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Servizi di Audit

Audit la parola deriva dal termine latino “audire”, cioè udire effettuare nel nostro caso delle verifiche aziendali per verificare la conformità a specifiche norme e standard volontari, qualità, ambiente, sicurezza, food, regolamenti e o requisiti applicabili, come per esempio la sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, l’ambiente, o contrattuali definiti con il cliente.

Oggi, questa parola significa: “Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri siano stati soddisfatti”.

Le fasi del processo delle verifiche aziendali sono:

Decidere di farlo: è la Direzione dell’azienda che decide di volere effettuare una verifica che può avvenire al suo interno o all’esterno della propria organizzazione; questa fase è importate perché l’autorità della Direzione impatta molto sulla buona riuscita dello stesso processo;

Identificare l’obiettivo dell’ audit: l’obiettivo di questo fa cambiare scenario, target della verifica; ma in effetti il processo non cambia;

Tra gli obiettivi ci sono: conoscere lo stato di conformità di un processo ad una norma, ad un requisito cogente, valutare l’efficacia e l’efficienza di un sistema di gestione, l’applicazione di procedure;

Definire cosa si sottopone all’audit: la Direzione dell’azienda decide se sottoporre tutta l’azienda, solo alcuni processi/prodotti, solo alcune mansioni, solo alcuni aspetti, … Questa decisione ha impatto sulla programmazione e pianificazione della verifica;

Individuare la metodologia di esecuzione dell’audit.

Audit Verifiche Aziendali

Definire i criteri rispetto ai quali si compie l’audit: tra i criteri ci sono ISO 9001 per uno relativo al sistema gestione per la qualità, ISO 14001 per una verifica relativa al sistema gestione per l’ambiente, Iso 45001 relativa al sistema gestione per la salute e sicurezza sul lavoro, norme e standards alimentari, ambientali, Norme di Prodotto (UNI, Disciplinari, …), Norme di Processo, Manuale, Procedure, Istruzioni, leggi cogenti;

Definire chi esegue l’audit: scegliere e qualificare chi deve eseguire le verifiche aziendali, con le relative caratteristiche: l’auditor deve valutare l’efficacia e l’efficienza di un Sistema di Gestione Aziendale e fornire informazioni utili alle parti interessate; per portare a termine correttamente tali compiti, gli auditor devono essere persone professionalmente preparate, con adeguate caratteristiche e competenze, senza pregiudizi e interessi verso l’organizzazione da valutare, che possono assicurare risultati dell’audit trasparenti, verificabili da parte di altri auditor;

Tipologie di Audit Aziendali

Le verifiche si possono dividere in :

Audit interni: a volte denominati “audit di prima parte”, sono effettuati per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni, dall’ organizzazione stessa, o per suo conto, e possono costituire la base per una auto dichiarazione di conformità da parte dell’organizzazione;

Audit di seconda parte: sono effettuati da chi ha un interesse nell’organizzazione, quali i clienti, o da altre persone per conto degli stessi;

Audit di terza parte: effettuati da organismi esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni;

Audit specifici di fattibilità e conformità: verifiche anche non ‘certificative’ rispetto a leggi e norme, audit sulla Supply Chain, o su aspetti specifici della Food Defense e Food Fraud.

Principi

Di qualsiasi tipologia siano, gli audit devono godere di principi imprescindibili:

integrità, imparzialità, professionalità, riservatezza, indipendenza degli auditor: gli auditor devono sempre tenere un comportamento aderente a questi principi, per poter portare a termine il proprio compito nel modo più corretto possibile, devono saper identificare il contesto e gestire il rischio sull’effettuazione della propria verifica;

campionamento: gli auditor procedono verificando un campione significativo tra tutte le situazioni operative in campo, in modo da ottenere sufficienti evidenze per poter perseguire gli obiettivi dell’audit;

approccio basato sull’evidenza: le conclusioni della verifica devono trovare basi su fatti evidenti, e non su giudizi personali del gruppo di lavoro;

programmazione e pianificazione: il programma ed il piano della verifica sono due documenti che definiscono, su diversi orizzonti temporali, frequenze e durata , risorse necessarie, criteri, obiettivi, competenze degli auditor.

Audit Verifiche Aziendali

Audit In Campo

Si prosegue con la verifica vera e propria: gli auditor dovranno cercare il più possibile di stare “in campo”, vicino all’ azione, osservando l’operatività e parlando con i lavoratori; è durante questa fase che è fondamentale raccogliere evidenze sulla base del campionamento, essere professionali, riservati, e rispettare il piano della valutazione.
Alla fine della raccolta delle evidenze in campo, il gruppo di verifica torna a riunirsi per poter discutere sulle attività effettuate e preparare le conclusioni dell’ audit ed il rapporto; questa è la fase in cui gli auditor devono dimostrare maggiormente le doti di imparzialità, indipendenza, integrità, professionalità.
La Riunione Finale con la direzione dell’azienda è il momento in cui il gruppo di valutatori presenta le risultanze della verifica in modo professionale ed imparziali; questo non significherà discutere delle sole Non Conformità, ma anche degli aspetti conformi, dei fattori di successo riscontrati, e degli elementi per migliorare.

FORMAZIONE ED ESPERIENZA DEGLI AUDITOR

Chi effettua verifiche di prima-seconda-terza parte deve acquisire conoscenza ed abilità attraverso:

istruzione-formazione-addestramento nello schema e nel settore di interesse, per audit qualità ambiente sicurezza, food, ecc, e sulle norme applicabili, la partecipazione a corsi di formazione appositi della durata di 40 ore e come minimo aver effettuato la formazione sulla norma Iso 19011;
anni di esperienza lavorativa;
esperienza di audit sotto la supervisione di auditor già qualificati a tale professione;
aggiornarsi periodicamente sia con attività formative che con l’esperienza, per mantenere e migliorare la propria competenza.
Inoltre, l’ auditor deve possedere qualità umane, da affinare ed esercitare, tra le quali:
rispettosi dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatici, osservatori ed “ascoltatori”, perspicaci, versatili, tenaci, risoluti, sicuri di sé, rispettosi delle diversità culturali, collaborativi, calmi, equilibrati.

Sistemi & Consulenze offre con i propri formatori qualificati per questa tipologia di corsi, in collaborazione con enti di certificazione accreditati, percorsi formativi per la professione o la formazione di figure ‘Auditor’.

Contatta lo staff di Sistemi e Consulenze per approfondire le tematiche o richiedere verifiche aziendali ed audit di conformità sui requisiti legali applicabili, contrattuali, sulle norme volontarie o se devi effettuare una verifica di certificazione.

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