Verifiche Aziendali  Audit


Audit  la parola  deriva dal termine latino “audire”, cioè udire.

Oggi, questa parola significa: “Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri  siano stati soddisfatti”.
Le fasi di questo processo sono:

 Decidere di farlo: è la Direzione dell’azienda che decide di volere effettuare un audit; questa fase è importate perché l’autorità della Direzione impatta molto sulla buona riuscita dello stesso;

 Identificare l’obiettivo dell’ audit: l’obiettivo di questo fa cambiare scenario, target all’ audit; ma in effetti il processo non cambia;

Tra gli obiettivi ci sono: conoscere lo stato di conformità di un processo ad una norma, valutare l’efficacia e l’efficienza di un sistema di gestione, l’applicazione di procedure;

 Definire cosa si sottopone all’audit: la Direzione dell’azienda decide se sottoporre tutta l’azienda, solo alcuni processi/prodotti, solo alcune mansioni, solo alcuni aspetti, … Questa decisione ha impatto sulla programmazione e pianificazione dell’audit;

 Definire i criteri rispetto ai quali si compie l’audit: tra i criteri ci sono: ISO 9001 per uno relativo al sistema gestione per la qualità, ISO 14001 per un audit relativo al sistema gestione per l’ambiente, BS 18001 per un audit relativo al sistema gestione per la salute e sicurezza sul lavoro, norme e standards alimentari, Norme di Prodotto (UNI, Disciplinari, …), Norme di Processo, Manuale, Procedure, Istruzioni, leggi cogenti;

 Definire chi esegue l’audit: scegliere chi esegue l’audit, con le relative caratteristiche: l’auditor deve valutare l’efficacia e l’efficienza di un Sistema di Gestione Aziendale e fornire informazioni utili alle parti interessate; per portare a termine correttamente tali compiti, gli auditor devono essere persone professionalmente preparate, con adeguate caratteristiche e competenze, senza pregiudizi e interessi verso l’organizzazione da valutare, che possono assicurare risultati dell’audit trasparenti, verificabili da parte di altri auditor;

 Individuare la metodologia di esecuzione dell’audit.

Tipologie di Audit

Gli audit si possono dividere in :

 Audit interni:  a volte denominati “audit di prima parte”, sono effettuati per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni, dall’ organizzazione stessa, o per suo conto, e possono costituire la base per una auto dichiarazione di conformità da parte dell’organizzazione;

 Audit di seconda parte: sono effettuati da chi ha un interesse nell’organizzazione, quali i clienti, o da altre persone per conto degli stessi;

 Audit di terza parte: effettuati da organismi di audit esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni;

 Audit specifici di fattibilità e conformità:  verifiche anche non ‘certificative’ rispetto a leggi e  norme, audit sulla Supply Chain, o su aspetti specifici della Food Defense e Food Fraud.

PRINCIPI
Di qualsiasi tipologia siano, gli audit devono godere di principi imprescindibili:
 integrità, imparzialità, professionalità, riservatezza, indipendenza degli auditor: gli auditor devono sempre tenere un comportamento aderente a questi principi, per poter portare a termine il proprio compito nel modo più corretto possibile;

 campionamento: gli auditor procedono verificando un campione significativo tra tutte le situazioni operative in campo, in modo da ottenere sufficienti evidenze per poter perseguire gli obiettivi dell’audit;

 approccio basato sull’evidenza: le conclusioni dell’audit devono trovare basi su fatti evidenti, e non su giudizi personali del gruppo di lavoro;

 programmazione e pianificazione: il programma ed il piano dell’audit sono due documenti che definiscono, su diversi orizzonti temporali, frequenze e durata , risorse necessarie, criteri, obiettivi, competenze degli auditor.

AUDIT IN CAMPO
Condurre una verifica in campo, significa dover passare per tappe prestabilite; un audit inizia sempre con la Riunione Iniziale tra il gruppo degli auditor e l’azienda: questo è il momento per conoscersi, confermare la pianificazione dell’audit, mettere a disposizione le risorse necessarie per poter effettuare la verifica, organizzare le giornate di verifica.
Si prosegue con la  verifica vera e propria: gli auditor dovranno cercare il più possibile di stare “in campo”, vicino all’ azione, osservando l’operatività e parlando con i lavoratori; è durante questa fase che è fondamentale raccogliere evidenze sulla base del campionamento, essere professionali, riservati, e rispettare il piano della valutazione.
Alla fine della raccolta delle evidenze in campo, il gruppo di audit torna a riunirsi per poter discutere sulle attività effettuate e preparare le conclusioni dell’ audit ed il rapporto; questa è la fase in cui gli auditor devono dimostrare maggiormente le doti di imparzialità, indipendenza, integrità, professionalità.
La Riunione Finale con la direzione dell’azienda è il momento in cui il gruppo di valutatori presenta le risultanze della  verifica in modo professionale ed imparziali; questo non significherà discutere delle sole Non Conformità, ma anche degli aspetti conformi, dei fattori di successo riscontrati, e degli elementi per migliorare.

FORMAZIONE ED ESPERIENZA DEGLI AUDITOR

Chi effettua verifiche di prima-seconda-terza parte deve acquisire conoscenza ed abilità attraverso:

 istruzione-formazione-addestramento nello schema e nel settore di interesse, anche con la partecipazione a corsi di formazione appositi della durata di 40 ore;

 anni di esperienza lavorativa;

 esperienza di audit sotto la supervisione di auditor già qualificati a tale professione;

 aggiornarsi periodicamente sia con attività formative che con l’esperienza, per mantenere e migliorare la propria competenza.

Inoltre, l’ auditor deve possedere qualità umane, da affinare ed esercitare, tra le quali:

 rispettosi dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatici, osservatori ed “ascoltatori”, perspicaci, versatili, tenaci, risoluti, sicuri di sé, rispettosi delle diversità culturali, collaborativi, calmi, equilibrati.


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Link di Riferimento Audit

www.accredia.it – www.bureauveritas.it – www.dnv.it – www.kiwacermet.it  – www.lrqa.it – www.rina.org

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