Emergency Disaster gestione delle emergenze e dei disastri

I fatti odierni non possono far a meno di far pensare a che una gestione ordinaria delle comunità, e delle organizzazioni non basti a tutelare la salute umana nei confronti delle emergenze e dei disastri. Con il termine Emergency Disaster si definisce la pianificazione delle azioni da attuare per la gestione e risposta ad un’emergenza ed un disastro.

La tematica non è nuova ovviamente. Ma soprattutto i paesi del vecchio continente, sembrano non avvertire la necessità di una gestione sistemica della gestione delle emergenze e dei disastri. Seppur l’intervento in emergenza, spesso risulta efficace, non vi è un ‘allenamento’ specifico di gestione di tutti i comparti delle comunità. Per la continuità funzionale della stessa a supporto delle necessità degli abitanti. Emergency Disaster gestione delle emergenze e dei disastri

Anni fa domandai perché un’amministrazione pubblica come una regione non avesse implementato e certificato un sistema di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro. Mi fu risposto che non avrebbe avuto senso. Dopo aver implementato e portato a certificazione Regione Toscana su questo schema, ne abbiamo visti però i vantaggi sia organizzativi sia di risparmio delle risorse.

Secondo me ogni paese ed organizzazione, soprattutto di prima necessità, dovrebbe aver implementato e testato un sistema per la gestione delle emergenze e dei disastri, nonché un efficace sistema di business continuity.

Gestione delle emergenze e dei disastri

La gestione delle emergenze e dei disastri è l’insieme di azioni coordinate atte a rispondere con le risorse per sopperire le esigenze urgenti. Vediamo adesso quelle che sono de differenze sostanziali tra le emergenze ed i disastri:

  • Un’emergenza è un accadimento imprevisto a cui è possibile rispondere utilizzando le risorse disponibili.  Si verificano più regolarmente dei disastri ed i paesi, comunità ed organizzazioni sono più allenati e preparati alla sia gestione. Questi possono includere crisi sanitarie di piccola entità, incidenti automobilistici e incendi. Pertanto, la disponibilità di servizi di assistenza e recupero garantisce la risposta adeguata a gli eventi;
  • Un disastro è un evento critico di portata molto più ampia ed impattante che mina la continuità di uno stato o di un’organizzazione con effetti più gravi.  È il verificarsi improvviso di una situazione sfavorevole che causa gravi interruzioni della routine sociale.  Può avere impatto sulla capacità di intervento per i soccorritori e sulle funzioni necessarie di comunità.

La gestione delle emergenze e dei disastri comprende le seguenti fasi:

  • La fase di analisi: dove devono essere valutate tre tipologie di aspetti:
    • Quali siano i rischi ed i pericoli che possono avere impatto sui servizi, valutandone le probabilità di accadimento e monitoraggio internazionale, sociale e meteorologico;
    • Individuare quali siano i servizi necessari per la risposta e la loro continuità, per esempio, risorse economiche, fondi di emergenza e salvaguardia, risorte tecniche strutturali come ospedali, strutture alternative, ordine pubblico, approvvigionamenti e logistica, risorse umane, intese come tutte le figure necessarie al funzionamento delle funzioni di necessità di cui sopra
    • Definizione delle categorie più a rischio che necessitino una tempestività maggiore di intervento.
  • La definizione delle responsabilità: devono essere definire le gerarchie di responsabilità delle figure con capacità decisionali per gli interventi e per la comunicazione nella fase di monitoraggio e nella fase di emergenza. Durante le emergenze e o i disastri più gravi dovrebbero essere nominati dei ‘responsabili’ più su campo che possano dare feedback reali e con capacità e di problem solving tempestivo. Contestualmente entrare in funzione una squadra che abbia la capacita di analizzare e gestire dinamicamente i rischi sopraggiunti nell’emergenza;
  • Le modalità di comunicazione: durante un’emergenza e o un disastro è fondamentale che ci sia una linea unica e definita di comunicazione, questo perché in una fase così è facile, Emergency Disaster gestione delle emergenze e dei disastririncorrendo stupidità, innescare panico nella popolazione e peggiorare ancor di più lo stato delle cose. Devono essere progettati sistemi di comunicazione a vari livelli. Interni ed esterni per la comunità, includendo metodiche comunicative classiche e tramite sistemi innovativi. Devono essere applicati regolamenti contro la fuga delle notizie incomplete e o fuorvianti. Contestualmente deve essere pianificata l’istituzione di un organo di controllo per limitare l’azione di talune realtà volte a creare possibili caos nella comunità;
  • La fase di definizione: la definizione di tutte le risorse per l’attuazione delle azioni di mitigazione e prevenzione dei rischi e pericoli, scaturite dalle analisi dei rischi o dal monitoraggio effettuato. Comprese dell’istituzione di un team per il risk management dinamico durante lo stato di emergenza;
  • La fase di test: non basta l’analisi e la pianificazione per l’intervento. Soprattutto per le funzioni che non possono essere interrotte devono essere testate le azioni pianificate. Altre sì devono anche essere pianificate ed effettuate delle prove congiunte per validare l’efficacia delle azioni e o intervenire con azioni di miglioramento;
  • La fase di risposta: la fase in cui, ad emergenza o disastro avvenuto, si devono condurre attività di analisi dei danni, ricerca e soccorso. In questa fase si avvieranno tutte le azioni pianificate scaturite dall’analisi dei rischi. Verranno definite delle classi di urgenza per l’intervento;
  • La fase di riabilitazione: la fase in cui, se sono mancati, vengono ripristinati i servizi necessari e ampliati quelli esistenti. In questa fase si comprendono anche i vari servizi, e le organizzazioni che si occupato della produzione ed approvvigionamenti strategici;
  • La fase di recupero: in questa fase ci si occupa della definizione dei danni e degli interventi per riportare la situazione alla normalità. Possono essere compresi attività di abbattimento e ricostruzione, progetti di assistenza economica e o altro.

Imparare a gestire l’emergenza ed il disastro

Negli ultimi anni si sono verificate tutta una serie di emergenze e disastri. Dovuti a catastrofi naturali come terremoti, alluvioni, incendi ed emergenze di tipo sanitario. Emergenze sanitarie più lievi come la peste suina, la sars, che fino ad adesso sono state contenute, fino a quello odierno dovuto allo stato di pandemia portato dal nuovo coronavisus con il contagio Covid-19.

Come abbiamo detto prima tutti i paesi dovrebbero imparare ad allenarsi a queste possibilità. Non solo per emergenze naturali o sanitarie come quella odierna. Ma prevenire anche possibili attacchi terroristici che possono utilizzare patogeni per scatenare conflitti internazionali. Sa una criticità così grande possiamo però cercare di migliorare l’atteggiamento nei confronti di questi accadimenti. Che cosa potremmo fare:

  • Gli stati dovrebbero inserire nei loro programmi di governo l’analisi ed il monitoraggio di questi fattori. Per esempio è stupido non prepararsi all’impatto di un’epidemia quando ormai è certo il suo arrivo. Devono essere definite delle risorse per la prevenzione di taluni accadimenti come per esempio la manutenzione del territorio e non fare la conta dei danni in caso di emergenze che potevano essere limitate. Progettare con tutte le parti sociali la possibilità, soprattutto sui beni e servi di prima necessità una modalità di continuità lavorativa certa, e non lasciarla liberamente alle organizzazioni. Definire dei requisiti obbligatori per talune organizzazioni. Definire delle strutture organizzative e strutturali di emergenza e non subire annaspando inutilmente ad accadimento avvenuto. Dare indicazioni chiare e dirette lasciando la politica ad altri momenti. Ovviamente tutto ciò non è assolutamente facile;
  • L’informazione i mezzi di informazione dovrebbero dare le notizie. Non cercare scoop. Non facendo politica o alimentando polemiche che si fa il mestiere del giornalista. Notizie ed informazioni chiare per tutta la comunità. Prendendo distanze da informazioni date a loro nome tramite canali social utilizzate solamente per creare panico o per essere veicolo di altro.
  • I cittadini gli stati sono fatti dalle persone. Persone che in caso di emergenze e disastri devono essere informate, assistite e sostenute. Ma persone che devono rispettare le regole dettate durante lo stato di emergenza. È veramente inutile e stupido crearsi una propria visione di una disposizione. È come disquisire con chi si sente furbo a non pagare l’assicurazione della macchina e circolare, che si vanta di risparmiare soldi. Una volta fermato dalle forze dell’ordine si sentirà un po’ meno furbo. In questo caso la furbizia invece si paga con la morte nostra o dei nostri cari. Quindi meditate.

Sistemi e consulenze nell’emergenza

Noi di Sistemi e Consulenze abbiamo immediatamente accettato tutte le disposizioni diramate dal nostro governo e o dalle disposizioni regionali. Abbiamo adattato la modalità di smart working utilizzando per i nostri servizi, là dove possibile, attività di consulenza, audit e formazione a distanza tramite web conference. Come sempre siamo vicine alle parti della nazione più colpite ed a disposizione dove possa servire il nostro aiuto.

Siamo un paese non siamo solamente un calcolo di fatturato e crediamo che quest’emergenze o meglio disastri servano anche per aprire nuove opportunità. Far comprendere che probabilmente anche l’organizzazione del lavoro debba o possa mutare sfruttando di più il valore aggiunto delle persone competenti che adesso sono sul campo assieme alle nuove tecnologie.

Coronavirus la salute e sicurezza sul lavoro ed alimentare

Abbiamo volutamente atteso a scrivere un articolo che trattasse la tematica della gestione del Coronavirus, e l’impatto che possa avere sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e per la sicurezza alimentare. Attesa dovuta al recepimento di quelle che possano essere delle regole efficaci non guidate dalla ‘pazzia’ esplosa soprattutto dopo le dichiarazioni dell OMS dello stato di pandemia.

Dichiarazioni e regolamenti divulgati su canali non ufficiali e come sempre più spesso accade da fonti ufficiose, estrapolate le interviste e o dichiarazioni estrapolate. O provenienti da pseudo esperti virologi che il giorno prima erano esperti in altri settori, come economia, sport, alimentazione e gossip.

Che cosa è il virus Cov 2?

I coronavirus fanno parte della famiglia dei virus e possono essere causa di differenti patologie infettive, che possono spaziare dal raffreddore alla sindrome respiratoria del Medio Oriente, MERS e alla sindrome respiratoria acuta grave SARS. I sintomi più riscontrabili e comuni per l’omo, sono di natura respiratoria e febbrili. Le infezioni più gravi possono portare a polmoniti, insufficienze renali e morte.

Le vie di trasmissione dei coronavirus Cov 2, sono dovute ad un contatto diretto tra persona infetta ed una persona sana. Soprattutto nella classe di persone più a rischio. Deve essere quindi limitato ogni tipologia di contatto, di avvicinamento oltre un metro tra le persone ed il toccarsi le mani e gli occhi. Il coronavirus deriva da virus che aggredivano gli animali che sono mutati in patogeni infettivi per l’uomo. Non vi sono rischi per la trasmissione da e per gli animali domestici.

Sono considerate persone a rischio di sviluppo della patologia COVID 19 quelle che si siano recate in zone dove il contagio da coronavirus risulti più attivo, o che abbiano soggiornato o frequentato ambienti ove siano stati segnalati contagi. La pericolosità della patologia è più grave nelle persone oltre gli 80 anni.

Contagio infettivo Coronavirus Covid 19 impatti salute e sicurezza sul lavoro ed alimentare

Non esiste un vaccino riconosciuto per debellare questa epidemia. La prevenzione è l’unico strumento per limitare ed isolare il contagio. Il virus ha la capita di entrare nel corpo attraverso gli occhi, il naso e la bocca. Deve quindi essere evitato il tocco di queste aree con le mani non lavate. Evitando anche abbracci, strette di mano e la vicinanza tra le persone sotto un metro.

L’azione di prevenzione più importante è quella del lavaggio e della disinfezione delle mani frequentemente. Questa operazione deve essere effettuata per un arco di tempo tra i 40 ed i 60 secondi utilizzando sanificanti, disinfettanti e o sostanze che contengono una percentuale minima del 60% di alcol.

Molte disposizioni sono state diramante a favore del contenimento del contagio da coronavirus. Richiedendo alla popolazione di limitare alla necessità urgente gli spostamenti. Consigliando anche di proteggere le vie respiratorie. Disposizioni che hanno definito la chiusura delle scuole con l’ingresso dell’utilizzo di strumenti per le lezioni in conference. La possibilità là dove possibile di utilizzare metodiche di lavoro in smart working. Ma non tutte le categorie di lavoratori possono permettersi di lavorare da casa.

Ci sono categorie di operatori che oggi sono essenziali. Direttamente per la prevenzione, limitazione e lotta al contagio da coronavirus, ovvero tutto il personale sanitario. Indirettamente per tutte quelle realtà del comparto dei servizi a supporto, per esempio le forze dell’ordine, carburanti, servizi essenziali, o di approvvigionamento, come per esempio le realtà della filiera agroalimentare.

Coronavirus e salute e sicurezza sul lavoro

Oltre che occuparsi di limitare il contagio da coronavirus deve essere anche assicurata la continuità lavorativa, là dove si può, altrimenti ci sarebbero ulteriori ripercussioni sociali. Continuità lavorativa si, ma non a scapito dell’incolumità degli addetti ai lavoratori. Il pericolo da coronavirus, quindi, entra negli aspetti da valutare per il rispetto dei requisiti obbligatori sulla salute e sicurezza sul lavoro.

È stato siglato il protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro. Il protocollo definisce l’obbligo per le organizzazioni di garantire misure efficaci per la salute e sicurezza dei lavoratori in tutte le aziende. Sono stati individuati 13 punti di seguito riassunti:

  • Obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (oltre 37.5 gradi) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio medico di famiglia e l’autorità sanitaria;
  • Il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro, potrà essere sottoposto al controllo della temperatura corporea;
  • Per l’accesso di fornitori esterni si devono individuare procedure di ingresso, transito e uscita, mediante modalità, percorsi e tempistiche predefinite, al fine di ridurre le occasioni di contatto con il personale. Va ridotto anche l’accesso ai visitatori;
  • L’azienda assicura la pulizia giornaliera e la sanificazione periodica dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro (comprese tastiere, schermi touch, mouse), delle aree comuni e di svago e dei distributori di bevande e snack;

Coronavirus Disposizioni Salute e sicurezza sul lavoroe

  • E’ obbligatorio che le persone presenti in azienda adottino tutte le precauzioni igieniche, in particolare per le mani. L’azienda mette a disposizione idonei mezzi detergenti;
  • Qualora  il lavoro imponga una distanza interpersonale minore di un metro e non siano possibili altre soluzioni organizzative è necessario l’uso delle mascherine e di altri dispositivi di protezione (guanti, occhiali, tute, cuffie, camici) conformi;
  • L’accesso agli spazi comuni, comprese le mense aziendali, le aree fumatori e gli spogliatoi è contingentato, con la previsione di una ventilazione continua dei locali, di un tempo ridotto di sosta e con il mantenimento della distanza di sicurezza di un metro tra le persone;
  • Limitatamente al periodo dell’emergenza Covid-19, le imprese potranno disporre la chiusura di tutti i reparti diversi dalla produzione o, comunque, di quelli dei quali è possibile il funzionamento mediante il ricorso allo smart work, o comunque a distanza;
  • Si può procedere a una rimodulazione dei livelli produttivi. Bisogna assicurare un piano di turnazione dei dipendenti dedicati alla produzione con l’obiettivo di diminuire al massimo i contatti e di creare gruppi autonomi, distinti e riconoscibili;
  • Utilizzare in via prioritaria gli ammortizzatori sociali o se non fosse sufficiente utilizzare i periodi di ferie arretrati e non ancora fruiti;
  • Sospese e annullate tutte le trasferte e i viaggi di lavoro nazionali e internazionali, anche se già concordati o organizzati. Non sono consentite neanche le riunioni in presenza (solo quelle urgenti ma con un numero ridotto di persone e a un metro di distanza interpersonale);
  • Si favoriscono orari di ingresso/uscita scaglionati in modo da evitare il più possibile contatti nelle zone comuni (ingressi, spogliatoi, sala mensa);
  • Nel caso in cui una persona presente in azienda sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria come la tosse, lo deve dichiarare immediatamente all’ufficio del personale, si dovrà procedere al suo isolamento e a quello degli altri presenti dai locali. L’azienda avverte immediatamente le autorità sanitarie competenti e i numeri di emergenza per il Covid-19 forniti dalla Regione o dal Ministero della Salute. È costituito in azienda un Comitato per l’applicazione e la verifica delle regole del protocollo di regolamentazione con la partecipazione delle rappresentanze sindacali aziendali e del Rls.

Coronavirus e Sicurezza Alimentare

Per quanto riguarda invece l’ambito della sicurezza ed igiene alimentare nei confronti di possibili contaminazioni da Coronavirus, al momento non si ha nessun riscontro in merito di trasmissione da alimento. Consigliamo però ai consumatori il consumo di alimenti seguendo le buone pratiche di igiene.
Coronavirus Contaminazione alimenti sicurezza alimentare

Igienizzazione dei prodotti vegetali da consumare crudi.  Il rispetto dei tempi e delle temperatura di cottura delle carni. Il rispetto delle temperature e delle modalità di conservazionie degli alimenti, soprattutto dopo aperti. Nonché la protezione delle vie aeree in caso di raffreddori e o infezioni delle viee aeree.

Le organizzazioni della filiera alimentare invece, oltre che mettere in atto le disposizioni per la prevenzione del contagio da coronavirus disposte per la salute e sicurezza sul lavoro, devono continuare ad attuare, in verità, le regolamentazioni interne di igiene comportamentale. Vediamo di riassumerle:

  • Gli operatori potranno comunicare al responsabile eventuali stati di alterazione delle vie respiratorie e saranno così allontanati dal lavoro;
  • Gli operatori dovranno comunicare al responsabile di aver effettuato viaggi nelle aree a rischio sia estere sia italiane negli ultimi tre mesi;
  • Gli operatori saranno riammessi solamente dopo presentazione di certificato medico volto a evidenziare la conformità alla mansione;
  • Qualora un responsabile verifichi uno stato di salute non accettabile potrà intervenire direttamente, soprattutto là dove l’organizzazione produca alimenti che possono essere a rischio, come i ready to eat;
  • Comunicare al responsabile in caso si faccia uso di medicinali per definirne lo stoccaggio con gli effetti personali;
  • Gli operatori dovranno sempre avere, a meno che non si utilizzi vestiario mono uso, un cambio di abbigliamento in azienda;
  • L’organizzazione deve definire, comunicarle e validarle, con le quali l’abbigliamento debba essere cambiato ed igienizzato;
  • L’organizzazione deve rispettare i propri programmi di sanificazione e disinfestazione aziendale;
  • Definire delle modalità di carico e scarico, filtro sicuro per ispezionare i prodotti.

Le organizzazioni dovranno anche a prevenzione di possibili trasmissioni di coronavirus attuare delle verifiche sui propri fornitori. Per verificare il rispetto dei requisiti per la sicurezza alimentare che possono essere stati danneggiati dal contagio mondiale. Questo non solo per pericoli di trasmissione, ma per verificare che, in uno stato di emergenze, non possano essere sopraggiunti altri pericoli di natura alimentare o per la food defense e la food fraud.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire le tematiche inerenti alla prevenzione del contagio e della contaminazione da coronavirus per il rispetto dei requisiti della salute e sicurezza sul lavoro e della sicurezza alimentare.

Le Differenze tra Danno Rischio e Pericolo

L’organizzazione o il tecnico che redige un documento di valutazione dei rischi deve avere bene chiare quelle che siano le differenze tra Danno, Pericolo e Rischio. Nelle attività di valutazione e o di consulenza ci capita frequentemente di visionare dei documenti per la valutazione del rischio che non identificano in modo corretto taluni fattori necessari per la corretta messa in atto di azioni per la mitigazione e gestione del rischio e pericolo stesso. Vediamo prima di evidenziare le differenze che cosa significhino le definizioni per danno, rischio e pericolo:

  • Danno: Qualunque conseguenza negativa derivante dal verificarsi dell’evento che può avere differenti entità di gravità;
  • Pericolo: Proprietà o qualità intrinseca di un determinato fattore con il potenziale per causare un danno. Un pericolo può assumere molte forme, essere una sostanza, una fase di processo, un’attrezzatura;
  • Rischio: Il rischio è la probabilità che un danno sia effettivamente causato.

Il rischio è un concetto probabilistico, è la probabilità che accada un certo evento capace di causare un danno alle persone. La nozione di rischio implica l’esistenza di una sorgente di pericolo e delle possibilità che essa si trasformi in un danno. Queste definizioni devono essere applicate dall’organizzazione in sede di valutazione ed analisi dei rischi applicabili per la salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare e per tutti i requisiti ove sia resa necessaria una valutazione per la messa in definizione di azioni di mitigazione.
Differenze e la gestione del danno rischio e pericolo

La Gestione del rischio e pericolo

Vediamo quelli che sono gli step che deve un’organizzazione in merito alla gestione dei rischi e dei pericoli:

  • Identificazione dei pericoli – Devono essere considerati tutti i pericoli che possono derivare da un prodotto, una sostanza, microrganismo, fase di processo e attrezzatura;
  • Valutazione dei rischi – Deve essere effettuata la valutazione del rischio per definire e misurare la probabilità di accadimento del danno. In genere viene utilizzato per effettuare la valutazione dei rischi uno schema PXG, definendo classi per P, probabilità e G, gravità. Il risultato R, rischio, avrà differenti classi alle quali saranno definite le azioni di mitigazione più coerenti;
  • Gestione del rischio – Il processo di gestione è fondamentale, come output dalla valutazione del rischio, per definire le migliori azioni da attuare a mitigazione del rischio. Quando viene identificato un rischio o un pericolo, l’organizzazione dovrà procedere dapprima all’eliminazione del rischio, in caso non fosse possibile a portarlo a livelli di accettabilità. Fanno parte di questa fase l’attuazione di processi specifici, utilizzo di attrezzature a norma, DPI, atti ad abbattere o a mitigare il rischio identificato. Per questa fase si potrà rendere necessaria la validazione di taluni processi, oppure la verifica che le azioni applicate siano efficaci allo scopo.
  • Comunicazione – i rischi, pericoli e i conseguenti danni, dovranno essere cominciati a tutte le parti interessate interne dell’organizzazione, principalmente, tramite attività di informazione, formazione ed addestramento, definendo anche dove necessiti l’affissione di istruzioni specifiche per la presa visione. Dovranno essere definire le mansioni e le responsabilità inerenti. In taluni casi, per rischi specifici, come per esempio la gestione delle interferenze, food defense ed altri, la comunicazione deve comprendere anche talune parti interessate esterne, fornitori, organismi di certificazione, ispettori di organi ufficiali, manutentore ed atri.
  • Monitoraggio del rischio – l’organizzazione dovrà definire anche le metodiche di monitoraggio e verifica dei rischi individuati suddividendo:

Il Risk Management

L’organizzazione potrà, per definire un approccio corretto durante la valutazione ed analisi del rischio, seguire la linea guida del Risk management, secondo lo standard internazionale della norma Iso 31000.

Seguendo la linea guida l’organizzazione dovrà anche definire con le proprie risorse un comportamento pro attivo al rischio. Non solo in caso di modifiche dei processi, materie prime, ambienti ed attrezzature, ma dovrà necessariamente essere considerata una revisione della valutazione ed analisi del rischio tenendo conto delle segnalazioni, e non solo delle non conformità, provenienti dalle risorse umane operative.

Una corretta individuazione dei pericoli e gestione dei rischi correlati potrà evitare inefficienze e non conformità nell’organizzazione, che spesso possono tramutarsi in gravi infortuni, procedure di ritiro richiamo, fermi impianto e perdita della clientela fino a minare la continuità lavorativa della stessa, fattore, come le sanzioni gravemente impattante sull’economia aziendale.

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La procedura di gestione degli audit

Tra le procedure necessarie per un efficace funzionamento del sistema di gestione implementato nell’organizzazione, vi è la procedura per la gestione degli audit siano essi interni, esterni, presso fornitori o altro. La procedura, obbligatoria per ogni standard di certificazione, definisce tutti gli aspetti per il processo di valutazione aziendale più importante nel ciclo del PDCA sul miglioramento aziendale. Esistono differenti tipologie di audit che comprendono:

  • Audit di prima parte – o audit interni effettuati internamente delle risorse preposte secondo mansione dell’organizzazione, stando ben attenti a non coinvolgere nella valutazione figure soggette alla valutazione stessa. Queste verifiche possono essere anche effettuate da auditor esterni qualificati, per la verifica della conformità su dei requisiti definiti;
  • Audit di seconda parte – verifiche effettuate sulla catena di fornitura, possono essere effettuate anche in questo da risorse interne competenti all’organizzazione, per esempio dal responsabile acquisti, o qualità. Si possono qualificare organizzazioni o consulenti esterni per questa tipologia di qualifiche, per esempio come avviene negli audit della catena di fornitura per la GDO, o per la qualifica degli FSVP;
  • Audit di terza parte – o verifica di certificazione effettuata da un organismo di certificazione terzo che può operare sotto accreditamento o no, a seconda della scelta e della tipologia di norma da valutare. Questa tipologia di verifica si potrebbe considerare con una validazione del processo di audit interno;
  • Audit organi competenti – verifiche effettuate da parte degli organi competenti al controllo dei requisiti legali applicabili, che possono comprendere la salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, alimenti di origine animale, impatti ambientali, gestione della privacy, aspetti contrattuali, ecc-

La valutazione verrà effettuata, dal team di audit, che può comprendere un’unica figura, fino ad un team di verifica in caso della presenza di sistemi integrati o di norme specifiche dove siano richiesti esperti tecnici specifici, tramite l’utilizzo di check list. Ogni verifica di audit terminerà con la redazione di un verbale di valutazione, presentato dal valutatore durante la riunione di chiusura, con le deviazioni o i punti di focus riscontrati. L’azienda a seconda della tipologia di verifica avrà un tempo variabile per la risoluzione delle deviazioni dopo l’effettuazione dell’analisi delle cause.
Procedura gestione audit verifica aziendale

L’organizzazione dovrà definire nell’apposita procedura di gestione degli audit, la pianificazione, la redazione di un piano e programma di audit, la presa in carico delle eventuali deviazioni da risolvere.

Redigere una procedura audit efficace

Come per ogni procedura implementata nell’organizzazione, quella relativa alla gestione degli audit, siano essi interni, di certificazione, da parte degli organi di controllo, o presso fornitori, è un aspetto che deve essere gestito efficacemente per poter trarne il massimo vantaggio. Vediamo gli step per la redazione di una procedura per gli audit:

  • Definire, sulla base del contesto aziendale, quali siano i requisiti applicabili soggetti ad essere valutati;
  • Definire la gerarchia delle responsabilità per la procedura di gestione degli audit;
  • Definire le competenze necessarie che devono avere le figure interne atte ad effettuare le verifiche, considerando i principi di terzietà;
  • Definire i requisiti richiesti alla qualifica per le valutazioni di seconda parte e di certificazione;
  • Definire le responsabilità e le modalità di esecuzione di chi si occuperà della redazione di un piano e programma di audit, della comunicazione aziendale per la pianificazione delle verifiche;
  • Definire le responsabilità di chi dovrà assistere ed essere a supporto nelle verifiche;
  • Definire altri parametri inerenti all’informazione agli auditor dei comportamenti da tenere presso l’organizzazione, comprensive anche alla regolamentazione per non creare interferenze nella produzione, per la protezione dei prodotti e per la propria incolumità;
  • Definire le responsabilità della comunicazione con gli entri atti al controllo, organi competenti, organismi di certificazione, enti di accreditamento, ecc;
  • Definire le modalità, differenti per ogni tipologia di verifica, per la risoluzione delle deviazioni, e la verifica di efficacia delle stesse;
  • Definire le modalità di revisione della procedura  in sede di riesame della direzione.

Il programma e piano di audit

Ogni procedura di gestione degli audit deve tenere contro degli obbiettivi e dei criteri della verifica. L’obbiettivo è in genere la verifica del grado conformità alla norma o norme implementate, requisiti specifici, da parte dell’organizzazione. I criteri invece sono gli elementi che utilizzerà il valutatore per effettuare la valutazione oggettivo dell’audit. La risorsa nominata responsabile della procedura di audit aziendale dovrà, tra i suoi compiti, occuparsi di:

  • Definire la qualifica delle figure, interne nominate o esterne, e delle organizzazioni di certificazione per effettuare le verifiche;
  • Definire la gestione e le comunicazioni tra tutte le figure interne ed esterne per la riuscita della verifica;
  • Effettuate la pianificazione della verifica o delle verifiche;
  • Redigere il programma di audit, ovvero la pianificazione di più audit di verifica per la conformità, che può essere la programmazione di verifiche richieste dalle norme, oppure coadiuvate agli organismi di certificazione o catene di fornitura;
  • Redigere il piano di audit, il programma orario dove dovrà indicare, in caso di audit interno e di seconda parte effettuato da risorse interne, dalla riunione di apertura, alla riunione di chiusura, gli step di proseguimento della verifica, indicando le risorse richieste, le visite nei siti, ecc. In caso di verifica di terza parte questo aspetto sarà curato dall’organismo di certificazione:
  • Inviare o istruire le figure esterne sui regolamenti ed i comportamenti da tenere;
  • Definire le modalità di risoluzione delle deviazioni riscontrate e le modalità di verifica dell’efficacia delle azioni applicate;
  • Verificare che la procedura sia sempre aggiornata e coerente al sistema aziendale.

La revisione e la qualifica

L’organizzazione, perché l’audit di valutazione abbia un valore dovrà effettuare una qualifica delle figure atte all’effettuazione di questa procedura riscontrando i seguenti requisiti minimi:

  • Per le figure interne, per l’effettuazione di audit interni e di seconda parte, la partecipazione ad un corso sulla norma Iso 19001 sulle tecniche di valutazione, e dimostrare, come minimo esperienza sulla norma o norme da valutare e sul settore appartenente al contesto aziendale, aspetto necessario da inserire nel mansionario;
  • Per le figure esterne, l’accreditamento degli organismi di certificazione, o per le verifiche di prima e seconda parte, in caso di effettuazione da parte di consulenti, la qualifica effettuata sulla norma o norme da valutare.

Anche la procedura per la gestione degli audit di verifica aziendale deve essere soggetta alla revisione, che, come tutte le informazioni documentate, può essere effettuata per i seguenti motivi:

  • Aggiornamento normativo, norme di certificazione, requisiti legali applicabili;
  • Scarsa efficacia ed affidabilità del processo di audit, audit troppo poco o troppo approfonditi, fuorvianti, mancati requisiti delle figure atte alla verifica interna;
  • Non conformità da parte degli organi di controllo ed organismi di certificazione.

La revisione della procedura verrà effettuata se necessario tempestivamente, altrimenti inserendo l’aspetto dentro il riesame della direzione.

CONTATTACI!! Se sei interessato alla tematica, se devi redigere una procedura di gestione degli audit aziendali, o se devi effettuare un audit presto la tua organizzazione o i tuoi clienti.

La gestione delle fonti ed informazioni documentate

Qualsiasi organizzazione per poter essere efficiente deve saper gestire i propri processi, definire e monitorare la propria direzione sia dal punto di vista operativo sia documentale, una efficiente procedura di gestione delle fonti ed informazioni documentate, potrà creare una struttura documentale da seguire durante le fasi operative aziendali.

Le fonti e le informazioni documentate sono essenzialmente l’insieme delle regole necessarie per la progettazione, gestione e la misurazione dei processi aziendali, comprensive di tutte le evidenze necessarie rispetto al proprio contesto. L’aspetto documentale è alla base di qualsiasi sistema di gestione e sarà complesso in base alla complessità dell’organizzazione. La semplice regola di base da seguire è:

“Si scrive quello che si esegue e si esegue quello che si è scritto”

Concetto molto semplice, ma spesso, ci ritroviamo un mare di carta che ben si discosta da quella che è l’idea ed il genio della proprietà, infatti, ritroviamo, a causa di inefficaci applicazioni, o scarse integrazioni, dei requisiti di regolamenti obbligatori o norme di certificazione, un intreccio documentale ridondante e dispersivo che non solo crea inefficienza nel sistema, ma non monitora adeguatamente gli aspetti ritenuti impattanti in base al proprio contesto.

La gerarchia delle informazioni documentate

Procedura gestione documenti fonti ed informazioni documentate
Perché ci sia un senso nella gestione delle fonti e delle informazioni documentate deve essere definita una gerarchia, sebbene le ultime revisione delle norme sui sistemi di gestione, tendono ad appianare questo aspetto, noi riteniamo che sia importante, ma comprendiamo che fosse arrivato il momento di effettuare una pulizia documentale.

Pulizia documentale in quanto, in attività di consulenza o di audit da parte degli organismi di certificazione, non si comprendeva più né la gerarchia documentale, ne il valore dei contenuti degli stessi documenti. Consigliamo di definire una gerarchia come segue:

  • Manuale qualità – la fotografia dell’azienda dalla mappatura ed interazione dei processi, la struttura aziendale e la descrizione di tutte le fasi di processo facendo riferimento alle procedure specifiche;
  • Procedure – la definizione dello scopo di ogni fase di processo, con annessi requisiti applicabili, responsabilità, modalità di esecuzione della fase e tutte le definizioni annesse, può fare riferimento ad istruzioni operative qualora necessiti per gli addetti una guida per la sua esecuzione, ed a moduli di registrazione qualora vi siano controlli di processo importanti per i requisiti applicabili, qualità, ambiente, sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, dati, ecc;
  • Istruzioni Operative – guide pratiche scaturite dalle procedure applicate a determinate fasi di processo considerate impattanti per il raggiungimento degli obbiettivi, esempio lo sono, manutenzioni, sanificazioni, misurazioni in genere, ecc;
  • Moduli di Registrazione – i documenti dove si registrano le evidenze dei monitoraggi effettuati così come descritti dalle procedure, che devono riportare le firme di chi effettua il monitoraggio e del responsabile della procedura/qualità;
  • Allegati – che possono comprendere capitolati, fonti e documenti esterni, valutazione dei rischi, ecc.

La Gestione dei documenti e fonti

L’organizzazione, e deve essere considerato un vero e proprio pre requisito in fase inizia e o di revisione dei proprio sistema dovrà implementare una efficace procedura di gestione documentale per le informazioni documentate seguendo le fasi:

  • Progettazione – la parte preventiva di progettazione del sistema, la procedura di gestione delle fonti necessarie per definire i criteri applicabili. La definizione dei documenti necessari per il suo corretto funzionamento della quotidianità aziendale, devono essere definiti tutti i criteri, in questo viene in aiuto l’analisi del contesto e dei rischi opportunità;
  • Formazione ed approvazione – ogni informazione documentata deve essere approvata dalle figure di responsabilità, definite dall’organigramma e mansionario aziendale, nonché dalla direzione generale. Deve essere effettuata una formazione specifica sulle procedure, istruzioni, moduli alle risorse utilizzate in tali procedure;
  • Identificazione – l’azienda deve implementare una procedura specifica per la gestione dei documenti e delle informazioni documentate, definendone le responsabilità, deve essere definita la modalità di identificazione del documento, la revisione, e la distribuzione a tutte le parti interessate. Sarà necessaria la redazione di un elenco documenti approvati portante scopo del documento, revisione, data di approvazione e responsabilità;
  • Aggiornamento – devono essere definite le modalità e la frequenza di reperimento ed aggiornamento delle fonti per i requisiti applicabili. Contestualmente le modalità di aggiornamento delle informazioni documentate della loro distribuzione e o sostituzione e l’identificazione dei documenti considerati obsoleti;
  • Archiviazione – l’organizzazione deve definire le modalità, la tempistica e le responsabilità dell’archiviazione di tutti i documenti di sistema, seguendo anche i principi di leggibilità, immodificabilità e reperibilità;
  • Eliminazione – Devono essere definite chiare, soprattutto per quei documenti che possono riportare dati, come definito dal regolamento GDPR, le metodologie di eliminazione dei documenti obsoleti.

Avere una buona gestione documentale delle informazioni documentate è sicuramente il primo passo verso il miglioramento continuo, perché è l’analisi degli output di questi documenti su cui verranno effettuati i piani di miglioramento in sede di riesame della direzione. I requisiti sul sistema di gestione documentale devono essere inseriti nel piano di audit, e verranno verificati anche durante lo stadio 1 delle verifiche da parte degli organismi di certificazione e saranno a supporto di tutte le altre ispezioni.

CONTATTACI!! Se vuoi approfondire la tematica è se devi redigere una procedura per la gestione documentale per le fonti e le informazioni documentali nella tua organizzazione.

Linee guida ISO 26000 Responsabilità Sociale delle Imprese

I principi della responsabilità sociale delle imprese sono correlati direttamente a gli aspetti ed ai requisiti richiesti dal testo unico per la salute e sicurezza sul lavoro, le linee guida della norma Iso 26000 forniscono un valido strumento aziendale per la costruzione di un sistema aziendale volto alla gestione ed al miglioramento di un comportamento etico delle organizzazioni nei confronti delle parti interessate.

Le strategie aziendali odierne si basano sull’analisi delle richieste dei mercati globali che volgono non solo a richiedere alle organizzazioni il rispetto dei requisiti applicabili, ma a contribuire attivamente allo sviluppo sostenibile,. All’applicazione di principi per la solidarietà, alla creazione di ambienti di lavoro ‘sani’ ed alle pari opportunità.

L’applicazione di questi principi evidenziano il comportamento responsabile, etico e sostenibile di un’organizzazione che non si limita solamente al raggiungimento dei propri obbiettivi finanziari ed al rispetto dei requisiti obbligatori. Le linee guida Iso 26000 sono lo standard internazionalmente riconosciuto, pubblicato nel 2010 a seguito di tavoli tecnici al quale hanno partecipato i principali attori in tema di Responsabilità Sociale.

Fornisce alle imprese, principi, concetti, pratiche, per la progettazione e l’applicazione di un sistema per la responsabilità sociale ed etica d’impresa. Questo sistema non è certificabile da un organismo di certificazione come lo standard per la responsabilità sociale d’impresa SA 8000, anche se spesso lo ritroviamo integrato con la norma per la qualità, ambiente e sicurezza.

La struttura delle linee guida Iso 26000

Linee guida iso 26000 responsabilità sociale d'impresa

I temi fondamentali delle linee guida secondo la norma Iso 26000 comprendono, la struttura, il contesto e management dell’organizzazione, i diritti umani, le condizioni di lavoro a tutti i livelli, l’ambiente aziendale, la gestione aziendale, lo sviluppo sostenibile coerente attento ai consumatori ed alla comunità. L’approccio attivo richiesto dall’applicazione delle linee guida secondo la norma Iso 26000 per la responsabilità sociale d’impresa evidenzierà l’impegno nei confronti di tutti gli stakeholder.

Nel rispetto dei temi in cui l’organizzazione voglia cogliere questa opportunità di miglioramento. La struttura della norma sulle linee guida per la responsabilità sociale delle imprese ISO 26000 è suddivisa in due parti:

  1. Documentale – guida per la costruzione di un sistema per la responsabilità sociale, termini e definizioni, principi per lo sviluppo sostenibile ed etico;
  2. Operativa – i requisiti per strutturare procedure, struttura organizzativa per il sistema per la responsabilità sociale d’impresa.

I 7 principi della norma Iso 26001

La norma definisce sette principi fondamentali che devono essere analizzati ed assolti dalle organizzazioni socialmente responsabili:

  1. Principio di responsabilità o accountability – La capacità di un’organizzazione di analizzare ed identificare possibili situazioni arrecanti danni alle parti interessate, di mettere in atto azioni di mitigazione e di assumersi le proprie responsabilità sull’eventuale accadimenti provende il ripetersi di tali fatti;
  2. Principio di trasparenza aziendale – Saper comunicare in modo diretto e chiaro a tutte le parti interessate, il proprio impegno, politiche, rischi ed azioni intraprese per il loro abbattimento sulla responsabilità sociale d’impresa;
  3. Implementazione codice etico comportamentale – L’adozione a tutti i livelli dell’organizzazione, comprensiva eventualmente anche di tutta la filiera di approvvigionamento, di un codice etico aziendale sulla base dell’analisi effettuata nel principio 1;
  4. Attenzione alle aspettative delle parti interessate –  La redazione ed il monitoraggio degli interessi e delle aspettative di tutte le parti interessate. Partendo da una mappatura descrittiva della tipologia di stakeholder, fino alla redazione di report di sostenibilità specifici.
  5. Principio di legalità – Il rispetto dei principi della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, e di tutte le norme e regolamenti obbligatori applicabili.
  6. Rispetto norme comportamentali sulla legalità –  Correlato al principio della legalità, l’applicazione della norma iso 26000 per la responsabilità sociale d’impresa, richiede anche all’organizzazione il rispetto delle norme comportamentali etiche internazionali, escludendo anche che vengano effettuati azioni di illegalità da parte di aziende terze collegate all’organizzazione.
  7. Rispetto dei diritti umani – Il rispetto dei principi della Carta Internazionale de Diritti dell’Uomo.

Sempre più organizzazioni stanno adottando i principi della responsabilità sociale secondo le linee guida enunciate dalla norma Iso 26000 in quanto uno sviluppo sostenibile d’impresa genera un ambiente esterno ed esterno favorevole alla crescita aziendale attento a tutto ciò che lo circonda.

CONTATTACI!! Se sei interessato alla tematica della responsabilità sociale d’impresa secondo le linee guida della norma Iso 26000. Inviaci il modulo compilato per la redazione di un preventivo.