Migliorare il sistema di gestione qualità iso 9001

Migliorare il sistema di gestione qualità

Molte organizzazioni, dopo anni ed anni di applicazione e certificazione del loro sistema di gestione per la qualità, si rendono conto che è diventato uno strumento non in grado di gestire la propria direzione strategica aziendale, ma quale è il processo per migliorare un sistema di gestione qualità? Il processo per migliorare il proprio sistema è già inserito in esso, in quanto il PDCA ne definisce la misurazione ed il miglioramento, ma ci sono dei fattori che dopo un po’ di tempo facciano ‘stallare’ il processo di miglioramento continuo aziendale, e possono essere definiti principalmente in:

  • Consulenza: Avere un rapporto di consulenza non più obbiettivo o aggiornato, la gestione del sistema di gestione qualità diventa una prassi, si tengono a raggiungere gli stessi obbiettivi ed ad esaurire le richieste per i requisiti della norma e non per migliorare l’organizzazione;
  • Risorse umane: Risorse umane non formate adeguatamente, non coinvolte, si punta più alla produzione e non alla qualità della produzione perdendo di vista la soddisfazione del cliente;
  • Organismo di certificazione: Aver scelto un organismo di certificazione non accreditato, o che lo stesso invia sempre i soliti valutatori che non danno nessun tipo di valore aggiunto se non fare il compitino di riempire la check list.

Semplici consigli per migliorare il sistema di gestione della qualità

Grazie al nostro lavoro giornaliero nelle aziende abbiamo stilato una sorta di guida per migliorare il proprio sistema di gestione qualità, e dal momento che la direzione si rende conto di questa necessità, dobbiamo dire che siamo già a buon punto.

    1. Analizzare e valutare il sistema di gestione – Se persiste una situazione come quella di cui sopra, il primo passo da fare è far effettuare una verifica, audit, da una figura terza, che non sia il consulente, sui requisiti della norma, qualità, ambiente, sicurezza, food, dati, e su quelli applicabili;

Migliorare il sistema di gestione qualità iso 9001

  1. Prendere atto e migliorare – Sicuramente dalla valutazione effettuata scaturiranno delle non conformità, alcune dovute a rilievi operativi, altre, e su quelle ci soffermeremo, su un puntuale stato di resilienza in cui si trova la nostra progettazione e organizzazione aziendale. Non c’è bisogno di fare delle rivoluzioni, ma c’è da prendere atto dello stato delle cose ed impegnarsi a migliorare, perché per un sistema di gestione qualità che possa migliorare, è fondamentale che tutte le risorse a tutti i livelli siano direttamente impegnate per ridurre le inefficienze, trovare le soluzioni migliori, dare efficacia ai processi, avendo un comportamento pro attivo a tutti i livelli e non solo subendo una gestione solamente ed inefficacemente direzionale; Valutare la possibilità di cambiare consulente o di rivedere le nostre richieste.
  2. Includere tutti nei programmi di formazione – L’organizzazione sana ed efficace a definito le mansioni, responsabilità e la competenza di ogni risorsa, pianificando il loto percorso di crescita ed interazione. Non ha senso avere in organizzazione 5 biologi stellari, rinchiusi in laboratorio, ed in produzione non hanno le competenze neppure per effettuare la sanificazione;
  3. Definizione del contesto ed analisi rischi ed opportunità – Fino adesso siamo andati avanti con la risacca, adesso è il momento giusto di fare una vera fotografia dell’organizzazione, utilizzare strumenti per definire il contesto in cui opera l’azienda, i punti forti ed i punti deboli che meritano approfondimenti e risorse. Definire tutte le parti interessate e le loro aspettative. Effettuare di seguito l’analisi per i rischi impattanti sul raggiungimento degli obbiettivi, mettere in atto azioni a focus su tali rischi per la loro mitigazione, e verificare se vi siano delle opportunità da cogliere correlate ad essi;
  4. Obbiettivi – E’ il momento per definire degli obbiettivi, non a vanvera, ma allineati al contesto aziendale, ed alla valutazione dei rischi ed opportunità, semplici, misurabili e raggiungibili;
  5. Indicatori – Che cosa è un obbiettivo senza un indicatore? Quelle cose annue a cosa servono? A nulla!! Definire gli indicatori soprattutto in quei processi che abbiamo valutato a rischio, assieme ai limiti ed alle azioni da effettuare in caso di sforamento dei limiti;
  6. Risorse attive – Implementa un sistema in cui tutte le risorse umane possano comunicarsi suggerimenti e non solo lamentele, loro sono la forza lavoro;
  7. Leggerezza – Il sistema di gestione se vuole veramente migliorare deve essere snello e non pieno di carta e moduli che spesso riproducono le stesse registrazioni. Fai che sia ben identificato e che tutte le risorse, per le sue mansioni, siano a chiara conoscenza ed abbiano la disponibilità di tutte le istruzioni documentare, procedure, istruzioni, moduli di registrazione;
  8. Team – Crea una squadra fatta da figure interne e collaboratori esterni, non puoi demandare la gestione della tua qualità, soddisfazione del cliente, a figure che non vivano l’azienda giornalmente e dai la possibilità ai collaboratori esterni di potersi interfacciare con figure responsabili e competenti;
  9. Pianifica ed agisci – Revisiona completamente il tuo sistema di gestione della qualità definendo anche delle verifiche più puntuali, programmando audit più frequenti per i fattori a rischio ed annuali sulla gestione documentare, prendi in considerazione anche la possibilità di cambiare il consulente, o l’organismo di certificazione per smuovere e far scattare la scintilla per il miglioramento.

Consigliamo alle organizzazioni di pianificare cambiamenti, formare poche ma fondamentali risorse, collaborare con lo stesso consulente, o con lo stesso organismo che invia i medesimi auditor non ci darà mai un valore aggiunto ineguagliabile.

Contattaci!! Se sei interessato alla tematica o se hai esigenza della nostra consulenza per migliorare il sistema di gestione qualità implementato nella tua organizzazione.

Pubblicato da

Federico Pucci

Servizi di consulenza direzionale organizzativa, implementazione sistemi di gestione per certificazioni qualità, ambiente, sicurezza, alimentare, servizi di audit, consulenza formazione aziendale sicurezza sul lavoro, alimentare, ambiente, privacy.