Parti interessate aspettative ed obbiettivi degli stakeholder

Una delle principali novità introdotte dalle norme ISO di certificazione per i sistemi di gestione di ultima generazione, è l’individuazione e la comprensione delle parti interessate, la definizione degli obbiettivi correlati e delle aspettative di tutti gli stakeholder. La corretta gestione degli aspetti correlati alle parti interessate sono un elemento essenziale per il raggiungimento degli obbiettivi prefissati di un sistema.

Le versioni precedenti delle norme non riportavano il medesimo focus su questi fattori, ci si limitava a definire degli obbiettivi in linea generale. Con l’ingresso dei requisiti per l’analisi e la definizione del contesto dell’organizzazione, è stato fisiologico rendersi conto dei fattori, interni ed esterni, che potevano influenzare direttamente o indirettamente l’organizzazione nel suo operato e viceversa, nonché  la necessità di definire quelle che fossero le aspettative di tutte le parti interessate o stakeholder.

Le strutture organizzative implementate di nuova generazione si basato sui concetti della pro attività, perché le organizzazioni hanno la necessità di saper analizzate tutti i possibili fattori impattanti della propria realtà e dei mercati, quelli da consolidare e da aprire. Il sistema implementato in azienda deve essere adatto ad un’azienda viva, che si muove, ed attenta ai propri rischi ed a cogliere opportunità di mercato. Tutte le organizzazioni hanno parti interessate e la loro rilevanza sarà uno degli output dell’analisi del contesto.

La comprensione delle parti interessate

Intanto partiamo con il definire chi sono le parti interessate. Uno stakeholder è una persona o gruppo di persone, entità, che abbia interessi e o possa essere influenzato dall’operare e dalle performance dell’organizzazione. Le parti interessate si suddividono in due categorie:

Parti interessate aspettative ed obbiettivi degli stakeholder

  • Interne: la parti interessate interne sono quelle persone e o gruppo che possa avere un impatto e delle aspettative dall’operato dell’organizzazione. Dipendenti suddivisi per le varie mansioni, la proprietà, eventuali soci, ecc;
  • Esterne: gli stakeholder esterni sono persone, gruppi ed entità che possono avere un impatto e delle aspettative nei confronti dell’operato dell’organizzazione. Clienti, Fornitori, Competitor, Sindacati, Organismi di controllo e certificazione, società, ecc;

Durante la fase di analisi e valutazione del contesto, dovranno essere state individuate tutte quelle figure, gruppi, realtà,  che posano influire gli obbiettivi dell’organizzazione e che possano avere delle aspettative da essa. Gli stakeholder che avranno un’importanza maggiore saranno quelli che possono avere un impatto sulla continuità lavorativa, sui requisiti obbligatori e sulle norme di certificazione implementate.

La gestione degli obbiettivi e delle aspettative

Una volta che dall’analisi del contesto sia scaturita l’individuazione delle parti interessate, le stesse dovranno essere classificate. Deve essere chiaro come le parti interessate si relazionano con l’organizzazione, se possono avere o hanno delle responsabilità, se possono influenzarne i processi, se sono dei sottoposti ad essa. Definire una soglia di importanza ed impatto degli stakeholder. Dopo aver effettuato questa classificazione dovranno essere riportate e collocate nell’analisi dei rischi ed opportunità.

Questo perché anche se in via generale nella prima fase siano state definite le aspettative e gli obbiettivi delle parti interessate, e siano state caratterizzate, dovranno anche essere considerate anche quelle che siano le relazioni specifiche lungo i processi dell’organizzazione. L’inserimento di questi dentro il documento favorirà i seguenti aspetti:

  • Definizione degli obbiettivi e dei loro indicatori più a focus nei processi dell’organizzazione;
  • Individuazione delle relazioni dei processi tra le parti interessate. Importante perché non tutti gli stakeholder hanno lo stesso impatto sull’organizzazione, quindi per non definire delle sovradimensionate risorse su parti interessate secondarie che in realtà non hanno impatti sugli obbiettivi dell’organizzazione.

Adesso dovremmo con chiarezza definire le parti interessate, i loro obbiettivi e delle loro aspettative. L’organizzazione dovrà procedere a:

  • Individuare le risorse, economiche, tecniche, umane, comunicative, strutturali, per far si che gli obbiettivi e le aspettative degli stakeholder siano assolte;
  • Definire le modalità e frequenza di misurazione di questi target, i limiti e gli indicatori;
  • Definire le responsabilità sui monitoraggi e sulle azioni da intraprendere in caso di superamento dei limiti o dei target specifici;
  • Definire le vie di comunicazione con le parti interessate interne ed esterne;
  • Inserire il criterio negli audit interni;
  • Valutare almeno annualmente, e o con una frequenza minore in caso di modificate realtà, durante il riesame della direzione per verificare la coerenza o la necessità di una nuova valutazione.

La definizione degli stakeholder e delle loro aspettative è uno dei principi che aiutano l’organizzazione alla definizione di obbiettivi più coerenti ed ad avere  una gestione più responsabile. I criteri applicabili agli obbiettivi ed aspettative delle parti interessate ovviamente cambieranno anche in funzione delle norme di certificazione implementate, ci potrà essere un focus maggiore sui clienti, sui dipendenti per la salute e sicurezza sul lavoro,  sui consumatori per la sicurezza alimentare, sulle tematiche e sostenibilità ambientale e su tutti i requisiti ai quali un’organizzazione lo applichi a seconda del contesto.

CONTATTACI!! Se sei interessato alla tematica della comprensione delle parti interessate e o se devi effettuare l’analisi e valutazione del contesto dell’organizzazione ed indicare i tuoi stakeholder.

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Federico Pucci

Esperto consulenza direzionale organizzativa, implementazione sistemi di gestione per le certificazioni alle norme e standard qualità, ambiente, sicurezza, sicurezza alimentare, servizi di audit. Consulenza e formazione aziendale nelle aree salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente, privacy.