Procedura gestione con conformità aziendali

La procedura delle Non Conformità 

Non è sufficiente per un’azienda avere una corretta gestione e prevenzione dei possibili rischi applicabili per propri processi, deve essere ‘allenata’ a gestire criticità, a questo scopo, come richiesto, sia dai requisiti legali sia dalle norme internazionali per le certificazioni internazionali, deve aver implementato un’efficace procedura delle non conformità, con annesse azioni correttive immediate, definendo la migliore verifica di efficacia sulle azioni intraprese. Un sistema evoluto definisce anche l’applicazione di azioni preventive a non conformità non avvenuta, per esempio quando si verifica il superamento di un indicatore, o i trend di monitoraggio ci evidenziano una continua crescita di una criticità.

La procedura e gestione delle non conformità si attiva per le deviazioni che possono avvenire nei seguenti ambiti:

  • Interno durante verifiche interne, per il non soddisfamento dei requisiti applicabili aziendali, comportamenti errati, scarsa gestione delle risorse tecniche, scarsa igiene, ecc;
  • Esterni tramite comunicazione dai clienti, od in seguito a verbalizzazioni di organi competenti ed organismi di certificazione.

Vediamo Alcune definizioni:

Non Conformità – Il mancato soddisfacimento dei requisiti specificati per una o più caratteristiche relative ad un requisito legale o normativo, siano esser riferite ad un prodotto, processo o servizio.

Procedura delle Non Conformità gestione Azioni correttive verifica di efficacia

Azione correttiva – Azione pianificata e messa in atto per far riportare tempestivamente l’ambiente, vedere non conformità, in linea con i requisiti di riferimento.

Analisi delle cause Analisi dei fattori che han portato alla deviazione secondo la mancata soddisfazione dei requisiti, un’analisi dalla quale come output dovranno scaturire le azioni da intraprendere perché la stessa non si ripeta.

Azione preventiva L’azione che viene pianificata ed intrapresa, alla non ancora avvenuta non conformità, può provenire dagli output del monitoraggio degli obbiettivi, o per esempio dai trend come nel pest control, o analisi di laboratorio.

Verifica dell’efficacia La verifica che le azioni intraprese siano efficaci per la risoluzione e la prevenzione della deviazione avvenuta.

Redazione di una procedura delle non conformità ed azioni correttive

I passi per redigere una procedura per la gestione delle non conformità partono, come sempre, dalla definizione delle responsabilità, proseguendo come segue:

  • Definire secondo Contesto aziendale quali siano da considerare non conformità, requisiti legali, contrattuali applicabili per i prodotti ed i servizi erogati;
  • La definizione delle risorse su Chi Fa Cosa Quando Come;
  • Le responsabilità nei casi in cui la non conformità tratti un aspetto cogente, per esempio un pericolo per la sicurezza alimentare, un infortunio, o un aspetto ambientale, che debba essere attivata una procedura di ritiro richiamo, o una comunicazione ad organismi di certificazione.
  • La gestione delle risorse nell’emergenza;
  • La competenza di chi effettuerà l’analisi approfondita e definirà l’azione correttiva da intraprendere;
  • La definizione più consona della verifica dell’efficacia sull’azione correttiva applicata;
  • I monitoraggi da effettuare per monitorare i trend dei dati ed applicare le azioni preventive quando necessario.

Questi sono solamente alcuni aspetti da tenere conto che ovviamente variano da organizzazione ed organizzazione, e per le analisi possono essere utilizzati molteplici strumenti, ma il processo temporale da seguire sarà invece sempre lo stesso:

  1. Ricezione di un reclamo o deviazione interna;
  2. Analisi profonda della situazione;
  3. Azione correttiva;
  4. Verifica dell’efficacia su campo dell’azione correttiva;
  5. Chiusura della non conformità, resoconto costi, danni.

La procedura delle non conformità come tutte le altre procedure di sistema aziendale devono essere riesaminate per mantenerne la coerenza rispetto ai requisiti aziendali.

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Pubblicato da

Federico Pucci

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