Gestione delle Non Conformità

La procedura delle Non Conformità 

Non è sufficiente per un’azienda avere una corretta gestione e prevenzione dei possibili rischi applicabili ai propri processi, la stessa deve essere ‘allenata’ a  gestire possibili deviazioni, a questo scopo, come richiesto sia dai requisiti legali sia dalle certificazioni internazionali, deve avere un’efficace Procedura delle Procedura delle Non Conformità Azioni correttive azioni preventiveNon Conformità, con annesse azioni correttive immediate, e la verifica dell’efficacia delle stesse, nonchè, in un sistema evoluto l’applicazioni di azioni preventive a non conformità non avvenuta.

La procedura delle non conformità si attiva per le deviazioni che possono avvenire:

  • Internamente durante delle verifiche interne, o per il non soddisfamento dei requisiti applicabili, comportamenti errati, scarsa gestione delle risorse tecniche;
  • Esternamente tramite comunicazione dai clienti, od in seguito ad audit.

Alcune definizioni:

Non Conformità – Il mancato soddisfacimento dei requisiti specificati per una o più caratteristiche relative ad un requisito legale o normativo, siano esser riferite ad un prodotto, processo o servizio.

Azione correttiva – Azione pianificata e messa in atto per far riportare tempestivamente l’ambiente, vedere non conformità, in linea con i requisiti di riferimento.

Analisi delle cause Analisi dei fattori che han portato all’avvenire della deviazione secondo la mancata soddisfazione dei requisiti, un’analisi dalla quale come output dovranno scaturire le azioni da intraprendere perché si proceda il più possibile al riaccadimento della deviazione stessa.

Azione preventiva L’azione che viene pianificata ed intrapresa, alla non ancora avvenuta non conformità, può provenire dagli output del monitoraggio degli obbiettivi, o per esempio dai trend come nel pest control, o analisi di laboratorio.

Verifica dell’efficacia La verifica che le azioni intraprese siano efficaci per la risoluzione e la prevenzione della deviazione avvenuta.

Redazione di una procedura delle non conformità ed azioni correttive

I passi per redigere una buona procedura delle non conformità partono, come sempre, dalla definizione delle responsabilità, i fattori che devono essere presi in considerazione devono contemplare:

  • Contesto aziendale;
  • Tipologia di prodotti e requisiti applicabili;
  • La definizione delle risorse su Chi Fa Cosa Quando Come;
  • Le responsabilità nei casi in cui la non conformità tratti un aspetto legale, per esempio un pericolo per la sicurezza alimentare, un infortunio, o ambientale, e che debba essere attivata una procedura di ritiro richiamo, o una comunicazione ad enti.
  • La gestione delle risorse nell’emergenza;
  • La competenza di chi effettuerà l’analisi approfondita e definirà l’azione correttiva da intraprendere;
  • La definizione più consona della verifica dell’efficacia dell’azione correttiva applicata;
  • I monitoraggi da effettuare per prevenire delle non conformità e quindi applicare delle azioni preventive.

Questi sono solamente alcuni aspetti da tenere conto che ovviamente variano da organizzazione ed organizzazione, e per le analisi possono essere utilizzati molteplici strumenti, ma il processo temporale da seguire sarà invece sempre lo stesso:

  1. Ricezione di un reclamo o deviazione interna;
  2. Analisi profonda della situazione;
  3. Azione correttiva;
  4. Verifica dell’efficacia su campo dell’azione correttiva;
  5. Chiusura della non conformità, resoconto costi, danni.

La procedura delle non conformità come tutte le altre procedure di sistema aziendale devono essere riesaminate per mantenerne la coerenza rispetto ai requisiti aziendali.

Contattaci! Se vuoi approfondire la tematica o devi redigere la procedura delle non conformità, azioni correttive ed azioni preventive.