulente è quella persona che si vanta, millanta, e molto spesso, utilizza documenti di altri senza avere una chiara competenza in materia;
  • Paura – Molte volte viene instaurato un castelletto di responsabilità volto alla leadership del consulente, e non delle figure aziendali, consulente poi che sarà l’unico detentore del sapere in ambito qualità. Questi comportamenti di solito sono accompagnati a procedure incomprensibili ed ad intrecci di documentazione priva di evidenze;
  • Fretta – C’è fretta c’è la verifica come faremo, che succederà…, calma ragazzi calma, è una verifica di certificazione non è la divisione dell’atomo. Respirare….Calma e Focus….
  • Documentazione – intervenire sulla documentazione, informazioni documentate, di altri consulenti è oneroso, in quanto il sistema di gestione non è una lista di documenti come molti pensano, ma sono concetti del PDCA applicati all’organizzazione, al suo contesto ed ai suoi processi secondo i requisiti ed i rischi applicati;
  • Finanze certe realtà, spesso con grandi nomi altisonanti, si fanno pagare bene, la richiesta ad un’ulteriore figura impatterà sui budget prefissati per lo scopo.

Consigliamo alle aziende, al momento della qualifica dei consulenti esterni di applicare dei criteri che non si basano solamente sui costi, come spesso viene fatto, purtroppo in Italia viene considerato ‘bravo’ chi fa pagare il prezzo più basso, ma puntare alle competenze ed esperienza del team che dovrà seguirci, esperienza chiara, non i famosissimi ’30 anni di esperienza’.  Per non ritrovarsi in situazioni di emergenza, rischiando di fare figuracce con gli auditor dell’organismo di certificazione, e soprattutto mancare il raggiungimento dell’obbiettivo della certificazione, che può avere un impatto sulla continuità lavorativa dell’azienda.

Preparare un audit non è una guerra

Molte realtà di consulenza sono solite, c’è da dire che talvolta talune organizzazioni non aiutano, disinteressandosi al mondo della qualità, implementare un sistemetto standard  che si portano dietro come tesoretto, da poi, rimaneggiare secondo i requisiti applicabili all’organizzazione. I processi di audit interno e di riesame della direzione semplici bla bla e gli obbiettivi che chiaramente si adattano ad un sistema che in realtà non è implementato.

In pratica…I requisiti vengono tutti assorti, la check List si riempie ma non vi è nessun vantaggio dall’applicazione di un sistema ne procedurale ne economico. In questo caso la tecnica utilizzata è quella di preparare un audit attendendo le richieste del valutatore durante la verifica ed aggiustando il sistema secondo le necessità. Questo non è il nostro modo di lavorare!

Come non lo è mettere in croce il povero auditor con ostruzionismo e nervosismo per tutta la verifica, così alla fine eviterà di raccogliere questa o quella evidenza o emettere delle non conformità. I nostri clienti sono abituati a vedere come ci muoviamo.  Da una parte perché lo staff è composto da valutatori di organismi di certificazione accreditati e che quindi sanno molto bene cosa significhi essere dall’altra parte e le richieste che verranno poste.

Dall’altra, molto semplice, se abbiamo contrattualizzato l’implementazione di una certificazione qualità, o alimentare, ambientale, ecc, è sottinteso, a meno di criticità condivise con l’organizzazione, che tutti i requisiti richiesti siano stati assolti. L’audit deve essere uno spunto di miglioramento non una lezione su come e cosa si debba fare in un sistema.
Preparare un audit di verifica

Amiamo definirci quelli efficienti non quelli belli e simpatici!! Quindi essere clienti di Sistemi e Consulenze è come andare dall’avvocato, sai che sarà il suo lavoro assisterti per i tuoi interessi.

Pensare sistematicamente

Come si deve preparare un’audit di verifica? Innanzitutto va modificato il concetto di qualità. Dobbiamo shiftare dalla miriade di documenti e schede ad un concetto sistemico efficiente. Il sistema di gestione che implementa un’organizzazione deve essere un qualcosa capibile da tutte le parti interessate e non un trattato di fisica quantistica solo per il consulente. Di seguito dei semplici consigli per preparare un audit di verifica senza impatti sulla salute mentale delle persone e dell’organizzazione:

  • Affidati a dei consulenti che effettuino sedute di addestramento sui principi implementati, questo oltre che l’aumento delle competenze darà, una sicurezza ed indipendenza alla tua organizzazione. Se ti consegnano solamente documentazione fatta altrove l’unica competenza che migliorerai sarà quella per l’archiviazione documentale;
  • Redigi un piano e programma di audit, ed effettua verifiche nell’arco dell’anno cosi come richiesto da taluni standard, o come può essere richiesto dal risultato dell’analisi dei rischi ed opportunità effettuata;
  • Gli audit devono essere fatti seriamente secondo i criteri della norma Iso 19011 e degli standard implementati o regolamenti cogenti applicabili;
  • Effettua riesami della direzione reali con tutte le figure di riferimento ed analizza ogni criterio in profondità, le non conformità riscontrate, gli obbiettivi ed i piani di miglioramento per il sistema comprensivi degli investimenti da effettuare;
  • Inserisci nel piano di formazione, oltre ciò che è riportato al punto uno, corsi specifici sulle figure, auditor, responsabile qualità;
  • Definisci un buon flusso di comunicazione a tutti i livelli;
  • Non cercare scuse se sei il titolare di un’organizzazione non puoi affidarti a terzi senza sapere che cosa facciano, l’efficacia ed efficienza della tua organizzazione è tua non di altri.

La giornata dell’audit di verifica

Ricordiamoci che la verifica deve essere intesa un poco come la giornata della partita, e che quindi deve essere frutto dell’allenamento effettuato. Un team consapevole e competente avrà in pieno la sicurezza dell’assolvimento dei requisiti, quindi non vi sarà nessun motivo ne di stress ne di nervosismo in azienda. I nostri clienti vedono noi e ci domandano, ma non siete nervosi?

Assolutamente no, sono qui a fare il mio lavoro e sono sicuro che lo farò nel migliore dei modi. Dopo essersi profusi per preparare un audit di verifica arriverà il santo giorno vediamo come sarebbe meglio avvicinarsi a questa o queste giornate:

  • Effettuare una riunione dove verranno esposti come da programma di audit le figure coinvolte e la pianificazione dei processi da effettuare oggetto della valutazione;
  • Definire come da procedura di audit chi sarà responsabile ad ‘accompagnare’ il valutatore durante gli audit, primo o secondo stadio, documentale, su campo…;
  • La direzione, chi la rappresenta, chi è in possesso di responsabilità, per esempio il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, in caso si tratti di audit di verifica sul sistema di gestione Ssl Iso 45001, dovrebbe presiedere nella riunione di apertura e di chiusura;
  • Preparatevi una semplice presentazione aziendale, adesso la definizione del contesto aiuta molto, per far comprendere con semplicità chi siete, cosa fate e dove volete andare. Il valutatore visita aziende giornalmente non perdetevi in ore di chiacchiere che possono rivelare criticità non valutate opportunamente;
  • A domanda si risponde e non oltre, come sopra, il valutatore chiede, l’azienda pone. Se c’è bisogno di spiegare quanto consegnato per la visione significa, che l’informazione documentale con è chiara ed andrebbe riesaminata;
  • Se ci sono delle criticità, dei dubbi, chiedete ed esponete al valutatore, non fate scoprire le cose come fanno i furbetti, dall’altra parte ci si indispone, mentre portare avanti un processo di certificazione assieme è un momento di crescita per tutti, dove per tutti l’obbiettivo è il raggiungimento della certificazione stessa;
  • Non perdetevi in chiacchiere dove siete convinti che destino interesse del valutatore a meno che non sia lui a chiedere, così come domandate subito cosa vorrebbe fare per pranzo, una cosa veloce in azienda, un ristorante vicino. Portare il valutatore al ristorante stellato a 2 ore di distanza fa comprendere tante cose. Non belle. Io come valutatore amo quelle aziende che dicono dai su portiamo in fondo sta cosa che abbiamo da lavorare;
  • All’esporre una criticità cercare le evidenze per comprendere e migliorare e non alzare contestazioni basate su, ma Asl, l’altro consulente, l’alto valutatore, ecce cc;
  • Non cercare mai lo scontro, deve essere sempre come si migliora e non un NO NO NO, la valutazione è un momento di misurazione terzo, quindi fondamentale, l’obbiettivo è la certificazione e non aver ragione su un’altra persona che è venuta a valutarci;
  • Prendere atto delle criticità riscontrate e porsi spunti per il miglioramento dei criteri non attesi o per una riorganizzazione e miglioramento del sistema o sistemi di gestione implementati.

E’ chiaro che un’azienda debba essere sempre pronta e non solo perché gli audit non annunciati sono sempre più richiesti, ma perché l’efficienza aziendale deve essere pane quotidiano per il raggiungimento degli obbiettivi prefissati.

CONTATTACI!! Se sei interessato alla tematica, se devi effettuare un’implementazione di uno o più sistemi di gestione, o se devi preparare un’audit di verifica nella tua organizzazione.

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Published by

Federico Pucci

Esperto consulenza direzionale organizzativa, implementazione sistemi di gestione per le certificazioni alle norme e standard qualità, ambiente, sicurezza, sicurezza alimentare, servizi di audit. Consulenza e formazione aziendale nelle aree salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente, privacy.