Cosa sono le parti Interessate?

Aspettative ed Obiettivi degli Stakeholder

Le parti interessate di un’organizzazione, comunemente definiti anche stakeholder, sono tutti quei fattori di interesse nella stessa, che possono influenzarla o esserne influenzati. Vengono suddivisi in due macroaree, ovvero parti interessate interne ed esterne.

Parti interessate dell'organizzazione

Facciamo qualche esempio. Come interne, potremmo considerare la proprietà, soci, investitori, e tutte le risorse umane.

Come esterni, clienti, fornitori, organismi di controllo, erario, banche, assicurazioni.

Come possiamo vedere tutti fattori che possono influenzare o essere influenzati, dall’operato dell’azienda.

Una delle principali novità introdotte dalle norme ISO di certificazione per i sistemi di gestione, è la richiesta della comprensione e definizione degli obiettivi ed aspettative delle parti interessate dell’organizzazione.

La corretta gestione degli aspetti correlati alle parti interessate interne ed esterne, sono un elemento essenziale per il raggiungimento degli obiettivi prefissati di un sistema.

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Stakeholder: perchè sono così importanti?

Le parti interessate sono di importante interesse, per una gran quantità di ragioni. Per esempio, gli stakeholder interni, sono fondamentali, per il corretto svolgimento delle attività lavorative. Sia manageriali che operative. Le aziende si basano sulla capacità di operare e collaborare di queste figure, nella direzione di obiettivi comuni.

Gli stakeholder esterni, sono un fattore altrettanto fondamentale di studio. I clienti devono essere compresi per esempio, per poter raggiungerne sempre la massima soddisfazione. Cosi come i rapporti con i fornitori, e con istituzioni, enti ed organismi, per il rispetto dei requisiti.

Le versioni precedenti delle norme internazionali, non riportavano il medesimo focus su questi fattori, ci si limitava a definire degli obiettivi in linea generale.

Con l’ingresso dei requisiti per l’analisi e la definizione del contesto dell’organizzazione, è stato fisiologico rendersi conto dei fattori, interni ed esterni, che possono influenzare direttamente o indirettamente l’organizzazione nel suo operato e viceversa. Nonché  la necessità di definire quelle che fossero le loro aspettative, per definire coerentemente le attività per raggiungerle.

Le strutture organizzative implementate di nuova generazione, si basato sui concetti della pro attività, perché le organizzazioni hanno la necessità di saper analizzate tutti i possibili fattori impattanti della propria realtà e dei mercati, quelli da consolidare e da aprire.

Il sistema implementato in azienda deve essere adatto ad un’azienda viva, che si muove, ed attenta ai propri rischi ed a cogliere opportunità di mercato. Tutte le organizzazioni hanno parti interessate e la loro rilevanza sarà uno degli output dell’analisi del contesto.

Parti interessate dell’organizzazione: perché devi comprenderle?

Intanto ripetiamo in concetto di parte interessata interna ed esterna all’organizzazione. Uno stakeholder è una persona o gruppo di persone, entità, che abbia interessi e o possa essere influenzato dall’operare e dalle performance dell’organizzazione. Le parti interessate si suddividono in due categorie:

  • Interne: sono quelle persone e o gruppo che possa avere un impatto e delle aspettative dall’operato dell’organizzazione. Dipendenti suddivisi per le varie mansioni, la proprietà, eventuali soci, ecc;
  • Esterne: sono persone, gruppi ed entità che possono avere un impatto e delle aspettative nei confronti dell’operato dell’organizzazione. Clienti, Fornitori, Competitor, Sindacati, Organismi di controllo e certificazione, società, ecc;

Durante la fase di analisi e valutazione del contesto, dovranno essere state individuate tutte quelle figure, gruppi, realtà,  che possano influire gli obiettivi dell’organizzazione e che possano avere delle aspettative da essa.

Gli stakeholder che avranno un’importanza maggiore saranno quelli che possono avere un impatto sulla continuità lavorativa, sui requisiti obbligatori e sulle norme di certificazione implementate.

Importante comprendere questi fattori, per definire coerenti attività, definire risorse dedicate per raggiungere un obiettivo.

Come devi definire le aspettative degli stakeholder?

Una volta che dall’analisi del contesto sia scaturita l’individuazione delle parti interessate dell’organizzazione, le stesse dovranno essere classificate. Deve essere definito chiaramente come le parti interessate interne ed esterne, si relazionano con l’organizzazione, se possono avere o hanno delle responsabilità, se possono influenzarne i processi, se sono dei sottoposti ad essa.

Definire una soglia di importanza ed impatto. Le aspettative e le azioni per raggiungerle. Oltre che la collocazione interne ed esterne. Dopo aver effettuato questa classificazione dovranno essere riportate e collocate nell’analisi dei rischi ed opportunità. Definendo:

  • Definizione degli obiettivi e dei loro indicatori più a focus nei processi dell’organizzazione;
  • Individuazione delle relazioni dei processi. Importante perché non tutti hanno lo stesso impatto sull’organizzazione, quindi per non definire delle sovradimensionate risorse su parti interessate secondarie che in realtà non hanno impatti sugli obbiettivi dell’organizzazione.

Il successivo step, sarà quello di definire gli obiettivi e le aspettative, comprendendo le azioni per il raggiungimento di questi obiettivi. L’organizzazione dovrà procedere a:

  • Individuare le risorse, economiche, tecniche, umane, comunicative, strutturali, per far si che gli obbiettivi e le aspettative degli stakeholder siano assolte;
  • Definire le modalità e frequenza di misurazione di questi target, i limiti e gli indicatori;
  • Definire le responsabilità sui monitoraggi e sulle azioni da intraprendere in caso di superamento dei limiti o dei target specifici;
  • Definire le vie di comunicazione con le parti interne ed esterne;
  • Inserire il criterio negli audit interni;
  • Valutare almeno annualmente, e o con una frequenza minore in caso di modificate realtà, durante il riesame della direzione per verificare la coerenza o la necessità di una nuova valutazione.

La definizione degli stakeholder, e delle loro aspettative è uno dei principi che aiutano l’organizzazione alla definizione di obiettivi più coerenti, ed ad avere  una gestione più responsabile.

I criteri applicabili agli obiettivi ed aspettative delle parti interessate, ovviamente cambieranno anche in funzione delle norme di certificazione implementate.

Ci potrà essere un focus maggiore sui clienti, sui dipendenti per la salute e sicurezza sul lavoro,  sui consumatori per la sicurezza alimentare, sulle tematiche e sostenibilità ambientale, e su tutti i requisiti ai quali un’organizzazione lo applichi, a seconda del contesto e delle norme o standard di certificazione adottati.

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