Cos’è un audit da remoto?

Gli audit da remoto sono verifiche effettuate a distanza. Il processo è divenuto molto diffuso durante questo periodo di emergenza da coronavirus. Nella quale le organizzazioni hanno dovuto trovare sistemi alternativi per effettuare gli audit.

audit da remoto verifiche a distanza

Una verifica da remoto può essere effettuata per verifiche effettuate a distanza sui requisiti documentali, audit interni, di seconda parte, oppure ripercorrere le medesime modalità di un audit di certificazione.

Tutto in ottica di business continuity. Mantenendo attive le certificazioni, o le valutazione sulle conformità ai requisiti, a tutela della clientela, anche in questo periodo di difficoltà.

L’applicazione di queste modalità si è resa necessaria, e verrà mantenuta per tutta la durata dello stato di emergenza.

Oltre che il mantenimento dei requisiti, sono varie le considerazioni che possono essere effettuate, dopo questa fase. Infatti altri vantaggi sono molto interessanti. L’aspetto economico, organizzativo, ambientale, ed il notevole risparmio di tempo.

Non per tutti i settori però è stato possibile richiedere all’organismo di certificazione una verifica a distanza.

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Verifiche da remoto nel settore alimentare

Infatti nell’ambito alimentare, prettamente food, GFSI, Global Food Safety Initiative, non vede di buon occhio le verifiche effettuate a distanza.

Non reputandole adeguatamente rappresentative per i requisiti richiesti. Ultimamente, anche il mondo alimentare si è uniformato. Per esempio per lo standard IFS Food, si posso effettuare verifiche a distanza in modalità mista, dove la parte documentale verrà effettuata da remoto dopo della verifica in azienda. Mentre per lo standard BRCS, l’opposto, ovvero, l’audit documentale prima dell’effettuazione della visita. Giusto per complicare poco le cose.

Anche gli standard FSSC 22000, e Global Gap, hanno definito regole molto simili per poter effettuare le verifiche da remoto. Tutto ciò, in ambito prettamente food. Per gli scopi, logistici, come per esempio le certificazione BRC Storage and Distribution, IFS Logistics, e di brokeraggio, IFS Broker e BRC Agents and Brokers, le verifiche possono essere effettuate totalmente da remoto.

Audit da remoto: come vengono effettuate le verifiche?

Sono molti gli strumenti utilizzati per gli audit da remoto. Microsoft Teams, Zoom, Skipe e Google Hangouts, per citarne alcuni. Da ricordarsi però, che nel caso di un audit di certificazione deve essere fatta esplicita richiesta per poter effettuare la verifica a distanza.

L’effettuazione di una verifica da remoto, ripercorre ovviamente le classiche metodiche in rispetto dei requisiti, norme di certificazione da valutare e secondo la linea guida Iso 19011. Quindi:

  • Effettuazione della riunione di apertura;
  • Scorrimento della checklist per la raccolta delle evidenze;
  • Colloqui con le varie risorse inerenti allo scopo della verifica;
  • Effettuazione di test di tracciabilità, se applicabili;
  • Effettuazione, della verifica in campo, se necessaria. Utilizzando sistemi di videochiamata, foto, droni, ecc;
  • Effettuazione della riunione di chiusura
  • Rilascio del verbale di audit. O per le verifiche di seconda parte, invio dello stesso al committente.

L’audit da remoto può essere effettuato in continuità, oppure fissando incontri nell’arco della giornata. Come avviene con i classici audit. Per non impattare nell’operato aziendale. Quindi è ancora più importante inviare un programma di audit coerente.

Verifiche a distanza: quali sono i vantaggi?

I vantaggi delle verifiche a distanza sono molti. Innanzitutto, rivolto a questo periodo, uno fondamentale è quello di non esporre ad ulteriori rischi i valutatori, e le risorse aziendali. Creando assembramenti.

Organizzativi, visto che la pianificazione delle verifiche, in un periodo soggetto ad emergenza, porta continui spostamenti dovuti a possibili positività delle risorse.

Economico. In quanto le spese sono molto spesso a carico dell’azienda. O in alternativa del valutatore. Eliminando le trasferte, ed effettuando audit da remoto ci sarà un notevole risparmio economico, di tempi, di usura e di incidenza ad incidenti.

Ambientali. La diminuzione del traffico automobilistico dato dall’impatto ambientale che possono avere gli spostamenti.

Audit da remoto: gli svantaggi

Beh, gli svantaggi di un audit da remoto ci sono eccome se ci sono. Partendo dal fatto che talune organizzazioni, non cogliendo l’opportunità, e credendo nella certificazione di per se, puntano a fare verifiche a distanza fasulle. Della serie. Mi mandi due documenti e stop.

Oppure, che sui mercati, per i motivi sopra, le verifiche da remoto non vengono considerate con lo stesso peso. Perché, come avveniva nell’alimentare, non considerate esaustive.

Un altro svantaggio è la non sempre competenza e fruibilità sui servizi multimediali che hanno talune organizzazioni.

O meglio. Ci sono realtà che non godono di connessioni veloci, o sicure, oppure di strumenti informatici adeguati a sorreggere il processo per gli audit da remoto. O le loro risorse non sono addestrate ad effettuare delle verifiche a distanza con l’ausilio multimediale.

Verifiche a distanza: le nostre considerazioni

In questi casi si deve cogliere l’opportunità e svilupparla nel migliore dei modi. E l’opportunità è chiara. In ottica organizzazione, adottare i processi di audit da remoto permette di ottimizzate tempi, costi ed erogare più giornate uomo fruibili.

Come avviene con i processi effettuati in smart working, le organizzazioni, ed i legislatori, dovranno trovare le giuste vie di tutela legale ed economica.

E siamo d’accordo che ci voglia serietà. Le porcate, in fondo le vediamo fare tutti i giorni nelle aziende. L’attuazione di questi sistemi, che a nostro parere, possono supportare completamente la parte documentare di un audit, potrà offrire molte opportunità economicamente vantaggiose. Sia alle aziende che alle organizzazioni. Che potranno investire in mezzi innovativi e nella formazione.

Sarebbe interessante, per il mondo delle certificazioni, nell’arco del piano di certificazione triennale, inserire un audit da remoto, uno in presenza annunciato ed uno non annunciato. Per dare ai consumatori tutte le certezze della validità della valutazione.